Menandatangani dokumen perusahaan dikerjakan setelah isinya benar-benar final. Alurnya: tentukan siapa yang berwenang menandatangani, siapkan gambar tanda tangan, tempelkan pada kolom yang benar, bubuhkan stempel bila diperlukan, lalu simpan salinan finalnya. Untuk dokumen digital, tanda tangan gambar ditempel lewat Tanda Tangan PDF, dan cap perusahaan ditambahkan lewat Stempel PDF.
Satu hal perlu dinyatakan jujur sejak awal. Tanda tangan gambar dan stempel visual di layanan ini menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk dokumen internal perusahaan, cara itu biasanya cukup. Untuk dokumen yang mensyaratkan tanda tangan yang bisa diverifikasi sistem lain atau tahan sengketa, yang dibutuhkan adalah penyedia yang terdaftar sebagai PSrE, dan itu di luar cakupan layanan ini.
Memutuskan siapa yang menandatangani
Kesalahan pertama dalam menandatangani dokumen perusahaan bukan pada teknisnya, melainkan pada kewenangannya. Dokumen yang ditandatangani orang yang tidak berwenang bisa dipersoalkan meski isinya benar. Karena itu, tetapkan lebih dulu peta kewenangan yang sederhana.
Tiga tingkat yang lazim dipakai. Tingkat pertama, dokumen rutin yang nilainya kecil atau yang sudah disetujui dalam rapat, cukup ditandatangani pejabat yang menangani bidangnya. Tingkat kedua, dokumen yang mengikat keuangan atau kerja sama jangka pendek, ditandatangani pimpinan atau pejabat yang diberi kuasa. Tingkat ketiga, dokumen yang mengikat perusahaan dalam jangka panjang atau nilainya besar, ditandatangani pemilik atau direksi.
Kalau pimpinan tidak ada di tempat saat dokumen harus selesai, jangan menandatangani atas namanya tanpa dasar. Siapkan surat kuasa atau delegasi yang jelas, atau tunggu sampai yang berwenang bisa menandatangani. Menandatangani atas nama orang lain tanpa dasar kewenangan adalah masalah yang jauh lebih besar daripada keterlambatan satu hari.
Menyiapkan gambar tanda tangan
Untuk penandaan digital, siapkan gambar tanda tangan lebih dulu. Tanda tangan basah di kertas putih difoto dengan pencahayaan rata, lalu latarnya dibersihkan. Format PNG dengan latar tembus pandang memberi hasil paling rapi, karena tanda tangan menempel di atas teks tanpa kotak putih. Cara membuatnya dibahas di cara membuat tanda tangan dari foto dan cara membuat tanda tangan transparan.
Satu gambar tanda tangan sebaiknya tidak dipakai untuk semua keperluan tanpa pertimbangan. Tanda tangan yang tersimpan sebagai gambar bisa dipakai ulang oleh siapa pun yang memegang berkasnya. Simpan gambar itu di tempat terbatas, dan jangan menaruhnya di folder bersama yang bisa diakses semua orang.
Kalau dokumennya akan ditandatangani beberapa orang, siapkan gambar tanda tangan masing-masing. Untuk dokumen yang perlu paraf di setiap halaman, siapkan juga gambar paraf yang lebih kecil.
Urutan penandaan yang benar
Urutan pekerjaan menentukan berapa kali pekerjaan diulang. Susunannya seperti ini.
Selesaikan seluruh isi dan susunan halaman lebih dulu. Periksa nomor, tanggal, nama pihak, dan jumlahnya. Rapikan penomoran halaman kalau dokumennya panjang, karena menambahkan halaman setelah tanda tangan terpasang membuat penandanya harus dipasang ulang.
Setelah isinya final, tempelkan tanda tangan. Untuk dokumen yang ditandatangani lebih dari satu pihak, mulailah dari pihak yang paling awal dalam urutan yang disepakati. Dokumen yang ditandatangani dua pihak biasanya baru berlaku setelah tanda tangan terakhir, jadi urutannya perlu dicatat.
