Cara menggabungkan berkas tender adalah menyatukan seluruh dokumen yang diminta menjadi satu PDF dengan urutan yang benar, lalu menyimpannya sebagai berkas siap unggah. Jalurnya singkat: buka Gabung PDF, unggah berkasnya, geser urutannya di pratinjau, jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya. Penanda buku pada tiap berkas selalu dipertahankan, dan jumlah berkas yang bisa digabung mengikuti paket yang Anda pakai.
Menggabungkan berkas bukan langkah pertama. Sebelum menyatukan, pastikan setiap bagian sudah final, formatnya sesuai yang diminta, dan urutannya sudah ditentukan. Menggabungkan berkas yang masih akan diperbaiki membuat Anda mengulang prosesnya dari awal.
Yang mengikat dalam pengadaan adalah dokumen tender resmi dari panitia. Jumlah berkas, urutan, format, dan batas ukurannya ditetapkan di dokumen itu dan bisa berbeda antar instansi. Artikel ini menjelaskan cara kerja pada berkasnya, bukan syarat tendernya. Untuk sisi syarat dan tahapannya, ada pembahasan tersendiri di cara menyiapkan berkas tender.
Kapan berkas tender perlu digabung
Berkas tender digabung ketika panitia meminta satu dokumen utuh, atau ketika portal unggah hanya menyediakan satu kolom untuk seluruh berkas. Dalam keadaan itu, urutan halaman menjadi bagian dari penilaian administrasi. Berkas yang urutannya kacau bisa dianggap tidak lengkap meski semua dokumennya ada.
Ada juga keadaan yang tidak memerlukan penggabungan. Sebagian portal meminta setiap dokumen diunggah pada kolomnya sendiri. Kalau begitu, jangan digabung. Menggabungkan berkas pada sistem yang memisahkan kolom justru menyulitkan pemeriksa dan bisa membuat unggahan ditolak.
Urutan yang lazim dipakai
Kalau dokumen tender tidak menyebut urutan tertentu, urutan berikut sering dipakai dan biasanya diterima. Dokumen administrasi dan surat penawaran di bagian depan, dokumen kualifikasi perusahaan menyusul, lalu dokumen teknis, dan dokumen penawaran harga di bagian akhir. Susunan ini menempatkan informasi yang paling sering diperiksa di depan.
Perlu ditegaskan, urutan itu hanya kebiasaan, bukan ketentuan. Begitu dokumen tender menyebut urutannya sendiri, urutan resmi itulah yang dipakai. Menyusun berkas dengan urutan buatan sendiri ketika urutan resminya sudah disebut adalah kesalahan yang bisa membuat berkas dinilai tidak lengkap.
Menyiapkan berkas sebelum digabung
Periksa tiga hal pada setiap bagian sebelum disatukan. Pertama, formatnya: seluruh bagian harus sudah berupa PDF. Kalau ada yang masih berupa Word, Excel, atau foto, ubah dulu. Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) dan Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS) mengekspor dokumen kantor dengan tata letak mengikuti aslinya, dan foto hasil pindai diubah lewat JPG ke PDF, yang menempatkan satu gambar pada satu halaman A4 dengan margin 20 mm.
Kedua, isinya sudah final. Nomor surat, nama penanggung jawab, dan angka penawaran tidak boleh berubah setelah digabung. Kalau ada revisi, revisi itu dilakukan pada berkas asalnya, lalu berkas itu digabung ulang.
Ketiga, namanya rapi. Beri nama berkas dengan urutan dan jenisnya, misalnya awalan angka untuk urutan. Nama yang rapi membuat proses pemeriksaan urutan jauh lebih cepat, terutama ketika berkasnya banyak.
Langkah menggabungkan berkas tender
- Kumpulkan seluruh bagian yang sudah final dalam satu folder.
- Tentukan urutan yang diminta. Kalau dokumen tender menyebut urutannya, ikuti urutan itu apa adanya.
- Buka Gabung PDF di peramban.
- Unggah berkas-berkasnya. Jumlah maksimal mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 pada paket Gratis, dan 20 pada paket Berbayar.
- Geser urutan berkas di pratinjau sampai cocok dengan daftar yang diminta.
- Periksa jumlah halaman setiap bagian di pratinjau, pastikan tidak ada yang kosong atau terpotong.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh PDF hasil gabungan.
- Buka kembali hasilnya halaman per halaman, mulai dari halaman pertama sampai terakhir.
Langkah kedelapan paling sering dilewati. Membuka hasil gabungan adalah satu-satunya cara memastikan tidak ada halaman yang hilang, terbalik, atau tergabung di posisi yang salah.
Masalah yang sering terjadi
Bagian yang masih berupa foto ikut diunggah. Berkas gambar tidak bisa digabung sebagai PDF. Ubah dulu menjadi PDF, baru gabungkan.
Urutan berkas terbalik. Ini terjadi ketika pengurutan mengandalkan nama berkas yang tidak konsisten. Perbaiki urutannya di pratinjau sebelum menjalankan proses, karena berkas hasil sudah tidak bisa diubah urutannya tanpa mengulang.
