Dokumen pendidikan adalah berkas yang dinilai oleh kampus, sekolah, atau lembaga pemberi beasiswa, bukan oleh pembacanya saja. Skripsi, ijazah, transkrip, berkas pendaftaran, dan lampiran beasiswa punya satu ciri yang sama: ada pedoman format yang mengikat, dan berkas yang tidak mengikutinya bisa ditolak di tahap administrasi. Isi yang benar tidak cukup kalau susunannya salah, ukurannya terlalu besar, atau halamannya terbalik.
Sub-pilar ini membahas cara menyiapkan berkas sekolah dan kampus dari bahan mentah sampai siap diserahkan. Pekerjaannya bertumpu pada enam tool. Gabung PDF menyatukan beberapa berkas menjadi satu dokumen berurutan, Kompres PDF memperkecil ukuran agar lolos batas unggahan, JPG ke PDF menyusun pindaian dan foto menjadi PDF, Teks ke PDF membuat dokumen dari tulisan yang diketik, Atur Halaman menyusun ulang urutan halaman, dan Putar PDF membetulkan halaman yang tampil menyamping.
Satu prinsip berlaku untuk seluruh bagian ini: pedoman kampus selalu menang atas saran umum. Artikel di sini menjelaskan urutan, cara menyusun, dan cara memeriksa. Angka yang mengikat, seperti margin, jenis huruf, jumlah halaman, atau ukuran berkas, harus diperiksa di pedoman resmi kampus atau pengumuman lembaga yang bersangkutan, karena ketentuannya berbeda dan bisa berubah tiap periode.
Peta pekerjaan: 33 artikel di sub-pilar pendidikan
Sub-pilar ini mengumpulkan pekerjaan menyiapkan berkas sekolah dan kampus. Artikelnya dikelompokkan menurut kebutuhan, dan masing-masing bisa dibaca sendiri.
Sembilan artikel membahas penyusunan berkas skripsi dan tugas akhir: Cara Membuat Lampiran Skripsi, Cara Membuat Surat Pernyataan Skripsi, Cara Menggabungkan Bab Skripsi Jadi Satu PDF, Cara Mengompres PDF Skripsi, Format Penomoran Halaman Skripsi, Cara Menyusun Daftar Pustaka, Cara Menyiapkan Berkas Sidang Skripsi, Cara Mengirim Skripsi ke Dosen, dan Cara Membuat PDF Portofolio Akademik.
Lima artikel membahas catatan dan materi kuliah: Cara Membuat Catatan Kuliah PDF, Cara Membuat Rangkuman Materi PDF, Cara Mencetak Materi Kuliah Hemat Kertas, Cara Menyimpan Dokumen Kuliah, dan Cara Menggabungkan Tugas Kuliah Jadi Satu.
Empat artikel membahas pengumpulan tugas dan kegiatan kampus: Cara Mengumpulkan Tugas lewat LMS, Kesalahan Upload Tugas Kuliah, Cara Membuat Kartu Ujian PDF, dan Cara Menyiapkan Berkas KKN.
Lima artikel membahas surat dan keterangan resmi kampus: Cara Membuat Surat Izin Tidak Kuliah, Cara Membuat Surat Keterangan Aktif Kuliah, Cara Mengurus Surat Keterangan Lulus, Cara Menyiapkan Berkas Yudisium, dan Cara Membuat PDF Ijazah untuk Lamaran.
Empat artikel membahas beasiswa dan pendaftaran lanjutan: Cara Membuat CV untuk Beasiswa, Cara Menyiapkan Berkas Beasiswa Unggulan, Cara Menggabungkan Berkas Beasiswa Jadi Satu, dan Cara Menyiapkan Berkas Pertukaran Mahasiswa.
Empat artikel membahas berkas administrasi akademik dan magang: Cara Menyiapkan Berkas Pendaftaran Kuliah, Cara Menyiapkan Berkas Magang Kampus, Cara Menggabungkan Ijazah dan Transkrip, dan Cara Mengurus Legalisir Ijazah.
Dua artikel sisanya membahas transkrip dan perhitungan nilai: Cara Membaca Transkrip Nilai dan Cara Menghitung IPK.
Konsep dasar sebelum menyiapkan berkas pendidikan
Berkas pendidikan dinilai dari tiga hal: isinya benar, formatnya sesuai pedoman, dan berkasnya bisa dibaca. Isi yang benar berarti tidak ada salah ketik pada nama, nomor induk, tanggal, dan nilai. Format yang sesuai berarti mengikuti pedoman kampus, bukan selera sendiri. Berkas yang bisa dibaca berarti PDF yang tidak terkunci, tidak rusak, dan ukurannya di bawah batas yang diminta.
