Template dokumen kerja adalah berkas yang bagian tetapnya sudah terisi dan bagian yang berubah ditandai dengan penanda isian. Membuatnya dikerjakan dalam lima langkah: pilih dokumen yang paling sering terbit, pisahkan bagian tetap dari bagian isian, tandai setiap kolom isian dengan pola yang sama, simpan satu salinan induk, lalu uji templat itu pada satu dokumen nyata.
Batas yang perlu dipegang sejak awal: templat mempercepat pekerjaan menulis, bukan menggantikan pemeriksaan. Isi yang masuk ke templat tetap harus diperiksa satu per satu, karena kesalahan yang paling sering terjadi justru berasal dari data lama yang tertinggal di dalam berkas.
Memilih dokumen yang layak dibuatkan templat
Tidak semua dokumen perlu templat. Yang layak adalah dokumen yang terbit berulang, susunannya stabil, dan isinya berganti-ganti. Invoice, kwitansi, surat penawaran harga, surat tugas, dan surat keterangan kerja termasuk kelompok ini.
Sebaliknya, dokumen yang formatnya ditetapkan penerima tidak perlu templat sendiri. Formulir tender, formulir pendaftaran, dan dokumen perpajakan biasanya disediakan instansi dalam bentuk resmi, dan memakai format sendiri untuk dokumen seperti itu berakhir dengan penolakan di tahap administrasi. Dokumen yang mengikat secara hukum juga bukan sasaran pertama. Perjanjian kerja sama, kontrak kerja sederhana, dan dokumen NDA berisi klausul yang perlu tinjauan ahli.
Mulai dari dua templat untuk dokumen yang paling sering terbit, jalankan, lalu tambah berikutnya.
Memisahkan bagian tetap dan bagian isian
Ambil satu dokumen yang sudah selesai dan benar, lalu tandai setiap bagiannya sebagai tetap atau isian. Bagian tetap adalah bagian yang isinya sama di semua penerbitan: kop perusahaan, kalimat pembuka yang baku, penutup, blok tanda tangan, dan keterangan kontak. Bagian isian adalah bagian yang berganti: nomor dokumen, tanggal, nama pihak, rincian barang atau jasa, jumlah, dan nilai.
Bagian tetap disalin apa adanya ke templat, sedangkan bagian isian dikosongkan dan diganti penanda. Bagian yang tampak tetap bisa berubah suatu saat, misalnya nomor telepon di kop, jadi ambil bagian tetap dari sumber yang mudah diperbarui. Jangan memakai dokumen lama langsung sebagai templat tanpa membersihkannya, karena dokumen lama membawa nomor, tanggal, nama pelanggan, dan angka dari penerbitan sebelumnya.
Menandai kolom isian dengan pola yang sama
Penanda isian harus seragam di semua templat perusahaan. Pilih satu pola, misalnya nama field di dalam kurung siku, lalu pakai pola itu di semua berkas. Pola yang berbeda antar templat membuat pengguna ragu apakah penanda itu bagian dari isi atau bagian dari templat.
Nama penandanya sebaiknya menyebut isinya, bukan posisinya. Penanda seperti [NOMOR_DOKUMEN] lebih jelas daripada [ISI_DI_SINI], dan nama yang menjelaskan isi memudahkan pemeriksaan penanda yang belum terganti sebelum dokumen dikirim. Untuk kolom yang panjang, sediakan satu baris contoh yang diberi penanda, bukan beberapa baris kosong.
Menyimpan satu salinan induk
Templat harus punya satu salinan induk yang jelas, bukan beredar dalam banyak kopi. Salinan yang beredar di banyak folder akan berbeda isi dalam hitungan bulan, dan tidak ada yang tahu mana yang berlaku. Simpan salinan induk di satu tempat, beri nama yang menyebut jenis dokumen dan penanda templat, lalu batasi hak menyuntingnya.
Pengguna mengambil salinan dari induk itu, bukan menyunting induknya. Aturan ini sederhana, tetapi paling sering dilanggar ketika orang buru-buru, dan salinan induk yang tersunting tanpa sengaja menghasilkan dokumen salah untuk semua orang yang memakainya setelah itu. Simpan juga templat terpisah dari arsip dokumen yang sudah terbit. Aturan penyimpanan yang lebih lengkap dibahas di cara menyimpan dokumen perusahaan.
Menguji templat pada dokumen nyata
Templat yang belum diuji belum bisa dipakai. Ambil satu kasus nyata yang sudah selesai, isi templatnya dengan data kasus itu, lalu bandingkan hasilnya dengan dokumen aslinya. Periksa tiga hal: apakah semua penanda terganti, apakah susunan bagiannya tetap, dan apakah tidak ada data lama yang tertinggal.
Uji juga pada kasus yang tidak biasa. Dokumen dengan rincian panjang, nama pihak yang panjang, atau nilai yang besar sering mematahkan templat yang hanya diuji pada satu contoh. Perbaiki templat berdasarkan hasil uji itu, lalu simpan sebagai versi baru.
