Surat pengantar adalah lembar yang menyertai berkas, barang, atau dokumen yang dikirim ke pihak lain. Isinya menjelaskan apa yang dikirim, untuk keperluan apa, dan siapa yang mengirim. Cara membuat surat pengantar PDF adalah menyusun keterangan itu, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang bisa dicetak atau dilampirkan pada berkas digital.
Surat pengantar sering dianggap formalitas, padahal ia yang menghubungkan berkas dengan pengirimnya. Tanpa surat pengantar, berkas yang tiba di meja penerima bisa tidak jelas asalnya, tidak jelas maksudnya, dan tidak jelas harus diarahkan ke bagian mana. Satu lembar yang ditulis sepuluh menit menghilangkan kebingungan itu.
Surat pengantar berbeda dari surat tugas dan surat pesanan. Surat tugas menugaskan orang, surat pesanan meminta barang, sedangkan surat pengantar menyerahkan sesuatu. Ketiganya bisa muncul dalam satu rangkaian pekerjaan, tetapi fungsinya tidak saling menggantikan.
Kapan surat pengantar dipakai
Empat keadaan yang paling sering memerlukan surat pengantar. Pertama, penyerahan berkas ke instansi, misalnya dokumen pendaftaran, berkas klaim, atau berkas tender. Kedua, pengiriman dokumen ke mitra usaha, misalnya kontrak yang sudah ditandatangani atau faktur yang perlu dicocokkan. Ketiga, pengiriman barang atau sampel yang perlu catatan resmi. Keempat, penyerahan dokumen internal antar bagian yang perlu jejak serah terima.
Sebaliknya, untuk mengirim satu berkas lewat surel kepada orang yang sudah menunggunya, surat pengantar biasanya tidak diperlukan. Keterangan singkat di badan surel sudah cukup. Surat pengantar menjadi penting ketika berkasnya banyak, penerimanya sebuah instansi, atau penyerahannya perlu dibuktikan di kemudian hari.
Yang membedakannya dari berita acara
Surat pengantar menyatakan niat menyerahkan. Berita acara menyatakan bahwa penyerahan sudah terjadi, lengkap dengan keadaan barang atau berkas saat diterima. Surat pengantar ditulis sebelum berkas diterima, berita acara ditulis pada saat penerimaan.
Untuk penyerahan yang perlu bukti kuat, keduanya dipakai bersama: surat pengantar sebagai pembuka, berita acara sebagai penutup. Perbedaan keduanya dibahas lebih jauh di cara membuat berita acara.
Bagian surat pengantar
Kop memuat nama dan alamat pengirim, serta kontaknya. Nomor surat dan tanggal diletakkan di bawah kop. Nomor yang berurutan memudahkan pencarian saat berkas yang sama ditanyakan kembali.
Tujuan surat menyebut nama instansi atau orang yang dituju, jabatannya, dan alamatnya. Untuk instansi, sebutkan bagian yang menangani berkasnya kalau Anda mengetahuinya. Surat yang salah arah harus dipindahkan secara manual, dan itu memperlambat proses.
Kalimat pembuka menyatakan maksud pengiriman. Satu kalimat cukup: dengan ini kami sampaikan berkas tertentu untuk keperluan tertentu. Hindari pembuka berpanjang-panjang yang mengulang hal yang sama.
Daftar lampiran adalah bagian terpenting. Setiap berkas disebut satu per satu, dengan jumlah halaman atau jumlah salinan kalau perlu. Kalau lampirannya banyak, beri nomor supaya penerima bisa mencocokkan satu per satu. Daftar yang hanya berbunyi "berkas terlampir" menyulitkan pemeriksaan.
Penutup memuat harapan agar berkasnya diterima, lalu nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim. Kalau yang menyerahkan bukan penandatangan, sebutkan nama penyerah dan kontaknya supaya penerima tahu siapa yang harus dihubungi.
Menulis daftar lampiran yang bisa dicocokkan
Daftar lampiran menentukan apakah berkas Anda diperiksa dengan cepat atau dikembalikan karena dianggap tidak lengkap. Tulis nama setiap berkas seperti nama yang tertulis di halamannya, bukan nama berkas di komputer Anda. "Fotokopi Kartu Keluarga, 4 halaman" lebih membantu daripada "scan_kk_final.pdf".
Cantumkan jumlah halaman untuk berkas yang lebih dari satu halaman. Kalau lampirannya berupa salinan, sebutkan salinan apa dan berapa rangkap. Kalau ada berkas yang menyusul, tuliskan secara terpisah, jangan dicampur ke daftar yang sudah lengkap.
Untuk pengiriman berkas digital, urutan lampiran sebaiknya mengikuti urutan di daftar. Kalau beberapa PDF digabung menjadi satu, periksa urutannya di pratinjau sebelum disatukan lewat Gabung PDF. Urutan berkas yang Anda unggah menjadi urutan halaman hasil gabungan.
Menggabungkan surat pengantar dengan lampirannya
Ada dua cara mengirim. Pertama, surat pengantar dan lampiran sebagai berkas terpisah, dengan surat pengantar sebagai berkas pertama. Cara ini dipakai kalau penerima meminta setiap dokumen berdiri sendiri. Kedua, semuanya digabung menjadi satu PDF dengan surat pengantar di halaman pertama. Cara ini dipakai kalau penerima hanya menyediakan satu kolom unggahan.
