Purchase order adalah dokumen pembelian yang diterbitkan pembeli untuk mengunci apa yang dipesan, berapa jumlahnya, dan dengan syarat apa. Cara membuat purchase order PDF adalah menyusun item dan syaratnya, memberi nomor yang terlacak, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang siap dikirim ke penjual.
Purchase order berbeda dari surat pesanan. Surat pesanan berbentuk surat yang menceritakan permintaan, sedangkan purchase order berbentuk lembaran berkolom yang mencatat pesanan secara ringkas untuk dibaca cepat. Keduanya sama-sama dibuat pembeli, dan sebagian usaha memakai keduanya sekaligus: purchase order untuk pesanan rutin, surat pesanan untuk permintaan yang perlu penjelasan.
Yang membedakan purchase order dari dokumen lain adalah posisinya di awal rantai. Ia terbit sebelum barang dikirim, sebelum delivery order dibuat, dan sebelum invoice diterbitkan. Karena itu, purchase order menjadi rujukan pertama ketika ada selisih jumlah atau harga di kemudian hari.
Kenapa pesanan pembelian perlu bernomor
Nomor purchase order adalah penanda yang dipakai berulang. Penjual menuliskannya di konfirmasi, bagian gudang menuliskannya di dokumen pengiriman, dan bagian keuangan menuliskannya di tagihan. Tanpa nomor yang konsisten, mencocokkan keempat dokumen itu memerlukan penelusuran manual, dan penelusuran itulah yang paling sering menahan pembayaran.
Pakai pola nomor yang tetap, misalnya urutan angka yang diikuti kode bulan atau kode pemasok. Naikkan urutannya setiap kali menerbitkan purchase order baru, dan jangan memakai ulang nomor yang sudah terpakai, termasuk untuk pesanan yang dibatalkan. Pesanan batal tetap perlu jejak, misalnya dengan keterangan pembatalan di berkasnya.
Simpan catatan nomor di satu tempat. Catatan itu yang menjawab pertanyaan seperti "apakah kita sudah memesan ini" dan "berapa pesanan yang masih berjalan bulan ini".
Bagian purchase order
Kop memuat nama usaha, alamat, kontak, dan logo kalau ada. Nomor purchase order, tanggal terbit, dan tanggal barang dibutuhkan diletakkan di bagian atas supaya bisa dilihat sekali pandang.
Identitas penjual memuat nama perusahaan, alamat pengiriman, dan kontak yang menangani pesanan. Kalau alamat penagihan berbeda dari alamat pengiriman, tulis keduanya secara terpisah. Tertukarnya dua alamat itu adalah kesalahan yang mahal karena barang bisa dikirim ke tempat yang salah.
Tabel pesanan adalah inti dokumen. Setiap baris memuat kode barang kalau ada, nama barang atau jasa, spesifikasi singkat, jumlah, satuan, harga satuan, dan nilai totalnya. Spesifikasi perlu cukup rinci supaya penjual tidak menebak, misalnya ukuran, bahan, warna, atau tingkat mutu.
Bagian bawah memuat total nilai pesanan, syarat pembayaran, syarat penyerahan, dan catatan seperti nomor penawaran yang dirujuk. Cantumkan juga nama pemesan, jabatan, dan ruang tanda tangan atau persetujuan.
Menyusun item agar tidak menimbulkan tafsir ganda
Item yang kabur adalah sumber sengketa yang paling sering. "Kertas HVS satu rim" bisa berarti ukuran dan ketebalan yang berbeda. "Jasa pemasangan" bisa berarti dengan bahan atau tanpa bahan. Tuliskan yang Anda maksud selengkap yang Anda bisa.
Untuk barang yang ditentukan mereknya, sebut merek dan tipe. Kalau Anda membuka pilihan, tulis "merek setara" beserta batas mutu yang bisa diterima. Untuk jasa, sebut lingkup pekerjaan yang termasuk dan yang tidak termasuk. Untuk pengiriman, sebut alamat lengkap dan jam penerimaan barang kalau ada ketentuan khusus.
Kalau itemnya banyak, susun dulu di lembar kerja, lalu tempel ke editor teks. Daftar bernomor ditulis dengan angka, titik, dan spasi di awal baris. Untuk tabel yang perlu rapi berkolom, susun di Excel lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS). Satu lembar kerja menjadi halaman berurutan dan diskalakan agar muat lebar A4, dan yang tercetak adalah hasil hitungan akhir sel, bukan rumusnya.
Langkah membuat purchase order PDF
- Kumpulkan kebutuhan pembelian dari bagian yang meminta, beserta spesifikasinya.
- Periksa ketersediaan anggaran dan siapa yang berwenang menyetujui.
- Cocokkan harga dan syarat dengan penawaran penjual yang berlaku.
- Tentukan nomor purchase order dan tanggalnya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor, tanggal, dan identitas penjual serta alamat pengiriman.
- Tulis item satu baris satu item, lengkap dengan jumlah, satuan, dan harga.
- Tulis total, syarat pembayaran, syarat penyerahan, dan rujukan penawaran.