Hasil gabungan melewati batas unggahan portal. Berkas pindaian beresolusi tinggi adalah penyebab utamanya. Gabungkan dulu seluruh bagian, baru perkecil hasil gabungannya lewat Kompres PDF. Mengompres berkas satu per satu sebelum digabung berarti mengerjakan langkah yang sama berkali-kali.
Ada halaman yang perlu dibuang atau disusun ulang di dalam satu bagian. Kerjakan itu sebelum penggabungan, memakai Atur Urutan Halaman. Perlu diingat, halaman yang tidak disebut dalam penyusunan akan terbuang, jadi simpan salinan aslinya.
Penanda buku dari berkas asal tidak muncul di pembaca tertentu. Penanda buku dipertahankan oleh tool, tetapi cara pembaca PDF menampilkannya berbeda-beda. Kalau panitia mensyaratkan daftar isi, buat halaman daftar isi tersendiri di dalam dokumen.
Menamai dan menyimpan hasil gabungan
Beri nama hasil gabungan dengan pola yang menyebut isinya, misalnya nama paket, jenis dokumen, dan tanggal penyusunan. Nama seperti itu membuat berkas bisa dikenali tanpa dibuka, dan memudahkan Anda membedakan versi ketika ada revisi.
Simpan tiga hal di folder yang sama. Berkas asli tiap bagian, berkas hasil gabungan, dan catatan urutan yang dipakai. Catatan urutan berguna saat panitia meminta penjelasan atau saat Anda harus menyusun ulang untuk paket berikutnya.
Jangan menimpa berkas hasil gabungan dengan versi baru. Kalau ada revisi, simpan sebagai berkas baru dengan penanda versi. Menimpa berkas lama membuat Anda kehilangan jejak berkas apa yang benar-benar dikirim.
Memeriksa hasil gabungan sebelum diunggah
Periksa kelengkapan terhadap daftar yang diminta, satu per satu. Lalu periksa urutannya terhadap urutan resmi. Setelah itu periksa hal-hal kecil yang sering luput: nomor surat yang terbaca, tanda tangan dan cap yang tidak terpotong, serta halaman yang tidak terbalik.
Periksa juga ukuran berkasnya terhadap batas unggahan. Kalau batasnya disebut di dokumen tender, jadikan angka itu patokan, bukan perkiraan. Rincian batas per paket ada di halaman harga.
Terakhir, periksa metadata kalau berkasnya akan dikirim ke pihak luar. Berkas dari pengolah kata membawa nama penulis dan nama perangkat. panduan metadata PDF membersihkannya tanpa mengubah tampilan halaman.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau portal pengadaan memisahkan kolom per dokumen, ikuti sistem itu. Menggabungkan berkas pada sistem yang memisahkan kolom membuat berkas tidak terbaca sesuai urutan yang diminta.
Kalau panitia menyediakan formulir atau templat resmi, pakai berkas itu apa adanya. Menyusun versi sendiri lalu menggabungkannya justru berisiko ditolak.
Kalau dokumen tender mensyaratkan berkas fisik, penggabungan digital hanya untuk arsip pribadi. Yang diserahkan tetap berkas cetak sesuai ketentuan.
Kalau seluruh berkasnya sudah berbentuk satu PDF sejak awal dan hanya perlu dirapikan urutan halamannya, tidak ada yang perlu digabung. Pekerjaan seperti itu dikerjakan dengan tool lain, bukan penggabungan.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisakah urutan berkas diubah setelah digabung? Tidak lewat tool yang sama. Hasil gabungan adalah berkas baru, jadi urutan yang salah harus diperbaiki dengan menggabung ulang dari berkas aslinya. Karena itu, simpan selalu berkas sumbernya.
Bagaimana kalau jumlah berkas melebihi batas satu kali proses? Gabungkan secara bertahap. Satukan sebagian berkas menjadi satu PDF, lalu jadikan hasil itu sebagai salah satu bagian pada penggabungan berikutnya. Cara ini juga membuat prosesnya lebih mudah diperiksa.
Apakah halaman bisa dilacak asalnya setelah digabung? Tidak otomatis. Kalau Anda perlu penanda, tambahkan nomor halaman dengan Nomor Halaman, atau pisahkan bagian dengan halaman pembatas yang menyebut nama dokumennya.
Apakah hasil gabungan perlu dikunci? Hanya kalau berkasnya memuat data yang tidak boleh diubah setelah dikirim. Proteksi PDF bisa memberi kata sandi dan mengatur izin cetak, salin, dan ubah. Sandi tidak bisa dipulihkan kalau lupa, jadi catat sebelum berkas dikirim.
Menggabungkan sebagai langkah terakhir
Urutan pekerjaan yang aman: siapkan dan finalkan setiap bagian, ubah semuanya ke PDF, gabungkan, periksa hasilnya, lalu kecilkan ukurannya kalau perlu. Simpan berkas sumber dan berkas hasil di folder terpisah supaya revisi tidak menimpa arsip. Kalau ukurannya masih melewati batas, langkah lanjutannya ada di cara mengompres berkas tender. Langkah sebelum dan sesudahnya dibahas di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.