Surat keterangan kerja adalah dokumen yang menerangkan bahwa seseorang benar bekerja di sebuah perusahaan, beserta posisi dan masa kerjanya. Cara membuat surat keterangan kerja PDF adalah menyusun keterangan itu dari arsip kepegawaian, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45 yang siap dicetak atau dikirim.
Artikel ini untuk bagian kepegawaian yang menyusun suratnya. Karyawan yang meminta surat itu bisa membaca Cara Meminta Surat Keterangan Kerja.
Artikel ini ditulis dari sisi perusahaan yang menerbitkan surat, bukan dari sisi karyawan yang memintanya. Pekerjaan kedua sisi itu berbeda. Yang satu mencocokkan data dan menulis keterangan, yang satu mengajukan permintaan. Kalau Anda karyawan yang membutuhkan dokumen ini, urutan pengajuannya dibahas di cara meminta surat keterangan kerja.
Tiga dokumen ini sering tertukar. Surat keterangan kerja menyebut fakta kepegawaian: identitas, jabatan, dan masa kerja. Surat rekomendasi memuat penilaian dan biasanya ditulis atasan. Surat keterangan penghasilan memuat angka upah. Menggabungkan ketiganya dalam satu lembar membuat dokumen sulit dipakai untuk keperluan yang menuntut keterangan tertentu.
Keperluan yang paling sering
Surat keterangan kerja diminta untuk melamar pekerjaan baru, mengajukan kredit, membuka rekening bank, melengkapi berkas beasiswa, sampai mengurus keperluan administrasi lain. Karena keperluannya berbeda, sebagian perusahaan menerbitkan format yang agak berbeda untuk tiap keperluan. Tanyakan keperluannya sebelum menulis, supaya keterangan yang keluar langsung bisa dipakai.
Untuk keperluan perbankan, bank biasanya menyediakan format sendiri dan meminta perusahaan mengisinya. Dalam keadaan itu, format bank yang dipakai. Jangan menggantinya dengan format internal, sekalipun isinya mirip. Ketentuan tiap bank berbeda dan bisa berubah, jadi verifikasi ke kantor bank yang bersangkutan.
Data yang harus dicocokkan lebih dulu
Kesalahan pada surat keterangan kerja hampir selalu berasal dari data yang tidak dicocokkan. Buka arsip kepegawaian sebelum menulis, lalu cocokkan lima hal: nama lengkap sesuai identitas, nomor karyawan kalau ada, jabatan terakhir, tanggal mulai bekerja, dan tanggal berakhir kalau yang bersangkutan sudah berhenti.
Ejaan nama paling sering salah, terutama untuk nama yang panjang atau memuat gelar. Salin dari dokumen identitas, bukan dari ingatan atau dari daftar percakapan. Perbedaan satu huruf bisa membuat surat ditolak di tahap pemeriksaan.
Tanggal mulai bekerja juga perlu ketelitian. Beda antara tanggal masuk dan tanggal mulai bekerja efektif sering muncul, misalnya karena ada masa orientasi. Yang dipakai adalah tanggal yang tercatat di arsip resmi perusahaan, dan kalau ada dua versi, sebutkan mana yang dimaksud atau minta bagian kepegawaian memutuskan.
Isi yang perlu ada
Surat keterangan kerja yang lengkap memuat kop perusahaan, nomor surat, dan tanggal penerbitan. Setelah itu identitas karyawan, jabatan, dan masa kerja. Bagian inti menyatakan bahwa orang yang disebut benar bekerja atau pernah bekerja di perusahaan. Bagian penutup memuat keperluan surat, nama penandatangan, jabatan, dan tanda tangan.
Nomor surat berguna saat karyawan kembali meminta salinan atau saat pihak ketiga mencocokkan dokumen. Pakai pola nomor yang tetap, dan catat setiap nomor yang keluar. Surat keterangan yang tidak bernomor masih bisa dipakai, tetapi sulit dilacak ketika permintaannya bertambah.
Uraian tugas singkat boleh ditambahkan kalau diminta, tetapi jaga agar tetap singkat. Tujuannya membantu pihak yang membaca memahami posisi, bukan menggambarkan seluruh pekerjaan. Kalau pihak yang meminta memerlukan uraian rinci, lampirkan deskripsi jabatan sebagai lampiran terpisah.
Menulis fakta, bukan penilaian
Surat keterangan kerja bukan tempat memuji. Kalimat yang menyatakan fakta lebih kuat daripada kalimat yang menilai. "Bekerja sejak Maret sampai Desember" adalah fakta. "Merupakan karyawan yang berdedikasi" adalah penilaian yang tidak bisa diperiksa dan tidak diperlukan di dokumen jenis ini.
Alasan lain untuk menahan diri dari penilaian: surat keterangan dipakai untuk banyak keperluan, termasuk keperluan yang tidak berkaitan dengan prestasi. Kalimat pujian yang berlebihan bisa menimbulkan pertanyaan, sementara keterangan yang netral selalu aman. Kalau perusahaan memang ingin memberi penilaian, dokumen yang tepat adalah surat rekomendasi.
Sebut juga apa yang tidak dijelaskan. Kalau penerima surat memerlukan keterangan penghasilan, dan perusahaan tidak menerbitkannya dalam surat ini, tuliskan keperluan itu ditangani dokumen terpisah. Kejelasan seperti itu menghindari tanya jawab lanjutan.