- Tambahkan nama pemesan, jabatan, dan ruang persetujuan.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya sebelum dikirim.
Teks ke PDF tidak membentuk tabel. Untuk purchase order dengan banyak kolom, susun di Excel lalu ekspor lewat Excel ke PDF, atau susun di Word dengan templat perusahaan lalu ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Dua catatan berlaku untuk Word: dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit, dan font yang tidak ada di server diganti font serupa.
Mengirim dan mengonfirmasi
Kirim purchase order ke penjual sebagai PDF, bukan foto. PDF menjaga tampilan, teksnya bisa dicari, dan ukurannya wajar untuk lampiran. Kalau berkasnya memuat gambar produk beresolusi tinggi sampai melewati batas lampiran, kecilkan lewat Kompres PDF. Penyusutan paling terasa pada berkas yang isinya foto, sementara berkas yang isinya teks nyaris tidak berubah ukurannya.
Minta penjual mengonfirmasi pesanan secara tertulis. Konfirmasi biasanya memuat ketersediaan barang, tanggal penyerahan yang bisa dipenuhi, dan nilai akhir. Simpan konfirmasi itu bersama purchase order, karena versi yang dipegang kedua pihak harus sama.
Kalau ada perubahan, misalnya sebagian barang tidak tersedia atau harga menyesuaikan, terbitkan purchase order revisi dengan nomor yang bisa dirujuk. Jangan menyunting berkas yang sudah dikirim tanpa memberi tahu, karena penjual mungkin sudah menyimpannya dan meneruskan salinannya ke bagian gudang.
Menutup purchase order
Purchase order yang selesai perlu ditutup, bukan dibiarkan berjalan. Penutupan dilakukan setelah barang diterima dan diperiksa, lalu dicocokkan dengan tiga dokumen: purchase order, dokumen pengiriman, dan tagihan penjual. Tiga dokumen itu harus sepakat pada item, jumlah, dan harga. Ketidaksesuaian yang tidak dijelaskan menahan pembayaran, dan penahanan itu merugikan kedua pihak.
Catat tanggal penutupan dan jumlah yang benar-benar diterima. Kalau barang datang sebagian, catat penerimaan sebagian dan tentukan apakah sisa pesanan masih berjalan atau dibatalkan. Pesanan yang menggantung tanpa catatan adalah penyebab tagihan ganda yang paling sering terjadi.
Simpan salinan PDF dan berkas teks sumbernya, diurutkan berdasarkan nomor. Berkas sumber dipakai untuk menyusun pesanan berikutnya, terutama kalau itemnya berulang. Untuk purchase order yang dikirim ke pihak luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penulis dan nama perangkat tidak ikut terbawa.
Kapan cara ini tidak dipakai
Untuk pembelian kecil di toko, purchase order tidak diperlukan. Untuk pembelian yang masih dalam tahap tawar-menawar, dokumen yang dipakai adalah penawaran, bukan purchase order, karena fungsinya mengonfirmasi, bukan menawar.
Kalau lembaga Anda mensyaratkan formulir pengadaan tertentu, ikuti formulir itu. Format resmi dari lembaga yang mengikat, sekalipun hasilnya kurang rapi menurut selera Anda.
Kalau kerja samanya berlangsung lama dengan pasokan berulang, purchase order per pengiriman bisa tidak efisien. Untuk hubungan seperti itu, dokumen yang tepat adalah perjanjian pasokan atau kerja sama yang mengatur harga dan syaratnya, lalu purchase order dipakai sebagai panggilan pengiriman. Dokumen semacam itu perlu disusun dengan tinjauan ahli, dan urutannya dibahas di cara membuat perjanjian kerja sama.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah purchase order mengikat penjual? Purchase order adalah permintaan resmi. Penjual masih bisa menerima atau menolak. Karena itu, minta konfirmasi tertulis supaya kesepakatan tercatat di kedua pihak.
Bolehkah satu purchase order memuat beberapa alamat pengiriman? Bisa, tetapi susun tiap alamat sebagai bagian tersendiri dengan daftar itemnya masing-masing. Cara itu menghindari barang tertukar antar lokasi.
Bagaimana kalau harga di tagihan berbeda dari purchase order? Jangan bayar sebelum selisihnya jelas. Tanyakan dasar perubahannya kepada penjual, lalu bandingkan dengan konfirmasi pesanan dan perjanjian yang berlaku.
Apakah purchase order perlu tanda tangan basah? Tergantung kebijakan perusahaan dan permintaan penjual. Untuk keperluan internal, persetujuan digital biasanya cukup. Kalau penjual meminta tanda tangan basah, cetak, tanda tangani, lalu pindai.
Mulai dari satu pesanan
Ambil satu pembelian yang sedang berjalan, susun purchase order-nya secara lengkap, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk pesanan berikutnya. Setelah polanya terbentuk, pekerjaan pembelian menjadi lebih cepat dan lebih mudah diperiksa. Rangkaian dokumen transaksi lain ada di Dokumen Kerja, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.