Kalau memilih cara gabung, susun surat pengantarnya lebih dulu, ekspor, lalu satukan dengan lampirannya. Surat pengantar diletakkan paling depan, karena fungsinya menjelaskan isi berkas yang menyusul. Kalau jumlah halamannya banyak, tambahkan nomor halaman dengan Nomor Halaman supaya penerima bisa menyebut posisi saat menanyakan sesuatu.
Langkah membuat surat pengantar PDF
- Catat berkas apa saja yang akan dikirim dan untuk keperluan apa.
- Cocokkan daftar lampiran dengan berkas yang benar-benar ada di tangan Anda.
- Tentukan nomor surat dan tanggal pengiriman.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor surat, dan tanggal.
- Tulis nama dan alamat penerima.
- Tulis kalimat maksud pengiriman.
- Tulis daftar lampiran sebagai daftar bernomor, lengkap dengan jumlah halamannya.
- Tulis penutup, nama pengirim, jabatan, dan kontak yang bisa dihubungi.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya sebelum dikirim.
Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris, dan nama penerima bisa ditebalkan dengan bintang ganda. Kalau surat pengantar perlu memuat dua versi, misalnya satu untuk penerima dan satu untuk arsip, pisahkan keduanya dengan baris berisi tiga tanda hubung.
Tanda tangan dan pengesahan
Surat pengantar yang dikirim ke instansi biasanya memerlukan tanda tangan dan stempel. Cetak berkasnya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya, atau tempelkan tanda tangan gambar dengan Tanda Tangan PDF dan cap dengan Stempel PDF. Keduanya menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi, jadi sesuaikan dengan keperluan penerima.
Isi surat diselesaikan sebelum tanda tangan dipasang. Kalau daftar lampiran berubah setelah surat ditandatangani, surat itu harus diterbitkan ulang, dan itu pekerjaan yang bisa dihindari dengan memeriksa daftarnya lebih dulu.
Memeriksa sebelum berkas dikirim
Periksa daftar lampiran terhadap berkas yang benar-benar disertakan. Ini pemeriksaan yang paling sering dilewati dan paling sering menimbulkan masalah. Cocokkan satu per satu, termasuk jumlah halamannya.
Periksa nama penerima, nama instansi, dan alamatnya. Periksa nomor surat dan tanggalnya. Periksa juga apakah berkas yang dikirim memuat data yang tidak perlu diketahui penerima. Untuk pengiriman ke instansi, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF, sebab berkas kantor sering menyimpan nama penyusun dan nama perangkat di dalamnya.
Periksa ukuran berkasnya kalau dikirim lewat portal. Portal biasanya menyebut batas unggahan, dan berkas pindaian beresolusi tinggi sering melewatinya. Kompres PDF memperkecil ukuran dengan menurunkan resolusi gambar yang berlebihan, dan ukuran sebelum serta sesudahnya ditampilkan.
Setelah berkas diserahkan
Minta tanda terima atau catat waktu penyerahannya. Untuk penyerahan langsung, minta staf penerima membubuhkan tanda terima di salinan surat pengantar Anda. Untuk pengiriman lewat portal, simpan tangkapan layar konfirmasi unggahan.
Simpan salinan surat pengantar beserta berkas teks sumbernya. Surat pengantar sering dipakai berulang untuk keperluan yang mirip, dan berkas sumber menghemat pengetikan. Simpan juga lampirannya di folder yang sama supaya pengiriman berikutnya bisa disiapkan dengan cepat.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi menyediakan formulir pengantar sendiri, pakai formulir itu. Beberapa instansi meminta lembar pengantar bernomor yang mereka terbitkan, dan surat buatan sendiri tidak menggantikannya. Ketentuan tiap instansi berbeda dan bisa berubah, jadi periksa pengumuman atau hubungi bagian layanan setempat.
Kalau penyerahannya memerlukan berita acara resmi dengan pemeriksaan barang, siapkan berita acara itu bersama surat pengantar. Untuk penyerahan yang mengikat secara hukum, misalnya penyerahan aset dalam jumlah besar, minta pendampingan bagian hukum atau notaris.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat pengantar perlu nomor? Tidak wajib, tetapi sangat membantu. Nomor memudahkan pencarian kembali dan memudahkan pencocokan saat penerima menanyakan berkas yang sama.
Bolehkah surat pengantar ditulis tangan? Boleh untuk keperluan sederhana. Untuk berkas instansi, surat yang diketik lebih mudah dibaca dan lebih mudah diarsipkan.
Apakah surat pengantar harus memuat semua nama berkas? Ya, kalau jumlahnya masih bisa didaftar. Daftar yang lengkap memudahkan penerima mencocokkan, dan itu mempercepat pemeriksaan berkas Anda.
Bagaimana kalau ada berkas yang menyusul? Sebutkan di surat pengantar bahwa berkas tertentu akan menyusul beserta perkiraan waktunya. Setelah dikirim, terbitkan surat pengantar tambahan dengan nomor baru supaya catatannya tetap rapi.
Mulai dari satu pengiriman
Ambil satu pengiriman berkas yang sedang Anda siapkan, susun surat pengantarnya dengan urutan di atas, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk pengiriman berikutnya. Langkah administrasi kantor yang lain dibahas di Dokumen Kerja, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.