Dokumen pribadi disiapkan dengan tiga langkah yang berulang: memindai atau memfoto berkas identitas, menyusun urutannya sesuai permintaan, lalu mengekspornya menjadi satu PDF. Langkah terakhir dikerjakan JPG ke PDF. Satu gambar menjadi satu halaman, urutannya mengikuti urutan unggahan, dan setiap gambar diposisikan proporsional di tengah halaman A4 dengan margin 20 mm. Tool ini menerima JPG, PNG, dan WebP sampai 20 berkas, dan gambar berlatar transparan ditempatkan di atas latar putih.
Satu hal berlaku untuk seluruh kelompok ini: ketentuan instansi selalu menang atas saran umum. Ukuran foto, jumlah halaman, format berkas, dan urutan yang diminta bisa berbeda antara satu instansi dan instansi lain, dan bisa berubah kapan saja. Artikel di sini menjelaskan prinsip, urutan, dan cara memeriksa. Angka yang mengikat harus dibaca di pengumuman resmi instansi yang Anda tuju, bukan dari artikel mana pun.
Peta pekerjaan: dari pindaian sampai arsip
Kelompok Dokumen Pribadi berisi 39 artikel yang menutup seluruh perjalanan berkas identitas, dari memindai satu lembar KTP sampai menyimpan arsipnya dengan aman.
Pekerjaan paling dasar adalah memindai. Scan KTP jadi PDF dan scan KK membahas dua berkas yang paling sering diminta. Setelah itu ada scan akta kelahiran, scan ijazah, scan transkrip nilai, scan paspor, scan SIM, scan NPWP, dan scan buku nikah. Bentuk dan ukuran tiap berkas berbeda, dan cara memindainya mengikuti bentuk itu.
Setelah dipindai, berkas perlu disusun. Menggabungkan berkas KTP dan KK dan menggabungkan scan dokumen jadi satu PDF membahas penyatuan berkas, sementara mengurutkan scan dokumen membahas susunannya. Membuat PDF berkas pencalonan merangkai semuanya untuk satu keperluan.
Ukuran berkas adalah masalah kedua. Mengompres scan KTP membahas pindaian yang terlalu besar, dan ukuran foto dokumen untuk unggahan membahas batas unggahan portal. Membuat foto KTP ukuran standar masuk ke ukuran foto identitas, dengan catatan bahwa angkanya mengikuti ketentuan layanan yang dituju.
Privasi adalah lapisan yang tidak boleh dilewatkan. Menyimpan dokumen pribadi dengan aman dan membuat arsip dokumen pribadi membahas penyimpanan. Menyensor NIK di dokumen, mengamankan scan KTP sebelum dikirim, dan membuat watermark KTP untuk pinjol membahas pengamanan saat berkas harus berpindah tangan. Menyimpan PDF KTP di HP dan mencetak dokumen dari HP menutup pemakaian sehari-hari.
Berkas untuk instansi punya kelompoknya sendiri. Ada dokumen untuk paspor, dokumen untuk SIM, dokumen untuk NPWP, dokumen untuk rekening bank, dokumen untuk BPJS, dokumen untuk asuransi, dokumen untuk visa, dokumen untuk beasiswa, dokumen untuk CPNS, dan dokumen untuk BUMN. Semuanya wajib sumber: syaratnya dibaca di pengumuman resmi masing-masing instansi.
Sisanya adalah pekerjaan rumah tangga administrasi: mengurus KTP digital, menyiapkan berkas pernikahan, menyiapkan berkas pendaftaran sekolah anak, mengisi formulir pendaftaran online, kesalahan upload dokumen pendaftaran, dan membuat surat kuasa pengambilan dokumen.
Konsep dasar sebelum menyiapkan dokumen pribadi
Pindaian yang baik adalah pindaian yang bisa dibaca tanpa usaha. Pencahayaannya merata, tepinya tidak terpotong, dan dokumennya tidak miring. Foto dari kamera ponsel bisa dipakai selama diambil tegak lurus dengan latar polos dan pencahayaannya terang. Bayangan tangan yang menutupi sebagian dokumen adalah penyebab paling sering dari pindaian yang harus diulang.
Urutan berkas sering menentukan diterima atau tidaknya berkas administrasi. Instansi biasanya menyebut urutannya di pengumuman, dan urutan itu bukan hiasan. Berkas yang urutannya salah membuat pemeriksa harus membuka satu per satu. Menyusun ulang urutan lebih mudah dilakukan sebelum berkas digabung. Gabung PDF menyatukan beberapa berkas dengan urutan yang digeser di pratinjau, dan Atur Urutan Halaman menyusun ulang halaman di dalam satu berkas.
