Cara mengompres berkas tender yang paling efektif adalah menggabungkan seluruh bagian lebih dulu, lalu memperkecil hasil gabungannya lewat Kompres PDF. Tool ini menurunkan resolusi gambar yang berlebihan, dengan batas efektif 150 DPI, lalu merapikan struktur berkas. PDF yang berisi foto bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan PDF berisi teks nyaris tidak berubah ukurannya. Ukuran sebelum dan sesudah ditampilkan setelah proses selesai.
Hasil kompres sangat bergantung pada isi berkasnya. Pindaian berwarna beresolusi tinggi menyusut paling banyak. Dokumen yang lahir digital dan hanya berisi teks hampir tidak menyusut, karena tidak ada gambar yang bisa diperkecil. Memahami hal ini mencegah Anda mengulang kompres berkali-kali untuk berkas yang memang tidak bisa kecil.
Batas ukuran unggahan ditetapkan panitia pengadaan dan bisa berbeda tiap portal. Yang mengikat adalah ketentuan di dokumen tender resminya, jadi baca angka batasnya di sana lebih dulu. Artikel ini membahas cara bekerja pada berkasnya, bukan syarat tender yang berlaku.
Kenapa berkas tender membengkak
Tiga penyebab utamanya. Pindaian beresolusi tinggi, karena setiap halaman disimpan sebagai gambar penuh. Foto dokumen dari ponsel, yang ukurannya jauh melebihi kebutuhan tampil. Dan jumlah halaman yang banyak, karena setiap halaman menambah bobot.
Sebaliknya, berkas yang dibuat dari aplikasi kantor lalu diekspor ke PDF biasanya kecil. Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) dan Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS) menghasilkan berkas dengan teks vektor, dan teks vektor tidak menyimpan piksel gambar. Kalau berkas Anda terasa besar padahal isinya ketikan, kemungkinan besar ada gambar atau lampiran pindaian di dalamnya.
Urutan yang benar: gabung dulu, kompres kemudian
Kompres dilakukan pada berkas final, bukan pada tiap bagian secara terpisah. Alasannya praktis. Mengompres lima berkas satu per satu berarti lima kali proses, dan setiap proses menurunkan kualitas gambar di bagian itu. Menggabung dulu lalu mengompres sekali membuat kualitasnya turun merata dan pekerjaannya hanya sekali.
Urutannya: finalkan semua bagian, ubah ke PDF, gabungkan lewat Gabung PDF, periksa ukurannya, baru kompres. Cara menggabungkannya dibahas di cara menggabungkan berkas tender.
Langkah mengompres berkas tender
- Pastikan berkas yang akan dikompres adalah hasil gabungan yang sudah final.
- Catat ukuran berkasnya sebelum diproses, supaya bisa dibandingkan.
- Buka Kompres PDF di peramban.
- Unggah berkasnya. Satu kali proses menerima satu berkas, dengan batas ukuran mengikuti paket yang Anda pakai.
- Jalankan prosesnya.
- Lihat ukuran sebelum dan sesudah yang ditampilkan setelah proses selesai.
- Unduh hasilnya.
- Buka hasilnya dan periksa setiap halaman pada tingkat pembesaran yang wajar.
Kalau hasilnya masih di atas batas, jangan langsung mengompres ulang berkas yang sama. Kompres berulang pada berkas yang sama menurunkan kualitas gambar tanpa hasil yang sebanding. Lebih baik periksa dulu apa yang membuat berkasnya besar.
Membaca hasil kompres dengan jujur
Penurunan ukuran tidak bisa dijanjikan di muka. Berkas yang seluruh halamannya berupa pindaian bisa menyusut drastis. Berkas yang berisi teks vektor dengan sedikit gambar hanya turun sedikit. Kalau berkas Anda tidak banyak berubah setelah dikompres, itu bukan kegagalan proses, melainkan tanda bahwa isinya memang bukan gambar.
Yang perlu dijaga adalah keterbacaan, bukan angka ukurannya semata. Halaman yang masih terbaca jelas saat diperbesar sudah cukup. Halaman yang angkanya mulai kabur atau garis tabelnya putus berarti kompresnya terlalu jauh, dan berkas seperti itu berisiko dipersoalkan saat pemeriksaan administrasi.
Kalau hasilnya ragu, bandingkan halaman yang paling padat informasinya sebelum dan sesudah kompres. Halaman yang memuat tabel harga atau gambar teknis adalah halaman yang paling cepat menunjukkan penurunan mutu. Kalau halaman itu masih terbaca, halaman lain biasanya juga aman.
Menaikkan peluang lolos batas ukuran
Kalau hasil kompres belum cukup, ada beberapa langkah yang bisa dicoba sebelum mengulang proses yang sama. Periksa dulu apakah seluruh halaman memang diminta. Kadang ada lampiran yang tidak disebut di daftar dan ikut terbawa sejak penggabungan.
