Surat keterangan penghasilan adalah dokumen yang menerangkan besaran penghasilan seseorang, biasanya untuk keperluan pihak ketiga seperti pengajuan kredit, pendaftaran beasiswa, pengajuan visa, atau keperluan administrasi lain. Cara membuatnya adalah mencocokkan angka dengan arsip penggajian, menyusun keterangan secara netral, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang siap dicetak atau dikirim.
Dokumen ini berbeda dari surat keterangan kerja yang menyebut jabatan dan masa kerja, dan dari surat rekomendasi yang memuat penilaian. Yang khas dari surat keterangan penghasilan adalah angka: nominal upah, komponennya, dan periode yang diterangkan. Karena memuat angka, dokumen ini termasuk berkas yang perlu dijaga kerahasiaannya.
Artikel ini ditulis dari sisi perusahaan atau bendahara yang menerbitkan surat. Ketentuan tiap penerima berbeda dan bisa berubah, jadi periksa permintaan resmi dari pihak yang meminta surat sebelum menulis. Kalau pihak yang meminta menyediakan formulir, isi formulir itu, karena format resmi merekalah yang mengikat.
Keperluan yang paling sering
Bank meminta keterangan penghasilan untuk menilai kemampuan membayar sebelum menyetujui kredit atau membuka fasilitas tertentu. Lembaga beasiswa memintanya untuk menilai kelayakan ekonomi pelamar. Kedutaan memintanya sebagai bagian dari berkas visa. Sebagian instansi memintanya untuk keperluan administrasi kepegawaian atau tunjangan.
Karena keperluannya berbeda, yang diminta juga berbeda. Ada yang hanya memerlukan satu angka penghasilan bulanan. Ada yang memerlukan rincian komponen upah. Ada yang memerlukan keterangan periode tertentu. Tanyakan daftar isian yang diminta sebelum menulis, supaya surat yang keluar langsung bisa dipakai dan tidak perlu diterbitkan dua kali.
Untuk keperluan perbankan, bank biasanya menyediakan format sendiri dan meminta perusahaan mengisinya. Dalam keadaan itu, format bank yang dipakai. Ketentuan tiap bank berbeda dan bisa berubah, jadi verifikasi ke kantor bank yang bersangkutan, bukan dari pengalaman orang lain.
Data yang perlu dicocokkan
Kesalahan pada surat keterangan penghasilan paling sering berasal dari angka yang diambil dari ingatan. Buka arsip penggajian sebelum menulis, lalu cocokkan: nama lengkap sesuai identitas, jabatan, status kepegawaian, komponen penghasilan yang diterangkan, dan periode yang dipakai.
Komponen penghasilan perlu diperjelas. Sebagian pihak meminta penghasilan bruto, sebagian meminta penghasilan yang diterima bersih. Dua angka itu berbeda, dan mencampurnya bisa membuat surat ditolak atau menimbulkan pertanyaan. Tulis komponen apa saja yang termasuk dan apa yang tidak, langsung di badan surat.
Periode juga perlu tegas. Keterangan bisa memakai satu bulan terakhir, rata-rata beberapa bulan, atau periode tertentu sesuai permintaan. Tulis periode yang dipakai secara eksplisit, misalnya bulan dan tahunnya, supaya tidak ada tafsir ganda.
Kalau usaha Anda belum memakai sistem penggajian tetap, siapkan dulu rekap penghasilan dari catatan yang ada. Data yang diambil dari rekap lebih bisa dipertanggungjawabkan daripada angka yang dikira-kira. Perbedaan kecil pada angka bisa memengaruhi keputusan pihak yang menerima surat.
Isi yang perlu ada
Surat keterangan penghasilan yang lengkap memuat kop perusahaan, nomor surat, dan tanggal penerbitan. Setelah itu identitas karyawan, jabatan, dan status kepegawaiannya. Bagian inti memuat keterangan penghasilan beserta komponen dan periodenya.
Bagian penutup menyatakan bahwa keterangan itu benar, lalu diikuti keperluan surat, nama penandatangan, jabatan, tanda tangan, dan stempel perusahaan kalau ada. Cantumkan kontak bagian kepegawaian atau bagian keuangan yang bisa dihubungi untuk verifikasi, karena bank dan lembaga sering melakukan pengecekan ulang.
Nomor surat penting untuk dokumen ini karena angkanya sering diminta kembali saat pencairan atau pemeriksaan lanjutan. Pakai pola nomor yang tetap, dan catat setiap nomor yang keluar beserta tanggalnya.
