Berita acara adalah catatan tertulis tentang apa yang benar-benar terjadi atau disepakati pada suatu peristiwa. Isinya bukan rangkuman pembicaraan, melainkan pernyataan fakta: rapat diadakan pada tanggal tertentu, keputusan tertentu diambil, atau sejumlah barang diserahkan dalam keadaan tertentu. Cara membuatnya adalah menyusun pernyataan itu, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya berkas A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang siap dicetak untuk ditandatangani.
Berita acara dipakai untuk banyak keperluan: rapat, serah terima barang atau pekerjaan, kejadian tertentu, pemeriksaan, dan kesepakatan hasil pertemuan. Yang menyatukan semuanya adalah fungsi bukti. Dokumen ini dibuat supaya di kemudian hari tidak perlu bergantung pada ingatan orang yang hadir.
Karena fungsinya bukti, cara menulisnya berbeda dari menulis laporan. Berita acara tidak berisi penilaian, tidak berisi usulan, dan tidak berisi opini penulis. Yang ditulis hanya apa yang terjadi dan apa yang disepakati.
Berita acara berbeda dari notulen
Notulen mencatat jalannya pembicaraan: siapa menyampaikan apa, bagaimana tanggapannya, dan bagaimana arah diskusinya. Berita acara mencatat hasil yang disepakati dan fakta yang menyertainya.
Kalau rapat menghasilkan keputusan, berita acara memuat keputusan itu dan tanggal pengambilan keputusan. Pembahasan yang panjang tidak perlu dimuat, kecuali memang diminta sebagai lampiran. Pembedaan ini penting supaya berita acara tetap pendek dan bisa dipercaya, bukan menjadi catatan panjang yang sulit diperiksa.
Untuk rapat yang memerlukan catatan pembahasan sekaligus keputusan, biasanya dibuat dua dokumen: notulen untuk pembahasan, dan berita acara untuk keputusan atau serah terimanya. Keduanya saling melengkapi, bukan saling menggantikan.
Jenis berita acara yang sering dibuat
Berita acara rapat mencatat waktu, tempat, peserta, agenda, dan keputusan yang diambil. Kalau keputusan itu perlu ditindaklanjuti, cantumkan penanggung jawab dan tenggatnya.
Berita acara serah terima mencatat penyerahan barang, dokumen, atau pekerjaan dari satu pihak ke pihak lain. Bagian terpentingnya adalah daftar apa yang diserahkan beserta keadaannya saat diterima. Untuk penyerahan pekerjaan, biasanya juga dicatat apakah pekerjaan diterima penuh, diterima dengan catatan, atau belum diterima.
Berita acara kejadian mencatat peristiwa yang perlu didokumentasikan, misalnya kerusakan, kehilangan, atau kejadian di luar rencana. Isinya menyebut waktu, tempat, apa yang terjadi, dan siapa yang mengetahui. Dokumen ini sering diminta oleh pihak ketiga seperti penyedia jasa asuransi, jadi tulis faktanya tanpa menuduh siapa pun.
Berita acara pemeriksaan mencatat hasil pemeriksaan atas dokumen, barang, atau keadaan tertentu. Catat apa yang diperiksa, alat atau cara yang dipakai kalau relevan, dan hasilnya. Hindari menyimpulkan penyebab kalau Anda tidak memeriksanya.
Bagian berita acara
Judul menyebut jenis berita acaranya, bukan hanya kata "berita acara". Judul yang tepat membantu pembaca memahami isinya dalam sekali lihat.
Nomor dan tanggal dicantumkan di bawah judul. Nomor berita acara berguna untuk merujuk dokumen ini saat ditagih, diperiksa, atau dilampirkan pada dokumen lain. Tanggal yang dicantumkan adalah tanggal peristiwanya, bukan tanggal penulisannya, kecuali keduanya berbeda dan perlu disebut terpisah.