Bentuk berkas templat dan cara mengekspornya
Templat sebaiknya disimpan dalam format yang bisa disunting, karena isinya harus diisi lebih dulu. Untuk dokumen berupa teks, templat bisa disimpan sebagai berkas teks dengan penanda yang rapi, lalu isinya yang sudah lengkap disalin ke Teks ke PDF, yang menghasilkan halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Untuk dokumen yang tersusun di aplikasi kantor, simpan templat dalam format aplikasinya, dan ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) dengan catatan dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit dan font yang tidak ada di server diganti font serupa.
Periksa juga metadata sebelum dokumen dikirim. Berkas templat yang dibuat di komputer tertentu bisa membawa nama penyusun dan nama perangkat. panduan metadata PDF membersihkannya tanpa mengubah tampilan halaman.
Merawat templat sepanjang waktu
Templat perlu ditinjau berkala, misalnya saat alamat perusahaan berubah atau saat ada dokumen baru yang mulai sering terbit. Tinjauan tidak perlu sering, tetapi harus terjadwal, karena templat yang tidak dirawat perlahan memuat keterangan lama.
Bedakan versi templat dari versi dokumen. Versi templat menandai perubahan bentuk, sedangkan versi dokumen menandai penerbitan. Menaikkan versi templat tidak berarti dokumen yang sudah terbit harus diterbitkan ulang. Umumkan perubahan templat ke semua pengguna, karena perubahan yang hanya diketahui satu orang menghasilkan dua bentuk dokumen yang beredar bersamaan.
Kapan templat tidak dipakai
Kalau instansi menyediakan formulir atau format resmi, pakai berkas itu. Templat internal perusahaan tidak menggantikan ketentuan penerima. Begitu pula kalau dokumennya mengikat secara hukum dan nilainya besar, minta tinjauan ahli sebelum templat dipakai, karena templat mengatur bentuk, bukan keabsahan isi.
Kalau susunan dokumennya berubah setiap kali, templat tidak menghemat waktu. Dokumen seperti ini lebih cepat dikerjakan langsung dari awal daripada menyesuaikan templat yang tidak cocok.
Kalau berkasnya memuat data yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
Langkah membuat template dokumen kerja
- Catat dokumen yang paling sering terbit dalam satu bulan terakhir, lalu pilih dua yang susunannya paling stabil.
- Ambil satu dokumen yang sudah selesai dan benar sebagai bahan awal.
- Tandai bagian tetap dan bagian isian.
- Ganti semua bagian isian dengan penanda yang seragam.
- Hapus seluruh data lama, termasuk nomor, tanggal, nama, dan angka.
- Simpan sebagai salinan induk di satu tempat, dengan hak sunting terbatas.
- Uji dengan satu kasus nyata, lalu perbaiki bagian yang bergeser atau terlewat.
- Ekspor hasil uji ke PDF, periksa hasilnya, lalu bersihkan metadatanya.
- Catat perubahan templat dan beri tahu penggunanya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah templat sebaiknya disimpan sebagai PDF? Tidak untuk berkas induknya. PDF menyulitkan pengisian, karena teks di dalamnya tidak dirancang untuk disunting. Simpan templat dalam format yang bisa disunting, dan jadikan PDF sebagai format keluaran setelah isinya lengkap.
Siapa yang boleh menyunting salinan induk? Satu orang atau satu bagian yang ditunjuk. Kalau banyak orang menyunting, versi templat bercabang dan tidak ada yang tahu mana yang berlaku.
Bagaimana kalau templat ternyata memuat data lama? Perbaiki salinan induknya, lalu uji ulang. Dokumen yang sudah terbit dari templat itu juga perlu diperiksa, karena kesalahan yang sama bisa ikut terbit.
Bisakah satu templat dipakai untuk beberapa jenis dokumen? Sebaiknya tidak. Setiap jenis dokumen punya pola nomor dan susunan bagiannya sendiri. Templat yang digabung membuat bagian yang tidak perlu ikut terbawa.
Apa kesalahan yang paling sering terjadi? Data lama yang tertinggal di kolom yang sudah terisi. Selain itu, templat disunting langsung tanpa disalin, sehingga kesalahan yang sama ikut ke semua dokumen berikutnya.
Mulai dari dua templat
Pilih dua dokumen yang paling sering terbit, buat templatnya, lalu pakai pada penerbitan berikutnya. Setelah keduanya berjalan, tambahkan templat untuk dokumen lain. Aturan yang lebih luas tentang penomoran, penamaan, dan versi dokumen dibahas di cara membuat dokumen perusahaan rapi. Untuk dokumen yang dipakai dalam dua bahasa, lanjutkan ke cara membuat dokumen multi bahasa. Peta pekerjaan yang lain ada di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruh kelompok ada di Panduan Dokumen.