Menyimpan dokumen perusahaan dikerjakan dengan menetapkan empat hal lebih dulu: struktur folder, aturan akses, masa simpan, dan salinan cadangan. Baru setelah keempatnya jelas, berkasnya dipindahkan ke tempat yang benar. Membalik urutannya, yaitu mengumpulkan berkas dulu lalu mencari-cari polanya, hampir selalu berakhir dengan folder besar yang isinya tidak pernah dibuka lagi.
Perbedaan utama arsip perusahaan dan arsip pribadi bukan pada jumlah berkasnya, melainkan pada dua hal: dokumen perusahaan dibaca lebih dari satu orang, dan sebagian dokumennya punya kewajiban simpan. Karena dibaca bersama, aksesnya perlu diatur. Karena ada kewajiban simpan, penghapusannya tidak bisa sekadar mengikuti selera pemiliknya.
Artikel ini untuk usaha kecil dan tim kantor yang mengurus arsipnya sendiri. Kalau perusahaan Anda sudah memakai sistem manajemen dokumen, aturan di sistem itu yang berlaku. Yang dibahas di sini adalah cara membangun strukturnya dari awal.
Memisahkan arsip aktif dan arsip simpan
Arsip perusahaan terbagi menjadi dua kelompok besar. Arsip aktif adalah dokumen yang masih dipakai untuk pekerjaan berjalan: kontrak yang masih berjalan, berkas pelanggan yang masih transaksi, dan dokumen kepegawaian yang masih berlaku. Arsip simpan adalah dokumen yang sudah selesai tetapi perlu disimpan karena kewajiban atau karena sewaktu-waktu bisa ditanyakan lagi.
Pemisahan ini menentukan semuanya. Arsip aktif perlu mudah diakses, sering dibuka, dan boleh disimpan di tempat kerja sehari-hari. Arsip simpan tidak perlu diakses cepat, tetapi perlu aman, tertata, dan bisa ditemukan saat diminta. Mencampur keduanya membuat folder kerja penuh oleh berkas lama, dan berkas lama justru sulit dilacak karena tercampur dengan yang baru.
Tetapkan aturan kapan sebuah dokumen berpindah dari aktif ke simpan. Pemicunya bisa sederhana: kontrak berpindah setelah berakhir, berkas pelanggan berpindah setelah tidak ada transaksi, dan dokumen proyek berpindah setelah proyek ditutup.
Struktur folder yang mengikuti pekerjaan
Susun folder mengikuti cara perusahaan bekerja, bukan mengikuti jenis berkas di komputer. Tiga susunan yang paling mudah dirawat untuk usaha kecil: per jenis dokumen, per pihak, atau per tahun. Pilih salah satu sebagai susunan utama, lalu pakai yang lain sebagai penanda di nama berkas.
Susunan per jenis cocok kalau dokumen sering dicari berdasarkan bentuknya, misalnya semua invoice di satu tempat. Susunan per pihak cocok kalau perusahaan sering berurusan dengan pelanggan atau mitra yang sama, karena semua dokumen satu pihak terkumpul di satu folder. Susunan per tahun cocok untuk perusahaan yang arsipnya dinilai per periode.
Kedalaman folder sebaiknya dijaga tetap dangkal. Folder yang bercabang terlalu dalam membuat orang malas menyimpan berkas di tempat yang benar, dan berkas akhirnya menumpuk di folder teratas. Dua sampai tiga tingkat biasanya cukup. Kalau sebuah folder sudah memuat terlalu banyak berkas, pecah berdasarkan penanda yang konsisten, misalnya bulan.
Aturan nama berkas yang dipakai bersama
Nama berkas adalah lapisan pencarian yang paling cepat. Pakai pola yang menyebut jenis dokumen, pihak, dan tanggal, lalu urutkan sesuai kebutuhan. Tanggal dengan format tahun di depan membuat berkas tersusun sendiri saat diurutkan. Hindari nama seperti final.pdf, revisi.pdf, atau scan.pdf, karena ketiganya tidak bisa dibedakan saat daftar berkas menumpuk.
Sepakati juga perlakuan untuk berkas dari pihak luar. Berkas yang diterima sering bernama acak dari sistem pengirim. Ganti namanya mengikuti pola perusahaan, lalu simpan di folder yang benar. Berkas yang dibiarkan bernama acak akan hilang di antara berkas lain dalam hitungan minggu.