Bagian pembuka menyebut waktu dan tempat peristiwa, serta siapa yang hadir atau yang terlibat. Untuk rapat, sebutkan pimpinan rapat dan peserta. Untuk serah terima, sebutkan pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima beserta identitas singkatnya.
Isi berita acara memuat fakta dan hasil. Gunakan daftar bernomor supaya setiap butir bisa dirujuk. Untuk serah terima, daftar barang ditulis satu per satu dengan jumlah, satuan, dan keadaan. Kalau ada lampiran seperti daftar rinci atau foto, sebut lampirannya di badan berita acara.
Penutup memuat pernyataan bahwa berita acara ini dibuat dengan sebenarnya, lalu ruang tanda tangan untuk para pihak. Sertakan nama jelas dan jabatan di bawah tanda tangan. Untuk dokumen yang memerlukan pengesahan, sediakan ruang untuk pihak yang menyaksikan atau menyetujui.
Langkah membuat berita acara PDF
- Catat fakta peristiwa: waktu, tempat, pihak yang terlibat, dan apa yang terjadi atau disepakati.
- Kumpulkan bahan pendukung seperti daftar barang, daftar hadir, atau dokumen yang diserahkan.
- Tentukan nomor berita acara dan tanggal yang dipakai.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis judul, nomor, dan tanggal.
- Tulis bagian pembuka berisi waktu, tempat, dan pihak yang terlibat.
- Tulis isi sebagai daftar bernomor. Untuk serah terima, satu butir satu barang.
- Tulis penutup dan ruang tanda tangan dengan nama jelas serta jabatan.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya.
- Cetak berkasnya untuk ditandatangani atau tempelkan tanda tangan gambar.
Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris. Untuk menebalkan nama atau angka penting, apit dengan bintang ganda. Kalau berita acara perlu memuat lampiran berupa daftar terpisah, susun lampirannya sebagai halaman baru dengan menulis baris berisi tiga tanda hubung di antara bagian utama dan lampirannya.
Menulis kalimat yang aman
Tulis kalimat yang menyatakan fakta, bukan penilaian. "Barang tiba dalam keadaan tersegel" adalah fakta. "Barang tiba dengan kemasan yang buruk" adalah penilaian yang bisa diperdebatkan. Kalau penilaian diperlukan, pisahkan sebagai catatan dan sebut siapa yang menyampaikannya.
Hindari kata yang bisa menimbulkan tafsir ganda, seperti "sebagian besar", "cukup banyak", atau "tidak lama kemudian". Ganti dengan jumlah, ukuran, atau waktu yang bisa diperiksa. Kalau angkanya belum pasti, tulis apa adanya bahwa angkanya belum dihitung, lalu susulkan penghitungannya di lampiran.
Sebut sumber informasi untuk hal yang tidak Anda saksikan sendiri. "Menurut laporan petugas jaga" lebih jujur daripada menulis seolah-olah Anda melihat kejadiannya. Kejujuran pada bagian ini justru memperkuat nilai berita acara sebagai bukti.
Tanda tangan dan lampiran
Berita acara tanpa tanda tangan pihak yang terlibat kehilangan nilai buktinya. Cetak berkasnya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Untuk dokumen internal yang tidak memerlukan tanda tangan basah, tanda tangan gambar bisa ditempelkan dengan Tanda Tangan PDF. Tanda tangan gambar menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Lampiran sering menjadi bagian yang paling sering diminta. Daftar hadir, daftar barang, dan foto keadaan termasuk lampiran yang lazim. Beri nomor pada setiap lampiran dan sebut nomornya di badan berita acara, supaya tidak ada lampiran yang tertukar saat dokumen diperbanyak.
Kalau lampirannya berupa beberapa berkas PDF, satukan dengan Gabung PDF supaya penerima menerima satu berkas lengkap. Urutan berkas bisa diatur di pratinjau sebelum digabungkan.
