Faktur pajak tidak disusun dengan format buatan sendiri. Bentuk, isi, dan cara penerbitannya ditetapkan oleh ketentuan perpajakan yang berlaku, dan ketentuan itu berubah dari waktu ke waktu. Karena itu, artikel ini tidak memuat tarif atau syarat rinci yang mengikat, dan rujukan resminya dikumpulkan di bagian Sumber resmi pada akhir artikel. Langkah pertama yang benar adalah membaca ketentuan resmi dari kanal resmi Direktorat Jenderal Pajak (DJP) atau bertanya langsung ke kantor pelayanan pajak, lalu mengikuti ketentuan itu apa adanya.

Yang bisa dibahas di sini adalah pekerjaan di sekitarnya: menyiapkan data usaha, menyusun urutan pengerjaan, memeriksa kecocokan data, mengemas berkas, dan menyimpannya. Semua itu menentukan kelancaran penerbitan faktur, sekalipun bentuk dokumennya sendiri diatur oleh ketentuan resmi.

Artikel ini juga tidak menggantikan konsultasi pajak. Kalau usaha Anda memiliki keadaan khusus, misalnya penyerahan ke pihak tertentu, pembelian dari luar daerah, atau transaksi yang sifatnya berbeda dari kegiatan sehari-hari, tanyakan ke konsultan pajak atau petugas pajak sebelum menerbitkan dokumen apa pun.

Kenapa faktur pajak berbeda dari invoice biasa

Invoice komersial dan faktur pajak sering dianggap sama karena keduanya menyebut nilai transaksi. Fungsinya berbeda. Invoice dipakai untuk menagih pembayaran kepada pembeli, sedangkan faktur pajak berkaitan dengan pemungutan dan pelaporan pajak atas transaksi itu.

Konsekuensinya, faktur pajak tidak boleh dibuat dengan format karangan, tidak boleh diubah sesuka hati setelah diterbitkan, dan tidak boleh dianggap setara dengan kwitansi. Kalau Anda baru mengenal dokumen usaha, urutan pemahamannya sebaiknya dimulai dari cara membuat invoice PDF dan cara membuat kwitansi PDF, baru kemudian mempelajari dokumen perpajakan.

Perbedaan lain yang perlu dipahami: faktur pajak melekat pada status dan kewajiban perpajakan penjual. Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 81 Tahun 2024, faktur pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang menyerahkan barang atau jasa kena pajak. Karena itu, sebelum menyusun faktur, pastikan dulu status perpajakan usaha Anda, apakah Anda sudah terdaftar, dan bagaimana kewajiban pelaporan yang berlaku bagi Anda. Semua itu diverifikasi ke kanal resmi, bukan dari artikel atau unggahan di media sosial.

Verifikasi ketentuan ke sumber resmi

Ketentuan perpajakan berubah. Aturan yang berlaku tahun lalu belum tentu sama dengan aturan yang berlaku sekarang, dan penerapannya bisa berbeda menurut jenis usaha serta keadaan wajib pajak. Karena itu, jangan berpatokan pada contoh yang beredar di internet, termasuk contoh yang terlihat resmi.

Sumber verifikasi yang bisa dipakai: pengumuman dan panduan di situs resmi otoritas pajak, aplikasi atau portal resmi yang disediakan otoritas pajak, kantor pelayanan pajak setempat, dan konsultan pajak yang Anda percayai. Kalau ada perbedaan antara penjelasan di artikel mana pun dengan ketentuan di kanal resmi, yang mengikat adalah kanal resmi.

Sebagai gambaran kondisi saat artikel ini diperiksa pada Oktober 2026: PMK 81/2024 mengatur bahwa faktur pajak berbentuk elektronik, dibuat lewat modul di Portal Wajib Pajak (Coretax DJP) atau laman lain yang terintegrasi dengan sistem DJP, dan dibubuhi tanda tangan elektronik, yakni sertifikat elektronik atau Kode Otorisasi DJP. Ada pengecualian untuk jenis tertentu, misalnya faktur atas penyerahan kepada konsumen akhir. Pada Februari 2025 DJP menyebut tiga saluran penerbitan, yaitu Coretax DJP, aplikasi e-Faktur Client Desktop, dan e-Faktur Host-to-Host lewat penyedia jasa aplikasi perpajakan (PJAP), dengan pengecualian bagi faktur dan PKP tertentu. Saluran mana yang boleh Anda pakai bergantung pada status usaha Anda, jadi periksa pengumuman DJP terbaru sebelum memilih.

