Cara membuat slip gaji PDF adalah menyusun rincian pembayaran upah untuk satu periode, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45, sehingga tampilannya sama di perangkat mana pun berkas itu dibuka. Langkahnya: tentukan periode, susun komponen penghasilan, susun potongan, hitung total bersih, periksa, lalu ekspor.
Slip gaji adalah dokumen bukti. Ia menjelaskan berapa yang dihitung sebagai penghasilan, apa yang dipotong, dan berapa yang benar-benar dibayarkan. Karena itu, isinya harus cocok dengan catatan penggajian perusahaan. Slip yang angkanya berbeda dari catatan menimbulkan pertanyaan yang seharusnya tidak perlu muncul.
Artikel ini membahas cara menyusun dan memformat dokumennya. Besaran komponen dan tata cara pemotongan diatur oleh ketentuan yang berlaku dan bisa berubah, jadi angkanya diambil dari perhitungan resmi perusahaan, bukan dari perkiraan. Untuk memahami isi slip dari sisi karyawan, ada pembahasan tersendiri di cara membaca slip gaji.
Satu slip untuk satu periode
Tentukan lebih dulu cakupan slip: satu bulan penuh, satu periode pembayaran, atau satu pekerjaan untuk pekerja harian. Tulis periode itu dengan jelas di bagian atas, misalnya nama bulan dan tahunnya. Periode yang tidak jelas membuat slip sulit dicocokkan saat direkap.
Simpan pola nomor slip kalau perusahaan memerlukannya. Nomor yang berurutan dan tidak dipakai ulang memudahkan pelacakan ketika karyawan meminta salinan slip lama. Catat nomornya di satu tempat, sama seperti catatan dokumen keuangan lain.
Untuk perusahaan dengan banyak karyawan, satu slip berisi satu karyawan. Menggabungkan beberapa karyawan dalam satu dokumen menyulitkan pembagian, karena tiap karyawan hanya perlu menerima bagiannya sendiri.
Bagian yang perlu ada di slip gaji
Bagian identitas memuat nama karyawan, nomor karyawan, jabatan, bagian tempat bekerja, dan periode pembayaran. Pastikan ejaan namanya sama dengan yang tercatat di bagian kepegawaian.
Komponen penghasilan memuat upah pokok dan tunjangan. Pisahkan tunjangan tetap dari tunjangan yang bergantung pada kehadiran atau hasil kerja, karena keduanya dibaca berbeda oleh penerima. Kalau ada upah lembur atau insentif, tuliskan sebagai baris tersendiri beserta dasar perhitungannya.
Komponen potongan memuat setiap pengurangan beserta namanya. Tulis nama potongan dengan jelas, bukan singkatan yang hanya dipahami satu orang. Setiap potongan sebaiknya bisa dijelaskan dasarnya kalau karyawan menanyakan.
Bagian akhir memuat total penghasilan, total potongan, dan jumlah bersih yang dibayarkan. Cantumkan juga tanggal pembayaran dan cara pembayarannya. Kalau ada catatan seperti sisa pinjaman atau penyesuaian periode sebelumnya, tulis di bagian keterangan.
Langkah membuat slip gaji PDF
- Kumpulkan data periode: daftar karyawan, kehadiran, komponen upah, dan potongan yang berlaku.
- Hitung setiap komponen dan totalnya di lembar kerja. Jangan menghitung di kepala.
- Periksa hasil hitungan terhadap catatan penggajian.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis judul slip dengan tanda pagar di awal baris, misalnya nama perusahaan dan kata SLIP GAJI.
- Tulis identitas karyawan dan periode pembayaran.
- Tulis komponen penghasilan satu baris per komponen, lalu komponen potongan dengan cara yang sama.
- Tulis total penghasilan, total potongan, dan jumlah bersih. Tebalkan jumlah bersih dengan penanda bintang ganda.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya.
Kalau slip perlu dipisahkan per halaman, misalnya satu halaman per karyawan, tulis tiga tanda hubung pada baris sendiri sebagai pemisah halaman. Teks yang melebihi satu halaman dilanjutkan otomatis ke halaman berikutnya.
Kalau rinciannya perlu tampil dalam kolom yang rapi, susun di lembar kerja lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS). Satu lembar kerja berubah menjadi halaman berurutan yang diskalakan agar muat lebar A4, dan yang tercetak adalah hasil hitungan akhir sel, bukan rumusnya. Untuk slip dengan sedikit komponen, daftar sederhana sudah cukup terbaca.
Perlu diketahui juga, teks yang melebihi satu halaman dilanjutkan otomatis. Untuk slip gaji, usahakan seluruh rincian muat dalam satu halaman. Slip yang terpotong ke halaman kedua menyulitkan penerima membacanya, terutama kalau bagian totalnya yang berpindah halaman.
Memilih cara menyusun slip
Teks ke PDF cocok untuk slip dengan sedikit komponen, misalnya upah pokok, satu atau dua tunjangan, dan satu potongan. Susunannya bebas, dan hasilnya langsung berupa halaman rapi.
Lembar kerja lebih cocok kalau komponennya banyak, kalau ada perhitungan yang harus diperiksa ulang, atau kalau perusahaan memakai pola yang sama untuk semua karyawan. Lembar kerja juga memudahkan penyimpanan data periode sebelumnya, karena angkanya tersimpan dalam sel, bukan dalam teks.
