Cara membuat surat peringatan PDF adalah menyusun dokumen tertulis yang menyebut kejadian secara faktual, dasar aturan yang berlaku di perusahaan, dan hal yang diharapkan berubah beserta tenggatnya, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya satu halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang bisa dicetak untuk ditandatangani atau dikirim sebagai PDF.
Surat peringatan adalah dokumen administrasi kepegawaian, bukan sarana melampiaskan kekecewaan. Isinya dibaca ulang saat perusahaan harus membuktikan bahwa teguran sudah disampaikan, misalnya pada penilaian kinerja atau saat hubungan kerja berakhir. Karena itu, nada dan isinya perlu dijaga sejak surat pertama.
Artikel ini menjelaskan cara menyusun dokumennya. Ketentuan tentang tata cara teguran dan akibatnya bagi hubungan kerja diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan ketentuan yang berlaku. Karena itu, verifikasi dasar aturannya ke bagian kepegawaian dan sumber resmi, bukan berpatokan pada contoh surat dari internet.
Fungsi surat peringatan
Surat peringatan mencatat bahwa perusahaan sudah memberi tahu karyawan tentang suatu masalah dan memberi kesempatan memperbaikinya. Fungsinya sebagai jejak, bukan sebagai hukuman. Perusahaan yang menegur tanpa catatan tertulis sulit membuktikan bahwa teguran pernah dilakukan.
Karena fungsinya sebagai jejak, surat peringatan biasanya disimpan dalam berkas kepegawaian karyawan. Simpan salinannya bersama dokumen pendukung, misalnya catatan kejadian atau laporan atasan langsung.
Surat peringatan juga punya batas. Ia bukan alat untuk menekan karyawan agar mengundurkan diri, dan bukan pengganti proses yang semestinya. Kalau masalahnya menyangkut hak karyawan, selesaikan lewat jalur yang benar.
Mencatat fakta sebelum menulis surat
Kumpulkan fakta lebih dulu. Catat apa yang terjadi, kapan, di mana, dan siapa yang mengetahuinya. Sebutkan tanggal kejadian dengan tepat, bukan "beberapa waktu lalu". Fakta yang kabur membuat surat mudah dibantah.
Bedakan fakta dari penilaian. "Karyawan tidak hadir tanpa keterangan pada tanggal tertentu" adalah fakta. "Karyawan tidak bertanggung jawab" adalah penilaian. Surat yang berisi penilaian tanpa fakta sulit dipertahankan kalau dipersoalkan.
Kalau kejadiannya berulang, sebutkan rangkaiannya secara ringkas beserta tanggalnya. Rangkaian yang dicatat menunjukkan bahwa teguran ini bukan reaksi atas satu kejadian kecil.
Sertakan dokumen pendukung yang relevan sebagai lampiran, misalnya catatan kehadiran atau laporan. Lampiran membuat surat berdiri sendiri tanpa perlu penjelasan tambahan.
Bagian surat peringatan yang perlu ada
Kop atau identitas perusahaan, nomor surat, dan tanggal penerbitan. Nomor surat penting untuk pencatatan, sama seperti dokumen administrasi lain.
Identitas karyawan yang dituju: nama lengkap, nomor karyawan, dan jabatan atau bagian. Pastikan semuanya sama dengan catatan kepegawaian.
Uraian kejadian, ditulis secara faktual dan ringkas. Sebutkan tanggal dan tempat kejadian, serta hal yang dilakukan atau tidak dilakukan. Hindari kata-kata yang menyerang pribadi.
Dasar aturan, yaitu bagian dari perjanjian kerja atau peraturan perusahaan yang mengatur hal itu. Sebut jenis aturannya, bukan menyalin seluruh isinya. Bagian kepegawaian yang memverifikasi rujukan yang tepat.
Harapan perbaikan dan tenggatnya. Tulis apa yang diharapkan berubah dan sampai kapan. Tenggat yang jelas membuat surat bisa ditindaklanjuti, bukan hanya dibaca.
Bagian penutup memuat tempat dan tanggal, tanda tangan pihak yang berwenang, dan kolom konfirmasi penerimaan. Kolom itu berguna sebagai bukti bahwa surat sudah diterima, meski karyawan tidak menandatanganinya.
Langkah membuat surat peringatan PDF
- Kumpulkan fakta dan dokumen pendukungnya.
- Tentukan nomor surat dan tanggal penerbitannya.
- Periksa dasar aturan yang berlaku di perusahaan, dan mintakan konfirmasi bagian kepegawaian.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop dan nomor surat di bagian atas.
- Tulis identitas karyawan yang dituju.
- Tulis uraian kejadian dan dasar aturannya.
- Tulis harapan perbaikan beserta tenggatnya.
- Tambahkan bagian tanda tangan dan kolom konfirmasi penerimaan.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya.
Untuk menebalkan bagian tertentu, apit teks dengan bintang ganda. Untuk memisahkan bagian pada halaman berbeda, tulis tiga tanda hubung pada baris sendiri. Satu surat peringatan biasanya cukup satu halaman.
Menyampaikan dan mencatat penyerahan
Surat yang dibuat tetapi tidak sampai ke karyawan tidak menjalankan fungsinya. Sampaikan surat itu secara langsung dalam pertemuan, dengan pendamping dari bagian kepegawaian kalau perusahaan memerlukannya. Sampaikan isinya dengan tenang dan beri kesempatan karyawan menjelaskan.
