Dokumen kerja dibuat dari tulisan, lalu diekspor menjadi PDF supaya tampilannya tidak berubah di komputer lain. Jalur tercepat untuk itu adalah Teks ke PDF: tulis atau tempel isinya, lalu unduh hasilnya. Ukurannya A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul, dan pemisah halaman ditulis dengan tiga tanda hubung pada baris sendiri. Dokumen yang lebih panjang dari satu halaman dilanjutkan otomatis ke halaman berikutnya.

Untuk dokumen yang sudah tersusun di aplikasi kantor, jalurnya berbeda. Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS), Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS), dan PowerPoint ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft PowerPoint atau WPS) mengekspor berkas yang sudah ada dengan tata letak mengikuti dokumen aslinya. Dua catatan berlaku: dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit, dan font yang tidak ada di server akan diganti font serupa.

Peta pekerjaan: apa saja yang ada di kelompok ini

Kelompok Dokumen Kerja berisi 38 artikel yang menutup pekerjaan administrasi usaha dan kantor, dari membuat satu invoice sampai menata arsip perusahaan.

Dokumen transaksi paling sering berulang. Membuat invoice PDF dan membuat kwitansi PDF adalah dua dokumen yang paling sering diminta. Setelah itu ada purchase order, delivery order, berita acara serah terima, dan faktur pajak yang ketentuannya mengikuti aturan perpajakan resmi.

Surat usaha menyusul setelah transaksi berjalan. Surat penawaran harga dan surat pesanan membuka hubungan dagang. Surat tugas, surat pengantar, surat keterangan kerja, surat keterangan penghasilan, surat rekomendasi, surat peringatan, dan surat pengunduran diri perusahaan melengkapi administrasi kepegawaian. Surat kuasa perusahaan formatnya mengikuti keperluan instansi, jadi periksa dulu ketentuan yang berlaku.

Dokumen kesepakatan perlu kehati-hatian lebih. Perjanjian kerja sama, kontrak kerja sederhana, dan dokumen NDA berisi klausul yang mengikat kedua pihak. Untuk dokumen seperti ini, tool hanya membantu merapikan berkasnya, bukan menggantikan tinjauan ahli hukum.

Laporan dan rapat adalah pekerjaan rutin. Notulen rapat dan berita acara mencatat apa yang diputuskan. Laporan bulanan kerja, laporan akhir proyek, dan laporan keuangan sederhana merangkum hasilnya. Proposal penawaran, proposal usaha, dan presentasi perusahaan dipakai saat menawarkan sesuatu ke pihak luar.

Berkas pengadaan punya alurnya sendiri. Menyiapkan berkas tender, menggabungkan berkas tender, dan mengompres berkas tender menutup tiga langkah yang paling sering dikerjakan. Syarat dan formatnya ditetapkan panitia pengadaan, jadi yang mengikat adalah dokumen tender resminya.

Kepegawaian dan arsip menutup sisanya. Berkas onboarding karyawan, slip gaji PDF, dan rekap absensi mengurus orang yang bergabung dan bekerja. Dokumen perusahaan rapi, menyimpan dokumen perusahaan, menandatangani dokumen perusahaan, mengirim dokumen perusahaan, template dokumen kerja, dan dokumen multi bahasa mengurus berkasnya sendiri.

Konsep dasar sebelum membuat dokumen kerja

Dokumen usaha dinilai dari tiga hal: isinya benar, formatnya konsisten, dan berkasnya bisa dibaca. Isi yang benar berarti cocok dengan dokumen sumber dan tidak ada salah ketik pada nama, tanggal, dan nomor. Format yang konsisten berarti setiap invoice, kwitansi, dan surat memakai susunan yang sama. Berkas yang bisa dibaca berarti PDF yang tidak terkunci, tidak rusak, dan ukurannya di bawah batas yang diminta.

Nomor dokumen adalah hal yang paling sering salah. Nomor invoice, kwitansi, dan surat sebaiknya berurutan dan tidak dipakai ulang. Karena dokumen usaha sering diterbitkan ulang dengan nomor berbeda, menyimpan berkas sumbernya sama pentingnya dengan menyimpan PDF finalnya.

Struktur dokumen usaha yang lazim memiliki bagian yang sama: kop, nomor dan tanggal, pihak yang dituju, rincian, jumlah atau nilai, dan penutup dengan tanda tangan. Bagian-bagian itu tidak harus ada semuanya, tetapi kehadirannya membantu penerima memahami dokumen dengan cepat.

Untuk dokumen yang memerlukan pengesahan, urutannya perlu diperhatikan. Tanda tangan dan stempel dipasang setelah isinya final, karena mengubah isi setelahnya membuat penandanya harus dipasang ulang. Tanda tangan visual dan Stempel PDF menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kalau instansinya mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE.