Kebiasaan yang baik: sebelum menerbitkan faktur, cek kembali ketentuan yang berlaku pada periode itu. Catat tanggal pengecekan dan sumbernya di catatan internal Anda. Cara itu memudahkan Anda menjelaskan dasar pekerjaan kalau ada pertanyaan di kemudian hari.

Menyiapkan data usaha sebelum menyusun faktur

Pekerjaan yang bisa Anda kendalikan adalah kelengkapan data. Sebagian besar keterlambatan penerbitan faktur terjadi karena data tidak lengkap, bukan karena aturannya sulit.

Siapkan data identitas usaha Anda: nama yang terdaftar, alamat, dan nomor identitas perpajakan. Periksa ejaannya sama persis dengan dokumen resmi. Satu huruf yang berbeda bisa membuat berkas dikembalikan atau menimbulkan pertanyaan.

Siapkan data pembeli dengan tingkat ketelitian yang sama. Untuk pembeli usaha, minta data perpajakan mereka langsung dari bagian keuangan atau penanggung jawabnya, jangan dari ingatan atau dari percakapan lisan. Untuk pembeli orang pribadi dalam negeri, identitas yang dicantumkan bisa berupa NPWP atau NIK, dan PMK 81/2024 menyamakan kedudukan NIK dengan NPWP dalam pembuatan faktur pajak dan pengkreditan pajak masukan. Simpan data itu di catatan pelanggan supaya transaksi berikutnya tidak perlu bertanya ulang.

Siapkan juga data transaksi: apa yang diserahkan, kapan, berapa nilainya, dan dokumen pendukungnya. Untuk penyerahan barang, dokumen pengiriman dan bukti terima berguna. Untuk jasa, dokumen pekerjaan atau berita acara penyelesaian berguna. Data itu menjadi dasar pengisian dan bahan pemeriksaan internal.

Urutan pekerjaan menyusun faktur

  1. Baca ketentuan resmi yang berlaku pada periode penerbitan, dari kanal resmi otoritas pajak.
  2. Pastikan status perpajakan usaha Anda dan kewajiban yang melekat padanya.
  3. Kumpulkan data penjual, data pembeli, dan data transaksi dari dokumen sumber.
  4. Susun data transaksi dalam catatan internal sebelum masuk ke dokumen resmi.
  5. Terbitkan faktur melalui sarana resmi yang ditentukan ketentuan, atau ikuti tata cara yang berlaku bagi usaha Anda.
  6. Cocokkan setiap isian dengan dokumen sumber, terutama nama dan nomor identitas.
  7. Simpan salinan faktur yang diterbitkan beserta dokumen pendukungnya.
  8. Catat penerbitan itu untuk keperluan pelaporan dan rekonsiliasi.

Langkah kelima tidak bisa digantikan oleh tool apa pun di layanan ini. Teks ke PDF dan tool lain di katalog ini bekerja pada berkas, bukan pada kewajiban perpajakan. Yang bisa dibantu adalah merapikan dokumen pendukung atau catatan internal, bukan menerbitkan faktur resmi.

Kalau dokumen resminya berbentuk formulir digital

Sebagian dokumen perpajakan disediakan dalam bentuk formulir berkolom digital. Kalau berkas yang Anda terima memiliki kolom yang bisa diisi, Isi Formulir PDF bisa dipakai untuk mengisinya. Kolom dibaca dari struktur AcroForm, dan isian tersimpan ke field berkas sehingga hasil unduhannya masih bisa dibuka dan diperbaiki.

Perlu diingat dua batas. Pertama, tool itu hanya mengisi kolom, tidak menghitung dan tidak menentukan tarif. Kedua, berkas hasil pindai tanpa kolom digital tidak bisa diisi otomatis, karena teksnya hanya gambar. Kalau formulir Anda berbentuk pindaian, jalurnya adalah mencetak dan mengisi dengan tangan atau memakai berkas digital dari sumber resmi.

Sebelum mengirim formulir yang sudah diisi, periksa kembali setiap angka terhadap dokumen sumber. Untuk formulir yang memuat data pribadi dan nilai transaksi, simpan salinan sebelum berkasnya dibekukan, dan pertimbangkan membersihkan metadatanya lewat Sensor PDF.