Ukuran berkas adalah hal yang paling sering menggagalkan unggahan. Pindaian beresolusi tinggi menghasilkan berkas besar, dan portal biasanya membatasi ukuran unggahan. Kompres PDF memperkecil ukuran dengan menurunkan resolusi gambar yang berlebihan, sementara teks yang berupa vektor tetap tajam. Foto identitas tunggal bisa dikecilkan lebih dulu lewat Kompres Foto.
Metadata adalah informasi yang tidak terlihat di halaman. Berkas yang dibuat dari ponsel atau pengolah kata membawa nama perangkat, nama pembuat, dan kadang koordinat lokasi. Informasi itu tidak selalu perlu diketahui penerima. panduan metadata PDF membersihkannya tanpa mengubah tampilan halaman.
Ada satu batas yang perlu diketahui sejak awal: OCR belum tersedia. Dokumen hasil pindai diperlakukan sebagai gambar, jadi teksnya tidak bisa dicari atau disalin. Untuk dokumen yang perlu teksnya bisa dicari, berkasnya harus berasal dari sumber digital atau diketik ulang.
Batas paket berlaku sama untuk seluruh tool di kelompok ini. Tanpa akun, satu hari menerima 20 pemrosesan dengan batas 5 MB per gambar dan 10 berkas per proses. Paket Gratis dengan akun memberi 30 pemrosesan per hari, 5 MB per gambar, dan 20 berkas. Paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah, 20 MB per gambar, dan 20 berkas. Rinciannya ada di halaman harga.
Alur kerja untuk tiga skenario nyata
Skenario pertama: menyiapkan berkas pendaftaran yang memerlukan banyak dokumen. Kumpulkan dulu dokumen sumbernya, misalnya KTP, KK, ijazah, dan berkas pendukung lain. Pindai atau foto masing-masing dengan rapi, lalu susun urutannya sesuai yang diminta instansi. Gabungkan menjadi satu PDF lewat JPG ke PDF, periksa ukurannya, dan perkecil kalau melewati batas. Sebelum mengirim, buka kembali hasilnya dan periksa satu per satu.
Skenario kedua: memindai identitas dari ponsel dan mengamankannya sebelum dikirim. Ambil foto tegak lurus dengan latar polos, periksa tepinya tidak terpotong, lalu susun menjadi PDF. Sensor bagian yang tidak diperlukan, misalnya NIK pada berkas yang hanya butuh nama dan alamat. Kalau berkasnya harus dikirim, kunci dengan kata sandi lewat Proteksi PDF, lalu kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Skenario ketiga: menyiapkan berkas untuk instansi yang syaratnya khusus. Buka pengumuman resminya, catat daftar berkas, urutannya, format, dan batas ukurannya. Siapkan berkasnya mengikuti catatan itu, lalu periksa ulang sebelum dikirim. Kalau ada syarat yang tidak jelas, tanyakan ke kanal resmi instansi, bukan ke forum atau artikel. Ketentuan yang berlaku adalah yang tertulis di pengumuman, dan itu bisa berbeda dari pengalaman orang lain.
Kesalahan umum di kelompok ini
Mengirim berkas dengan urutan yang tidak diminta. Urutan biasanya disebut di pengumuman instansi. Menyusunnya sesuai urutan itu memudahkan pemeriksa, dan berkas yang mudah diperiksa lebih jarang bermasalah.
Mengirim pindaian yang miring atau terpotong. Pindaian yang miring membuat teks sulit dibaca, dan bagian yang terpotong bisa membuat dokumen dianggap tidak lengkap. Periksa hasil pindaian sebelum disusun menjadi berkas akhir. Kalau halaman terlanjur miring, Putar PDF bisa merapikannya.
Melewati batas ukuran unggahan. Portal biasanya menyebut batasnya. Berkas pindaian yang besar perlu diperkecil sebelum diunggah, dan memperkecilnya lebih mudah daripada mengulang seluruh proses pendaftaran.
Mengirim dokumen dalam format yang salah. Instansi yang meminta PDF tidak menerima dokumen Word, dan sebaliknya. Format yang diminta biasanya disebut jelas, dan mengabaikannya berakhir dengan penolakan di tahap administrasi.
Menganggap sensor visual sama dengan penghapusan permanen. Kotak hitam atau putih hanya menutup tampilan, sedangkan isinya masih ada di dalam berkas. Untuk benar-benar menghapus, pakai Sensor PDF.
Menyimpan hanya satu salinan. Dokumen yang sudah dikirim sering dibutuhkan lagi untuk keperluan lain. Simpan salinan PDF dan berkas sumbernya di folder yang mudah ditemukan, dengan nama yang menyebut isinya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool di sini
Untuk dokumen yang ketentuannya sangat khusus, ikuti ketentuan instansinya. Beberapa instansi menyediakan templat resmi atau formulir yang harus diisi dengan cara tertentu. Menggantinya dengan format sendiri akan ditolak, sekalipun hasilnya lebih rapi.
Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan basah, selesaikan secara manual. Cetak dokumennya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya. Beberapa instansi mensyaratkan tanda tangan asli, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya. Tanda tangan visual dan stempel di PDF menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Untuk dokumen yang memuat data pribadi lengkap dan belum boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di tool ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung.
Untuk dokumen yang perlu teksnya dicari dan disalin, tool di sini belum bisa membantu. OCR belum tersedia, jadi pindaian tetap berupa gambar.
Cara memeriksa dokumen pribadi sebelum dikirim
Periksa lima hal. Pertama, kelengkapan: semua dokumen yang diminta sudah ada, dan tidak ada yang tertukar. Kedua, urutan: susunannya sesuai yang diminta instansi. Ketiga, keterbacaan: buka PDF hasilnya dan pastikan semua halaman terbaca, tidak ada yang kosong atau terpotong. Keempat, ukuran: berkasnya di bawah batas unggahan. Kelima, format: berkasnya sesuai yang diminta.
Periksa juga nama berkasnya. Nama yang menyebut isi dan nama pemilik lebih mudah ditemukan kembali, terutama kalau nanti berkasnya perlu dikirim ulang atau dilengkapi. Hindari nama seperti scan.pdf atau dokumen-baru.pdf yang tidak menjelaskan apa pun.
Periksa metadata dokumen yang akan dikirim ke luar. Berkas dari ponsel membawa nama perangkat dan kadang koordinat lokasi. Menghapusnya lewat panduan metadata PDF menutup kebocoran informasi yang tidak perlu.
Untuk berkas yang memuat banyak dokumen identitas, pertimbangkan menguncinya setelah final. Proteksi PDF bisa memberi kata sandi dan mengatur izin cetak, salin, dan ubah. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan catat sandinya karena dokumen yang terkunci tidak bisa dipulihkan tanpa sandi yang benar.
Simpan salinan sebelum dan sesudah diproses. Salinan sebelum diproses adalah berkas asli yang bisa dipakai ulang kalau ada kesalahan, dan salinan sesudah diproses adalah berkas yang benar-benar dikirim. Menyimpan keduanya menghemat satu putaran pemindaian penuh kalau ternyata ada yang perlu diperbaiki.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah dokumen hasil bisa dipakai untuk semua instansi? Prinsipnya ya, tetapi ketentuan tiap instansi berbeda. Ukuran berkas, jumlah halaman, dan format yang diminta bisa berbeda, dan berubah dari waktu ke waktu. Periksa pengumuman instansinya, karena itulah yang mengikat.
Bagaimana cara memindai dokumen identitas dengan ponsel agar rapi? Ambil foto tegak lurus dengan latar polos, gunakan pencahayaan terang dan merata, dan pastikan seluruh tepi dokumen masuk ke dalam bingkai. Setelah itu susun gambarnya menjadi PDF. Hindari memotret di tempat gelap atau dengan bayangan tangan menutupi dokumen.
Kenapa ukuran berkas saya terlalu besar? Pindaian beresolusi tinggi adalah penyebab utamanya, karena setiap halaman adalah gambar penuh. Memperkecilnya bisa lewat Kompres PDF, yang menurunkan resolusi gambar berlebih sementara teks vektor tetap tajam. Kalau yang besar adalah foto identitas tunggal, Kompres Foto bisa mengecilkannya sebelum disusun.
Bagaimana cara mengamankan scan KTP sebelum dikirim? Sensor bagian yang tidak diperlukan, hapus metadatanya, lalu kunci berkasnya dengan kata sandi. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya. Jangan mengirim KTP tanpa penjelasan keperluan, dan jangan menyimpan salinan tanpa pengamanan di perangkat yang dipakai bersama.
Apakah NIK yang disensor benar-benar hilang? Tergantung caranya. Kotak penutup hanya menyembunyikan tampilan, sedangkan Sensor PDF membuang datanya dari berkas. Kalau berkasnya akan dikirim ke pihak lain, pakai cara yang benar-benar menghapus, lalu periksa hasilnya dengan mencoba menyalin teks di area yang disensor.
Mulai dari berkas yang paling dekat
Kalau Anda menyiapkan berkas identitas, mulai dari Scan KTP jadi PDF, lalu lanjutkan ke berkas lain yang diminta. Setelah semua terkumpul, susun dan gabungkan lewat JPG ke PDF. Untuk pekerjaan pada berkas PDF-nya, dari mengompres sampai mengunci, panduannya ada di Panduan PDF. Kalau yang Anda siapkan adalah berkas usaha dan kantor, lanjutkan ke Dokumen Kerja.