Cara Membuat Invoice PDF

Dokumen penagihan ini paling sering diminta dalam bentuk PDF karena tampilannya tidak berubah saat dibuka di komputer atau ponsel penerima. Cara membuat invoice PDF adalah menyusun isinya lebih dulu, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Tulis atau tempel isi invoice ke editor di halaman itu, jalankan prosesnya, lalu unduh berkasnya. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45.

Invoice adalah dokumen penagihan. Isinya menjelaskan apa yang Anda tagih, berapa nilainya, dan kapan pembayaran diharapkan. Karena fungsinya menagih, invoice diterbitkan sebelum pembayaran terjadi. Bukti bahwa pembayaran sudah diterima ditulis di dokumen lain, yaitu kwitansi. Perbedaan keduanya dibahas di cara membuat kwitansi PDF.

Artikel ini untuk pelaku usaha kecil, pekerja lepas, dan tim yang menagih pekerjaan per termin. Kalau perusahaan Anda memakai sistem akuntansi yang menerbitkan invoice sendiri, ikuti format sistem itu. Yang tetap perlu dijaga sama: isinya benar, nomornya terlacak, dan berkasnya bisa dibuka penerima.

Invoice dan kwitansi tidak boleh tertukar

Dua dokumen ini sering dianggap sama karena keduanya menyebut sejumlah uang. Fungsinya berlawanan.

Kalau Anda menagih pekerjaan yang belum dibayar, dokumen yang dikirim adalah invoice. Kalau Anda menerima uang dan ingin memberi bukti, dokumen yang dibuat adalah kwitansi. Mengirim kwitansi untuk tagihan yang belum dibayar membuat catatan keuangan kedua pihak kacau.

Bagian invoice yang perlu ada

Invoice yang baik bisa dibaca cepat oleh orang yang tidak terlibat dalam transaksi. Susunannya lazimnya seperti ini.

Kop memuat nama usaha, alamat, nomor telepon, surel, dan logo kalau ada. Nomor invoice dan tanggal penerbitan diletakkan di bagian atas supaya mudah dirujuk saat pembayaran. Identitas penerima memuat nama perusahaan atau orang yang ditagih beserta alamatnya.

Rincian tagihan adalah inti invoice. Setiap baris menyebut apa yang ditagih, jumlah, satuan, harga satuan, dan nilai totalnya. Baris yang hanya berbunyi "jasa" tanpa keterangan menyulitkan penerima mencocokkan tagihan dengan pekerjaan yang sudah dikerjakan.

Bagian bawah memuat total yang harus dibayar, batas waktu pembayaran, cara pembayaran, dan catatan seperti nomor pesanan atau nomor perjanjian. Kalau tagihan memuat unsur pajak, angkanya tidak boleh dikira-kira. Ambil dari ketentuan yang berlaku dan verifikasi ke sumber resmi.

Nomor invoice dan urutannya

Nomor invoice adalah penanda yang paling sering bermasalah. Pakai pola yang tetap, misalnya urutan angka yang diikuti bulan, dan naikkan urutannya setiap kali menerbitkan invoice baru. Jangan memakai ulang nomor yang sudah terpakai, termasuk untuk invoice yang dibatalkan. Invoice batal tetap perlu jejak, misalnya dengan keterangan pembatalan di berkasnya.

Simpan catatan nomor di satu tempat, misalnya lembar kerja sederhana. Tanpa catatan, nomor kembar atau nomor yang melompat baru ketahuan saat penerima menanyakan tagihan yang tidak pernah ia terima.

Syarat pembayaran dan jatuh tempo

Tulis syarat pembayaran dengan tegas: berapa lama setelah invoice diterbitkan pembayaran diharapkan, dan lewat kanal apa. Kalau ada uang muka atau pembayaran per termin, sebutkan bagian mana yang sedang ditagih.

Cantumkan juga konsekuensi keterlambatan kalau memang ada, misalnya pengingat atau ketentuan denda yang sudah disepakati di perjanjian. Jangan menulis ancaman. Cukup nyatakan ketentuannya.

Langkah membuat invoice PDF

1. Kumpulkan data transaksi: nama penerima, rincian barang atau jasa, harga, dan tanggal.
2. Tentukan nomor invoice dan tanggal penerbitannya.
3. Buka Teks ke PDF di peramban.
4. Tulis kop dan identitas penerima di bagian atas.
5. Tulis rincian tagihan satu baris per item. Gunakan tanda hubung diikuti spasi untuk butir, atau angka, titik, dan spasi untuk daftar bernomor.
6. Tulis total, batas waktu pembayaran, dan cara pembayaran. Tebalkan total dengan penanda bintang ganda.
7. Tambahkan catatan seperti nomor pesanan kalau ada.
8. Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu buka dan periksa hasilnya.

Teks ke PDF tidak membentuk tabel. Kalau rincian tagihan perlu tampil dalam kolom yang rapi, susun di Excel lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS), atau susun di Word lalu ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Untuk invoice sederhana dengan sedikit item, daftar bernomor sudah cukup terbaca.