Kedua, periksa resolusi pindaian aslinya. Kalau dokumennya dipindai pada resolusi yang jauh melebihi kebutuhan baca, memindai ulang pada resolusi yang lebih wajar menghasilkan berkas yang lebih kecil sejak awal, dengan mutu yang lebih terkendali daripada kompres berulang.
Ketiga, periksa apakah ada gambar yang tidak perlu, misalnya foto ruangan atau lampiran visual yang tidak diminta. Halaman seperti itu bisa dibuang sebelum penggabungan.
Masalah yang sering terjadi
Hasil kompres masih melewati batas unggahan. Periksa dulu berapa halaman yang benar-benar perlu disertakan. Kadang ada lampiran yang tidak diminta ikut terbawa. Buang halaman yang tidak diperlukan lewat Atur Urutan Halaman, dengan catatan halaman yang tidak disebut akan terbuang, jadi simpan salinan aslinya.
Teks pada halaman pindaian jadi kurang tajam. Ini konsekuensi wajar dari penurunan resolusi gambar. Kalau dokumennya harus tetap tajam, pindai ulang dengan resolusi yang lebih rendah sejak awal, bukan mengandalkan kompres setelahnya.
Ukuran hampir tidak berubah. Berarti berkasnya didominasi teks vektor. Mengompres ulang tidak akan banyak membantu. Yang bisa dilakukan adalah memastikan tidak ada gambar berukuran besar yang tidak perlu di dalam berkas.
Berkas terasa lambat dibuka setelah dikompres. Biasanya karena jumlah halaman yang besar, bukan karena kompresnya. Coba buka di pembaca PDF yang berbeda untuk memastikan.
Memeriksa hasil sebelum diunggah
Buka hasil kompres dan periksa tiga hal. Pertama, jumlah halamannya sama dengan sebelum dikompres. Kedua, setiap halaman terbaca, termasuk halaman yang memuat angka dan tabel. Ketiga, tanda tangan, cap, dan stempel masih terlihat.
Bandingkan juga dengan daftar berkas yang diminta panitia. Kompres tidak boleh mengubah isi, tetapi tetap ada kemungkinan halaman tertentu jadi sulit dibaca. Kalau ada halaman yang tidak lagi memenuhi syarat keterbacaan, ulangi dari berkas aslinya tanpa kompres, lalu cari cara lain untuk memenuhi batas ukuran.
Untuk berkas yang akan dikirim ke luar, bersihkan metadatanya lewat panduan metadata PDF. Metadata dari pemindai bisa memuat nama perangkat dan waktu pemindaian, dan informasi itu tidak perlu sampai ke penerima.
Kapan sebaiknya tidak mengompres
Kalau portal tidak menyebut batas ukuran dan berkasnya sudah bisa diunggah, tidak ada alasan mengompres. Setiap kompres menurunkan kualitas gambar, sekecil apa pun penurunannya. Simpan kualitas untuk hal yang benar-benar perlu.
Kalau dokumen tender mensyaratkan keterbacaan tertentu, misalnya gambar teknis yang harus bisa diukur, jangan dikompres. Serahkan berkasnya pada resolusi aslinya. Lebih baik mencari kanal pengiriman lain yang muat daripada menurunkan mutu dokumen yang dinilai.
Kalau berkasnya memuat data rahasia dan belum boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada layanan daring, isi berkas mengalir ke pemroses dan hasilnya kembali ke peramban tanpa disimpan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah kompres bisa menghilangkan tanda tangan di dokumen? Tidak. Kompres hanya menurunkan resolusi gambar dan merapikan struktur. Tanda tangan gambar tetap ada, hanya ketajamannya yang bisa sedikit turun. Periksa hasilnya sebelum diunggah.
Lebih baik kompres sebelum atau sesudah digabung? Sesudah digabung. Satu kali proses pada berkas final lebih hemat dan hasilnya merata.
Apakah PDF hasil kompres masih bisa dicari kata-katanya? Tergantung asalnya. Kalau berkas asalnya lahir digital, teksnya tetap bisa dicari. Kalau asalnya hasil pindai, teksnya memang gambar sejak awal, dan OCR belum tersedia di layanan ini.
Apakah kompres mengubah nomor halaman atau penanda buku? Isi dan penanda buku dipertahankan. Tampilan halaman tidak berubah selain ketajaman gambar.
Kalau hasilnya belum cukup kecil, apa langkah berikutnya? Periksa dulu bagian mana yang berat. Kurangi halaman yang tidak diminta, atau minta bantuan panitia soal kanal unggah yang sesuai. Jangan mengompres berkali-kali pada berkas yang sama.
Menutup pekerjaan berkas tender
Kumpulkan bagian yang final, gabungkan, kompres sekali pada hasil gabungan, lalu periksa halaman per halaman. Simpan berkas asli, berkas gabungan, dan berkas hasil kompres di folder terpisah supaya revisi tidak menimpa arsip. Batas paket dan harganya ada di halaman harga. Untuk pekerjaan pada berkas tender lainnya, mulai dari Dokumen Kerja, dan peta seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.