Aturan penamaan sebaiknya ditulis dan ditempel di tempat yang terlihat tim. Aturan yang hanya diingat satu orang akan berhenti dipakai begitu orang itu sibuk. Pola penamaan yang lebih lengkap dibahas bersama aturan dokumen di cara membuat dokumen perusahaan rapi.
Mengatur siapa yang boleh membuka apa
Tidak semua dokumen perusahaan boleh dibaca semua orang. Data pelanggan, angka keuangan, dan dokumen kepegawaian biasanya terbatas pada bagian tertentu. Tentukan tingkat akses sejak awal dan terapkan di tempat penyimpanan, bukan hanya di atas kertas.
Tiga tingkat akses yang sederhana sudah cukup untuk sebagian besar usaha kecil. Terbuka untuk dokumen yang memang dibaca bersama, misalnya templat dan surat keluar. Terbatas untuk dokumen yang dibaca bagian tertentu, misalnya berkas pelanggan dan laporan keuangan. Tertutup untuk dokumen yang hanya dibaca pemilik atau bagian tertentu, misalnya data gaji dan dokumen kesepakatan.
Untuk berkas digital yang memuat data sensitif, tambahkan pengaman di tingkat berkasnya. Proteksi PDF memberi kata sandi AES-256 dan mengatur tiga izin: cetak, salin, dan ubah, dengan bawaan ketiganya ditolak. Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan, jadi catat sandinya di tempat yang aman. Untuk berkas yang dikirim ke luar, sandinya dikirim lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Masa simpan dan cara menghapus
Setiap jenis dokumen punya masa simpan yang berbeda, dan ketentuannya bisa berasal dari aturan perpajakan, aturan ketenagakerjaan, atau kebutuhan usaha sendiri. Karena ketentuan itu bisa berbeda dan berubah, verifikasi ke sumber resmi yang berwenang atau konsultan yang menangani bidangnya. Yang bisa dilakukan sekarang adalah menetapkan kebijakan internal dan menuliskannya.
Kebijakan itu cukup memuat tiga hal: jenis dokumen, lama simpan, dan siapa yang boleh menyetujui penghapusan. Dokumen yang lewat masa simpannya tidak langsung dihapus. Tahan dulu untuk peninjauan, lalu hapus setelah ada persetujuan. Dokumen yang masih bisa disengketakan sebaiknya tidak dihapus.
Penghapusan perlu dicatat. Catatan itu membuktikan bahwa dokumen dihapus karena kebijakan, bukan karena hilang. Untuk berkas digital yang benar-benar tidak boleh dibaca lagi, penghapusan biasa tidak cukup kalau berkasnya masih ada di cadangan. Pastikan cadangan juga mengikuti jadwal penghapusan.
Cadangan dan format arsip jangka panjang
Satu salinan bukan cadangan. Buat salinan di setidaknya dua tempat berbeda, misalnya komputer kantor dan penyimpanan awan atau cakram eksternal. Untuk data penting, simpan satu salinan di luar kantor supaya kejadian di satu lokasi tidak menghilangkan semuanya.
Dokumen yang harus tetap terbaca dalam hitungan tahun sebaiknya diubah ke format arsip. PDF/A (format arsip ISO) mengonversi dokumen ke profil PDF/A-2b mengikuti standar arsip ISO 19005: font yang belum tertanam disertakan, dan JavaScript serta aksi otomatis dinonaktifkan. Format ini dipakai untuk kontrak, laporan keuangan, dan dokumen yang tidak akan disunting lagi.
Uji cadangan sesekali. Cadangan yang tidak pernah diuji belum terbukti bisa dipakai. Ambil satu berkas dari cadangan, buka, dan periksa isinya. Uji sederhana ini menangkap masalah sebelum kejadian yang sebenarnya.
Menyatukan berkas yang tersebar
Dokumen satu urusan sering terdiri dari beberapa berkas: surat pengantar, lampiran, dan bukti pendukung. Menyatukannya menjadi satu PDF membuat dokumen tidak tercecer dan mudah dikirim ulang. Gabung PDF menyatukan beberapa berkas, urutannya digeser di pratinjau, dan penanda buku selalu dipertahankan. Satu proses menerima sampai 20 berkas sesuai paket.
