NDA, singkatan dari non disclosure agreement, adalah perjanjian kerahasiaan yang mengikat pihak yang menerima informasi untuk tidak menyebarkannya. Karena isinya menentukan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan atas informasi, dokumen ini sebaiknya disusun dengan tinjauan orang yang memahami hukum. Tool di layanan ini hanya membantu merapikan berkasnya menjadi PDF. Tool tidak menyusun klausul, tidak menilai keabsahan perjanjian, dan tidak menggantikan penasihat hukum.
Artikel ini menjelaskan pekerjaan yang bisa Anda kendalikan sebelum dan sesudah tinjauan: mengenali kapan NDA diperlukan, mengumpulkan bahan, menyepakati pokok kerahasiaannya, dan menyimpan berkasnya. Untuk hal yang mengikat, arahkan verifikasi ke konsultan hukum, notaris, atau bagian hukum instansi yang terlibat. Ketentuan tentang perjanjian bisa berbeda menurut jenis kerja samanya, jadi yang berlaku adalah nasihat hukum untuk kasus Anda, bukan contoh dari internet.
NDA dan dokumen kerahasiaan lain
NDA adalah perjanjian. Ia mengikat paling sedikit dua pihak, dan menimbulkan kewajiban yang bisa dituntut kalau dilanggar. Karena itu, NDA berbeda dari sekadar pernyataan menjaga rahasia yang ditulis di surel atau pesan singkat, dan berbeda dari kebijakan internal perusahaan yang mengikat karyawan tanpa perjanjian tersendiri.
NDA juga berbeda dari perjanjian kerja sama yang mengatur pekerjaan bersama dan sering memuat pasal kerahasiaan di dalamnya, serta dari kontrak kerja sederhana yang objeknya pekerjaan, bukan informasi. NDA berdiri sendiri dan fokus pada satu hal: perlindungan informasi.
Kapan NDA diperlukan
NDA diperlukan ketika satu pihak harus membuka informasi yang tidak boleh menyebar, dan pihak itu ingin punya dasar kalau informasinya disalahgunakan. Keadaan yang paling sering: pembicaraan awal kerja sama usaha, penawaran dari vendor yang memerlukan data internal, pengembangan produk bersama pihak luar, kerja sama dengan konsultan atau pekerja lepas yang mengakses data, dan proses uji kelayakan sebelum akuisisi atau investasi.
NDA juga sering dipakai saat merekrut orang untuk posisi yang akan menangani data pelanggan atau rahasia dagang. Untuk hubungan kerja, kewajiban kerahasiaan biasanya diatur dalam dokumen kepegawaian, dan NDA menjadi pelengkapnya.
Sebaliknya, NDA tidak diperlukan untuk setiap percakapan usaha. Menyodorkan NDA sebelum ada pembicaraan yang sungguh-sungguh bisa membuat calon mitra mundur, terutama untuk informasi yang sebenarnya sudah umum. Ukur dulu nilai informasinya, dan tanyakan ke penasihat hukum kalau ragu.
Jenis NDA menurut arahnya
NDA satu arah mengikat satu pihak saja. Pihak yang menerima informasi berjanji menjaganya, sementara pihak yang membuka informasi tidak terikat kewajiban serupa. Bentuk ini lazim dipakai saat perusahaan membuka data kepada vendor, konsultan, atau calon karyawan.
NDA dua arah mengikat kedua pihak yang saling bertukar informasi. Bentuk ini lazim dipakai pada pembicaraan kerja sama, di mana kedua belah pihak sama-sama membuka data. Karena kewajibannya seimbang, bentuk ini biasanya lebih mudah diterima calon mitra.
Bahan yang perlu dikumpulkan sebelum menyusun
Kumpulkan identitas para pihak lebih dulu: nama lengkap, badan usaha kalau ada, alamat, dan siapa yang berwenang mewakili. Untuk badan usaha, pastikan kewenangan penandatangannya, karena kesalahan di bagian ini bisa membuat perjanjian dipersoalkan.
Tentukan informasi apa yang dianggap rahasia. Buat daftar kategori, misalnya data pelanggan, harga, rencana produk, atau proses kerja. Kalau informasinya spesifik, sebutkan secara langsung. Daftar ini menjadi bahan penting bagi penyusun klausul.
Tentukan juga apa yang tidak dianggap rahasia. Informasi yang sudah umum, yang sudah dimiliki penerima sebelum perjanjian, atau yang wajib dibuka menurut ketentuan yang berlaku, biasanya dikecualikan. Pengecualian ini melindungi penerima dari kewajiban yang tidak masuk akal.
Tetapkan jangka waktunya. Sebutkan kapan kewajiban kerahasiaan mulai berlaku dan berapa lama. Untuk data yang nilainya menurun cepat, jangka waktu yang terlalu panjang bisa membuat calon mitra menolak. Tanyakan ke penasihat hukum tentang jangka waktu yang wajar untuk kasus Anda.
Pokok yang perlu ada dalam NDA
Para pihak, dengan identitas dan kewenangan yang jelas. Definisi informasi rahasia, yang bisa dirinci sebagai daftar kategori. Pengecualian, yaitu hal yang tidak dianggap rahasia. Kewajiban penerima, misalnya tidak menyebarkan, tidak memakai untuk keperluan lain, dan menjaga aksesnya terbatas.