Memeriksa sebelum dibagikan
Periksa waktu, tempat, dan nama pihak yang terlibat. Kesalahan pada nama dan tanggal adalah kesalahan yang paling sering terjadi dan paling merepotkan untuk diperbaiki setelah ditandatangani.
Periksa daftar barang atau daftar hasil satu per satu terhadap catatan lapangan. Periksa jumlah, satuan, dan keadaannya. Periksa juga apakah setiap butir keputusan sudah menyebut penanggung jawab dan tenggatnya, kalau memang diperlukan.
Periksa penomoran halaman kalau dokumennya lebih dari satu halaman. Nomor Halaman menulis nomor berformat angka, dan nomor awalnya bisa diatur. Halaman yang tidak bernomor menyulitkan rujukan saat dokumen dibahas.
Kalau berita acara dikirim ke pihak luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penulis dan nama perangkat tidak ikut terbawa. Kalau isinya memuat data yang perlu dibatasi, kunci berkasnya dengan Proteksi PDF dan kirim sandinya lewat saluran yang berbeda.
Menyimpan berita acara
Simpan salinan digital dan cetak, diurutkan berdasarkan nomor dan tanggal. Berita acara sering diminta kembali saat ada pemeriksaan, klaim, atau sengketa, dan pencarian akan jauh lebih cepat kalau nomornya tercatat rapi.
Untuk dokumen yang perlu bertahan lama, PDF/A (format arsip ISO) mengubah berkas menjadi format arsip ISO 19005. Font yang belum tertanam disertakan, dan elemen yang tidak diizinkan standar arsip dinonaktifkan. Format ini berguna untuk berita acara yang menjadi dasar klaim atau pembayaran.
Simpan juga berkas teks sumbernya. Berita acara yang mirip sering dibuat berulang, misalnya untuk serah terima rutin, dan berkas sumber menghemat pengetikan sekaligus menjaga keseragaman format.
Kapan berita acara tidak dipakai
Kalau yang dibutuhkan adalah catatan pembahasan, buat notulen, bukan berita acara. Mencampur keduanya menghasilkan dokumen yang panjang dan sulit dirujuk.
Kalau pihak yang terlibat tidak hadir dan tidak ada yang bisa menandatangani, jangan membuat berita acara seolah-olah mereka menyetujuinya. Catat keadaan yang sebenarnya, dan sebutkan pihak mana yang belum menandatangani beserta alasannya.
Kalau peristiwanya berpotensi menjadi sengketa hukum, sebaiknya mintakan pendampingan ahli sejak pencatatan. Berita acara yang ditulis dengan cara yang salah bisa merugikan pihak yang membuatnya sendiri.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah berita acara harus ditandatangani semua peserta? Untuk rapat, biasanya cukup pimpinan rapat dan pencatat, atau ditambah beberapa saksi. Untuk serah terima, kedua pihak yang menyerahkan dan menerima perlu menandatangani.
Bolehkah berita acara dibuat setelah peristiwanya lewat? Boleh, tetapi sebutkan tanggal peristiwanya dan tanggal pembuatan dokumennya secara terpisah. Kejujuran soal waktu membuat dokumen tetap bisa dipercaya.
Apakah berita acara perlu materai? Tergantung keperluan pihak yang meminta. Untuk keperluan internal biasanya tidak. Kalau instansi atau mitra usaha memintanya, ikuti permintaan itu dan tanyakan ketentuannya.
Apakah berita acara bisa dibuat di ponsel? Bisa. Teks ke PDF berjalan di peramban ponsel. Untuk serah terima di lokasi, susun isinya di ponsel, lalu ekspor dan kirim ke pihak yang berkepentingan.
Mulai dari satu peristiwa
Pilih satu peristiwa yang perlu dicatat minggu ini, susun berita acaranya, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk peristiwa serupa. Untuk dokumen kerja yang lain, buka Dokumen Kerja, dan peta besarnya ada di Panduan Dokumen.