Dokumen multi bahasa dibuat dengan menentukan dulu susunan versinya, baru menerjemahkan. Ada tiga susunan yang lazim: dua versi berdampingan dalam satu halaman, dua versi berurutan dalam satu berkas, atau dua berkas terpisah untuk dua pembaca. Susunan itu ditetapkan sebelum penerjemahan dimulai, karena pilihan susunan menentukan cara penomoran, penamaan berkas, dan cara pemeriksaan akhirnya. Satu hal yang perlu diputuskan lebih awal juga: bahasa mana yang mengikat. Biasanya salah satu bahasa ditetapkan sebagai acuan, dan versi lain menjadi terjemahan. Kalau kedua versi sama-sama mengikat, keduanya harus diperiksa dengan teliti, karena perbedaan satu istilah bisa dibaca sebagai perbedaan isi.
Kapan dokumen perlu dua bahasa
Dokumen kerja memerlukan versi ganda saat pembacanya memakai bahasa yang berbeda, misalnya perusahaan lokal yang bekerja dengan mitra luar negeri, kantor cabang yang menerima instruksi dari kantor pusat, atau usaha yang memasarkan produknya ke dua pasar sekaligus.
Kebutuhan itu tidak selalu berarti seluruh dokumen harus diterjemahkan. Sering kali cukup bagian tertentu: ringkasan, istilah teknis, atau kolom keterangan pada tabel. Periksa juga bahasa mana yang diminta penerima. Kalau instansi menetapkan satu bahasa tertentu untuk dokumen resmi, ikuti ketentuan itu dan verifikasi ke pengumuman resminya, karena menambahkan versi lain tidak menggantikan bahasa yang disyaratkan.
Memilih susunan versi
Susunan berdampingan memakai dua kolom, satu untuk setiap bahasa. Pembaca bisa membandingkan baris demi baris, sehingga susunan ini cocok untuk daftar istilah, spesifikasi, atau ketentuan kontrak. Kelemahannya, kolom menjadi sempit dan teks panjang mudah terpotong.
Susunan berurutan menaruh versi pertama lengkap, lalu versi kedua lengkap setelahnya. Susunan ini menjaga setiap versi tetap utuh dan cocok untuk dokumen panjang, dengan syarat penomoran bagian harus sama di kedua versi supaya rujukan tetap bisa dipakai.
Susunan dua berkas terpisah dipakai saat kedua pembaca tidak perlu melihat versi yang lain, dan masing-masing menerima berkasnya sendiri. Susunan ini paling sederhana, tetapi menuntut disiplin pada penamaan berkas, karena dua berkas dengan isi berbeda bisa tertukar kalau namanya tidak membedakan bahasa. Kalau memilih dua berkas, terbitkan keduanya bersamaan dengan penanda versi yang sama. Untuk dokumen yang akan ditandatangani, satu berkas dengan kedua versi lebih aman, karena satu penandaan menandai keduanya sekaligus. Pilih satu susunan untuk satu jenis dokumen, lalu pakai untuk semua penerbitan jenis itu.
Menerjemahkan dari sumber, bukan dari terjemahan
Terjemahkan selalu dari versi sumber yang ditetapkan sebagai acuan. Menerjemahkan dari hasil terjemahan memperbesar pergeseran makna di setiap putaran, dan untuk tiga bahasa ketiganya sebaiknya berangkat dari sumber yang sama. Kerjakan penerjemahan setelah isi sumbernya final, supaya tidak ada terjemahan ulang setiap kali ada perubahan. Pisahkan juga penerjemahan dari penyuntingan isi: penerjemah tidak mengubah angka, tanggal, atau nama pihak. Kalau ada yang perlu diubah, perubahan itu dikembalikan ke penyusun sumbernya, lalu kedua versi diperbarui bersama.
Menyamakan istilah lewat daftar kata
Dokumen multi bahasa paling sering bermasalah pada istilah, bukan pada tata bahasa. Satu istilah yang diterjemahkan berbeda di dua tempat membuat pembaca mengira keduanya hal yang berbeda. Karena itu, siapkan daftar istilah sebelum menerjemahkan.
Daftar itu memuat istilah asli, padanan yang dipilih, dan catatan singkat bila padanannya perlu penjelasan. Untuk dokumen yang panjang, daftar ini juga memuat nama bagian dan judul, supaya penomoran dan rujukan tetap sejajar. Nama orang, nama perusahaan, dan nama produk biasanya tidak diterjemahkan, dan aturannya dicantumkan di daftar istilah. Template dokumen kerja bisa memuat daftar ini sebagai lampiran, sehingga istilah yang sama tetap dipakai dari penerbitan ke penerbitan.
Menjaga tata letak saat panjang teks berbeda
Panjang teks berbeda antar bahasa, dan perbedaan itu yang paling sering merusak tampilan. Satu kalimat yang pendek dalam satu bahasa bisa menjadi jauh lebih panjang dalam bahasa lain, sehingga kolom melebar, baris terpotong, atau tabel bergeser.
Antisipasinya dikerjakan sebelum menata halaman. Beri ruang lebih pada kolom yang isinya berubah, dan hindari menaruh teks panjang di kolom sempit. Untuk tabel, periksa apakah judul kolom masih muat setelah diterjemahkan.
