Dokumen perusahaan rapi bukan hasil menata satu berkas, melainkan hasil satu standar yang dipakai berulang. Standar itu memuat lima hal: pola nomor dokumen, susunan bagian yang tetap, aturan nama berkas, penanda versi, dan tempat penyimpanan. Begitu kelimanya ditetapkan, setiap surat, invoice, dan laporan yang keluar dari perusahaan punya bentuk yang bisa dikenali penerima dan bisa dilacak kembali oleh perusahaan sendiri.
Kerapian di sini bukan soal desain. Dokumen yang rapi adalah dokumen yang bisa ditemukan saat dicari, bisa dirujuk saat dipertanyakan, dan bisa diterbitkan ulang tanpa mengetik dari awal. Dokumen yang tidak rapi biasanya bermasalah di tiga titik: nomor yang kembar atau melompat, versi yang beredar lebih dari satu, dan berkas yang tidak bisa ditemukan lagi saat dibutuhkan.
Artikel ini untuk usaha kecil dan tim kantor yang mengurus dokumennya sendiri. Kalau perusahaan Anda sudah memakai sistem manajemen dokumen, ikuti aturan sistem itu. Yang dijelaskan di sini adalah cara membangun standarnya dari nol, lalu menjalankannya dengan alat yang sederhana.
Daftar jenis dokumen adalah langkah pertama
Sebelum merapikan format, tulis dulu jenis dokumen apa saja yang benar-benar dipakai perusahaan. Kelompokkan menjadi beberapa keluarga: dokumen transaksi seperti invoice dan kwitansi, surat keluar seperti surat penawaran harga dan surat pesanan, dokumen kesepakatan seperti perjanjian kerja sama, serta dokumen kepegawaian seperti surat tugas dan surat keterangan kerja.
Daftar itu menjadi dasar semua keputusan berikutnya. Setiap keluarga mendapat pola nomor sendiri, susunan bagian sendiri, dan aturan nama berkas sendiri. Tanpa daftar, standar yang dibuat cenderung hanya cocok untuk satu jenis dokumen, lalu diabaikan untuk jenis yang lain.
Daftar juga menunjukkan dokumen mana yang paling sering diterbitkan. Dokumen yang paling sering itulah yang paling layak dibuatkan templat lebih dulu. Cara menyusun templatnya dibahas terpisah di cara membuat template dokumen kerja.
Pola nomor yang tidak bertabrakan
Nomor dokumen adalah penanda yang paling sering menimbulkan masalah. Pakai satu pola tetap untuk setiap keluarga dokumen, misalnya kode jenis, urutan angka, dan bulan penerbitan. Yang penting bukan bentuk polanya, melainkan bahwa polanya sama untuk semua orang yang menerbitkan dokumen.
Simpan catatan nomor di satu tempat yang bisa diakses penerbit dokumen. Catatan bisa berupa lembar kerja sederhana dengan kolom jenis, nomor, tanggal, dan keterangan. Setiap nomor yang dipakai dicatat, termasuk yang dibatalkan. Nomor yang sudah terpakai tidak boleh dipakai ulang, karena dokumen lama masih bisa beredar dan rujukan nomor yang sama akan membingungkan.
Pisahkan nomor antar jenis dokumen. Kalau invoice dan surat keluar memakai urutan angka yang sama, cepat atau lambat akan ada dua dokumen berbeda dengan nomor yang sama. Pemisahan sejak awal menghindari pekerjaan membetulkan catatan di kemudian hari.
Susunan bagian yang tetap
Pembaca dokumen perusahaan mengharapkan bagian yang sama di tempat yang sama. Kop berisi nama dan kontak perusahaan. Di bawahnya nomor dan tanggal. Lalu pihak yang dituju, isi, penutup, dan tanda tangan. Susunan ini tidak harus sama untuk semua jenis dokumen, tetapi harus sama untuk dokumen sejenis.
Tetapkan juga aturan penulisan yang kecil tetapi sering salah: cara menulis nama perusahaan, format tanggal, format angka, dan penulisan gelar. Satu perusahaan sebaiknya memilih satu format tanggal dan memakainya di semua dokumen. Perbedaan format antara satu surat dan surat lain membuat dokumen terlihat dikerjakan orang yang berbeda tanpa koordinasi.
Untuk isi yang sering berulang, misalnya kalimat pembuka surat atau penutup, siapkan kalimat baku yang boleh dipakai siapa saja. Kalimat baku mempercepat pekerjaan dan menjaga nada dokumen tetap sama. Yang perlu dihindari adalah menyalin dokumen lama secara utuh, karena sisa data lama sering tertinggal di dalamnya.
Aturan nama berkas dan versi
Nama berkas menentukan seberapa cepat dokumen ditemukan kembali. Pakai pola yang menyebut jenis dokumen, nomor, pihak, dan tanggal, lalu simpan dengan urutan yang konsisten. Hindari nama seperti dokumen-baru.pdf atau scan.pdf, karena tidak menjelaskan apa pun saat daftar berkas menumpuk.
Penanda versi menyelamatkan perusahaan dari kebingungan dokumen mana yang berlaku. Beri status pada setiap berkas: draf, final, atau salinan. Berkas draf tidak dikirim ke luar sebelum berstatus final, dan berkas final tidak disunting lagi. Kalau ada revisi, terbitkan versi baru dengan penanda yang berbeda, bukan menimpa berkas final yang sudah dikirim.
