Surat pesanan dibuat oleh pembeli untuk meminta barang atau jasa kepada penjual. Isinya adalah permintaan yang tegas: apa yang dipesan, berapa jumlahnya, kapan diperlukan, dan dengan syarat apa. Cara membuatnya adalah menyusun rincian itu, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya berkas A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang bisa langsung dikirim ke penjual.
Arah dokumen ini berlawanan dengan surat penawaran harga. Surat penawaran datang dari penjual yang menawarkan, sedangkan surat pesanan datang dari pembeli yang memutuskan. Keduanya sering membentuk satu rangkaian: penjual mengirim penawaran, pembeli membalas dengan pesanan. Cara menyusun sisi penjualnya ada di cara membuat surat penawaran harga.
Banyak usaha kecil memesan barang lewat percakapan pesan singkat. Cara itu cepat, tetapi rinciannya mudah hilang ketika jumlah pesanan bertambah atau ketika terjadi selisih jumlah dan harga di kemudian hari. Surat pesanan menutup celah itu.
Surat pesanan sebagai pengikat rincian
Pesan lisan dan pesan singkat menyimpan kesepakatan di kepala orang. Ketika penjual dan pembeli berbeda ingatan tentang jumlah, warna, atau harga, tidak ada yang bisa dirujuk. Surat pesanan menjadi rujukan itu.
Dokumen ini juga memudahkan pekerjaan di sisi penjual. Bagian gudang dan bagian keuangan bisa bekerja dari satu lembar yang sama: gudang menyiapkan barang sesuai daftar, keuangan menagih sesuai nilai yang tertulis. Kalau pesanan disampaikan sebagai percakapan, setiap bagian harus menafsirkan sendiri.
Untuk pesanan yang nilainya kecil dan hubungannya sudah lama, surat pesanan formal mungkin terasa berlebihan. Yang perlu dijaga tetap sama: rincian yang bisa dirujuk, sekalipun hanya berupa pesan yang disusun rapi. Begitu nilainya membesar atau jumlah itemnya bertambah, dokumen terpisah jauh lebih aman.
Kapan surat pesanan dipakai
Surat pesanan dipakai ketika pembelian memerlukan catatan resmi di kedua belah pihak. Misalnya pembelian rutin untuk stok usaha, pembelian barang dengan spesifikasi yang harus persis, pemesanan jasa dengan lingkup pekerjaan tertentu, dan pembelian yang dananya berasal dari anggaran lembaga.
Dokumen ini juga dipakai ketika pembeli memerlukan barang dalam jumlah banyak dan ingin mengunci harga lebih dulu. Surat pesanan yang menyebut harga dan jumlah menjadi pegangan sebelum barang diterima.
Sebaliknya, untuk pembelian sekali dengan nilai kecil di toko, surat pesanan tidak diperlukan. Untuk pembelian yang masih dalam tahap tawar-menawar, yang dipakai adalah surat penawaran dan negosiasi, bukan surat pesanan. Surat pesanan dibuat setelah kesepakatan tercapai, karena fungsinya mengonfirmasi, bukan menawar.
Bagian surat pesanan
Identitas pembeli dan penjual diletakkan di bagian atas. Cantumkan nama usaha, alamat, dan kontak yang bisa dihubungi. Kalau pembeli adalah lembaga, sebutkan nama bagian yang mengajukan pesanan supaya penjual tahu ke mana dokumen harus diarahkan.
Nomor pesanan dan tanggalnya dicantumkan di bawah identitas. Nomor ini penting karena akan dipakai berulang: saat penjual mengonfirmasi, saat barang dikirim, dan saat tagihan diterbitkan. Pakai pola nomor yang tetap dan simpan catatannya.
Rincian pesanan adalah bagian inti. Setiap baris memuat nama barang atau jasa, spesifikasi singkat, jumlah, satuan, dan harga yang disepakati. Spesifikasi perlu ditulis cukup rinci supaya penjual tidak perlu menebak. Kalau barangnya punya kode atau nomor artikel, cantumkan.
Bagian syarat memuat waktu penyerahan, tempat penyerahan, cara pembayaran, dan ketentuan lain seperti biaya pengiriman atau kemasan. Kalau penjual sudah menerbitkan penawaran, surat pesanan bisa merujuk nomor penawaran itu, sehingga syarat di penawaran ikut berlaku.
Penutup memuat nama pemesan, jabatan, tanda tangan, dan kontak untuk konfirmasi. Kalau pesanan memerlukan persetujuan atasan, ruang persetujuan bisa disediakan di bagian bawah.
Menulis rincian yang tidak menimbulkan tafsir ganda
Rincian yang kabur adalah sumber kesalahan yang paling mahal. "Kertas HVS satu rim" bisa berarti ukuran dan ketebalan yang berbeda-beda. "Jasa pemasangan" bisa berarti pemasangan tanpa bahan atau dengan bahan. Tuliskan yang Anda maksud selengkap yang Anda bisa.
Untuk barang, sebut merek dan tipe kalau memang ditentukan, atau tulis "merek setara" kalau Anda membuka pilihan. Untuk jasa, sebut lingkup pekerjaan yang termasuk dan tidak termasuk. Untuk pengiriman, sebut alamat lengkap dan jam penerimaan barang kalau ada ketentuan khusus.
Kalau daftar pesanan Anda panjang, susun dulu di lembar kerja, lalu tempel ke editor teks. Daftar bernomor ditulis dengan angka, titik, dan spasi di awal baris. Untuk tabel yang perlu rapi, susun di Excel lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS).
Langkah membuat surat pesanan PDF
- Kumpulkan rincian: barang atau jasa, spesifikasi, jumlah, satuan, dan harga yang disepakati.
