Dokumen administrasi punya satu hal yang membedakannya dari berkas lain: ia dinilai oleh instansi, bukan oleh pembacanya saja. Berkas yang salah format, salah ukuran, atau salah susunan bisa ditolak di tahap administrasi, sebaik apa pun isinya. Kelompok panduan ini membahas dokumen dari tiga sisi: berkas pribadi untuk keperluan identitas dan layanan, berkas kerja untuk usaha dan kantor, serta berkas pendidikan untuk sekolah dan kampus.
Dua tool menjadi tulang punggung kelompok ini. Teks ke PDF membuat dokumen dari tulisan yang diketik, dan JPG ke PDF menyusun pindaian atau foto menjadi berkas PDF berurutan. Keduanya dipakai berulang di hampir semua alur dokumen, karena inti pekerjaannya sama: mengubah bahan mentah menjadi berkas yang bisa diserahkan.
Satu prinsip berlaku untuk seluruh kelompok ini: ketentuan instansi selalu menang atas saran umum. Artikel di sini menjelaskan prinsip, urutan, dan cara memeriksa. Angka yang mengikat, seperti ukuran foto, jumlah halaman, atau format berkas, harus diperiksa di pengumuman resmi instansi yang bersangkutan, karena ketentuannya berbeda dan bisa berubah.
Peta pekerjaan: tiga kelompok dokumen
Dokumen pribadi memuat berkas identitas dan layanan: scan KTP jadi PDF, scan KK, scan akta kelahiran, scan ijazah, paspor, SIM, NPWP, dan berkas pencalonan. Sebagian besar pekerjaannya adalah memindai dokumen dengan rapi, menyusunnya dalam urutan yang diminta, dan memastikan ukurannya sesuai ketentuan.
Dokumen kerja memuat berkas usaha dan kantor: invoice, kwitansi, surat penawaran harga, surat pesanan, surat tugas, surat kuasa, dan berkas pengadaan. Sebagian besar pekerjaannya adalah menulis dokumen dengan format yang lazim, lalu mengekspornya menjadi PDF agar tampilannya tidak berubah.
Dokumen pendidikan memuat berkas sekolah dan kampus: skripsi, menggabungkan bab skripsi, penomoran halaman skripsi, transkrip, berkas pendaftaran sekolah, dan berkas beasiswa. Sebagian besar pekerjaannya adalah mengikuti pedoman format yang ditetapkan kampus, lalu memastikan berkas akhirnya memenuhi syarat.
Konsep dasar sebelum menyiapkan dokumen
Dokumen resmi dinilai dari tiga hal: isinya benar, formatnya sesuai, dan berkasnya bisa dibaca. Isi yang benar adalah isi yang cocok dengan dokumen sumber dan tidak ada salah ketik pada nama, tanggal, dan nomor. Format yang sesuai berarti mengikuti ketentuan instansi, bukan selera sendiri. Berkas yang bisa dibaca berarti PDF yang tidak terkunci, tidak rusak, dan ukurannya di bawah batas yang diminta.
Pindaian adalah cara paling umum menyiapkan dokumen identitas. Pindaian yang baik memiliki pencahayaan merata, tidak miring, dan tidak terpotong di tepinya. Foto dari kamera ponsel bisa dipakai selama diambil tegak lurus dengan latar polos dan pencahayaannya terang. Setelah dipindai, gambar-gambar itu disusun menjadi satu PDF dengan urutan yang diminta instansi.
Urutan berkas sering menentukan diterima atau ditolaknya berkas administrasi. Instansi biasanya menyebut urutannya di pengumuman, dan urutan itu bukan hiasan: berkas yang urutannya salah membuat pemeriksa harus membuka satu per satu. Menyusun berkas dengan Gabung PDF memudahkan penyesuaian urutan sebelum dikirim.
Ukuran berkas adalah hal yang paling sering menggagalkan unggahan. Pindaian beresolusi tinggi menghasilkan berkas besar, dan portal biasanya membatasi ukuran unggahan. Kompres PDF memperkecil ukuran dengan menurunkan resolusi gambar yang berlebihan, sementara teks yang berupa vektor tetap tajam.
