Surat penawaran harga adalah dokumen yang menawarkan barang atau jasa beserta nilainya kepada pihak yang belum tentu membeli. Isinya harus bisa dinilai tanpa Anda hadir menjelaskannya. Cara membuatnya adalah menyusun semua keterangan itu lebih dulu, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Halaman tool itu menghasilkan A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt, siap dikirim atau dicetak.
Arah transaksi dokumen ini dari penjual ke calon pembeli. Kebalikannya, surat pesanan datang dari pembeli kepada penjual, dan panduannya ada di cara membuat surat pesanan. Memahami dua arah itu penting supaya isi surat tidak tertukar: surat penawaran menjanjikan harga, surat pesanan meminta barang.
Surat penawaran sering menjadi dokumen pertama yang dibaca calon pelanggan tentang usaha Anda. Karena itu, yang dinilai bukan hanya harganya, tetapi juga kejelasan dan kerapian penyampaiannya.
Penawaran yang dinilai cepat
Penerima biasanya membandingkan beberapa penawaran sekaligus. Ia mencari tiga hal: apa yang ditawarkan, berapa harganya, dan syarat apa yang menyertainya. Kalau salah satu tidak ditemukan dengan cepat, penawaran Anda bisa tersisih bukan karena harganya kalah, tetapi karena sulit dinilai.
Susun surat dengan urutan yang mengikuti cara penerima membaca. Identitas penjual dan penerima di atas. Ringkasan penawaran di bagian awal. Rincian barang atau jasa di tengah. Harga dan syarat di bawah rincian. Penutup berisi masa berlaku dan kontak.
Hindari menaruh informasi penting di lampiran terpisah kalau bisa dimasukkan ke badan surat. Semakin sedikit berkas yang harus dibuka penerima, semakin besar peluang penawaran Anda dibaca sampai selesai.
Bagian surat penawaran harga
Kop atau kepala surat memuat nama usaha, alamat, nomor telepon, surel, dan logo kalau ada. Nomor surat dan tanggal penawaran dicantumkan di bawah kop. Nomor surat berguna untuk merujuk penawaran saat penerima membalas atau memesannya nanti.
Tujuan surat menyebut nama pihak yang ditawari, jabatannya kalau relevan, dan nama perusahaannya. Sapaan pembuka cukup satu atau dua baris, tidak perlu berpanjang-panjang.
Bagian isi menjelaskan apa yang ditawarkan. Kalau barangnya banyak, gunakan daftar. Kalau jasa, sebut lingkup pekerjaan yang termasuk dan yang tidak termasuk. Bagian ini juga tempat menyebutkan keunggulan yang bisa dibuktikan, bukan klaim besar tanpa dasar.
Bagian harga memuat nilai satuan, jumlah, dan total. Kalau harga berbeda untuk kuantitas tertentu, sebut tangga harganya dengan jelas. Cantumkan apakah harga sudah termasuk pajak atau belum, dan apakah biaya pengiriman sudah dihitung. Ketentuan perpajakan yang berlaku diverifikasi ke sumber resmi, bukan ditulis berdasarkan perkiraan.
Bagian syarat dan ketentuan memuat cara pembayaran, waktu penyerahan atau pengerjaan, masa berlaku penawaran, dan syarat lain seperti garansi atau ketentuan pengembalian. Penutup memuat ucapan terima kasih singkat, nama penanggung jawab, jabatan, dan kontak yang bisa dihubungi.
Harga: yang paling sering menimbulkan pertanyaan
Harga dalam penawaran harus bisa dipertanggungjawabkan. Tulis dasar perhitungannya, misalnya harga satuan dikali jumlah, lalu tambahan biaya kalau ada. Penerima yang bisa mengikuti hitungannya lebih mudah menyetujui penawaran.
Sebutkan juga apa yang tidak termasuk dalam harga. Biaya pemasangan, pelatihan, pengiriman ke luar kota, atau suku cadang sering tidak termasuk. Kalau hal itu tidak disebut, penerima akan menganggapnya sudah termasuk, dan selisihnya menjadi perdebatan setelah pesanan berjalan.
Kalau harga menyesuaikan kuantitas, tulis tangganya dalam daftar. Misalnya untuk pembelian dalam jumlah kecil, sedang, dan besar. Tangga harga membantu penerima memutuskan jumlah pesanan, dan keputusan itu menguntungkan kedua pihak.
Masa berlaku dan cara pembayaran
Masa berlaku penawaran melindungi Anda dari kenaikan biaya. Tanpa masa berlaku, penawaran lama bisa dipakai bertahun-tahun kemudian dengan harga yang sudah tidak relevan. Tulis tanggal berakhirnya dengan jelas, bukan hanya jumlah hari, karena tanggal lebih mudah diperiksa.
Cara pembayaran juga perlu tegas: berapa uang muka, kapan sisanya dibayar, dan lewat kanal apa. Kalau ada beberapa tahap pembayaran, sebutkan kaitannya dengan tahap pekerjaan. Ketentuan yang tertulis mengurangi tanya jawab sebelum pesanan masuk.