Setelah tanda tangan, bubuhkan stempel bila diperlukan. Stempel PDF menyediakan cap bertulisan dengan preset DISETUJUI, LUNAS, ASLI, dan DITOLAK, serta tulisan bebas sampai 60 karakter. Posisi cap digeser di pratinjau. Cap bertulisan ini juga bisa dipakai untuk menandai dokumen sebagai salinan atau arsip.
Terakhir, simpan salinan finalnya. Salinan final adalah berkas yang benar-benar dikirim, dan salinan itu yang menjadi rujukan kalau ada pertanyaan di kemudian hari.
Di mana tanda tangan diletakkan
Tempat penandaan mengikuti kebiasaan dokumen yang bersangkutan. Untuk surat, tanda tangan berada di kanan bawah, di atas nama jelas dan jabatan penandatangan. Untuk kontrak, tanda tangan berada di bagian akhir, sering dengan dua kolom untuk dua pihak, dan disertai nama jelas serta jabatan.
Untuk dokumen yang halamannya banyak, tandai juga halaman yang perlu paraf. Paraf di sudut halaman membantu memastikan tidak ada halaman yang disisipkan atau diganti setelah penandatanganan. Kalau dokumennya dijilid atau distaples, paraf diletakkan di posisi yang tidak tertutup jilidan.
Yang perlu dihindari adalah menempelkan tanda tangan di ruang kosong tanpa keterangan. Tanda tangan yang melayang tanpa nama jelas dan jabatan menyulitkan penerima memastikan siapa yang menandatangani. Pastikan selalu ada baris nama dan jabatan di bawah atau di samping tanda tangan.
Menggabungkan tanda tangan dengan stempel
Stempel perusahaan dan tanda tangan memiliki fungsi yang berbeda. Tanda tangan menunjukkan orang yang menyetujui, sedangkan stempel menunjukkan bahwa dokumen itu keluar dari perusahaan. Keduanya sering dipakai bersama, tetapi tidak selalu.
Stempel diperlukan untuk dokumen resmi yang keluar dari perusahaan, misalnya surat penawaran, surat keterangan, dan berkas yang diserahkan ke instansi. Untuk dokumen internal seperti catatan rapat, stempel biasanya tidak diperlukan. Untuk invoice dan kwitansi, cap seperti LUNAS dipakai sebagai penanda status pembayaran, bukan sebagai pengesahan perusahaan.
Menjaga agar tanda tangan tidak disalahgunakan
Tanda tangan digital berupa gambar punya satu kelemahan yang perlu disadari: begitu gambarnya beredar, gambar itu bisa ditempel ke dokumen lain. Karena itu, perlakukan gambar tanda tangan seperti barang berharga. Simpan di tempat terbatas, jangan kirim lewat saluran yang tidak perlu, dan jangan biarkan berkas mentahnya beredar.
Untuk dokumen yang akan dikirim ke luar dan tidak boleh diubah lagi, pertimbangkan mengunci hasilnya. Proteksi PDF memberi kata sandi AES-256 dan mengatur izin cetak, salin, dan ubah. Perlu diingat, izin ditegakkan pembaca yang menghormatinya, jadi jangan mengandalkan izin sebagai satu-satunya pengaman. Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan.
Bersihkan juga metadata sebelum dokumen dikirim. panduan metadata PDF menghapus judul, penulis, subjek, kata kunci, nama perangkat lunak, tanggal, dan metadata XMP tanpa mengubah tampilan halaman. Nama penyusun dan nama perangkat tidak selalu perlu diketahui penerima.
Menandatangani basah untuk dokumen tertentu
Sebagian dokumen perusahaan tetap mensyaratkan tanda tangan basah. Untuk dokumen seperti itu, urutannya: cetak PDF-nya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya. Pindai dengan pencahayaan rata dan pastikan seluruh tepi dokumen masuk ke dalam bingkai.
Kalau dokumen bertanda tangan basah perlu dikirim dalam bentuk digital, hasil pindaiannya disusun menjadi PDF lewat JPG ke PDF, satu gambar menjadi satu halaman. Setelah itu, cap perusahaan bisa ditambahkan secara digital bila diperlukan, atau dibubuhkan sebelum dipindai. Untuk dokumen yang perlu diserahkan dalam bentuk cetak sekaligus digital, buat salinan cetaknya lebih dulu, lalu pindai salinan yang sudah ditandatangani.