Pindaian adalah cara paling umum menyiapkan berkas pendidikan. Ijazah, transkrip, kartu ujian, dan surat keterangan biasanya harus dipindai dari dokumen fisik. Pindaian yang baik memiliki pencahayaan merata, tidak miring, dan tidak terpotong di tepinya. Foto dari kamera ponsel bisa dipakai selama diambil tegak lurus dengan latar polos. Setelah dipindai, gambar-gambar itu disusun menjadi satu PDF berurutan lewat JPG ke PDF.
Menyusun dokumen dari tulisan lebih cepat daripada menyunting templat. Untuk surat izin, surat pernyataan, dan daftar pustaka, Teks ke PDF menerima tulisan langsung dan menghasilkan PDF A4 dengan margin 20 mm. Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul, dan pemisah halaman ditulis dengan tiga tanda hubung pada baris sendiri.
Urutan berkas sering menentukan diterima atau ditolaknya berkas administrasi. Kampus biasanya menyebut urutannya di pedoman atau pengumuman. Gabung PDF menyatukan beberapa PDF menjadi satu dokumen, dan Atur Halaman menata ulang urutannya setelah semua bagian terkumpul. Halaman yang tampil menyamping karena salah orientasi saat dipindai dibetulkan lewat Putar PDF.
Ukuran berkas adalah hal yang paling sering menggagalkan unggahan. Pindaian beresolusi tinggi menghasilkan berkas besar, dan portal kampus biasanya membatasi ukuran unggahan. Kompres PDF memperkecil ukuran dengan menurunkan resolusi gambar yang berlebihan, sementara teks yang berupa vektor tetap tajam. Kompresi dikerjakan setelah semua bagian digabung, agar hanya ada satu berkas akhir yang perlu dikecilkan.
Alur kerja untuk tiga skenario nyata
Skenario pertama: mengumpulkan skripsi dari beberapa berkas bab. Skripsi sering ditulis dalam beberapa berkas terpisah: bab satu sampai bab lima, daftar pustaka, dan lampiran. Setelah semua bab selesai dan formatnya mengikuti pedoman, satukan bagian-bagian itu lewat Gabung PDF. Periksa urutan halaman setelah penggabungan, lalu betulkan bagian yang salah urut lewat Atur Halaman. Kalau ada halaman pindaian yang menyamping, rapikan dengan Putar PDF. Terakhir, kecilkan ukuran berkas lewat Kompres PDF agar lolos batas unggahan portal kampus.
Skenario kedua: menyiapkan berkas beasiswa yang menumpuk. Berkas beasiswa biasanya memuat banyak bagian: CV, transkrip, ijazah, surat rekomendasi, esai, dan sertifikat. Kumpulkan semuanya lebih dulu, lalu periksa urutan yang diminta pengumuman. Susun bagian yang berupa pindaian lewat JPG ke PDF, gabungkan seluruh berkas lewat Gabung PDF, lalu periksa ukuran akhirnya. Batas ukuran tiap program berbeda, jadi cocokkan dengan pengumuman resminya, bukan dengan angka dari artikel lama.
Skenario ketiga: mengirim tugas lewat LMS yang membatasi ukuran. Tugas kuliah sering berupa laporan dengan banyak gambar, dan berkasnya bisa melebihi batas unggah. Gabungkan bagian-bagian tugas lewat Gabung PDF, lalu kecilkan ukurannya lewat Kompres PDF. Periksa hasilnya dengan membuka berkas dan memperbesar bagian berisi tabel atau grafik, karena kompresi yang terlalu agresif membuat gambar buram.
Kesalahan umum di sub-pilar ini
Mengunggah berkas dengan nama yang tidak jelas. Portal kampus sering meminta pola nama tertentu, misalnya nomor induk diikuti jenis berkas. Periksa pola itu di pengumuman, dan ganti nama berkas sebelum diunggah.
Menggabungkan berkas tanpa memeriksa urutan. Setelah penggabungan, halaman bisa berada di urutan yang salah. Selalu buka hasil gabungan dan periksa urutannya sebelum dikirim.
Mengompres berkas sebelum semua bagian digabung. Kalau tiap bagian dikompres sendiri lalu digabung, hasil akhirnya perlu dikompres lagi. Kerjakan penggabungan dulu, baru kompres satu kali.
Memakai pindaian yang miring atau terpotong. Pindaian yang tidak tegak membuat teks sulit dibaca pemeriksa. Ulangi pemindaian dari dokumen asli, jangan memaksakan hasil yang sudah buruk.
Mengubah berkas resmi dari kampus. Surat keterangan, transkrip, dan ijazah yang dikeluarkan kampus sebaiknya tidak disunting isinya. Yang boleh dikerjakan hanya menggabung, merapikan urutan, memutar orientasi, dan memperkecil ukuran.
Mengirim berkas terkunci yang tidak bisa dibuka penerima. Sebelum mengirim, pastikan PDF bisa dibuka tanpa kata sandi. Kalau berkas sumber terkunci, selesaikan masalah itu lebih dulu agar penerima tidak gagal membukanya.