Sebelum disatukan, rapikan nama berkas dan periksa urutannya. Berkas yang digabung dengan urutan salah harus diulang dari awal, dan pengulangan itu memakan waktu lebih banyak daripada pemeriksaan urutan. Setelah digabung, beri nomor halaman lewat Nomor Halaman supaya bagian tertentu bisa dirujuk dengan posisi yang jelas.
Arsip fisik tetap perlu tempat
Sebagian dokumen perusahaan masih berupa kertas, terutama dokumen yang perlu disimpan aslinya. Siapkan lemari atau rak khusus, pisahkan dari dokumen pribadi, dan beri label pada setiap kotak atau map. Label sebaiknya menyebut jenis dokumen dan periode, bukan nama orang.
Simpan daftar isi arsip fisik di komputer. Daftar itu menyebut kotak mana memuat dokumen apa, sehingga pencarian tidak perlu membuka semua kotak. Untuk dokumen yang jarang diakses, pindai dan simpan salinan digitalnya lebih dulu, lalu simpan aslinya di tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.
Langkah merapikan arsip yang sudah menumpuk
- Tentukan susunan utama folder: per jenis, per pihak, atau per tahun.
- Buat struktur folder kosongnya lebih dulu.
- Pisahkan arsip aktif dari arsip simpan.
- Pindahkan berkas ke folder yang benar, mulai dari kelompok yang paling sering dipakai.
- Ganti nama berkas yang tidak menjelaskan isinya.
- Tandai dokumen yang masa simpannya sudah lewat untuk ditinjau.
- Siapkan salinan cadangan di tempat kedua.
- Konversi dokumen jangka panjang ke PDF/A setelah isinya final.
Kerjakan per kelompok, jangan sekaligus. Merapikan seluruh arsip dalam satu duduk biasanya berhenti di tengah jalan dan meninggalkan keadaan yang lebih kacau daripada sebelumnya.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau perusahaan sudah memakai sistem manajemen dokumen atau aplikasi akuntansi, ikuti aturan sistem itu. Menyimpan salinan terpisah di luar sistem membuat dua sumber kebenaran yang bisa berbeda isi. Sistem yang berlaku adalah yang dipakai perusahaan.
Kalau dokumennya masih sering berubah, jangan diubah ke PDF/A. Format arsip ditujukan untuk dokumen yang sudah final. Setiap penyuntingan setelah konversi berisiko membatalkan status arsipnya, dan mengonversi ulang setiap kali perubahan hanya menambah pekerjaan.
Kalau dokumen memuat data yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah arsip perusahaan perlu dipisah dari arsip pribadi? Perlu. Berkas perusahaan memuat data pelanggan dan angka keuangan yang pengamanannya berbeda dari berkas pribadi. Pemisahan juga memudahkan saat sebagian arsip harus diserahkan ke pihak lain.
Berapa lama dokumen perusahaan disimpan? Tergantung jenis dokumen dan ketentuan yang berlaku untuk bidangnya. Karena ketentuannya berbeda dan bisa berubah, tetapkan kebijakan internal berdasarkan sumber resmi yang berwenang, lalu tinjau berkala.
Apakah semua dokumen perlu dipindai? Tidak. Pindai dokumen yang sering ditanyakan ulang atau yang aslinya rawan rusak. Dokumen yang tidak pernah diminta lagi cukup disimpan rapi dalam bentuk kertas.
Bagaimana menangani berkas dari karyawan yang sudah keluar? Berkas pekerjaannya tetap disimpan mengikuti kebijakan yang berlaku. Yang perlu diperiksa, akses akun dan folder kerjanya dicabut, dan berkas yang masih berjalan dialihkan ke penggantinya.
Mulai dari satu lemari dan satu folder
Rapikan dulu kelompok dokumen yang paling sering dicari, lalu lanjutkan ke kelompok berikutnya tiap minggu. Setelah struktur dan aturannya berjalan, memindahkan dokumen baru menjadi kebiasaan yang singkat. Untuk mengurus berkasnya sendiri, lanjutkan ke cara menandatangani dokumen perusahaan dan cara mengirim dokumen perusahaan. Peta pekerjaan yang lain ada di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruh kelompok ada di Panduan Dokumen.