Perjanjian kerja sama adalah dokumen yang mengikat dua pihak atau lebih. Karena isinya menentukan hak, kewajiban, dan akibat bila salah satu pihak tidak menjalankannya, penyusunannya sebaiknya tidak dikerjakan sendiri tanpa tinjauan orang yang memahami hukum. Tool di layanan ini hanya membantu merapikan berkasnya setelah isinya disusun dan disetujui. Tool tidak menyusun klausul, tidak menilai keabsahan perjanjian, dan tidak menggantikan penasihat hukum.
Artikel ini menjelaskan urutan kerja yang bisa Anda lakukan sebelum dan sesudah tinjauan hukum: mengumpulkan bahan, menyepakati pokok-pokok kerja sama, menyusun berkas, dan menyimpannya. Untuk hal yang mengikat, arahkan verifikasi ke notaris, konsultan hukum, atau bagian hukum instansi yang terlibat. Ketentuan tentang kontrak juga bisa berbeda menurut jenis kerja samanya, jadi yang berlaku adalah nasihat hukum untuk kasus Anda, bukan contoh dari internet.
Kenapa perjanjian tidak disusun dari templat mentah
Templat memang mempercepat pekerjaan, tetapi templat tidak tahu keadaan Anda. Contoh perjanjian yang beredar di internet dibuat untuk keadaan tertentu, dan keadaan itu belum tentu sama dengan kerja sama Anda. Memakai templat tanpa menyesuaikan isinya bisa menghasilkan klausul yang tidak cocok, bahkan klausul yang saling bertentangan.
Yang lebih berbahaya, templat bisa memuat ketentuan yang tidak Anda pahami. Setelah ditandatangani, ketentuan itu berlaku, sekalipun Anda tidak membacanya. Karena itu, templat paling aman dipakai sebagai bahan belajar struktur, bukan sebagai dokumen final.
Pendekatan yang lebih tenang: susun dulu pokok-pokok kesepakatan dalam bahasa sehari-hari, sepakati bersama calon mitra, lalu serahkan ke orang yang memahami hukum untuk disusun menjadi klausul yang rapi. Anda menghemat waktu tinjauan karena pokoknya sudah jelas, dan hasilnya tetap diperiksa ahli.
Sebelum menyusun: kumpulkan bahan dan tetapkan pokok kesepakatan
Kumpulkan dokumen pendukung lebih dulu. Identitas para pihak, dokumen usaha kalau ada, gambaran pekerjaan atau objek kerja sama, dan catatan hasil pembicaraan sebelumnya. Semua itu menjadi bahan penyusunan dan bahan tinjauan.
Tetapkan pokok kesepakatan bersama calon mitra. Pokok ini biasanya mencakup: apa yang dikerjakan masing-masing pihak, apa yang diberikan masing-masing pihak, bagaimana hasilnya dibagi atau dibayar, berapa lama kerja samanya berjalan, dan bagaimana kerja sama berakhir. Kesepakatan pada tahap ini tidak perlu memakai bahasa hukum. Yang penting kedua pihak sepakat pada isinya.
Tulis juga hal yang belum disepakati. Daftar pertanyaan terbuka memudahkan pembahasan berikutnya dan mencegah klausul ditulis berdasarkan dugaan. Simpan catatan ini sebagai lampiran bahan, bukan sebagai bagian perjanjian.
Pokok yang perlu ada dalam perjanjian
Para pihak. Nama lengkap, identitas, dan alamat masing-masing. Kalau pihaknya badan usaha, pastikan siapa yang berwenang mewakili dan atas dasar apa kewenangan itu. Kesalahan pada bagian ini bisa membuat perjanjian dipersoalkan.
Ruang lingkup. Apa yang menjadi objek kerja sama dan batasnya. Bagian ini perlu ditulis rinci, karena sengketa sering bermula dari pekerjaan yang dianggap di luar lingkup oleh satu pihak dan di dalam lingkup oleh pihak lain.
Hak dan kewajiban. Apa yang dilakukan masing-masing pihak, kapan, dan dengan standar apa. Sebutkan juga apa yang menjadi tanggungan masing-masing, termasuk biaya, tenaga, dan peralatan.
Nilai dan cara pembayaran. Berapa nilainya, bagaimana perhitungannya, kapan dibayarkan, dan lewat kanal apa. Ketentuan perpajakan yang menyertai transaksi diverifikasi ke sumber resmi, bukan ditulis dari perkiraan.
Jangka waktu dan pengakhiran. Kapan perjanjian mulai berlaku, berapa lama, bagaimana diperpanjang, dan bagaimana diakhiri. Sebutkan juga apa yang terjadi pada pekerjaan yang masih berjalan saat perjanjian berakhir.
Keadaan di luar kendali. Apa yang terjadi bila salah satu pihak tidak bisa menjalankan kewajibannya karena keadaan yang di luar kendalinya. Bagian ini penting untuk kerja sama yang bergantung pada pasokan, cuaca, atau pihak ketiga.
Kerahasiaan dan kepemilikan hasil. Apa yang dianggap rahasia, siapa yang boleh mengetahuinya, dan siapa yang memiliki hasil pekerjaan atau data yang dihasilkan.
Penyelesaian perbedaan. Bagaimana perbedaan pendapat diselesaikan lebih dulu, dan ke mana dibawa bila tidak selesai. Pilihan ini punya akibat hukum, jadi tanyakan ke penasihat hukum sebelum menetapkannya.
Urutan kerja menyusun berkasnya
- Kumpulkan identitas para pihak dan dokumen pendukungnya.
- Sepakati pokok kerja sama bersama calon mitra, lalu catat hasilnya.
