Delivery order adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dari penjual ke pembeli. Isinya menyebut apa yang dikirim, berapa jumlahnya, dan ke mana barang itu pergi. Cara membuat delivery order PDF adalah menyusun daftar kiriman dari pesanan, memeriksa jumlah dan alamatnya, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang bisa dicetak untuk ditandatangani penerima.
Delivery order bekerja di tengah rantai dokumen usaha. Ia terbit setelah pembeli mengirim purchase order dan penjual mengonfirmasinya. Setelah barang diterima, penjual menerbitkan invoice berdasarkan apa yang benar-benar diterima. Delivery order adalah mata rantai yang menyambungkan keduanya.
Delivery order sering disebut surat jalan. Fungsinya sama, tetapi penekanannya sedikit berbeda. Surat jalan menekankan perjalanan barang, sedangkan delivery order menekankan perintah penyerahan dari penjual kepada bagian gudang atau jasa pengiriman. Dalam praktik sehari-hari, banyak usaha memakai satu dokumen untuk dua keperluan itu.
Kapan delivery order diperlukan
Delivery order diperlukan ketika barang berpindah dari satu pihak ke pihak lain dan perpindahan itu perlu dibuktikan. Untuk pengiriman ke pelanggan, ke cabang, ke gudang lain, atau ke lokasi proyek, dokumen ini menjadi bukti bahwa barang benar-benar keluar dan benar-benar diterima.
Dokumen ini juga menjadi dasar pemeriksaan saat barang tiba. Penerima mencocokkan jumlah dan jenis barang dengan daftar di delivery order, lalu mencatat keadaan barang. Kalau ada kekurangan atau kerusakan, catatan itu ditulis di dokumen yang sama atau di berita acara terpisah.
Untuk pengiriman kecil yang dilakukan sendiri dan langsung diterima, delivery order formal kadang dianggap berlebihan. Yang perlu dijaga tetap sama: ada catatan tertulis tentang apa yang keluar dan siapa yang menerimanya. Begitu pengirimannya rutin atau nilainya besar, dokumen terpisah jauh lebih aman.
Bagian delivery order
Kop memuat nama usaha pengirim, alamat, dan kontak. Nomor delivery order dan tanggal pengiriman diletakkan di bawah kop. Nomor ini akan dipakai saat penagihan dan saat menjawab pertanyaan pelanggan, jadi pakai pola yang tetap dan simpan catatannya.
Identitas penerima memuat nama perusahaan atau orang yang menerima, alamat pengiriman lengkap, dan kontak yang bisa dihubungi di lokasi. Kalau pengirimannya melalui jasa pengiriman, cantumkan nama jasa itu dan nomor resi kalau ada.
Daftar kiriman adalah inti dokumen. Setiap baris memuat kode barang kalau ada, nama barang, jumlah, satuan, dan keterangan seperti nomor batch atau nomor pesanan. Kolom keadaan barang bisa disediakan untuk diisi saat penerimaan, misalnya jumlah yang diterima dan catatan kerusakan.
Bagian bawah memuat nomor purchase order atau nomor pesanan yang dirujuk, jumlah halaman, dan ruang tanda tangan. Sediakan ruang untuk tiga pihak kalau diperlukan: pengirim, pengangkut, dan penerima. Ruang tanda tangan yang jelas membuat dokumen bisa ditandatangani di lokasi tanpa perlu menambahkan lembar baru.
Mencocokkan delivery order dengan pesanan
Delivery order dibuat dari pesanan, bukan dari ingatan. Buka purchase order atau surat pesanan, lalu salin daftar itemnya. Setelah itu, tandai item mana yang benar-benar dikirim hari itu. Barang yang belum tersedia tidak dicantumkan, kecuali pengirimannya memang bertahap dan disebutkan sebagai pengiriman sebagian.
Pengiriman sebagian perlu catatan khusus. Tulis di dokumen bahwa pengiriman ini adalah bagian dari pesanan tertentu, sebutkan nomor pesanannya, dan sebutkan item yang belum dikirim. Tanpa catatan itu, penerima menganggap pesanannya kurang, dan penjual harus menjelaskan ulang.
Periksa satuan dengan teliti. Barang yang dipesan dalam satuan karton dan dikirim dalam satuan pcs perlu dikonversi dengan benar, dan hasil konversinya ditulis apa adanya. Selisih satuan adalah penyebab selisih jumlah yang paling sering terjadi.
Langkah membuat delivery order PDF
- Buka pesanan yang akan dikirim, lalu tandai item yang siap dikirim.
- Periksa stok fisik dan keadaan barang sebelum dicatat.
