Kwitansi dibuat setelah pembayaran benar-benar diterima, dan isinya menyatakan bahwa sejumlah uang telah masuk ke tangan penerima. Cara membuat kwitansi PDF adalah menyusun pernyataan itu, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang siap dicetak atau dikirim ke pihak yang membayar.

Artikel ini menjelaskan cara menyusun kwitansi setelah pembayaran diterima. Untuk contoh susunan dan batas penggunaannya, baca Contoh Kwitansi PDF.

Kwitansi adalah tanda terima. Ia tidak meminta uang, tidak menagih, dan tidak menyebut jatuh tempo. Karena itu, kwitansi tidak boleh menggantikan invoice. Kalau yang Anda butuhkan adalah dokumen untuk menagih pekerjaan yang belum dibayar, dokumen itu invoice, dan panduannya ada di cara membuat invoice PDF.

Satu perbedaan penting yang sering diabaikan: kwitansi menyebut pembayaran yang sudah terjadi, sehingga tanggalnya adalah tanggal uang diterima, bukan tanggal tagihan diterbitkan. Kalau tanggalnya salah, catatan kas kedua pihak menjadi tidak cocok saat direkap.

Kwitansi untuk pembayaran yang sudah diterima

Tiga keadaan yang biasanya memerlukan kwitansi. Pertama, pembayaran tunai, karena tidak ada jejak transfer yang bisa ditunjukkan. Kedua, pembayaran yang diterima kuasa atau perantara, sehingga penerima uang perlu menegaskan siapa yang menyerahkan uang. Ketiga, permintaan dari pihak pembayar yang memerlukan bukti untuk pembukuannya.

Untuk transfer bank, kwitansi tetap berguna meski mutasi rekening sudah menjadi bukti. Kwitansi menjelaskan untuk pembayaran apa uang itu masuk, dan penjelasan itu yang tidak muncul di mutasi. Sebaliknya, kalau pembayaran sudah tercatat lengkap di sistem, kwitansi bisa dibuat sebagai pelengkap, bukan keharusan.

Yang perlu dipegang: satu kwitansi untuk satu pembayaran. Kalau satu pembayaran mencakup beberapa tagihan, sebutkan tagihan mana saja yang dibayar di dalam kwitansi. Mencampur beberapa pembayaran dalam satu kwitansi menyulitkan pencocokan saat ada sengketa.

Bagian kwitansi yang perlu ada

Kwitansi yang rapi memuat enam hal. Nomor kwitansi dan tanggal penerimaan uang. Nama penerima uang beserta identitas singkatnya. Nama pihak yang menyerahkan uang. Jumlah uang, ditulis dengan angka dan huruf. Keterangan untuk pembayaran apa. Dan tanda tangan penerima.

Jumlah dalam huruf berfungsi sebagai pengaman. Angka bisa tertukar atau tersunting, sedangkan tulisan huruf memaksa penerima membaca nilainya. Kalau angka dan huruf berbeda, kwitansi mudah dipersoalkan. Perbedaan itu sebaiknya tidak pernah terjadi karena kwitansi harus diperiksa sebelum diserahkan.

Keterangan pembayaran menghubungkan kwitansi dengan dokumen lain. Tulis nomor invoice, nomor pesanan, atau uraian pekerjaan yang dibayar. Tanpa keterangan, kwitansi hanya menyebut sejumlah uang tanpa konteks, dan itu menyulitkan pembukuan.

Kalau kwitansi diteken oleh orang yang bukan pemilik rekening atau pemilik usaha, sebutkan dasar kewenangannya, misalnya sebagai bendahara atau kuasa. Pihak pembayar juga bisa meminta legalisasi, dan ketentuan tentang itu mengikuti permintaan instansi yang meminta, jadi tanyakan lebih dulu daripada menebak.

Soal meterai, DJP menetapkan tarif Bea Meterai Rp10.000 per dokumen. Menurut DJP, dokumen yang menyatakan jumlah uang dengan nilai nominal lebih dari Rp5.000.000 dan menyebutkan penerimaan uang termasuk objek Bea Meterai, sedangkan tanda terima pembayaran gaji bukan objek. Meterai bisa berbentuk tempel atau elektronik, dan e-meterai dibuat Peruri. NgeditPDF tidak menjual atau menerbitkan e-meterai. Pihak yang meminta kwitansi, misalnya instansi atau rekan usaha, bisa mensyaratkan hal sendiri, jadi tanyakan ketentuannya.

Nomor kwitansi dan pencatatannya

Nomor kwitansi sebaiknya berurutan seperti nomor invoice, dengan pola yang tetap. Kwitansi yang tidak bernomor masih bisa dipakai untuk transaksi kecil, tetapi sulit dilacak ketika jumlahnya bertambah.

Catat setiap kwitansi yang keluar, termasuk yang dibatalkan. Kwitansi batal biasanya ditarik kembali, dan penarikan itu perlu dicatat supaya nomornya tidak dipakai ulang. Simpan catatan nomor di tempat yang sama dengan catatan invoice, sehingga rekap penerimaan bisa disusun dari satu sumber.

Langkah membuat kwitansi PDF

  1. Pastikan pembayaran sudah benar-benar diterima sebelum menulis kwitansi.
  2. Catat tanggal penerimaan uang, jumlahnya, dan keterangan pembayarannya.
  3. Tentukan nomor kwitansi dari catatan Anda.
  4. Buka Teks ke PDF di peramban.
  5. Tulis judul KWITANSI, lalu nomor dan tanggalnya.
  6. Tulis kalimat pernyataan bahwa penerima telah menerima sejumlah uang dari pihak yang disebut.
  7. Tulis jumlah dalam angka dan huruf, lalu keterangan pembayaran.
  8. Tambahkan baris tanda tangan penerima beserta nama jelasnya.
  9. Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu buka dan periksa hasilnya.

Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris. Untuk menebalkan jumlah atau nama, apit dengan bintang ganda. Kalau kwitansi perlu dicetak dua rangkap, tulis dua kali di halaman yang dipisahkan baris berisi tiga tanda hubung, sehingga masing-masing rangkap berdiri di halamannya sendiri.

Tanda tangan pada kwitansi

Kwitansi tanpa tanda tangan kehilangan fungsi utamanya, karena tanda tangan itulah pernyataan penerimaan. Kalau kwitansi diserahkan dalam bentuk digital, tanda tangan gambar bisa ditempelkan dengan Tanda Tangan PDF. Gambar tanda tangan berformat PNG tembus pandang memberi hasil paling rapi.

Perlu dijelaskan apa adanya: tanda tangan gambar dan cap visual di layanan ini menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Apakah itu cukup, ditentukan pihak yang meminta kwitansi. Kalau pihak yang meminta mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik.

Kalau kwitansi harus ditandatangani basah, cetak PDF-nya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Urutannya penting: tanda tangan dipasang setelah isinya final, karena mengubah isi setelah ditandatangani membuat penandanya harus dipasang ulang.

Memeriksa kwitansi sebelum diserahkan

Periksa jumlah dalam angka dan huruf, pastikan keduanya sama. Periksa nama penerima dan penyerah uang, termasuk ejaannya. Periksa tanggal, karena tanggal yang keluar dari periode pembukuan menimbulkan pertanyaan. Periksa keterangan pembayaran, apakah nomor invoice atau nomor pesanannya sudah benar.

Periksa juga apakah kwitansi memuat pernyataan yang tepat. Kalimatnya menyatakan penerimaan, bukan janji akan menerima. Kalau Anda menemukan kalimat yang menagih di dalam kwitansi, kalimat itu tidak pada tempatnya.

Menyimpan dan mengirim kwitansi

Simpan salinan digital setiap kwitansi yang keluar, diurutkan berdasarkan nomor. Simpan juga berkas teks sumbernya, karena kwitansi sering perlu diterbitkan ulang untuk format atau keperluan yang berbeda. Untuk arsip jangka panjang, pertimbangkan PDF/A (format arsip ISO), format arsip yang membuat dokumen tetap terbaca dalam hitungan tahun.

Kalau kwitansi dikirim lewat surel, kirim sebagai PDF, bukan foto. Kecilkan berkasnya lewat Kompres PDF kalau melewati batas lampiran. Kalau kwitansi memuat data keuangan yang tidak perlu dibaca orang lain, kunci berkasnya dengan Proteksi PDF dan kirim sandinya lewat saluran yang berbeda.

Kapan kwitansi tidak dipakai

Kalau uangnya belum diterima, jangan membuat kwitansi. Dokumen yang tepat untuk keadaan itu adalah invoice. Membuat kwitansi lebih awal, meski niatnya sebagai janji, membuat catatan penerimaan tidak lagi bisa dipercaya.

Untuk transaksi yang memerlukan dokumen resmi tertentu, misalnya setoran ke instansi atau pembayaran yang harus memakai bukti resmi dari sistem mereka, ikuti format yang diminta. Kwitansi buatan sendiri tidak menggantikan bukti resmi itu.

Untuk transaksi usaha yang melibatkan pajak, kwitansi buatan sendiri tidak menggantikan faktur pajak. Menurut DJP, faktur pajak dibuat di Coretax DJP lewat menu e-Faktur, bukan di editor PDF. Ketentuan perpajakan lainnya mengikuti aturan resmi yang berlaku, dan penjelasannya ada di cara membuat faktur pajak.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah kwitansi harus selalu ditandatangani? Ya, tanda tangan penerima adalah inti kwitansi. Tanpa tanda tangan, dokumen itu hanya catatan, bukan pernyataan penerimaan.

Bolehkah satu kwitansi untuk beberapa pembayaran sekaligus? Boleh, asalkan setiap pembayaran disebut keterangannya dan jumlah totalnya jelas. Cara itu dipakai misalnya saat menagih beberapa invoice dalam satu penyelesaian.

Apakah kwitansi perlu meterai? Menurut DJP, dokumen yang menyebutkan penerimaan uang dengan nilai nominal lebih dari Rp5.000.000 termasuk objek Bea Meterai, tarifnya Rp10.000 per dokumen. Pihak yang meminta kwitansi, seperti instansi, bank, atau perusahaan, bisa mensyaratkan hal sendiri, jadi ikuti permintaan itu dan tanyakan ketentuannya.

Apa yang harus dilakukan kalau kwitansi hilang? Buat salinan dari arsip Anda dengan keterangan bahwa ini salinan pengganti, lalu cantumkan nomor kwitansi aslinya. Jangan membuat nomor baru untuk pembayaran yang sama.

Apakah kwitansi bisa dibuat dari ponsel? Bisa. Teks ke PDF berjalan di peramban ponsel. Yang perlu diperhatikan hanya koneksi dan ketelitian saat mengetik jumlah uang.

Satu kwitansi untuk satu pembayaran

Mulai dari pembayaran terakhir yang Anda terima. Tulis kwitansinya, beri nomor, simpan salinan digital dan berkas teksnya, lalu jadikan pola tetap untuk pembayaran berikutnya. Kalau Anda baru membangun kebiasaan administrasi, urutkan pekerjaan dari invoice ke kwitansi supaya catatan tagihan dan penerimaan bertemu di satu tempat. Peta pekerjaan selengkapnya ada di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.