Menjaga kerahasiaan angka penghasilan
Angka penghasilan adalah data pribadi yang tidak perlu diketahui orang lain. Ada dua kebiasaan yang membantu. Pertama, serahkan surat hanya kepada pihak yang memintanya, bukan kepada perantara yang tidak jelas keperluannya. Kedua, kirim berkasnya lewat saluran yang bisa ditelusuri, bukan lewat pesan yang diteruskan bebas.
Kalau surat dikirim sebagai lampiran surel, pertimbangkan menguncinya dengan Proteksi PDF. Kata sandinya AES-256 dengan minimal empat karakter, dan izin cetak, salin, serta ubah bawaannya ditolak. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan catat sandinya, karena sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan.
Sebelum berkas dikirim ke luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF. Berkas dari pengolah kata membawa nama penulis dan nama perangkat, dan informasi itu tidak perlu diketahui penerima.
Langkah membuat surat keterangan penghasilan
- Baca permintaan resmi dari pihak yang meminta, termasuk isian yang diminta.
- Buka arsip penggajian dan tentukan komponen serta periode yang dipakai.
- Cocokkan nama, jabatan, dan status kepegawaian dengan arsip.
- Tentukan nomor surat dan tanggal penerbitan.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor, dan tanggal.
- Tulis identitas karyawan dan keterangan penghasilan beserta komponennya.
- Tulis pernyataan bahwa keterangan itu benar, lalu keperluan surat.
- Tambahkan nama penandatangan, jabatan, dan kontak verifikasi.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya sebelum diserahkan.
Kalau suratnya memuat tabel komponen penghasilan, susun tabelnya di Excel lebih dulu, lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS). Satu lembar kerja menjadi halaman berurutan dan diskalakan agar muat lebar A4. Yang tercetak adalah hasil hitungan akhir sel, bukan rumusnya.
Menandatangani dan mengesahkan
Isi surat diselesaikan sebelum tanda tangan dipasang. Mengubah isi setelah penandaan membuat penandanya harus dipasang ulang, dan pada dokumen yang sudah diserahkan ke bank hal itu merepotkan.
Untuk keperluan bank dan instansi, tanda tangan basah beserta stempel perusahaan umumnya masih diminta. Cetak suratnya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Untuk keperluan internal atau salinan arsip, tanda tangan gambar bisa ditempelkan dengan Tanda Tangan PDF. Perlu dipahami, tanda tangan gambar menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kalau instansinya mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE.
Kalau suratnya perlu dipindai dari hasil cetak, pastikan seluruh halaman terbaca dan tidak ada bagian yang terpotong. Kirim dokumen sebagai PDF, bukan foto, kecuali instansi meminta lain.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau bank atau lembaga menyediakan formulir sendiri, isi formulir itu. Kalau yang diminta adalah bukti penghasilan resmi dari otoritas pajak, dokumen yang tepat bukan surat dari perusahaan, melainkan dokumen resmi dari kanal yang berwenang. Tanyakan ke instansi yang meminta, karena ketentuannya berbeda dan bisa berubah.
Kalau yang bersangkutan adalah pekerja lepas tanpa perusahaan pemberi kerja, surat keterangan dari perusahaan tidak bisa diterbitkan. Yang bisa disiapkan adalah rekap penghasilan dari catatan sendiri atau dokumen lain yang diminta instansi. Verifikasi daftar dokumen yang bisa diterima ke instansi yang bersangkutan.
Pertanyaan yang sering muncul
Siapa yang menandatangani surat keterangan penghasilan? Umumnya pejabat di bidang keuangan atau kepegawaian yang berwenang. Aturan tiap perusahaan berbeda, jadi ikuti kewenangan yang berlaku di tempat Anda.
Apakah angka penghasilan ditulis dalam huruf? Tidak wajib. Yang penting angkanya jelas, satuannya konsisten, dan komponen yang termasuk disebutkan. Kalau surat memuat beberapa angka, tulis komponennya satu per satu.
Bolehkah surat diterbitkan untuk karyawan yang sudah berhenti? Boleh, selama arsip penggajiannya masih tersimpan. Sebutkan periode keterangan secara tegas supaya tidak menimbulkan tafsir ganda.
Apakah surat keterangan penghasilan bisa dikirim lewat surel? Bisa. Kirim sebagai PDF, dan pertimbangkan mengunci berkasnya karena isinya memuat data pribadi. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Mulai dari satu permintaan
Ambil satu permintaan yang sedang berjalan, cocokkan angkanya dengan arsip, lalu susun suratnya dengan urutan di atas. Setelah polanya terbentuk, permintaan berikutnya cukup disusun dari kerangka yang sama. Panduan untuk dokumen kerja lainnya ada di Dokumen Kerja, dan gambaran semua silo ada di Panduan Dokumen.