Mencatat dokumen yang sudah ditandatangani
Dokumen yang sudah ditandatangani sebaiknya dicatat: nomor dokumen, tanggal penandatanganan, pihak yang menandatangani, dan tempat penyimpanan salinannya. Catatan itu berguna saat dokumen yang sama ditanyakan kembali atau ketika perlu dibuat dokumen lanjutan yang merujuknya.
Simpan salinan final di folder yang sesuai dan simpan berkas sumbernya di tempat terpisah. Dokumen perusahaan sering diterbitkan ulang dengan nomor berbeda, dan berkas sumber menghemat pengetikan. Cara menata penyimpanannya dibahas di cara menyimpan dokumen perusahaan.
Kalau dokumennya akan diarsipkan jangka panjang, konversi ke PDF/A setelah semua penandaan selesai. PDF/A (format arsip ISO) menyertakan font yang belum tertanam dan menonaktifkan elemen yang tidak diizinkan standar arsip. Formulir yang bisa diisi berhenti bisa diisi setelah konversi, jadi kerjakan konversi paling akhir.
Langkah menandatangani dokumen perusahaan secara digital
- Pastikan isi dokumen final dan susunan halamannya tidak akan berubah.
- Periksa kewenangan penandatangan dan catat urutan pihak yang menandatangani.
- Siapkan gambar tanda tangan, PNG tembus pandang untuk hasil paling rapi.
- Buka Tanda Tangan PDF, lalu unggah PDF dan gambar tanda tangannya.
- Geser tanda tangan ke kolom yang benar dan atur lebarnya di pratinjau.
- Ulangi untuk setiap penandatangan dan setiap halaman yang perlu paraf.
- Tambahkan cap perusahaan lewat Stempel PDF bila diperlukan.
- Unduh hasilnya, buka kembali, dan periksa posisi serta keterbacaan tanda tangannya.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi mensyaratkan tanda tangan elektronik tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE. Tanda tangan gambar tidak menggantikannya, dan dokumen yang salah jenis tanda tangannya bisa ditolak.
Kalau dokumennya harus ditandatangani basah, selesaikan secara manual. Cetak, tanda tangani, lalu pindai. Beberapa instansi memeriksa tanda tangan asli, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya.
Kalau dokumennya mengikat secara hukum dan nilainya besar, jangan mengandalkan penandaan digital seadanya. Minta tinjauan ahli hukum lebih dulu, dan ikuti cara penandatanganan yang mereka sarankan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tanda tangan gambar bisa dipakai untuk kontrak? Bisa untuk banyak keperluan, tetapi ketentuannya bergantung pada pihak yang meminta. Untuk kontrak yang harus tahan sengketa, tanda tangan tersertifikasi lebih kuat. Tanyakan keperluannya sebelum menandatangani.
Bolehkah satu orang menandatangani untuk beberapa dokumen sekaligus? Boleh, tetapi setiap dokumen tetap diperiksa satu per satu. Menandatangani banyak dokumen tanpa memeriksa isinya adalah cara tercepat menandatangani dokumen yang salah.
Bagaimana kalau tanda tangan salah posisi? Pasang ulang pada berkas aslinya. Jangan menimpa tanda tangan yang salah dengan tanda tangan baru di atasnya, karena hasilnya terlihat tidak rapi dan bisa menimbulkan pertanyaan.
Apakah stempel harus selalu menyertai tanda tangan? Tidak. Stempel menunjukkan asal dokumen, dan tidak semua dokumen perusahaan perlu stempel. Untuk dokumen internal, tanda tangan saja biasanya cukup.
Mulai dari satu dokumen
Ambil satu dokumen yang sedang menunggu tanda tangan, tentukan kewenangannya, siapkan gambarnya, lalu ikuti urutan di atas. Setelah alurnya terbentuk, dokumen berikutnya selesai lebih cepat. Untuk mengirim dokumen yang sudah ditandatangani, lanjutkan ke cara mengirim dokumen perusahaan. Peta pekerjaan yang lain ada di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruhnya ada di Panduan Dokumen.