- Tentukan nomor delivery order dan tanggal pengiriman.
- Tentukan alamat pengiriman dan nama penerima yang berwenang.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor, tanggal, dan identitas penerima.
- Tulis daftar kiriman satu baris satu item, lengkap dengan jumlah dan satuan.
- Tulis rujukan nomor pesanan dan catatan pengiriman sebagian kalau ada.
- Sediakan ruang tanda tangan untuk pengirim dan penerima.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, cetak, lalu bawa saat pengiriman.
Judul bisa ditulis dengan tanda pagar di awal baris. Kalau daftar kirimannya panjang dan perlu berkolom rapi, susun di Excel lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS). Untuk dokumen dengan kop resmi perusahaan, susun di Word lalu ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS).
Saat barang diserahkan
Tanda tangan penerima adalah bagian yang paling menentukan nilai dokumen ini. Pastikan yang menandatangani adalah orang yang berwenang menerima, bukan siapa saja yang kebetulan ada di lokasi. Tulis nama jelas dan jabatannya di bawah tanda tangan, karena tanda tangan tanpa nama sulit diverifikasi di kemudian hari.
Ajak penerima mencocokkan jumlah barang sebelum menandatangani. Kalau waktunya memungkinkan, hitung bersama di depan pengirim. Setelah tanda tangan dipasang, catatan kekurangan yang muncul kemudian menjadi lebih sulit dibuktikan.
Kalau ada barang yang rusak atau kurang, tulis catatannya di delivery order sebelum ditandatangani, dan minta penerima menandatangani catatan itu. Untuk keadaan yang lebih rumit, buat berita acara terpisah. Panduannya ada di cara membuat berita acara serah terima.
Setelah barang diterima
Pindai delivery order yang sudah ditandatangani, lalu simpan bersama purchase order dan konfirmasinya. Tiga dokumen itu yang nanti dicocokkan dengan tagihan penjual. Tanpa salinan yang bertanda tangan, penagihan bergantung pada catatan sepihak.
Kalau delivery order memuat beberapa halaman, pertimbangkan Nomor Halaman supaya halaman mudah dirujuk saat ada pertanyaan. Kalau berkasnya perlu dikirim ke pihak luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penulis dan nama perangkat tidak ikut terbawa.
Simpan juga berkas teks sumbernya. Pengiriman rutin dengan item yang mirip bisa disusun dari kerangka yang sama, sehingga pengetikan berkurang dan kesalahan salin mengecil.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau barang diambil sendiri oleh pembeli di tempat penjual, dokumen yang dipakai biasanya kwitansi atau bukti pengambilan, bukan delivery order. Kalau jasa pengiriman pihak ketiga menerbitkan dokumennya sendiri, dokumen mereka yang dipakai sebagai bukti perjalanan, dan delivery order Anda menjadi lampirannya.
Kalau pengirimannya lintas negara, ketentuan dokumennya mengikuti aturan kepabeanan dan permintaan instansi yang berwenang. Ketentuan itu berbeda dan bisa berubah, jadi verifikasi ke sumber resmi, bukan dari contoh yang beredar.
Kalau barang yang diserahkan bukan barang fisik melainkan pekerjaan atau dokumen, dokumen yang tepat adalah berita acara serah terima, bukan delivery order. Keduanya mencatat penyerahan, tetapi objek dan cara penerimaannya berbeda.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah delivery order harus ditandatangani penerima? Ya, kalau dokumen ini akan dipakai sebagai bukti penyerahan. Tanda tangan penerima beserta nama jelasnya yang membuktikan barang benar-benar berpindah tangan.
Bolehkah satu delivery order memuat beberapa alamat? Sebaiknya tidak. Satu delivery order untuk satu alamat membuat tanda terima tidak tercampur. Kalau pengirimannya ke beberapa alamat, terbitkan dokumen terpisah untuk masing-masing.
Apa bedanya delivery order dan invoice? Delivery order mencatat barang yang dikirim dan diterima. Invoice menagih pembayaran atas barang itu. Delivery order terbit sebelum atau saat barang bergerak, invoice terbit setelah barang diterima.
Bagaimana kalau delivery order hilang? Cetak ulang dari berkas digitalnya, lalu minta penerima mengonfirmasi bahwa barang sudah diterima. Catat kejadian itu di arsip supaya tidak menimbulkan keraguan saat penagihan.
Mulai dari satu pengiriman
Ambil satu pengiriman yang sedang berjalan, susun delivery order-nya dari pesanan yang ada, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk pengiriman berikutnya. Untuk dokumen transaksi lain di sekitarnya, buka Dokumen Kerja, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.