Kop surat dan format
Kop perusahaan bisa berupa teks berisi nama, alamat, dan kontak, atau gambar kop resmi. Teks ke PDF menangani kop berupa teks dengan rapi. Kalau perusahaan mewajibkan kop bergambar atau format resmi yang sudah ditetapkan, susun suratnya di Word dengan templat perusahaan, lalu ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS).
Untuk surat yang lebih dari satu halaman, pertimbangkan penomoran. Nomor Halaman menulis nomor berformat angka dan nomor awalnya bisa diatur. Surat keterangan kerja jarang lebih dari satu halaman, tetapi kalau lampirannya panjang, penomoran membantu.
Langkah membuat surat keterangan kerja PDF
- Terima permintaan tertulis yang menyebut keperluan surat.
- Buka arsip kepegawaian, lalu cocokkan nama, jabatan, dan masa kerja.
- Tentukan nomor surat dan tanggal penerbitan.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor, dan tanggal.
- Tulis identitas karyawan dan keterangan kepegawaiannya.
- Tulis kalimat pernyataan bahwa data yang disebut benar.
- Tulis keperluan surat, lalu ruang tanda tangan dan nama penandatangan.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, dan periksa hasilnya.
- Cetak untuk tanda tangan basah, atau tempelkan tanda tangan gambar.
Tanda tangan, stempel, dan pengesahan
Sebagian perusahaan mensyaratkan tanda tangan basah dan stempel pada surat keterangan. Urutannya penting: isi diselesaikan lebih dulu, baru tanda tangan dan stempel dipasang. Mengubah isi setelah penandaan membuat penandanya harus dipasang ulang.
Untuk dokumen digital internal, tanda tangan gambar bisa ditempelkan dengan Tanda Tangan PDF, dan cap perusahaan bisa ditambahkan dengan Stempel PDF. Perlu dipahami, keduanya menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kalau pihak yang meminta mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE.
Memeriksa sebelum diserahkan
Periksa lima hal. Nama dan identitas cocok dengan arsip. Jabatan benar. Tanggal mulai dan berakhir benar. Nomor surat belum pernah dipakai. Terakhir, isinya menyebut keperluan yang sesuai dengan permintaan.
Periksa juga keterbacaan hasilnya. Buka PDF-nya di ponsel, karena banyak penerima membuka berkas dari ponsel. Pastikan tidak ada baris yang terpotong dan tata letaknya tetap rapi. Sebelum dikirim ke bank atau instansi, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF, karena berkas dari pengolah kata membawa nama penulis dan nama perangkat.
Menyimpan dan menerbitkan ulang
Surat keterangan kerja sering diminta lagi bertahun-tahun kemudian, misalnya oleh karyawan yang sudah berhenti. Simpan salinan digitalnya beserta berkas teks sumbernya, diurutkan berdasarkan nomor dan tahun. Berkas sumber memungkinkan surat serupa diterbitkan ulang tanpa mengetik dari awal.
Untuk arsip jangka panjang, PDF/A (format arsip ISO) mengubah berkas menjadi format arsip ISO 19005. Font yang belum tertanam disertakan, dan elemen yang tidak diizinkan standar arsip dinonaktifkan. Format ini berguna untuk dokumen kepegawaian yang harus tetap terbaca dalam hitungan tahun.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau bank, kampus, atau instansi menyediakan formulir sendiri, isi formulir itu. Format mereka yang mengikat, dan surat buatan sendiri tidak menggantikannya.
Kalau surat memerlukan kop resmi bergambar, tanda tangan pejabat tertentu, atau stempel basah, kerjakan lewat templat resmi perusahaan. Tool di sini membantu merapikan berkasnya, bukan menggantikan prosedur pengesahan perusahaan.
Pertanyaan yang sering muncul
Siapa yang berwenang menandatangani surat keterangan kerja? Umumnya pejabat di bidang kepegawaian, misalnya manajer sumber daya manusia. Aturan tiap perusahaan berbeda, jadi ikuti kewenangan yang berlaku di tempat Anda.
Bolehkah surat diterbitkan untuk karyawan yang sudah berhenti? Boleh, selama arsipnya masih tersimpan. Sebutkan periode kerjanya secara lengkap dan tanggal berhentinya, supaya keterangannya tidak menimbulkan tafsir ganda.
Apakah surat keterangan kerja perlu materai? Tergantung permintaan pihak yang menerima. Untuk keperluan internal biasanya tidak. Kalau instansi memintanya, ikuti permintaan itu dan tanyakan ketentuannya.
Apakah bahasa asing diperbolehkan? Sebagian perusahaan menerbitkan versi dua bahasa untuk keperluan luar negeri. Pastikan terjemahannya diperiksa orang yang menguasai kedua bahasa, terutama untuk istilah jabatan.
Mulai dari permintaan yang paling dekat
Ambil satu permintaan yang sedang berjalan, susun isinya dengan urutan di atas, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk permintaan berikutnya. Setelah polanya terbentuk, penerbitan surat menjadi pekerjaan yang singkat. Kumpulan panduan administrasi kantor yang lain ada di Dokumen Kerja, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.