Untuk berkas final yang dikirim ke pihak luar, simpan salinan apa adanya. Salinan itu menjadi rujukan kalau ada pertanyaan tentang isi yang benar-benar dikirim. Simpan juga berkas sumbernya, karena dokumen perusahaan sering diterbitkan ulang dengan nomor dan tanggal baru.
Menyatukan format keluaran
Selama dokumen masih dalam proses, formatnya bisa apa saja yang nyaman dipakai tim. Begitu dokumen keluar dari perusahaan, formatnya sebaiknya PDF. PDF menjaga tampilan yang sama di komputer penerima, dan teksnya bisa dicari.
Untuk dokumen yang ditulis sebagai teks, Teks ke PDF menghasilkan halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt. Untuk dokumen yang sudah tersusun di aplikasi kantor, Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) mengekspor berkas dengan tata letak mengikuti dokumen aslinya, dengan catatan dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit dan font yang tidak ada di server diganti font serupa. Kalau beberapa dokumen harus diserahkan sebagai satu berkas, Gabung PDF menyatukannya dengan urutan yang diatur di pratinjau, dan penanda bukunya dipertahankan.
Dokumen yang panjang sebaiknya diberi nomor halaman lewat Nomor Halaman supaya bagian yang dibahas bisa disebut dengan posisi yang jelas. Sebelum dikirim ke luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF, karena berkas kantor sering membawa nama penyusun dan nama perangkat di dalamnya.
Langkah membangun standar dokumen
- Tulis daftar jenis dokumen yang dipakai perusahaan.
- Tentukan keluarga dokumen dan pola nomor untuk masing-masing.
- Tetapkan susunan bagian untuk setiap keluarga dokumen.
- Sepakati aturan penulisan nama perusahaan, tanggal, dan angka.
- Tentukan pola nama berkas dan penanda versi.
- Pilih satu format keluaran, umumnya PDF, untuk dokumen yang keluar.
- Buat templat untuk dokumen yang paling sering diterbitkan.
- Uji standarnya pada dua atau tiga dokumen nyata, lalu perbaiki bagian yang tidak praktis.
Jangan menunggu standarnya sempurna. Standar yang terlalu rumit akan ditinggalkan. Mulai dari aturan yang paling sering dipakai, jalankan beberapa minggu, lalu tambahkan aturan berikutnya.
Kapan standar sendiri tidak dipakai
Kalau instansi tujuan menyediakan formulir atau format resmi, pakai format itu. Beberapa instansi menerbitkan lembar bernomor sendiri atau mensyaratkan susunan tertentu. Standar internal perusahaan tidak menggantikan ketentuan itu, dan menggantinya berakhir dengan penolakan di tahap administrasi.
Untuk dokumen yang mengikat secara hukum, isinya tetap perlu tinjauan ahli. Standar dokumen mengatur kerapian berkas, bukan keabsahan klausul. Kontrak kerja sederhana dan perjanjian kerja sama sebaiknya diperiksa orang yang memahami hukum sebelum ditandatangani.
Cara memeriksa hasilnya
Ambil tiga dokumen yang terbit bulan ini, satu dari setiap keluarga. Periksa nomornya terhadap catatan, periksa susunan bagiannya, dan periksa nama berkasnya. Kalau ketiganya sudah mengikuti standar, standarnya berjalan. Kalau ada yang menyimpang, cari tahu apakah aturannya belum jelas atau memang tidak diikuti.
Periksa juga arsipnya. Coba cari satu dokumen lama berdasarkan nomor atau nama pihak, lalu hitung berapa lama pencariannya. Kalau pencarian masih memakan waktu, bagian penamaan atau penyimpanan yang perlu diperbaiki. Cara menata penyimpanannya dibahas di cara menyimpan dokumen perusahaan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah usaha kecil perlu standar sedetail ini? Tidak semua bagian perlu. Usaha dengan sedikit dokumen cukup memulai dari pola nomor dan aturan nama berkas. Dua aturan itu sudah menyelesaikan sebagian besar masalah pencarian dan penomoran.
Siapa yang sebaiknya memegang catatan nomor? Satu orang atau satu bagian yang ditunjuk. Kalau banyak orang menerbitkan nomor sendiri-sendiri, catatannya terpecah dan nomor kembar lebih sulit dicegah.
Apakah dokumen lama perlu dirapikan ulang? Tidak perlu semua. Rapikan dokumen yang masih berlaku, misalnya kontrak yang masih berjalan. Dokumen lama yang sudah selesai cukup diberi nama dan disimpan, tanpa perlu disunting.
Apakah standar boleh diubah? Boleh, dan memang sebaiknya ditinjau berkala. Yang perlu dijaga, perubahan aturan berlaku untuk dokumen baru. Dokumen yang sudah terbit tidak perlu diterbitkan ulang hanya karena aturan penulisannya berubah.
Mulai dari dua aturan
Pilih dua aturan yang paling terasa manfaatnya, jalankan pada dokumen berikutnya, lalu perluas setelah keduanya menjadi kebiasaan. Peta pekerjaan dokumen usaha yang lain ada di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.