Membuat dokumen dari tulisan lebih cepat daripada menyunting templat. Untuk invoice, kwitansi, dan surat, Teks ke PDF menerima tulisan langsung dan menghasilkan PDF A4 dengan margin 20 mm. Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul, dan pemisah halaman ditulis dengan tiga tanda hubung pada baris sendiri.
Dokumen usaha punya umur simpan yang panjang, dan sering diterbitkan ulang dengan nomor berbeda. Karena itu, menyimpan berkas sumbernya sama pentingnya dengan menyimpan PDF finalnya. Berkas sumber memungkinkan dokumen diterbitkan ulang tanpa mengetik dari awal, dan nomor dokumen yang berurutan bisa dijaga tanpa risiko salah salin. Folder yang memisahkan dokumen berdasarkan jenis dan bulan lebih mudah ditelusuri daripada folder yang menumpuk semua berkas dalam satu tempat.
Untuk dokumen yang memerlukan pengesahan, urutannya perlu diperhatikan. Tanda tangan dan stempel dipasang setelah isinya final, karena mengubah isi setelahnya membuat penandanya harus dipasang ulang. Kalau dokumennya juga akan diarsipkan dalam format PDF/A, putuskan urutannya sejak awal supaya tidak ada pekerjaan yang diulang.
Arsip jangka panjang memerlukan format khusus. PDF/A (format arsip ISO) mengubah dokumen menjadi format arsip ISO 19005: font yang belum tertanam disertakan, dan elemen yang tidak diizinkan standar arsip dinonaktifkan. Format ini dipakai untuk dokumen yang harus tetap terbaca dalam hitungan tahun.
Fakta tool untuk dokumen
Bagian ini merangkum apa yang benar-benar ada, supaya Anda tidak mencari fitur yang tidak tersedia.
Membuat dokumen dari tulisan dikerjakan lewat Teks ke PDF. Tulis atau tempel isinya, lalu unduh PDF-nya. Ukurannya A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Paragraf baru dipisahkan satu baris kosong, baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul, dan pemisah halaman ditulis dengan tiga tanda hubung pada baris sendiri. Dokumen yang lebih panjang dari satu halaman dilanjutkan otomatis ke halaman berikutnya.
Menyusun pindaian menjadi satu berkas dikerjakan lewat JPG ke PDF. Satu gambar menjadi satu halaman, urutannya mengikuti urutan unggahan, dan setiap gambar diposisikan proporsional di tengah halaman A4 dengan margin 20 mm. Orientasi berbeda tetap tampil utuh, tidak dipotong. Format yang diterima JPG, PNG, dan WebP, dan latar transparan diisi putih.
Menggabungkan dan mengatur berkas dikerjakan lewat Gabung PDF dan Atur Urutan Halaman. Gabung PDF menyatukan beberapa berkas dengan urutan yang digeser di pratinjau dan penanda buku yang dipertahankan. Atur Urutan Halaman menyusun ulang halaman dalam satu berkas, dan halaman yang tidak disebut akan terbuang.
Memberi nomor halaman dikerjakan lewat Nomor Halaman. Nomornya berupa angka, nomor awalnya bisa diatur, dan posisinya digeser di pratinjau. Nomor diletakkan di dalam area cetak, jadi tidak terpotong saat dijilid. Untuk keperluan yang lebih khusus, nomor halaman bisa dipisah menjadi berkas tersendiri lalu digabungkan.
Mengekspor dari aplikasi lain tersedia untuk Word, Excel, dan PowerPoint lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS), Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS), dan PowerPoint ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft PowerPoint atau WPS). Tata letaknya mengikuti dokumen aslinya, dengan catatan bahwa dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit, dan font yang tidak ada di server akan diganti font serupa. Untuk dokumen pendidikan yang formatnya ditetapkan kampus, ekspor dari pengolah kata tetap cara yang paling aman.
Menandai dokumen tersedia lewat Sensor PDF untuk menghapus data permanen, Tutup Area untuk menutup bagian dengan kotak putih, Cap Air untuk menulis cap air, dan Stempel PDF untuk cap bertulisan seperti DISETUJUI atau LUNAS. Untuk data rahasia, hanya Sensor PDF yang benar-benar menghapus; yang lain hanya menutup tampilan.