Sebelum pertemuan, siapkan tiga hal: salinan surat untuk karyawan, salinan untuk arsip perusahaan, dan catatan fakta beserta dokumen pendukungnya. Karyawan berhak menerima salinan suratnya. Surat yang hanya dibacakan tanpa diserahkan salinannya menyulitkan karyawan memahami apa yang diharapkan berubah.
Catat tanggal dan cara penyerahannya. Kalau surat diserahkan langsung, minta tanda terima. Kalau dikirim lewat surel, simpan salinan terkirimnya. Kalau karyawan menolak menerima, catat penolakan itu beserta saksi yang hadir.
Simpan catatan tindak lanjut setelah tenggat. Apakah masalahnya membaik, tetap, atau berulang. Catatan itu yang menentukan apakah perusahaan perlu menerbitkan teguran berikutnya atau menempuh langkah lain.
Tindak lanjut setelah tenggat
Tenggat yang ditulis di surat harus ditepati. Kalau tenggatnya lewat, periksa hasilnya dan catat temuannya. Tindak lanjut yang tidak dilakukan membuat surat peringatan kehilangan bobotnya, karena penerima bisa menganggapnya sekadar formalitas.
Kalau masalahnya membaik, catat perbaikannya dan tutup persoalan itu. Tidak perlu menerbitkan surat baru untuk hal yang sudah selesai. Kalau masalahnya tetap, pertimbangkan langkah berikutnya bersama bagian kepegawaian. Kalau masalahnya berulang, surat berikutnya menyebut rangkaian kejadian sebelumnya beserta hasil tindak lanjutnya.
Masalah yang sering terjadi
Surat berisi penilaian tanpa fakta. Perbaiki dengan menyebut kejadian dan tanggalnya, lalu biarkan fakta itu yang menjelaskan masalahnya.
Dasar aturan tidak sesuai. Sebut jenis aturan yang relevan, dan mintakan konfirmasi ke bagian kepegawaian sebelum surat diterbitkan. Rujukan yang salah membuat surat lemah.
Nada surat menyerang pribadi. Hindari kata-kata yang merendahkan. Tulis apa yang perlu berubah dan mengapa, tanpa menghakimi.
Tenggat tidak disebut. Tanpa tenggat, tidak ada ukuran kapan perbaikan dinilai. Sebut tanggal atau rentang waktu yang jelas.
Surat tidak sampai atau tidak tercatat. Simpan bukti penyerahan bersama salinan suratnya. Tanpa bukti, jejaknya hilang.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau perusahaan sudah punya formulir surat peringatan sendiri, pakai formulir itu. Formulir internal biasanya sudah memuat kolom yang diperlukan administrasi.
Kalau perjanjian kerja sama sekali tidak mengatur masalah yang dihadapi, jangan memaksakan surat peringatan. Tanyakan lebih dulu ke bagian kepegawaian atau konsultasikan ke sumber resmi, karena langkah yang tepat bergantung pada sifat masalahnya.
Kalau masalahnya menyangkut dugaan pelanggaran berat yang bisa berujung pada pemutusan hubungan kerja, minta tinjauan ahli lebih dulu. Surat yang salah susun bisa merugikan perusahaan di kemudian hari.
Kalau suratnya akan ditandatangani basah, cetak PDF-nya, tanda tangani, lalu pindai kembali. Urutannya penting: isi final lebih dulu, tanda tangan terakhir.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat peringatan harus ditandatangani karyawan? Tanda tangan karyawan adalah bukti penerimaan, bukan persetujuan. Kalau karyawan menolak menandatangani, catat penolakan itu beserta tanggal dan saksi yang hadir.
Bolehkah surat peringatan dikirim lewat surel? Boleh, kalau perusahaan mengizinkannya dan alamat surel karyawan tercatat resmi. Simpan bukti pengiriman sebagai bagian dari arsip.
Apakah surat peringatan perlu materai? Ketentuan itu ditetapkan kebijakan perusahaan. Untuk dokumen kepegawaian internal, biasanya tidak. Kalau perusahaan meminta, ikuti permintaan itu.
Apakah surat peringatan bisa dicabut? Bisa, kalau perusahaan menilai masalahnya selesai. Pencabutan sebaiknya juga tertulis supaya catatan kepegawaiannya lengkap.
Berapa lama surat peringatan berlaku? Ketentuan itu ditetapkan perjanjian kerja atau peraturan perusahaan yang berlaku. Verifikasi ke bagian kepegawaian dan ketentuan resmi, jangan berpatokan pada kebiasaan perusahaan lain.
Menutup proses teguran dengan rapi
Kumpulkan fakta, tulis surat dengan nada tenang, sampaikan, catat penyerahannya, lalu simpan salinannya bersama dokumen pendukung. Kalau masalahnya berlanjut, surat berikutnya disusun dengan pola yang sama, dengan tambahan catatan hasil teguran sebelumnya. Untuk dokumen kepegawaian lain, panduannya ada di Dokumen Kerja, dan untuk surat pengakhiran hubungan kerja ada pembahasan di cara membuat surat pengunduran diri perusahaan. Gambaran seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.