Arsip jangka panjang memerlukan format khusus. PDF/A (format arsip ISO) mengubah dokumen menjadi format arsip ISO 19005: font yang belum tertanam disertakan, dan elemen yang tidak diizinkan standar arsip dinonaktifkan. Format ini dipakai untuk dokumen yang harus tetap terbaca dalam hitungan tahun, misalnya kontrak dan laporan keuangan.

Satu batas yang perlu diketahui sejak awal: OCR belum tersedia. Dokumen hasil pindai diperlakukan sebagai gambar, jadi teksnya tidak bisa dicari atau disalin. Untuk dokumen kerja yang perlu teksnya bisa dicari, berkasnya harus berasal dari sumber digital atau diketik ulang.

Batas paket berlaku sama untuk seluruh tool di kelompok ini. Tanpa akun, satu hari menerima 20 pemrosesan dengan batas 5 MB per gambar dan 10 berkas per proses. Paket Gratis dengan akun memberi 30 pemrosesan per hari, 5 MB per gambar, dan 20 berkas. Paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah, 20 MB per gambar, dan 20 berkas. Rinciannya ada di halaman harga.

Alur kerja untuk tiga skenario nyata

Skenario pertama: membuat invoice dan kwitansi untuk usaha kecil. Siapkan isinya lebih dulu di tempat yang mudah disunting, lalu salin ke Teks ke PDF. Periksa nomor dokumen, tanggal, nama pihak, dan jumlahnya sebelum mengekspor. Simpan salinan PDF dan salinan teksnya di folder yang memisahkan dokumen berdasarkan jenis dan bulan. Kalau invoice akan dikirim ke luar, hapus dulu metadatanya lewat panduan metadata PDF.

Skenario kedua: menyiapkan berkas tender atau pengadaan. Baca dulu dokumen tender resminya, catat daftar berkas, urutan, format, dan batas ukurannya. Siapkan tiap bagian, lalu gabungkan lewat Gabung PDF dan periksa urutannya. Setelah itu periksa ukurannya, dan perkecil lewat Kompres PDF kalau melewati batas unggahan. Yang mengikat tetap ketentuan panitia, termasuk bila mereka menyediakan formulir atau templat resmi.

Skenario ketiga: membereskan arsip dokumen kantor. Kumpulkan berkas yang berserakan, lalu kelompokkan berdasarkan jenis dan tahun. Dokumen yang sudah final dan perlu tahan lama diubah ke PDF/A (format arsip ISO). Dokumen yang memuat data rahasia disimpan dengan Proteksi PDF, dan sandinya dikirim lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.

Kesalahan umum di kelompok ini

Mengirim dokumen dalam format yang salah. Instansi yang meminta PDF tidak menerima dokumen Word, dan sebaliknya. Format yang diminta biasanya disebut jelas, dan mengabaikannya berakhir dengan penolakan di tahap administrasi.

Melewati batas ukuran unggahan. Portal pengadaan dan surel biasanya menyebut batasnya. Berkas pindaian yang besar perlu diperkecil sebelum diunggah. Untuk surel, kompres dulu berkasnya sebelum dilampirkan.

Mengubah isi dokumen setelah ditandatangani. Tanda tangan dan stempel dipasang di akhir, setelah isinya final. Mengubah isi setelah penandaan membuat penandanya harus dipasang ulang, dan pada dokumen usaha hal itu bisa menimbulkan keraguan.

Menyimpan hanya PDF finalnya. Dokumen usaha sering diterbitkan ulang dengan nomor baru. Tanpa berkas sumbernya, setiap penerbitan ulang berarti mengetik dari awal, dan di situ kesalahan nomor dan tanggal paling sering terjadi.

Mencampur dokumen pribadi dan dokumen perusahaan dalam satu tempat. Berkas perusahaan bisa memuat data pelanggan dan angka keuangan. Menyimpannya bercampur dengan berkas pribadi membuat pengamanannya sulit diatur.

Menandatangani dokumen yang masih akan diubah. Kalau dokumennya akan diarsipkan sebagai PDF/A, putuskan urutannya sejak awal supaya tidak ada pekerjaan yang diulang.

Kapan sebaiknya tidak memakai tool di sini

Untuk dokumen yang ketentuannya sangat khusus, ikuti ketentuan instansinya. Dokumen pengadaan, perpajakan, dan kepegawaian sering punya format resmi yang harus dipakai apa adanya. Menggantinya dengan format sendiri akan ditolak, sekalipun hasilnya lebih rapi. Untuk faktur pajak, aturannya mengikuti ketentuan perpajakan resmi, jadi verifikasi ke kanal resmi yang berwenang.

Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan basah, selesaikan secara manual. Cetak dokumennya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya. Beberapa instansi mensyaratkan tanda tangan asli, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya.

Untuk dokumen hukum yang mengikat, minta tinjauan ahli. Tool di sini membantu merapikan berkas, bukan menyusun klausul. Perjanjian kerja sama, kontrak, dan NDA sebaiknya diperiksa orang yang memahami hukum sebelum ditandatangani.

Untuk dokumen yang memuat data rahasia dan belum boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di tool ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung.

Cara memeriksa dokumen kerja sebelum dikirim

Periksa lima hal. Pertama, kelengkapan: semua dokumen yang diminta sudah ada. Kedua, urutan: susunannya sesuai yang diminta penerima. Ketiga, isi: nomor, tanggal, nama pihak, dan jumlahnya benar. Keempat, keterbacaan: buka PDF hasilnya dan pastikan semua halaman terbaca, tidak ada yang kosong atau terpotong. Kelima, ukuran: berkasnya di bawah batas unggahan, dan formatnya sesuai yang diminta.

Periksa juga nama berkasnya. Nama yang menyebut jenis dokumen, nomor, dan bulan lebih mudah ditemukan kembali daripada nama seperti scan.pdf. Untuk berkas yang dikirim ke pihak luar, nama yang rapi juga mengurangi pertanyaan lanjutan.

Periksa metadata dokumen yang akan dikirim ke luar. Berkas dari pengolah kata membawa nama penulis dan nama perangkat. Informasi itu tidak selalu perlu diketahui penerima. Menghapusnya lewat panduan metadata PDF menutup kebocoran informasi yang tidak perlu.

Simpan salinan sebelum dan sesudah diproses. Salinan sebelum diproses adalah berkas sumber yang bisa dipakai ulang kalau ada kesalahan, dan salinan sesudah diproses adalah berkas yang benar-benar dikirim. Menyimpan keduanya menghemat satu putaran pengerjaan penuh kalau ada yang perlu diperbaiki.

Untuk berkas yang memuat angka keuangan atau data pelanggan, pertimbangkan menguncinya setelah final. Proteksi PDF bisa memberi kata sandi dan mengatur izin cetak, salin, dan ubah. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan catat sandinya karena dokumen yang terkunci tidak bisa dipulihkan tanpa sandi yang benar.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah dokumen hasil bisa dipakai untuk semua instansi? Prinsipnya ya, tetapi ketentuan tiap instansi berbeda. Ukuran berkas, jumlah halaman, dan format yang diminta bisa berbeda. Untuk dokumen pengadaan dan perpajakan, periksa ketentuan resminya, karena itulah yang mengikat.

Bagaimana cara membuat invoice yang tidak berubah tampilannya? Tulis isinya, ekspor menjadi PDF, lalu simpan PDF dan berkas sumbernya. PDF menjaga tampilan yang sama di mana pun ia dibuka, sedangkan berkas sumber dipakai kalau invoice perlu diterbitkan ulang. Periksa nomor dan tanggal sebelum mengekspor, karena keduanya paling sering salah.

Kenapa ukuran berkas tender saya terlalu besar? Hasil pindaian beresolusi tinggi adalah penyebab utamanya, karena setiap halaman adalah gambar penuh. Gabungkan dulu seluruh berkasnya, lalu kompres hasil gabungannya. Mengompres berkas satu per satu sebelum digabung berarti mengerjakan langkah yang sama berkali-kali.

Apakah dokumen perusahaan perlu diubah ke PDF/A? Hanya kalau instansinya meminta atau dokumennya akan diarsipkan jangka panjang. PDF/A adalah format arsip, dan berguna untuk dokumen yang harus tetap terbaca dalam hitungan tahun. Untuk keperluan sehari-hari, PDF biasa cukup.

Bisakah dokumen diberi tanda tangan dan stempel? Bisa untuk tanda tangan gambar dan stempel visual. Keduanya menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kalau instansinya mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE.

Mulai dari dokumen yang paling sering dipakai

Kalau Anda baru mulai, buat dulu invoice dan kwitansi, karena keduanya paling sering berulang. Setelah itu lanjutkan ke surat yang Anda butuhkan, lalu tata arsipnya. Semuanya bisa dikerjakan lewat Teks ke PDF. Untuk pekerjaan pada berkas PDF-nya, dari menggabungkan sampai mengunci, panduannya ada di Panduan PDF. Kalau yang Anda siapkan adalah berkas identitas, mulai dari Dokumen Pribadi.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.