Mengirim dokumen perusahaan dikerjakan dengan urutan tetap: tetapkan berkas dan penerimanya, pastikan formatnya PDF, bersihkan metadata, kunci berkasnya dengan kata sandi dan izin yang diatur, lalu kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya. Untuk penguncian, Proteksi PDF memakai enkripsi AES-256 dengan kata sandi minimal empat karakter dan menyediakan tiga izin yang bisa diatur: mencetak, menyalin, serta mengubah. Bawaannya ketiga izin ditolak, jadi berkas yang dikirim langsung tidak bisa dicetak, isinya tidak bisa disalin, dan isinya tidak bisa diubah.
Satu aturan yang paling menentukan bukan pada alatnya, melainkan pada salurannya. Sandi yang dikirim di badan surel yang sama dengan berkasnya tidak menambah pengaman apa pun, karena siapa pun yang membuka surel itu mendapatkan keduanya sekaligus. Kirim berkasnya lewat satu saluran, dan kirim sandinya lewat saluran lain.
Tentukan isi kiriman dan penerimanya
Sebelum berkas berpindah tangan, tulis daftar isi kiriman: dokumen apa saja, untuk keperluan apa, dan siapa yang berhak membukanya. Daftar ini yang menentukan langkah berikutnya, termasuk bagian mana yang perlu disensor dan izin apa yang perlu dibatasi.
Bedakan dua jenis kiriman. Kiriman rutin, misalnya invoice, surat penawaran, dan surat pengantar, biasanya cukup dikirim sebagai PDF tanpa sandi. Kiriman yang memuat data pelanggan, angka keuangan, atau dokumen kepegawaian perlu perlakuan lebih ketat karena isinya tidak untuk dibaca siapa saja.
Periksa juga status dokumennya. Kirim hanya dokumen yang sudah final. Dokumen yang masih berstatus draf sebaiknya tidak keluar dari perusahaan, karena versi yang beredar lebih dari satu membuat penerima bingung dan menyulitkan saat ada pertanyaan di kemudian hari.
Kirim sebagai PDF, bukan foto
Format kiriman yang paling aman adalah PDF, karena tampilannya sama di komputer penerima dan teksnya bisa dicari. Foto dokumen yang dikirim lewat aplikasi pesan mudah terpotong, miring, dan sulit dibaca. Kalau instansi meminta format lain, misalnya Word atau Excel, ikuti permintaan itu.
Perlu diingat, dokumen hasil pindai diperlakukan sebagai gambar. Layanan di sini belum menyediakan OCR, jadi teks di dalam hasil pindai tidak bisa dicari atau disalin. Kalau penerima perlu menyalin isinya, kirim PDF yang berasal dari berkas digital, bukan hasil pindai.
Periksa jumlah dan ukuran berkas
Kiriman sering terdiri dari beberapa berkas: surat pengantar, lampiran, dan bukti pendukung. Menyatukannya menjadi satu PDF membuat kiriman tidak tercecer. Gabung PDF menyatukan beberapa berkas sekaligus, urutannya digeser di pratinjau, penanda bukunya selalu dipertahankan, dan satu proses menerima sampai 20 berkas sesuai paket.
Ukuran berkas juga menentukan apakah kiriman bisa masuk. Kalau berkasnya melewati batas lampiran, kecilkan lewat Kompres PDF. Tool itu menurunkan resolusi gambar berlebih sampai batas efektif 150 DPI, lalu merapikan struktur berkasnya. PDF berisi foto bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan PDF teks nyaris tidak berubah. Gabungkan dulu seluruh berkasnya, baru kompres hasil gabungannya, supaya langkah yang sama tidak dikerjakan berkali-kali.
Bersihkan metadata sebelum berkas keluar
Metadata tidak terlihat saat dokumen dibaca, tetapi bisa memuat nama penyusun, judul, dan nama perangkat lunak yang membuat berkas. Berkas kantor sering membawa nama orang yang menyusunnya, dan informasi itu tidak selalu perlu diketahui penerima.
panduan metadata PDF membersihkan judul, penulis, subjek, kata kunci, nama perangkat lunak, tanggal, dan metadata XMP tanpa mengubah tampilan halaman. Kerjakan langkah ini sebelum penguncian, karena berkas yang sudah terkunci harus dibuka lagi setiap kali diproses. Periksa juga nama berkasnya: pakai nama yang menyebut jenis dokumen, nomor, dan bulan, dan jangan mencantumkan nomor identitas di nama berkas.
Kunci berkas dan atur izinnya
Setelah berkasnya bersih dan final, buka Proteksi PDF dan unggah berkas itu. Tentukan kata sandi minimal empat karakter, lalu atur tiga izin: mencetak, menyalin teks dan gambar, serta mengubah isi. Bawaannya ketiga izin ditolak, dan untuk kiriman yang memuat data terbatas, bawaan itu pilihan yang masuk akal.
