Berkas onboarding karyawan disiapkan dengan mengelompokkannya menjadi empat bagian: dokumen kontrak dan data pribadi, dokumen kepesertaan dan pemotongan, panduan kerja, lalu checklist perlengkapan dan serah terima. Kelompok pertama dikumpulkan dari karyawan baru, kelompok kedua diurus perusahaan, dan dua kelompok terakhir disiapkan sebagai bahan yang dibaca karyawan pada hari-hari pertama. Membagi pekerjaan dengan cara ini membuat setiap pihak tahu apa yang harus disiapkan dan kapan.
Onboarding bukan sekadar menyerahkan kontrak. Yang membuat minggu pertama berjalan lancar adalah berkas yang sudah siap sebelum orangnya datang. Karyawan yang diminta melengkapi dokumen di tengah kesibukan pertama biasanya menunda, dan penundaan itu menumpuk di bagian kepegawaian.
Susunan berkas bisa berbeda menurut ukuran perusahaan, jenis hubungan kerja, dan ketentuan yang berlaku. Artikel ini menjelaskan cara menyusun dan memeriksanya, bukan isi ketentuan resminya. Untuk hal yang mengikat, seperti kewajiban kepesertaan atau pemotongan, arahkan pertanyaan ke bagian kepegawaian dan sumber resmi yang berwenang.
Empat kelompok berkas onboarding
Kelompok pertama, kontrak dan data pribadi. Isinya dokumen yang menetapkan hubungan kerja dan data identitas karyawan. Kelompok ini yang paling sering tertunda karena menunggu dokumen dari pihak karyawan.
Kelompok kedua, dokumen kepesertaan dan pemotongan. Isinya berkas yang perlu diurus perusahaan setelah karyawan bergabung. Sebagian berkas di kelompok ini memerlukan data dari kelompok pertama, jadi urutannya berjalan setelah kontrak ditandatangani.
Kelompok ketiga, panduan kerja. Isinya bahan bacaan yang menjelaskan aturan perusahaan, alur kerja, dan hal-hal praktis seperti jam kerja dan pengajuan cuti. Kelompok ini tidak perlu ditandatangani, tetapi perlu disampaikan dengan cara yang bisa dibaca ulang.
Kelompok keempat, checklist perlengkapan dan serah terima. Isinya daftar barang yang diserahkan, akses yang diberikan, dan penanggung jawab tiap hal. Checklist ini yang membuat minggu pertama tidak bergantung pada ingatan orang.
Menyiapkan kontrak dan data pribadi
Kontrak kerja adalah dokumen pertama yang harus selesai. Isinya menjelaskan jabatan, ruang lingkup pekerjaan, komponen upah, dan hal-hal lain yang disepakati. Sebelum ditandatangani, pastikan kedua pihak membacanya. Untuk memahami bagian-bagian kontrak, ada pembahasan di cara membaca kontrak kerja, dan susunan kontrak sederhana dibahas di cara membuat kontrak kerja sederhana.
Data pribadi yang dikumpulkan disesuaikan dengan keperluan administrasi, misalnya identitas, data keluarga untuk keperluan kepesertaan, dan informasi rekening untuk pembayaran upah. Kumpulkan hanya yang benar-benar diperlukan, dan jelaskan untuk apa data itu dipakai. Data yang tidak diperlukan sebaiknya tidak diminta.
Simpan berkas kelompok ini dalam satu folder per karyawan, dengan penamaan yang konsisten. Data pribadi tidak boleh bercampur dengan berkas yang bisa diakses siapa saja. Untuk berkas digital yang memuat data identitas, pertimbangkan Proteksi PDF dan simpan sandinya di tempat terpisah.
Menyiapkan dokumen kepesertaan dan pemotongan
Setelah kontrak selesai, perusahaan mengurus berkas kepesertaan dan pemotongan yang menjadi kewajibannya. Jenis dan tata caranya mengikuti ketentuan yang berlaku, dan ketentuan itu bisa berubah. Karena itu, bagian kepegawaian perlu memverifikasi daftar dan tata caranya ke sumber resmi, bukan berpatokan pada catatan lama.
Yang bisa dilakukan sebelum verifikasi: siapkan data yang akan diperlukan, rapikan formatnya, dan pastikan data itu konsisten dengan dokumen identitas karyawan. Data yang tidak konsisten adalah penyebab paling umum pengurusan berkas kepesertaan tertunda.
Untuk pembayaran upah, siapkan rincian komponen yang berlaku di perusahaan. Komponen apa saja yang muncul dan bagaimana cara membacanya dibahas di cara membaca slip gaji. Verifikasi komponen yang mengikat ke ketentuan resmi, karena angka dan tata caranya ditetapkan dan bisa berubah.
Menyiapkan panduan kerja
Panduan kerja sebaiknya pendek dan konkret. Karyawan baru tidak membaca dokumen panjang di hari pertama. Yang lebih berguna adalah satu lembar berisi hal-hal yang paling sering ditanyakan: jam kerja, cara mengajukan izin, siapa yang dihubungi untuk masalah teknis, dan di mana dokumen disimpan.
Panduan yang lebih lengkap bisa menyusul pada hari-hari berikutnya. Susun isinya dengan urutan dari yang paling sering dipakai ke yang paling jarang. Hindari menyalin seluruh peraturan perusahaan ke dalam panduan; yang dibutuhkan karyawan baru adalah cara menjalankan pekerjaannya, bukan salinan peraturan.