Langkah membuat surat penawaran harga
- Kumpulkan data: barang atau jasa, harga, kuantitas, dan syarat yang Anda tawarkan.
- Tentukan nomor surat dan tanggalnya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor surat, tanggal, dan tujuan surat.
- Tulis isi penawaran dan rincian barang atau jasa. Gunakan daftar bernomor untuk memudahkan penerima merujuk satu per satu.
- Tulis harga, ketentuan yang termasuk dan tidak termasuk, masa berlaku, dan cara pembayaran.
- Tebalkan bagian penting seperti total harga dengan penanda bintang ganda.
- Tambahkan penutup, nama, jabatan, dan kontak.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya.
Kalau rincian harga Anda sudah tersusun di Excel, ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS) agar tabelnya rapi. Untuk surat yang sudah ada di Word, pakai Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Keduanya mempertahankan tata letak dokumen asal, dengan catatan dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit dan font yang tidak ada di server diganti font serupa.
Merapikan sebelum dikirim
Periksa nama penerima dan nama perusahaannya. Kesalahan nama membuat surat terlihat tidak serius. Periksa hitungan harga, lalu periksa apakah semua satuan sudah konsisten, misalnya semua dalam satuan yang sama. Periksa nomor surat dan tanggal.
Baca ulang bagian syarat. Kalimat yang bisa ditafsirkan dua cara akan ditanyakan kembali, dan pertanyaan itu memakan waktu. Ganti dengan kalimat yang tegas. Kalau ada hal yang belum bisa Anda pastikan, tulis apa adanya daripada menjanjikan sesuatu yang belum siap.
Periksa juga nama berkas PDF. Nama yang memuat nomor surat dan nama penerima lebih mudah ditemukan kembali daripada nama bawaan seperti dokumen1.pdf. Untuk penawaran yang dikirim ke luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penulis dan nama perangkat tidak terbawa.
Mengirim dan menindaklanjuti
Kirim penawaran sebagai PDF. Format itu menjaga tampilan, ukurannya wajar untuk lampiran, dan teksnya bisa dicari. Kalau berkasnya terlalu besar karena memuat foto produk, kecilkan lewat Kompres PDF. Penurunan paling terasa pada PDF yang berisi foto, yang bisa menyusut sampai sekitar 90 persen.
Setelah dikirim, catat tanggal pengiriman dan tanggal masa berlaku berakhir. Tindak lanjut yang wajar dilakukan sebelum masa berlaku habis, bukan setelahnya. Kalau penerima meminta revisi harga atau lingkup, terbitkan surat penawaran baru dengan nomor baru. Jangan menyunting berkas yang sudah dikirim tanpa memberi tahu, karena penerima mungkin sudah menyimpannya.
Simpan salinan PDF dan berkas teks sumbernya. Berkas sumber dipakai untuk menyusun penawaran berikutnya, terutama kalau isinya mirip. Menyimpan pola yang sudah terbukti menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.
Kapan surat penawaran bukan jalur yang tepat
Kalau penerima mensyaratkan format tertentu, misalnya formulir penawaran dari sistem pengadaan mereka, ikuti formulir itu. Format resmi pihak yang meminta selalu yang mengikat.
Kalau yang diminta adalah proposal lengkap dengan latar belakang, metode kerja, dan jadwal, surat penawaran harga saja tidak cukup. Susun dokumennya secara terpisah dan lampirkan surat penawaran sebagai ringkasan harga.
Kalau harga Anda masih berubah-ubah karena bahan atau kurs, selesaikan dasar perhitungannya lebih dulu. Mengirim penawaran dengan harga yang belum final berisiko menimbulkan perbedaan tafsir ketika pesanan masuk.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat penawaran harus memakai kop perusahaan? Kop membantu penerima mengenali asal surat, tetapi yang lebih penting adalah identitas penjual yang lengkap di badan surat. Usaha kecil bisa memakai nama usaha dan alamat tanpa kop cetak.
Bisakah satu surat penawaran memuat beberapa pilihan paket? Bisa. Susun setiap paket sebagai daftar tersendiri dengan harga dan isinya masing-masing, lalu beri nama paket supaya penerima mudah menyebut pilihannya.
Apakah harga perlu ditulis dalam huruf? Tidak wajib untuk surat penawaran. Yang wajib adalah angka yang jelas, satuan yang konsisten, dan keterangan apakah harga sudah termasuk pajak serta biaya lain.
Bagaimana kalau penerima meminta harga khusus? Terbitkan surat penawaran baru untuk permintaan itu, dengan nomor baru dan masa berlaku sendiri. Jangan menimpa penawaran lama, supaya riwayat negosiasi tetap terlacak.
Kirim satu penawaran lebih dulu
Pilih satu calon penerima dan susun penawarannya secara lengkap. Setelah polanya jadi, simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk penawaran berikutnya. Untuk dokumen transaksi yang menyusul setelah penawaran diterima, lihat Dokumen Kerja. Gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.