Cara memeriksa berkas sebelum dikirim
Berkas pendidikan hampir selalu dikirim ke pihak lain, jadi pemeriksaan sebelum kirim bukan langkah tambahan, melainkan bagian dari pekerjaan. Lima hal yang perlu diperiksa.
Pertama, nama dan identitas. Periksa ejaan nama, nomor induk mahasiswa, dan tanggal di setiap bagian. Kesalahan ketik pada identitas adalah alasan penolakan yang paling sering dan paling mudah dihindari. Buka hasil gabungan dari halaman pertama sampai terakhir, dan baca ulang bagian identitas dengan teliti.
Kedua, urutan halaman. Pastikan urutan berkas sesuai dengan yang diminta pedoman atau pengumuman. Kalau kampus meminta ijazah sebelum transkrip, susun begitu. Setelah penggabungan, periksa urutan itu lewat Atur Halaman bila ada yang keliru.
Ketiga, orientasi halaman. Halaman yang dipindai menyamping akan tampil miring saat dibuka. Betulkan lewat Putar PDF agar pemeriksa tidak perlu memutar berkasnya sendiri.
Keempat, ukuran berkas. Periksa ukuran akhir terhadap batas yang diminta portal. Kalau melebihi, kecilkan lewat Kompres PDF, lalu periksa lagi hasilnya dengan membuka berkas dan memperbesar bagian berisi teks atau tabel.
Kelima, keterbukaan berkas. Pastikan PDF bisa dibuka tanpa kata sandi dan tidak rusak. Kirim berkas percobaan ke diri sendiri lewat email atau pesan, lalu buka dari perangkat lain untuk memastikan berkasnya benar-benar bisa dibaca.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Kalau berkasnya berisi data pribadi, misalnya ijazah, transkrip, atau kartu identitas, prosesnya sebaiknya dikerjakan di perangkat sendiri. Selama proses berlangsung, berkas meninggalkan perangkat. Keterangan perlakuan berkasnya ada di kebijakan privasi.
Kalau pedoman kampus melarang berkas disunting dengan cara tertentu, ikuti larangan itu. Sebagian instansi meminta berkas asli dari sistemnya sendiri, dan berkas yang diproses ulang bisa dianggap tidak sah.
Kalau dokumen harus dicetak dan dijilid, pertimbangkan hasil cetaknya. Kompresi yang terlalu kuat membuat gambar buram saat dicetak. Untuk keperluan cetak, periksa hasil kompresi dengan mencetak satu halaman contoh lebih dulu.
Kalau hanya perlu membaca dokumen, tidak ada yang perlu dikonversi. Buka PDF-nya langsung, dan kerjakan penggabungan atau kompresi hanya ketika ada batas dari pihak lain.
Batas paket
Batas paket berlaku sama untuk seluruh tool di kelompok ini. Tanpa akun, satu hari menerima 20 pemrosesan dengan batas 10 MB per berkas. Paket Gratis dengan akun memberi 30 pemrosesan per hari. Paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah dengan batas 200 MB per berkas. Rinciannya ada di halaman harga.
Pertanyaan yang sering muncul
Tool mana yang dipakai untuk menggabungkan bab skripsi? Gabung PDF menyatukan beberapa berkas PDF menjadi satu dokumen berurutan. Setelah digabung, periksa urutan halamannya dan betulkan bila perlu lewat Atur Halaman.
Kenapa berkas skripsi saya ditolak portal kampus? Penyebab yang paling sering adalah ukuran berkas melebihi batas atau format berkasnya salah. Periksa batas di pengumuman resmi, lalu kecilkan ukurannya lewat Kompres PDF.
Apakah surat keterangan dari kampus boleh saya sunting? Sebaiknya tidak. Yang boleh dikerjakan hanya menggabung, merapikan urutan, memutar orientasi, dan memperkecil ukuran. Isi surat resmi dibiarkan apa adanya.
Bagaimana membuat PDF dari tulisan tanpa templat? Ketik tulisannya di editor, lalu proses lewat Teks ke PDF. Hasilnya PDF A4 dengan margin 20 mm, dan baris yang dimulai tanda pagar menjadi judul.
Apakah berkas pindaian bisa disatukan dengan berkas dari tulisan? Bisa. Susun pindaiannya lewat JPG ke PDF, buat dokumen tulisannya lewat Teks ke PDF, lalu satukan keduanya lewat Gabung PDF.
Mulai dari berkas yang Anda siapkan
Kalau berkasnya perlu disatukan, buka Gabung PDF. Kalau ukurannya perlu dikecilkan, lanjutkan ke Kompres PDF. Untuk menyusun pindaian menjadi PDF, mulai dari JPG ke PDF, dan untuk membuat dokumen dari tulisan, gunakan Teks ke PDF. Urutan halaman dirapikan lewat Atur Halaman, dan orientasi yang salah dibetulkan lewat Putar PDF. Peta pekerjaan dokumen yang lebih luas ada di Panduan Dokumen dan Administrasi.