Dua hal perlu dipahami. Pertama, izin ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen, jadi izin adalah lapisan tambahan di atas sandi, bukan pengganti sandi. Sandi yang panjang dan tidak ada di kamus tetap penentu utama. Kedua, sandi tidak disimpan di server dan tidak bisa dipulihkan kalau lupa. Catat sandinya sebelum berkas dikirim.
Penguncian sebaiknya dikerjakan paling akhir. Berkas terkunci harus dibuka lagi untuk digabung, dikompres, atau diubah izinnya.
Kirim sandi lewat saluran berbeda
Ini aturan yang paling sering dilanggar. Sandi yang ditulis di badan surel yang sama dengan berkasnya, atau di pesan yang sama dengan lampirannya, tidak memberi perlindungan yang berarti. Pilih dua saluran yang berbeda: berkas lewat surel atau portal, sandi lewat pesan singkat atau panggilan telepon.
Jangan menaruh sandi di nama berkas, di catatan dalam dokumen, atau di pesan balasan yang masih satu rangkaian dengan berkasnya. Kalau penerimanya satu tim dan salurannya internal, aturan yang sama tetap berlaku, karena kotak masuk bisa diakses lebih dari satu orang.
Pilih kanal dan simpan buktinya
Gunakan kanal yang diminta penerima, biasanya portal unggah resmi. Kalau tidak ada, surel ke alamat resmi adalah pilihan berikutnya. Periksa alamat atau nomor tujuan dua kali sebelum mengirim, karena berkas perusahaan yang salah kirim tidak bisa ditarik kembali.
Catat empat hal: dokumen apa yang dikirim, tanggal, penerimanya, dan kanal yang dipakai. Kalau berkasnya dikunci, catat juga siapa yang memegang sandinya. Minta penerima mengonfirmasi bahwa berkasnya sudah diterima dan bisa dibuka, lalu simpan salinan berkas yang benar-benar dikirim sebagai rujukan.
Urutan langkah mengirim dokumen perusahaan
- Tetapkan daftar dokumen dan penerimanya, dan pastikan semuanya berstatus final.
- Susun urutan berkas, lalu gabungkan bila perlu lewat Gabung PDF.
- Periksa ukurannya, dan kompres lewat Kompres PDF kalau melewati batas.
- Bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF.
- Kunci berkas dan atur izinnya lewat Proteksi PDF.
- Catat sandinya, buka ulang hasilnya, dan pastikan berkas meminta sandi serta sandi itu berfungsi.
- Kirim berkasnya lewat kanal yang dipilih, dan kirim sandinya lewat saluran lain.
- Minta konfirmasi penerimaan, lalu simpan salinan dan bukti pengirimannya.
Langkah keenam bukan formalitas. Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan, dan lebih baik ketahuan sekarang daripada setelah berkas dikirim.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi meminta berkas tanpa sandi atau dalam format Word, ikuti permintaan itu. Yang mengikat adalah ketentuan penerima, bukan kebiasaan internal pengirim.
Kalau dokumennya harus diserahkan sebagai asli bertanda tangan basah, kirim secara fisik. Cetak, tanda tangani, lalu serahkan atau kirim lewat kurir. Kalau dokumennya akan ditandatangani penerima, kirim berkas yang bisa dibuka tanpa sandi supaya tidak menghambat proses. Tanda tangan elektronik tersertifikasi belum tersedia di layanan ini.
Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar dari jaringan, kerjakan seluruh rangkaian dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah penerima perlu memasang aplikasi khusus untuk membuka berkas terkunci? Tidak. Pembaca PDF yang umum mendukung berkas terenkripsi dan akan meminta sandi saat berkas dibuka. Yang perlu dipastikan, sandinya dikirim lewat saluran yang bisa diakses penerima.
Bagaimana kalau penerima tidak bisa membuka berkasnya? Periksa dua hal lebih dulu: sandi yang diketik dan aplikasi pembaca yang dipakai. Kalau keduanya benar, kirim ulang berkasnya lewat kanal lain. Jangan mengirim berkas tanpa sandi hanya karena satu kegagalan membuka.
Apakah izin cetak, salin, dan ubah bisa diubah setelah berkas dikirim? Tidak. Pengaturan izin menempel pada berkas hasil. Kalau ada izin yang salah, prosesnya diulang dari berkas yang belum dikunci.
Apakah semua dokumen perusahaan perlu dikunci? Tidak. Dokumen rutin seperti invoice dan surat pengantar biasanya cukup dikirim sebagai PDF dengan metadata yang sudah dibersihkan. Penguncian dipakai untuk berkas yang memuat data pelanggan, angka keuangan, atau data kepegawaian.
Menutup kiriman dengan rapi
Kirim dokumen perusahaan sebagai satu berkas yang sudah diperiksa, dengan metadata bersih dan sandi yang berpindah lewat saluran lain. Setelah kiriman tercatat dan dikonfirmasi, pekerjaan berikutnya adalah menyimpan salinannya. Caranya dibahas di cara menyimpan dokumen perusahaan. Untuk dokumen yang perlu ditandatangani lebih dulu, lihat cara menandatangani dokumen perusahaan. Peta pekerjaan yang lain ada di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruh kelompok ada di Panduan Dokumen.