Jangka waktu kewajiban, termasuk apa yang terjadi setelah perjanjian berakhir. Akibat pelanggaran, yang biasanya dirumuskan sebagai ganti kerugian, dan perumusannya sebaiknya ditinjau ahli. Cara penyelesaian perbedaan, yang pilihan forumnya punya akibat hukum dan biaya. Dan ketentuan penutup, termasuk hukum mana yang berlaku bila para pihak berada di yurisdiksi berbeda.
Semua pokok itu adalah bahan untuk penyusun klausul, bukan klausul siap pakai. Merangkainya menjadi kalimat yang mengikat adalah pekerjaan ahli hukum.
Urutan kerja menyusun berkasnya
- Kumpulkan identitas para pihak dan dokumen pendukungnya.
- Tentukan jenis NDA yang sesuai: satu arah atau dua arah.
- Buat daftar informasi rahasia, pengecualian, dan jangka waktunya.
- Sepakati pokok itu bersama calon pihak lain, lalu catat hasilnya.
- Minta penyusunan dan tinjauan ahli hukum atas drafnya, lalu ikuti masukannya.
- Rapikan berkas final dari isi yang sudah disetujui kedua pihak.
- Periksa nama, alamat, tanggal, dan lampiran satu per satu.
- Siapkan salinan untuk setiap pihak, lalu atur urutan penandatanganannya.
- Simpan berkas final beserta catatan perubahan dan lampirannya.
Langkah keenam bisa memakai Teks ke PDF. Tulis atau tempel isi yang sudah disetujui ke editor di halaman itu, lalu unduh hasilnya sebagai PDF A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt. Kalau isinya sudah tersusun di aplikasi pengolah kata, ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Kedua jalur itu hanya merapikan tampilan, bukan menyusun klausul.
Menandatangani NDA
Tanda tangan baru dipasang setelah isinya final dan sudah ditinjau. Kalau ada perubahan setelah penandaan, perubahan itu perlu disetujui kedua pihak secara tertulis, dan tanda tangannya dipasang ulang pada versi yang baru.
Untuk NDA yang nilainya besar atau yang akan dipakai sebagai bukti, tanda tangan basah masih sering diminta. Cetak dokumennya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Untuk keperluan internal atau kerja sama yang nilainya lebih kecil, tanda tangan gambar bisa ditempelkan dengan Tanda Tangan PDF. Sifatnya perlu disebut apa adanya: lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kalau instansi mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik.
Kalau para pihak berada di kota atau negara berbeda, NDA bisa ditandatangani dalam beberapa salinan, lalu salinannya dipertukarkan.
Memeriksa dan menyimpan berkas
Periksa nama dan identitas para pihak, karena salah ketik di bagian ini paling sering terjadi dan paling merepotkan. Periksa daftar informasi rahasianya, apakah sudah mencakup hal yang benar-benar perlu dilindungi. Periksa jangka waktunya dan pengecualiannya.
Periksa kelengkapan lampiran. Lampiran yang disebut di badan perjanjian harus benar-benar ada dan ikut diserahkan. Kalau lampirannya terdiri dari beberapa berkas, satukan lebih dulu dengan Gabung PDF supaya penerima membuka satu berkas saja. Urutan berkas bisa diperiksa di pratinjau sebelum digabungkan.
Salinan digitalnya bisa dikunci dengan Proteksi PDF kalau isinya tidak perlu dibaca orang lain. Sandinya dikirim lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan catat sandinya, karena sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan.
Kapan sebaiknya tidak melanjutkan sendiri
Kalau informasi yang dilindungi menyangkut rahasia dagang yang bernilai besar, paten, atau data pribadi dalam jumlah banyak, libatkan penasihat hukum sejak awal. Kesalahan pada perumusan dapat membuat perlindungannya lemah justru ketika dibutuhkan.
Kalau para pihak berada di negara berbeda, pertanyaan tentang hukum yang berlaku dan forum penyelesaian menjadi rumit. Jangan menetapkannya berdasarkan contoh dari internet.
Kalau pihak lain menolak menandatangani NDA dan informasinya belum mendesak untuk dibuka, pertimbangkan untuk tidak melanjutkan pembicaraan yang memerlukan pembukaan data. Menahan informasi lebih murah daripada mengejar pelanggaran setelah data tersebar. Dokumen kerja lain di kelompok ini ada di Dokumen Kerja, dan peta seluruh silo ada di Panduan Dokumen.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah NDA harus dibuat oleh notaris? Tidak selalu. Untuk kerja sama biasa, NDA di bawah tangan bisa cukup. Untuk keadaan tertentu, akta notaris diperlukan. Tanyakan ke notaris atau penasihat hukum untuk kasus Anda.
Apakah NDA bisa dibuat dalam bahasa Indonesia dan Inggris sekaligus? Bisa. Kalau dibuat dua bahasa, sepakati bahasa mana yang berlaku bila ada perbedaan tafsir, dan tulis kesepakatan itu di dalam perjanjian.
Apakah tool di sini bisa menyusun klausul NDA? Tidak. Tool hanya merapikan berkas menjadi PDF. Penyusunan dan tinjauan klausul adalah pekerjaan ahli hukum.
Apakah NDA tetap berlaku setelah kerja sama berakhir? Jangka waktunya ditentukan di dalam perjanjian. Karena itu, jangka waktu kewajiban termasuk pokok yang perlu disepakati dan ditinjau ahli sejak awal.