Memeriksa invoice sebelum dikirim

Periksa empat hal. Pertama, hitungannya: jumlah dikali harga satuan, lalu totalnya. Kedua, identitas: nama penerima, alamat, dan nomor invoice. Ketiga, tanggal: tanggal terbit dan batas waktu pembayaran harus masuk akal. Keempat, cara pembayaran: nomor rekening atau kanal pembayaran harus benar, karena kesalahan di bagian ini paling merugikan.

Periksa juga nama berkasnya. Nama yang menyebut nomor invoice dan nama penerima lebih mudah dilacak daripada nama seperti scan.pdf. Kalau invoice dikirim ke pihak luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penulis dan nama perangkat tidak ikut terbawa.

Mengirim dan menyimpan invoice

Kirim invoice sebagai PDF, bukan foto layar. PDF bisa dicari kata-katanya, ukurannya lebih kecil untuk isi yang sama, dan tampilannya tetap. Kalau berkasnya terlalu besar untuk lampiran surel, kecilkan lewat Kompres PDF. Perlu diketahui, hasil kompres paling terasa pada PDF yang berisi foto, yang bisa menyusut sampai sekitar 90 persen. PDF teks nyaris tidak berubah ukurannya.

Setelah dikirim, simpan dua salinan: PDF final yang dikirim, dan berkas teks sumbernya. Berkas sumber dipakai kalau invoice perlu diterbitkan ulang atau disunting untuk tagihan berikutnya. Menyimpan keduanya menghemat pengetikan dan mengurangi kesalahan nomor.

Menagih invoice yang belum dibayar

Invoice yang sudah lewat jatuh tempo belum tentu tidak akan dibayar. Sebelum mengirim pengingat, periksa dulu apakah berkasnya benar-benar sampai ke orang yang tepat. Lampiran surel bisa masuk folder spam, dan alamat yang dipakai bisa saja sudah tidak aktif.

Pengingat pertama cukup berupa pesan singkat yang menyebut nomor invoice, tanggal terbit, nilai, dan batas waktunya. Lampirkan kembali PDF-nya supaya penerima tidak perlu mencari. Kalau pengingat pertama tidak dijawab, pengingat berikutnya sebaiknya memuat catatan komunikasi sebelumnya, sehingga tidak terkesan memulai dari awal.

Simpan catatan setiap pengingat beserta tanggalnya. Catatan itu berguna kalau tagihan akhirnya dibayar sebagian, atau kalau penerima mengaku tidak pernah menerima invoice. Untuk pekerjaan yang diatur perjanjian, ketentuan tentang keterlambatan mengikuti perjanjian yang disepakati, bukan aturan yang Anda tetapkan sendiri setelah tagihan terbit.

Kapan cara ini tidak dipakai

Kalau penerima mensyaratkan format tertentu, misalnya perusahaan besar yang meminta invoice dimasukkan ke sistem pengadaan mereka, ikuti format itu. Format internal mereka yang mengikat.

Kalau usaha Anda sudah memakai aplikasi akuntansi yang menerbitkan invoice bernomor otomatis, pakai aplikasi itu. Menyusun invoice terpisah membuat catatan penjualan dan piutang terpecah di dua tempat.

Untuk keperluan perpajakan, ada dokumen tersendiri yang ketentuannya ditetapkan otoritas pajak. Invoice komersial tidak menggantikannya. Pembahasan soal itu ada di cara membuat faktur pajak.

Pertanyaan yang sering muncul

Bolehkah invoice dikirim sebagai foto? Sebaiknya tidak. Foto sulit dibaca, teksnya tidak bisa dicari, dan ukurannya sering melebihi batas lampiran surel. Kirim PDF, kecuali penerima meminta format lain.

Bagaimana menandai invoice yang sudah dibayar? Terbitkan kwitansi sebagai bukti, dan simpan invoice aslinya apa adanya. Kalau perlu penanda visual pada salinan arsip, gunakan Stempel PDF dengan cap LUNAS.

Apakah nomor invoice boleh memuat nama pelanggan? Boleh, selama polanya tetap dan tidak membingungkan. Yang penting nomornya unik dan bisa dicari kembali dari catatan Anda.

Bagaimana kalau invoice yang sudah dikirim ternyata salah? Terbitkan invoice pengganti dengan nomor baru, lalu beri tahu penerima bahwa invoice sebelumnya tidak dipakai. Jangan mengubah berkas yang sudah dikirim tanpa penjelasan.

Mulai dari satu tagihan

Susun satu invoice untuk transaksi yang paling sederhana lebih dulu. Setelah polanya terbentuk, simpan berkas teksnya sebagai contoh untuk tagihan berikutnya, dan simpan juga PDF finalnya. Untuk pekerjaan dokumen usaha yang lain, mulai dari Dokumen Kerja, dan peta dokumen secara umum ada di Panduan Dokumen.