- Tulis draf isi dalam bahasa sendiri, lengkap dengan daftar hal yang belum disepakati.
- Minta tinjauan ahli hukum atas draf itu, dan ikuti masukannya.
- Rapikan berkas final dari isi yang sudah disetujui kedua pihak.
- Periksa nama, alamat, tanggal, dan angka satu per satu.
- Siapkan salinan untuk setiap pihak, lalu atur urutan penandatanganannya.
- Simpan berkas final beserta catatan perubahan dan lampirannya.
Langkah kelima bisa memakai Teks ke PDF. Tulis atau tempel isi perjanjian ke editor di halaman itu, lalu unduh hasilnya sebagai PDF A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt. Kalau isinya sudah tersusun di aplikasi pengolah kata, ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Kedua jalur itu hanya merapikan tampilan, bukan menyusun klausul.
Menandatangani perjanjian
Penandatanganan dilakukan setelah isinya final dan sudah ditinjau. Kalau isi berubah setelah tanda tangan dipasang, penandanya harus dipasang ulang, dan perubahan itu sebaiknya disetujui kedua pihak secara tertulis.
Untuk perjanjian bernilai besar atau yang akan dipakai sebagai bukti di kemudian hari, tanda tangan basah di atas materai masih sering diminta. Cetak dokumennya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Untuk keperluan internal atau kerja sama yang nilainya lebih kecil, tanda tangan gambar bisa ditempelkan dengan Tanda Tangan PDF. Tanda tangan gambar menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kalau instansi mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik.
Kalau para pihak berada di kota berbeda, perjanjian bisa ditandatangani dalam beberapa salinan, lalu salinannya dipertukarkan. Pastikan setiap pihak memegang salinan lengkap dengan semua tanda tangan.
Memeriksa berkas final
Periksa nama dan identitas para pihak, karena salah ketik di bagian ini paling sering terjadi dan paling merepotkan. Periksa tanggal mulai berlaku dan tanggal berakhir. Periksa angka nilai dan cara pembayarannya, lalu cocokkan dengan kesepakatan.
Periksa kelengkapan lampiran. Lampiran yang disebut di badan perjanjian harus benar-benar ada dan ikut diserahkan. Kalau lampirannya berupa dokumen terpisah, satukan dengan Gabung PDF supaya penerima tidak perlu membuka banyak berkas.
Periksa nomor halaman kalau perjanjiannya panjang. Halaman yang tidak bernomor menyulitkan rujukan saat pembahasan. Nomor Halaman menulis nomor berformat angka, dan nomor awalnya bisa diatur.
Menyimpan dan mengamankan berkas
Simpan salinan digital dan salinan cetak. Untuk dokumen yang akan berlaku bertahun-tahun, pertimbangkan PDF/A (format arsip ISO), format arsip ISO 19005 yang membuat dokumen tetap terbaca dalam jangka panjang. Simpan juga draf dan catatan perubahan, karena riwayat penyusunan berguna bila ada pertanyaan tentang maksud sebuah klausul.
Kalau berkasnya memuat data usaha yang tidak perlu dibaca orang lain, kunci salinan digitalnya dengan Proteksi PDF. Kata sandinya AES-256 dengan minimal empat karakter, dan ketiga izin bawaan, yaitu cetak, salin, dan ubah, ditolak. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan catat sandinya, karena sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan.
Kapan sebaiknya tidak melanjutkan sendiri
Kalau kerja samanya menyangkut tanah, bangunan, penyertaan modal, atau hak yang bernilai besar, libatkan notaris. Untuk kerja sama yang mengikat pihak ketiga, misalnya pinjaman atau penjaminan, konsultasikan ke penasihat hukum sebelum menandatangani apa pun.
Kalau isi perjanjian bertentangan dengan peraturan yang berlaku, klausul itu tidak bisa diselamatkan dengan penyusunan kata yang lebih rapi. Yang dibutuhkan adalah nasihat hukum, dan itu di luar jangkauan tool mana pun di layanan ini.
Kalau para pihak tidak bisa sepakat pada pokok-pokoknya, jangan memaksakan perjanjian. Menunda penandatanganan sampai pokoknya jelas lebih murah daripada menyelesaikan sengketa setelah pekerjaan berjalan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah perjanjian kerja sama harus dibuat oleh notaris? Tidak selalu. Untuk kerja sama biasa, perjanjian di bawah tangan bisa cukup. Untuk objek tertentu, akta notaris diperlukan. Tanyakan ke notaris atau penasihat hukum untuk kasus Anda.
Apakah templat dari internet boleh dipakai? Boleh sebagai bahan belajar struktur, tetapi jangan dipakai mentah. Sesuaikan dengan keadaan Anda dan minta tinjauan ahli sebelum ditandatangani.
Apakah perjanjian bisa dibuat dalam dua bahasa? Bisa. Kalau dibuat dalam dua bahasa, sepakati bahasa mana yang berlaku bila ada perbedaan tafsir, dan tulis kesepakatan itu di dalam perjanjian.
Apakah tool di sini bisa menyusun klausulnya? Tidak. Tool hanya merapikan berkas menjadi PDF. Penyusunan dan tinjauan klausul adalah pekerjaan ahli hukum.
Mulai dari pokok kesepakatan
Tulis dulu pokok kerja sama dalam bahasa sendiri, lalu bahas bersama calon mitra. Setelah pokoknya jelas, mintalah tinjauan ahli, baru rapikan berkasnya. Untuk melihat bagaimana dokumen kerja lain disusun, buka Dokumen Kerja dan Panduan Dokumen.