Menyimpan dan mengarsipkan berkas perpajakan

Dokumen perpajakan perlu disimpan dalam jangka panjang, karena bisa diminta kembali saat pemeriksaan. Susun penyimpanan berdasarkan tahun dan jenis dokumen, lalu pisahkan dari berkas usaha sehari-hari.

Untuk arsip jangka panjang, PDF/A (format arsip ISO) mengubah dokumen menjadi format arsip ISO 19005: font yang belum tertanam disertakan, dan elemen yang tidak diizinkan standar arsip dinonaktifkan. Format ini berguna untuk dokumen yang harus tetap terbaca dalam hitungan tahun.

Kalau satu transaksi memerlukan beberapa berkas, misalnya dokumen pendukung dan bukti penerbitan, satukan dengan Gabung PDF. Penanda buku dipertahankan, dan urutan berkas bisa diatur di pratinjau sebelum digabungkan.

Simpan juga salinan cadangan di tempat yang berbeda dari berkas kerja. Kehilangan berkas perpajakan menjelang pemeriksaan jauh lebih merepotkan daripada waktu yang dipakai untuk menyalinnya sekarang.

Kalau menyerahkan ke pihak lain

Banyak usaha kecil menyerahkan urusan perpajakan kepada konsultan atau staf yang khusus menangani. Kalau itu pilihan Anda, pekerjaan Anda tetap ada: menyiapkan data dengan lengkap dan tepat waktu.

Buat daftar data yang perlu diserahkan, beserta tenggat penyerahannya. Kirim data sebagai berkas, bukan sebagai pesan yang berserakan, supaya penerima bisa memeriksa kelengkapannya sekali jalan. Kalau data itu memuat informasi keuangan dan identitas, kunci berkasnya dengan Proteksi PDF dan kirim sandinya lewat saluran yang berbeda.

Untuk berkas yang harus dipindahkan lewat surel, perhatikan batas ukuran lampiran. Kompres PDF menurunkan resolusi gambar berlebih dan merapikan struktur berkas. Perlu diketahui, PDF yang berisi foto bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan PDF teks nyaris tidak berubah.

Kapan sebaiknya tidak mengerjakan sendiri

Kalau transaksi Anda menyangkut perlakuan khusus, atau Anda tidak yakin dengan status dan kewajiban yang berlaku, jangan menerbitkan dokumen berdasarkan tebakan. Tanyakan lebih dulu. Memperbaiki dokumen yang salah terbit jauh lebih berat daripada memastikan sejak awal.

Kalau usaha Anda sedang dalam proses perubahan bentuk atau kepemilikan, urusan perpajakan biasanya ikut berubah. Libatkan konsultan sejak awal perubahan, bukan setelah dokumen pertama diterbitkan.

Kalau data perpajakan tidak boleh meninggalkan jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di tool layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah faktur pajak bisa dibuat dengan aplikasi apa saja? Tidak. Bentuk dan cara penerbitannya mengikuti ketentuan resmi. Aplikasi hanya boleh dipakai sejauh diizinkan ketentuan itu, dan ketentuan itulah yang perlu Anda baca dari sumber resmi.

Apakah invoice bisa menggantikan faktur pajak? Tidak. Keduanya punya fungsi berbeda. Invoice untuk menagih, faktur pajak berkaitan dengan pemungutan dan pelaporan pajak.

Bagaimana kalau data pembeli belum lengkap? Jangan menerbitkan dokumen dengan data yang belum pasti. Minta data itu kepada pembeli, dan tanyakan ke kanal resmi kalau ada keadaan yang membuat data tidak bisa dilengkapi.

Apakah berkas perpajakan perlu diarsipkan dalam format khusus? Kalau dokumennya akan disimpan bertahun-tahun, format arsip seperti PDF/A membantu menjaga keterbacaannya. Ketentuan tentang format yang diminta instansi tetap yang mengikat, jadi tanyakan bila ada keraguan.

Mulai dari membenahi data

Sebelum memikirkan format berkas, rapikan data penjual, data pelanggan, dan catatan transaksi. Data yang lengkap membuat pekerjaan perpajakan berjalan lebih tenang, apa pun ketentuan yang berlaku. Setelah itu, baca ketentuan resminya dari kanal resmi, dan tanyakan hal yang belum jelas sebelum menerbitkan dokumen. Peta pekerjaan dokumen usaha ada di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruhnya ada di Panduan Dokumen.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 20 Oktober 2026. Ketentuan perpajakan bisa berubah, jadi rujuk halaman di bawah untuk aturan yang berlaku.