Untuk panduan yang dibagikan dalam bentuk berkas, buat versi PDF supaya tampilannya tidak berubah. Versi yang bisa disunting tetap disimpan di tempat kerja supaya pembaruan tidak mengganggu salinan yang sudah dibaca.
Checklist perlengkapan dan serah terima
Checklist ini memuat tiga hal: barang yang diserahkan, akses yang diberikan, dan hal yang perlu dikembalikan saat hubungan kerja berakhir. Contoh barang adalah komputer, telepon kerja, atau kartu akses. Contoh akses adalah akun surel, sistem internal, dan grup komunikasi.
Setiap baris checklist menyebut nama barang atau akses, penanggung jawab penyerahan, dan tanggal. Checklist yang ditandatangani kedua pihak mencegah perselisihan di kemudian hari. Untuk serah terima yang lebih formal, formatnya bisa mengikuti cara membuat berita acara.
Sebutkan juga apa yang harus dilakukan karyawan saat keluar nanti. Menuliskan hal itu sejak awal membuat pengembalian barang dan penutupan akses menjadi prosedur, bukan negosiasi.
Mengatur urutan penyerahan
Urutan yang lazim dipakai: kontrak dan data pribadi lebih dulu, lalu dokumen kepesertaan, kemudian panduan kerja, terakhir checklist perlengkapan. Urutan ini mengikuti ketergantungan antar berkas, karena pengurusan kepesertaan memerlukan data dari kontrak.
Tentukan juga kapan setiap bagian diserahkan. Sebagian bisa dikirim sebelum hari pertama, misalnya kontrak dan panduan. Sebagian lagi pada hari pertama, misalnya checklist perlengkapan. Membagi waktu penyerahan mencegah karyawan baru tenggelam dalam tumpukan dokumen di hari pertama.
Simpan catatan status setiap bagian. Satu lembar sederhana berisi nama karyawan, tanggal masuk, dan status tiap kelompok berkas sudah cukup. Catatan ini berguna saat ada bagian yang tertunda dan perlu ditindaklanjuti.
Memeriksa kelengkapan sebelum hari pertama
Periksa kelengkapan berkas sehari sebelum karyawan baru masuk. Periksa juga hal-hal kecil: nama dan jabatan yang tertulis benar, tanggal mulai yang cocok dengan kontrak, dan data rekening yang sesuai dengan nama karyawan.
Periksa format berkasnya kalau akan dikirim lewat surel. Kirim sebagai PDF, bukan foto, dan pastikan ukurannya muat untuk lampiran. Kalau berkasnya besar, kecilkan lewat Kompres PDF. Kalau berkasnya digabung menjadi satu, periksa urutannya lewat Gabung PDF.
Untuk berkas yang dikirim ke luar perusahaan, misalnya ke penyedia kepesertaan, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF. Nama penulis dan nama perangkat tidak perlu ikut terbawa.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau perusahaan sudah memakai sistem kepegawaian yang punya alur onboarding sendiri, ikuti sistem itu. Menyusun berkas terpisah membuat data terpecah di dua tempat.
Kalau perusahaan memakai penyedia jasa penggajian atau administrasi kepegawaian, sebagian berkas diurus penyedia. Tanyakan pembagian tugasnya supaya tidak ada dokumen yang dikira sudah diurus padahal belum.
Kalau hubungan kerjanya bukan hubungan kerja tetap, misalnya kerja lepas atau magang, susunan berkasnya menyesuaikan. Yang tetap sama adalah prinsipnya: kesepakatan tertulis, data yang diperlukan saja, dan catatan serah terima.
Pertanyaan yang sering muncul
Siapa yang menyiapkan berkas onboarding? Bagian kepegawaian menyiapkan kerangka dan dokumen perusahaan, sedangkan karyawan baru melengkapi data pribadi dan dokumen yang hanya bisa ia terbitkan. Atasan langsung menyiapkan bagian pekerjaan, misalnya akses dan panduan teknis.
Apakah kontrak harus ditandatangani sebelum hari pertama? Idealnya ya, supaya kedua pihak tahu kesepakatan sebelum pekerjaan dimulai. Sebagian perusahaan menandatanganinya pada hari pertama. Yang penting, isinya dibaca sebelum ditandatangani.
Berapa lama berkas onboarding disimpan? Mengikuti kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku untuk dokumen kepegawaian. Karena itu, simpan berkasnya dalam arsip yang teratur sejak awal, dan verifikasi jangka waktu penyimpanannya ke ketentuan resmi.
Bagaimana kalau ada dokumen karyawan yang belum lengkap? Catat bagian yang kurang, beri tenggat yang jelas, dan lanjutkan bagian lain yang tidak bergantung pada dokumen itu. Jangan menahan seluruh proses karena satu dokumen.
Apakah panduan kerja perlu ditandatangani? Tidak selalu. Yang perlu tanda tangan adalah dokumen yang mengikat, seperti kontrak dan berita acara serah terima perlengkapan. Panduan cukup disampaikan dan dicatat tanggal penyampaiannya.
Menutup proses onboarding
Susun empat kelompok berkas, tentukan urutan dan waktu penyerahannya, catat status tiap bagian, lalu periksa kelengkapannya sebelum hari pertama. Setelah karyawan bergabung, berkasnya masuk ke arsip kepegawaian, dan pekerjaan berikutnya adalah slip gaji serta rekap kehadiran. Keduanya dibahas di cara membuat slip gaji PDF dan cara membuat rekap absensi. Peta kepegawaian lainnya ada di Dokumen Kerja, dan pilar seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.