Mengamankan dan mengarsipkan tersedia lewat Proteksi PDF untuk mengunci dengan kata sandi dan mengatur izin cetak, salin, dan ubah, serta PDF/A (format arsip ISO) untuk format arsip jangka panjang. PDF/A menyertakan font yang belum tertanam dan menonaktifkan elemen yang tidak diizinkan standar arsip.
Satu batas yang perlu diketahui sejak awal: OCR belum tersedia. Dokumen hasil pindai diperlakukan sebagai gambar, jadi teksnya tidak bisa dicari atau disalin. Untuk dokumen yang perlu teksnya bisa dicari, berkasnya harus berasal dari sumber digital atau diketik ulang.
Batas paket berlaku sama untuk seluruh tool di kelompok ini. Tanpa akun, satu hari menerima 20 pemrosesan dengan batas 5 MB per gambar dan 10 berkas per proses. Paket Gratis dengan akun memberi 30 pemrosesan per hari, 5 MB per gambar, dan 20 berkas. Paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah, 20 MB per gambar, dan 20 berkas. Rinciannya ada di halaman harga.
Alur kerja untuk tiga skenario nyata
Skenario pertama: menyiapkan berkas lamaran atau pendaftaran yang memerlukan banyak dokumen. Kumpulkan dulu dokumen sumbernya: KTP, KK, ijazah, dan berkas pendukung lain. Pindai atau foto masing-masing dengan rapi, lalu susun urutannya sesuai yang diminta instansi. Gabungkan menjadi satu PDF, periksa ukurannya, dan perkecil kalau melewati batas. Sebelum mengirim, buka kembali hasilnya dan periksa satu per satu.
Skenario kedua: membuat dokumen usaha seperti invoice dan surat penawaran. Siapkan isinya lebih dulu di tempat yang mudah disunting, lalu salin ke Teks ke PDF. Periksa nomor dokumen, tanggal, nama pihak, dan jumlahnya sebelum mengekspor. Simpan salinan PDF dan salinan teksnya, karena dokumen usaha biasanya perlu diterbitkan ulang dengan nomor yang berbeda.
Skenario ketiga: menyusun dokumen pendidikan seperti skripsi. Tulis dan sunting di pengolah kata sesuai pedoman kampus, termasuk penomoran halaman dan daftar isi otomatis. Ekspor ke PDF lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) supaya tata letaknya tidak bergeser. Gabungkan bagian-bagiannya bila ditulis per bab, lalu periksa penomoran halamannya di berkas akhir. Kalau pedoman kampus memerlukan PDF/A, ubah lewat PDF/A (format arsip ISO).
Kesalahan umum di kelompok ini
Mengirim berkas dengan urutan yang tidak diminta. Urutan berkas biasanya disebut di pengumuman instansi. Menyusunnya sesuai urutan itu memudahkan pemeriksa, dan berkas yang mudah diperiksa lebih jarang bermasalah.
Mengirim pindaian yang miring atau terpotong. Pindaian yang miring membuat teks sulit dibaca, dan bagian yang terpotong bisa membuat dokumen dianggap tidak lengkap. Periksa hasil pindaian sebelum disusun menjadi berkas akhir.
Melewati batas ukuran unggahan. Portal biasanya menyebut batasnya. Berkas pindaian yang besar perlu diperkecil sebelum diunggah, dan memperkecilnya lebih mudah daripada mengulang seluruh proses pendaftaran.
Mengirim dokumen dalam format yang salah. Instansi yang meminta PDF tidak menerima dokumen Word, dan sebaliknya. Format yang diminta biasanya disebut jelas, dan mengabaikannya berakhir dengan penolakan di tahap administrasi.
Menyimpan hanya satu salinan. Dokumen yang sudah dikirim sering dibutuhkan lagi untuk keperluan lain. Simpan salinan PDF dan berkas sumbernya di folder yang mudah ditemukan, dengan nama yang menyebut isinya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool di sini
Untuk dokumen yang ketentuannya sangat khusus, ikuti ketentuan instansinya. Beberapa instansi menyediakan templat resmi atau formulir yang harus diisi dengan cara tertentu. Menggantinya dengan format sendiri akan ditolak, sekalipun hasilnya lebih rapi.
Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan basah, selesaikan secara manual. Cetak dokumennya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya. Beberapa instansi mensyaratkan tanda tangan asli, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya.
Untuk dokumen yang memuat data pribadi lengkap dan belum boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di tool ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung.
Cara memeriksa dokumen sebelum dikirim
Periksa empat hal. Pertama, kelengkapan: semua dokumen yang diminta sudah ada, dan tidak ada yang tertukar. Kedua, urutan: susunannya sesuai yang diminta instansi. Ketiga, keterbacaan: buka PDF hasilnya dan pastikan semua halaman terbaca, tidak ada yang kosong atau terpotong. Keempat, ukuran: berkasnya di bawah batas unggahan, dan formatnya sesuai yang diminta.
Periksa juga nama berkasnya. Nama yang menyebut isi dan nama pemilik lebih mudah ditemukan kembali, terutama kalau nanti berkasnya perlu dikirim ulang atau dilengkapi. Hindari nama seperti scan.pdf atau dokumen-baru.pdf yang tidak menjelaskan apa pun.
Simpan salinan sebelum dan sesudah diproses. Salinan sebelum diproses adalah berkas asli yang bisa dipakai ulang kalau ada kesalahan, dan salinan sesudah diproses adalah berkas yang benar-benar dikirim. Menyimpan keduanya menghemat satu putaran pemindaian penuh kalau ternyata ada yang perlu diperbaiki.
Periksa juga metadata dokumen yang akan dikirim ke luar. Berkas yang dibuat dari pengolah kata atau ponsel membawa nama perangkat, nama penulis, dan kadang riwayat penyuntingan. Informasi itu tidak selalu perlu diketahui penerima. Menghapusnya lewat panduan metadata PDF adalah langkah kecil yang menutup kebocoran informasi yang tidak perlu, terutama untuk dokumen yang akan dipublikasikan atau dikirim ke pihak luar.
Untuk berkas yang memuat banyak dokumen identitas, pertimbangkan menguncinya setelah final. Proteksi PDF bisa memberi kata sandi dan mengatur izin cetak, salin, dan ubah. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan pastikan sandinya dicatat karena dokumen yang terkunci tidak bisa dipulihkan tanpa sandi yang benar.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah dokumen hasil bisa dipakai untuk semua instansi? Prinsipnya ya, tetapi ketentuan tiap instansi berbeda. Ukuran berkas, jumlah halaman, dan format yang diminta bisa berbeda. Periksa pengumuman instansinya, karena itulah yang mengikat.
Bagaimana cara memindai dokumen dengan ponsel agar rapi? Ambil foto tegak lurus dengan latar polos, gunakan pencahayaan terang dan merata, dan pastikan seluruh tepi dokumen masuk ke dalam bingkai. Setelah itu susun gambarnya menjadi PDF. Hindari memotret di tempat yang gelap atau dengan bayangan tangan menutupi dokumen.
Kenapa ukuran berkas saya terlalu besar? Pindaian beresolusi tinggi adalah penyebab utamanya, karena setiap halaman adalah gambar penuh. Memperkecil ukurannya bisa lewat kompresi, yang menurunkan resolusi gambar berlebih sementara teks vektor tetap tajam.
Apakah dokumen perlu diubah ke PDF/A? Hanya kalau instansinya meminta. PDF/A adalah format arsip jangka panjang, dan berguna untuk dokumen yang harus tetap terbaca dalam hitungan tahun. Untuk keperluan sehari-hari, PDF biasa sudah cukup.
Bisakah dokumen diberi tanda tangan dan stempel? Bisa untuk tanda tangan gambar dan stempel visual. Keduanya menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kalau instansinya mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE.
Mulai dari dokumen yang paling dekat
Kalau Anda menyiapkan berkas identitas, mulai dari Dokumen Pribadi. Kalau Anda membuat dokumen usaha atau kantor, mulai dari Dokumen Kerja. Kalau Anda menyusun berkas sekolah atau kampus, mulai dari Dokumen Pendidikan. Untuk pekerjaan pada berkas PDF-nya, panduannya ada di Panduan PDF.