- Tentukan nomor pesanan, tanggal, dan tanggal penyerahan yang diinginkan.
- Siapkan identitas pembeli dan penjual beserta kontaknya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis identitas, nomor pesanan, dan tanggal.
- Tulis rincian pesanan sebagai daftar bernomor atau daftar butir.
- Tulis syarat penyerahan, cara pembayaran, dan rujukan penawaran kalau ada.
- Tebalkan total nilai pesanan dengan penanda bintang ganda.
- Tambahkan penutup, nama pemesan, dan jabatan.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya sebelum dikirim.
Kalau surat pesanan perlu ditandatangani basah, cetak PDF-nya, tanda tangani, lalu pindai. Untuk pesanan internal, tanda tangan gambar bisa ditempelkan dengan Tanda Tangan PDF. Tanda tangan gambar menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi, jadi sesuaikan dengan keperluan pihak penjual.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa rincian satu per satu terhadap kesepakatan: nama barang, spesifikasi, jumlah, dan satuan. Periksa harga dan hitungannya. Periksa alamat pengiriman, karena kesalahan alamat berarti barang berjalan ke tempat yang salah dan pengembaliannya memakan biaya.
Periksa tanggal penyerahan. Pastikan tanggalnya masuk akal bagi penjual, terutama kalau barangnya dipesan khusus. Kalau ada dua tanggal, yaitu tanggal pesanan dan tanggal penyerahan, pastikan keduanya tidak tertukar.
Periksa nomor pesanan dan simpan catatannya. Sebelum berkas dikirim ke pihak luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penulis dan nama perangkat tidak ikut terbawa.
Setelah surat pesanan dikirim
Minta penjual mengonfirmasi pesanan secara tertulis. Konfirmasi biasanya memuat ketersediaan barang, tanggal penyerahan yang bisa dipenuhi, dan nilai akhir. Simpan konfirmasi itu bersama surat pesanan.
Kalau ada perubahan dari kesepakatan, misalnya sebagian barang tidak tersedia, minta perubahan itu tertulis. Surat pesanan yang direvisi sebaiknya diterbitkan sebagai dokumen baru dengan nomor yang bisa dirujuk, bukan disunting diam-diam. Penjual dan pembeli harus memegang versi yang sama.
Setelah barang diterima, periksa kesesuaiannya dengan surat pesanan. Kalau semuanya sesuai, catat penerimaannya. Kalau ada kekurangan, catat dan beri tahu penjual pada hari yang sama. Catatan penerimaan ini akan berguna saat tagihan masuk. Untuk dokumen tagihan yang menyusul, lihat cara membuat invoice PDF.
Kalau ada sengketa kecil
Selisih jumlah dan harga paling sering muncul pada pesanan yang rinciannya tidak tegas. Karena itu, saat ada perbedaan, tunjukkan surat pesanan dan konfirmasi penjual, lalu bandingkan keduanya. Dokumen yang tertulis menghentikan perdebatan tentang siapa mengatakan apa.
Kalau perbedaannya menyangkut kualitas barang yang diterima, catat keadaannya saat penerimaan, sertakan foto, dan sampaikan ke penjual sebelum barang dipakai. Semakin cepat dilaporkan, semakin mudah diselesaikan.
Untuk pesanan yang nilainya besar, ketentuan tentang keterlambatan dan pengembalian sebaiknya sudah disepakati sejak awal, bukan dirundingkan setelah masalah muncul. Ketentuan itu bisa ditulis di surat pesanan atau dirujuk dari perjanjian yang sudah ada.
Kapan surat pesanan bukan dokumen yang tepat
Kalau pembeli memerlukan perjanjian yang mengikat untuk jangka panjang, surat pesanan saja tidak cukup. Untuk kerja sama yang berlangsung lama, dokumen yang tepat adalah perjanjian, dan pembahasannya ada di cara membuat perjanjian kerja sama. Surat pesanan cocok untuk transaksi yang jelas awal dan akhirnya.
Kalau lembaga Anda mensyaratkan formulir pengadaan tertentu, ikuti formulir itu. Format resmi dari lembaga yang mengikat.
Kalau Anda memesan jasa yang hasilnya sulit diukur, susun dulu lingkup pekerjaan dan cara penerimaannya. Tanpa itu, surat pesanan hanya menyebut nilai tanpa kesepakatan tentang apa yang dianggap selesai.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat pesanan harus selalu tertulis? Untuk pembelian kecil, tidak selalu. Untuk pembelian usaha yang nilainya berarti atau jumlahnya rutin, dokumen tertulis mencegah selisih di kemudian hari.
Apakah surat pesanan mengikat penjual? Surat pesanan adalah permintaan. Penjual masih bisa menerima atau menolak. Karena itu, minta konfirmasi tertulis supaya kesepakatan tercatat di kedua pihak.
Bagaimana kalau barang yang datang tidak sesuai pesanan? Catat ketidaksesuaiannya saat penerimaan, beri tahu penjual segera, dan simpan surat pesanan beserta konfirmasinya sebagai rujukan. Untuk keadaan yang lebih rumit, ikuti ketentuan yang disepakati sejak awal.
Apakah surat pesanan perlu memuat nomor penawaran? Sangat membantu kalau ada. Dengan merujuk nomor penawaran, syarat yang sudah disepakati di penawaran ikut berlaku tanpa perlu ditulis ulang seluruhnya.
Mulai dari pesanan rutin
Ambil satu pembelian yang paling sering Anda ulang, lalu susun surat pesanannya secara lengkap. Setelah polanya jadi, simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk pesanan berikutnya. Untuk rangkaian dokumen usaha yang lain, buka Dokumen Kerja, dan peta besarnya ada di Panduan Dokumen.