Untuk dokumen yang disusun sebagai teks, Teks ke PDF menghasilkan halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Teks yang melebihi satu halaman dilanjutkan otomatis, sehingga dokumen yang memanjang setelah diterjemahkan tetap utuh. Untuk dokumen yang sudah tersusun di aplikasi kantor, Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) mengekspor berkas dengan tata letak mengikuti dokumen aslinya, dengan catatan dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit dan font yang tidak ada di server diganti font serupa.
Kalau kedua versi disimpan sebagai dua berkas dan akan diserahkan bersama, Gabung PDF menyatukannya dengan urutan yang diatur di pratinjau dan penanda buku yang selalu dipertahankan. Setelah digabung, beri nomor halaman lewat Nomor Halaman supaya bagian tertentu bisa dirujuk dengan posisi yang jelas.
Memeriksa hasil sebelum dikirim
Pemeriksaan dilakukan oleh orang yang membaca bahasa target dengan baik, bukan hanya oleh penerjemahnya. Pembaca pertama memeriksa apakah isinya bisa dipahami, pembaca kedua membandingkan hasil terjemahan dengan versi sumber kalimat per kalimat untuk memastikan tidak ada bagian yang terlewat atau berubah makna.
Periksa juga hal yang sering luput: angka, tanggal, nama, satuan, dan penomoran bagian. Bandingkan setiap angka dan rujukan antar bagian di kedua versi sebelum dokumen keluar. Terakhir, sertakan penanda bahasa pada nama berkas dengan pola yang sama untuk kedua versi, supaya berkas tidak tertukar saat dikirim.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau dokumen resmi mensyaratkan satu bahasa tertentu, pakai bahasa itu saja. Menambahkan versi lain bisa membuat dokumen terlihat tidak sesuai format, dan yang mengikat tetap ketentuan instansinya.
Kalau dokumennya memerlukan penerjemah tersumpah, gunakan jasa penerjemah resmi. Untuk keperluan administrasi tertentu, terjemahan biasa tidak diterima, dan ketentuannya berbeda tiap instansi. Verifikasi ke kantor layanan atau situs resmi yang berwenang.
Kalau dokumennya mengikat secara hukum dan kedua versi sama-sama berlaku, minta tinjauan ahli sebelum ditandatangani. Perbedaan istilah di antara dua versi bisa dibaca sebagai perbedaan isi, dan penyelesaiannya bukan pekerjaan penyuntingan biasa.
Kalau isi dokumen belum boleh meninggalkan jaringan kantor, selesaikan pekerjaannya dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada layanan daring, berkas memang dialirkan ke pemroses dan hasilnya kembali ke peramban tanpa disimpan permanen, namun selama proses berlangsung berkas tetap keluar dari perangkat Anda. Penjelasan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Langkah membuat dokumen multi bahasa
- Tentukan bahasa yang diminta penerima dan bahasa yang menjadi acuan.
- Pilih susunan versi: berdampingan, berurutan, atau dua berkas terpisah.
- Finalkan isi versi acuan lebih dulu, lalu susun daftar istilah termasuk perlakuan untuk nama.
- Terjemahkan dari versi acuan, bukan dari terjemahan lain.
- Tata ulang halaman dengan ruang lebih pada kolom yang isinya berubah.
- Ekspor atau gabungkan berkasnya, lalu beri nomor halaman.
- Periksa angka, tanggal, nama, penomoran bagian, dan nama berkas.
- Minta pembaca bahasa target memeriksa hasilnya sebelum dikirim.
- Simpan versi acuan, terjemahan, dan daftar istilahnya di satu folder.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah dua versi harus punya jumlah halaman yang sama? Tidak. Panjang teks berbeda antar bahasa, sehingga jumlah halaman bisa berbeda. Yang perlu sama adalah penomoran bagiannya, supaya rujukan antar bagian tetap sejalan.
Apakah nama perusahaan dan nama orang ikut diterjemahkan? Umumnya tidak. Nama ditulis apa adanya, dan aturannya dicantumkan di daftar istilah supaya semua penerjemahan memakai perlakuan yang sama.
Siapa yang sebaiknya memeriksa hasil terjemahan? Dua orang dengan peran berbeda: satu pembaca bahasa target yang menilai keterbacaan, dan satu pemeriksa yang membandingkan hasilnya dengan versi acuan. Pemeriksa tunggal sering melewatkan salah satu sisi.
Apakah dokumen multi bahasa perlu dikunci sebelum dikirim? Hanya kalau isinya memuat data yang perlu dibatasi. Untuk kiriman seperti itu, Proteksi PDF memberi kata sandi dan mengatur izin cetak, salin, dan ubah, dan sandinya dikirim lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Menjaga dua versi tetap sejalan
Dokumen multi bahasa yang rapi bukan hasil terjemahan yang sempurna, melainkan hasil susunan yang konsisten dan pemeriksaan yang disiplin. Tetapkan susunannya, jaga daftar istilahnya, lalu periksa keduanya bersamaan setiap kali ada revisi. Aturan penomoran dan penamaan berkasnya dibahas di cara membuat dokumen perusahaan rapi. Peta pekerjaan yang lain ada di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruh kelompok ada di Panduan Dokumen.