Surat rekomendasi adalah dokumen berisi penilaian tentang seseorang yang ditulis pihak lain untuk keperluan tertentu. Cara membuat surat rekomendasi PDF adalah menyiapkan bahan dari orang yang direkomendasikan, menulis penilaian dengan contoh yang bisa diperiksa, memeriksa ulang isinya, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45 yang siap dikirim atau dicetak.
Dokumen ini berbeda dari surat keterangan kerja yang menyebut fakta kepegawaian, dan dari surat keterangan penghasilan yang memuat angka upah. Surat rekomendasi memuat penilaian, dan penilaian itulah yang diminta. Karena isinya penilaian, yang menulis harus orang yang benar-benar mengenal orang yang direkomendasikan, bukan pejabat yang hanya menandatangani.
Artikel ini ditulis dari sisi pemberi rekomendasi. Pekerjaannya mencakup meminta bahan, menyusun penilaian, dan menjaga kerahasiaan surat. Ketentuan tiap penerima berbeda dan bisa berubah, jadi periksa pengumuman resmi dari lembaga yang meminta surat sebelum mulai menulis.
Kapan surat rekomendasi diperlukan
Keperluan yang paling sering adalah melamar beasiswa, melamar pekerjaan, mendaftar program pelatihan, mengajukan visa, dan melanjutkan pendidikan. Pada semua keperluan itu, penerima ingin menilai orang yang direkomendasikan dari sudut pandang orang lain, bukan dari keterangan yang ditulis sendiri.
Sebagian lembaga menyediakan formulir rekomendasi berisi kolom penilaian dan pertanyaan yang harus dijawab. Kalau formulirnya ada, isi formulir itu. Formulir resmi dari lembaga yang mengikat, dan surat bebas tidak menggantikannya. Tanyakan juga apakah surat harus dikirim langsung oleh pemberi rekomendasi atau diserahkan bersama berkas lain, karena cara pengirimannya sering ditentukan.
Untuk keperluan internal, misalnya rekomendasi promosi di dalam perusahaan, bentuknya bisa lebih sederhana. Yang tetap perlu ada adalah penilaian yang jelas dan alasan di baliknya.
Bahan yang perlu diminta dari orang yang direkomendasikan
Pemberi rekomendasi tidak menghafal seluruh pencapaian orang yang direkomendasikan. Minta bahan supaya penilaiannya spesifik. Bahan itu meliputi tujuan surat, nama lembaga atau program, tenggat penyerahan, riwayat kerja atau studi yang relevan, dan dua atau tiga pencapaian yang menurut yang bersangkutan paling penting.
Minta juga salinan berkas yang akan dikirim bersamanya, misalnya dokumen beasiswa atau lamaran pekerjaan. Dari situ pemberi rekomendasi bisa menyesuaikan penekanan surat dengan yang dicari penerima. Surat yang menyebut hal yang tidak diminta tetap sah, tetapi surat yang menyebut hal yang diminta lebih berguna.
Satu hal yang sering terlewat: minta bahan itu lebih awal. Menulis rekomendasi memerlukan waktu untuk mengingat kembali kejadian yang layak disebut. Kalau permintaannya datang sehari sebelum tenggat, yang keluar biasanya surat yang aman tetapi kosong.
Bagian surat rekomendasi
Kop dan identitas pemberi rekomendasi diletakkan di bagian atas: nama, jabatan, unit kerja, alamat, dan kontak yang bisa dihubungi. Kontak penting karena penerima sering memverifikasi surat.
Tujuan surat menyebut lembaga yang meminta dan keperluan rekomendasinya. Kalau ada nomor pendaftaran atau nama program, cantumkan supaya surat tidak tertukar dengan berkas pelamar lain.
Bagian hubungan menjelaskan sejak kapan dan dalam kedudukan apa pemberi rekomendasi mengenal orang yang direkomendasikan. Bagian ini yang memberi bobot pada penilaian. Atasan langsung yang mengenal selama tiga tahun menilai berbeda dari orang yang hanya pernah bertemu sekali.
Bagian penilaian memuat hal yang dinilai, misalnya kualitas kerja, cara bekerja sama, kemampuan belajar, dan sikap menghadapi tekanan. Sebutkan contoh untuk setiap penilaian. Bagian penutup menyatakan rekomendasi dengan tegas, lalu diikuti tanda tangan, nama jelas, dan jabatan.
Menulis penilaian yang bisa dipercaya
Penilaian yang kuat bersandar pada kejadian. "Memiliki inisiatif yang baik" adalah penilaian tanpa bukti. "Mengusulkan perbaikan alur pencatatan yang memangkas satu langkah pemeriksaan, lalu menjalankannya" adalah penilaian yang bisa dibayangkan pembacanya. Contoh tidak perlu panjang, satu atau dua kalimat cukup.