Untuk perusahaan dengan puluhan karyawan, lembar kerja hampir selalu lebih tepat, sekalipun tampilan akhirnya tetap diubah menjadi PDF. Satu lembar kerja berisi seluruh karyawan, dan pengaturan cetaknya bisa memisahkan setiap karyawan pada halamannya sendiri.
Menjaga kerahasiaan slip gaji
Slip gaji memuat data pribadi dan data keuangan. Kirim setiap slip hanya kepada karyawan yang bersangkutan, lewat kanal yang tidak bisa dibaca orang lain. Jangan mengirim satu berkas berisi slip seluruh karyawan ke grup komunikasi bersama.
Kalau slip dikirim sebagai lampiran surel, pertimbangkan Proteksi PDF dengan kata sandi dan pengaturan izin. Bawaannya ketiga izin, yaitu cetak, salin, dan ubah, ditolak, dan izin itu hanya dihormati pembaca PDF yang mengikuti izin dokumen. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya. Sandi itu perlu dicatat, sebab berkas yang terkunci tidak bisa dibuka kembali tanpa sandi yang benar.
Metadata berkas juga perlu diperiksa sebelum dikirim. Berkas dari lembar kerja membawa nama penulis dan nama perangkat. panduan metadata PDF membersihkannya tanpa mengubah tampilan halaman.
Simpan salinan slip yang sudah dikirim beserta berkas sumbernya. Salinan berguna saat karyawan meminta duplikat, dan berkas sumber berguna saat perusahaan perlu menerbitkan slip untuk periode berikutnya.
Masalah yang sering terjadi
Angka tidak cocok dengan catatan penggajian. Biasanya karena slip dihitung dari data yang belum final, misalnya kehadiran yang masih bisa berubah. Kunci data kehadiran sebelum menghitung, lalu cocokkan hasilnya dengan rekap.
Nama potongan tidak dikenali karyawan. Tulis nama yang bisa dipahami, bukan kode internal. Kalau kode memang diperlukan untuk administrasi, sertakan penjelasan singkatnya.
Slip terkirim ke orang yang salah. Periksa alamat penerima sebelum mengirim, terutama kalau namanya mirip. Nama berkas yang menyebut nama karyawan dan periode mengurangi risiko tertukar.
Slip lama tidak bisa ditemukan saat diminta. Simpan arsip dengan pola nama yang memuat periode dan nama karyawan, dan pisahkan per tahun. Pencarian menjadi cepat, dan duplikat mudah dicek.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau perusahaan memakai aplikasi penggajian yang menerbitkan slip sendiri, pakai aplikasi itu. Menyusun slip terpisah membuat catatan penggajian terpecah di dua tempat.
Kalau ketentuan perusahaan atau perjanjian kerja mensyaratkan format slip tertentu, ikuti format itu. Slip buatan sendiri tidak menggantikan format yang disepakati.
Kalau slip memuat komponen yang perhitungannya diatur ketentuan resmi, angkanya diambil dari perhitungan yang mengikuti ketentuan itu. Verifikasi dasar perhitungannya ke sumber resmi atau bagian kepegawaian, jangan memakai angka yang beredar dari mulut ke mulut.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah slip gaji harus ditandatangani? Ketentuan itu ditetapkan perusahaan. Sebagian perusahaan meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan, sebagian cukup mencatat pengiriman. Kalau perlu tanda tangan, slip bisa dicetak, ditandatangani, lalu dipindai.
Bagaimana kalau karyawan meminta slip dari beberapa bulan sekaligus? Terbitkan salinan dari arsip, satu berkas per periode. Kalau karyawan memerlukannya sebagai satu dokumen, gabungkan berkasnya lewat Gabung PDF.
Apakah slip gaji boleh dikirim lewat aplikasi pesan? Boleh kalau kanalnya memang aman dan perusahaan mengizinkannya. Yang penting, slip tidak terbaca orang lain dan sampai ke karyawan yang bersangkutan.
Apakah slip gaji bisa dijadikan bukti penghasilan? Slip gaji sering dipakai sebagai bukti pendukung. Untuk keperluan yang memerlukan keterangan resmi perusahaan, biasanya diminta surat keterangan tersendiri.
Apakah slip gaji perlu disimpan lama? Ikuti kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku untuk dokumen kepegawaian. Karena itu, simpan arsipnya teratur sejak awal dan verifikasi jangka waktunya ke ketentuan resmi.
Menutup penggajian satu periode
Kunci data kehadiran, hitung komponen, susun slip, periksa totalnya, lalu ekspor dan kirim satu per satu. Simpan arsip per periode supaya duplikat mudah diterbitkan. Untuk perusahaan dengan banyak karyawan, susun dulu daftar periksa sederhana berisi nama, status pengiriman, dan tanggal kirim, supaya tidak ada karyawan yang terlewat.
Setelah slip selesai, rekap kehadiran periode itu disusun lewat cara membuat rekap absensi, dan berkas karyawan baru disiapkan lewat cara menyiapkan berkas onboarding karyawan. Urutan pekerjaan kepegawaian selengkapnya ada di Dokumen Kerja, dan pilar seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.