Sebutkan juga batasannya. Surat yang seluruhnya berisi pujian sulit dipercaya. Kalimat seperti "masih perlu belajar memimpin rapat besar, tetapi sudah menunjukkan kemajuan pada tiga bulan terakhir" justru memperkuat penilaian sebelumnya, selama disampaikan dengan tenang dan bukan untuk menjatuhkan.
Hindari membandingkan dengan orang lain tanpa dasar. "Termasuk yang terbaik dari seratus karyawan" menuntut data yang biasanya tidak ada. Kalau ingin menyebut peringkat, pastikan angkanya benar-benar tercatat dan bisa dipertanggungjawabkan.
Panjang surat mengikuti keperluan, bukan sebaliknya. Satu halaman sudah cukup untuk sebagian besar keperluan, asalkan setiap penilaian punya contoh. Kalau lembaga meminta penilaian atas daftar kemampuan tertentu, jawab satu per satu secara singkat daripada menulis paragraf panjang yang melebar ke hal lain.
Langkah membuat surat rekomendasi PDF
- Terima permintaan beserta keperluan dan tenggatnya.
- Minta bahan pendukung dan salinan berkas yang akan dikirim bersamanya.
- Tentukan hal yang ingin ditekankan, lalu pilih dua atau tiga contoh nyata.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop dan identitas pemberi rekomendasi, lalu tujuan surat.
- Tulis hubungan dengan orang yang direkomendasikan dan lamanya.
- Tulis penilaian dengan contohnya, satu paragraf satu hal.
- Tulis pernyataan rekomendasi, penutup, nama, jabatan, dan kontak.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu baca ulang hasilnya.
- Cetak untuk tanda tangan basah, atau tempelkan tanda tangan gambar.
Judul bisa ditulis dengan tanda pagar di awal baris, dan bagian penting seperti nama program bisa ditebalkan dengan bintang ganda. Kalau suratnya lebih dari satu halaman, pertimbangkan Nomor Halaman supaya halaman mudah dirujuk.
Mengirim dan menyimpan
Banyak lembaga meminta surat dikirim langsung oleh pemberi rekomendasi, biasanya lewat surel atau sistem pendaftaran. Ikuti cara yang diminta. Kalau suratnya rahasia, jangan menyerahkan salinannya kepada orang yang direkomendasikan tanpa persetujuan lembaga.
Untuk surat yang dikirim ke pihak luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penulis dan nama perangkat tidak ikut terbawa. Kalau isinya perlu dibatasi, kunci berkasnya dengan Proteksi PDF, lalu kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Simpan salinan digital surat beserta berkas teks sumbernya. Pemberi rekomendasi sering diminta menulis surat serupa untuk keperluan lain, dan kerangka yang sudah ada menghemat waktu tanpa harus menyalin penilaian yang sama persis.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau lembaga menyediakan formulir sendiri, isi formulir itu. Kalau lembaga melarang surat tambahan, jangan melampirkan surat bebas.
Kalau pemberi rekomendasi tidak cukup mengenal orang yang direkomendasikan, jangan menulis surat yang seolah-olah mengenalnya. Menolak dengan sopan lebih baik daripada mengeluarkan surat yang tidak bisa dipertanggungjawabkan.
Untuk keperluan yang menuntut keterangan resmi dari instansi, misalnya keterangan resmi dari kampus atau perusahaan, dokumen yang tepat adalah surat keterangan, bukan surat rekomendasi. Ketentuan tiap instansi berbeda dan bisa berubah, jadi verifikasi ke sumber resminya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa bedanya surat rekomendasi dan surat keterangan kerja? Surat keterangan kerja menyatakan fakta: seseorang bekerja di perusahaan tertentu pada periode tertentu. Surat rekomendasi memuat penilaian pemberi rekomendasi beserta alasan di baliknya.
Bolehkah pemberi rekomendasi mengirim suratnya langsung ke penyelenggara? Boleh, dan sebagian lembaga memang mensyaratkannya. Periksa pengumuman resmi lembaga untuk mengetahui cara pengiriman yang diminta.
Apakah surat rekomendasi boleh ditulis dalam bahasa Inggris? Boleh kalau lembaganya meminta. Pastikan terjemahannya diperiksa orang yang menguasai kedua bahasa, terutama untuk istilah jabatan dan nama program.
Apakah surat rekomendasi perlu kop? Kop membantu penerima mengenali asal surat. Yang lebih penting adalah identitas pemberi rekomendasi dan kontak yang bisa dihubungi di badan surat.
Mulai dari satu permintaan
Ambil satu permintaan rekomendasi yang sedang berjalan, kumpulkan bahannya, lalu susun suratnya dengan urutan di atas. Setelah polanya terbentuk, simpan berkas teksnya sebagai kerangka agar permintaan berikutnya lebih cepat dikerjakan. Dokumen kerja lain di kelompok ini ada di Dokumen Kerja, dan peta seluruh silo ada di Panduan Dokumen.