Berita acara serah terima adalah dokumen yang mencatat penyerahan sesuatu dari satu pihak ke pihak lain, beserta keadaan benda atau pekerjaan itu saat diterima. Cara membuatnya adalah mendata objek yang diserahkan, mencatat keadaannya, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang siap dicetak untuk ditandatangani kedua pihak.
Dokumen ini termasuk keluarga berita acara, yang isinya pernyataan fakta, bukan rangkuman pembicaraan. Perbedaan antara berita acara dan notulen dibahas di cara membuat berita acara. Yang khas dari berita acara serah terima adalah daftar objeknya: apa yang berpindah tangan, berapa jumlahnya, dan dalam keadaan apa.
Serah terima terjadi di banyak konteks. Penyerahan barang dari penjual ke pembeli, penyerahan pekerjaan dari kontraktor ke pemilik proyek, penyerahan dokumen dari satu bagian ke bagian lain, penyerahan aset dari pejabat lama ke pejabat baru, sampai penyerahan perangkat kerja dari perusahaan ke karyawan. Semua konteks itu memakai kerangka yang sama.
Fungsi berita acara serah terima
Fungsi utamanya adalah bukti. Setelah dokumen ditandatangani, tidak ada lagi perdebatan tentang apa yang diserahkan dan bagaimana keadaannya. Tanpa dokumen ini, penyerahan bergantung pada ingatan orang yang hadir, dan ingatan berbeda-beda ketika masalah muncul.
Fungsi kedua adalah dasar pembayaran atau penyelesaian kewajiban. Untuk penyerahan pekerjaan, berita acara yang menyatakan pekerjaan diterima menjadi dasar penagihan termin berikutnya. Untuk penyerahan barang, dokumen ini menjadi dasar penutupan pesanan.
Fungsi ketiga adalah dasar pencatatan. Bagian aset dan bagian keuangan mencatat perpindahan berdasarkan dokumen ini. Tanpa catatan yang rapi, barang yang sudah diserahkan bisa tetap tercatat sebagai milik pihak yang lama.
Jenis serah terima yang berbeda
Serah terima barang menekankan jumlah dan keadaan fisik. Daftarnya memuat nama barang, jumlah, satuan, dan catatan keadaan seperti tersegel, berfungsi, atau ada lecet. Untuk barang bernilai tinggi, cantumkan nomor seri atau nomor identitas barang.
Serah terima pekerjaan menekankan lingkup yang diselesaikan dan hasil pemeriksaannya. Cantumkan apakah pekerjaan diterima penuh, diterima dengan catatan, atau belum diterima. Kalau ada daftar perbaikan yang harus diselesaikan, sebutkan dan lampirkan.
Serah terima dokumen menekankan kelengkapan berkas. Daftar memuat jenis dokumen, jumlah salinan, dan keadaannya. Untuk berkas yang berpindah antar bagian, sebutkan juga siapa yang bertanggung jawab menyimpan setelahnya.
Serah terima aset atau jabatan menekankan perpindahan tanggung jawab. Daftarnya memuat aset yang dialihkan, kondisi pencatatan keuangan yang menyertainya, dan hal yang masih berjalan. Dokumen ini sering dilampiri berita acara pemeriksaan tersendiri.
Bagian berita acara serah terima
Judul menyebut jenis serah terimanya, misalnya berita acara serah terima barang atau berita acara serah terima pekerjaan. Judul yang tepat membantu pembaca memahami isinya dalam sekali lihat.
Nomor dan tanggal dicantumkan di bawah judul. Tanggal yang dipakai adalah tanggal penyerahan, bukan tanggal penulisan dokumen. Kalau penulisan dilakukan di hari yang berbeda, sebutkan keduanya secara terpisah.
Bagian pembuka menyebut pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima beserta identitas singkat dan jabatannya. Kalau ada saksi, sebutkan juga. Untuk serah terima yang berkaitan dengan pesanan, cantumkan nomor pesanan atau nomor kontraknya.
Daftar serah terima adalah inti dokumen. Setiap baris memuat objek yang diserahkan, jumlah, satuan, dan keadaannya. Gunakan daftar bernomor supaya setiap butir bisa dirujuk saat pemeriksaan.
Penutup memuat pernyataan bahwa penyerahan telah dilakukan dan diterima, lalu ruang tanda tangan untuk kedua pihak. Sertakan nama jelas dan jabatan di bawah setiap tanda tangan. Kalau ada lampiran seperti foto atau daftar rinci, sebutkan nomornya di badan dokumen.
Menulis keadaan barang dengan tepat
Keadaan barang adalah bagian yang paling sering menimbulkan perdebatan. Tulis apa yang benar-benar terlihat, bukan kesan umum. "Kemasan tersegel, tidak ada penyok" adalah catatan yang bisa diperiksa. "Barang bagus" adalah penilaian yang tidak bisa dipakai ketika ada masalah.
Kalau barangnya berfungsi, sebutkan cara pemeriksaannya. "Dinyalakan dan menyala normal" lebih kuat daripada "berfungsi baik". Kalau pemeriksaan menyeluruh belum dilakukan, tulis apa adanya bahwa pemeriksaan baru dilakukan secara visual, lalu tentukan kapan pemeriksaan lengkap akan dilakukan.
Untuk kekurangan yang ditemukan, pisahkan antara kekurangan yang disepakati dan keberatan yang belum selesai. Kekurangan yang disepakati bisa dicatat sebagai catatan penerimaan. Keberatan yang belum selesai sebaiknya dicatat sebagai hal yang menunggu penyelesaian, beserta tenggat penyelesaiannya.
Langkah membuat berita acara serah terima
- Kumpulkan daftar objek yang akan diserahkan beserta dokumen pendukungnya.
- Periksa objeknya satu per satu dan catat keadaannya apa adanya.
- Tentukan nomor berita acara dan tanggal penyerahannya.
- Tentukan pihak yang menyerahkan, pihak yang menerima, dan saksinya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis judul, nomor, dan tanggal.
- Tulis pihak yang terlibat beserta jabatannya dan nomor pesanan kalau ada.
- Tulis daftar serah terima satu butir satu objek, lengkap dengan keadaan.
- Tulis penutup, lalu sediakan ruang tanda tangan lengkap dengan nama jelas dan jabatan.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, cetak, lalu bawa ke lokasi penyerahan.
Kalau daftarnya panjang dan perlu berkolom rapi, susun di Excel lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS). Kalau formatnya mengikuti templat resmi perusahaan, susun di Word lalu ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS).
Tanda tangan dan lampiran
Berita acara tanpa tanda tangan kehilangan nilai buktinya. Cetak berkasnya, tanda tangani di lokasi, lalu pindai hasilnya. Untuk penyerahan yang dilakukan jarak jauh, dokumen bisa ditandatangani dalam beberapa salinan lalu dipertukarkan, atau tanda tangan gambar ditempelkan dengan Tanda Tangan PDF. Perlu dipahami, tanda tangan gambar menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Lampiran sering menjadi bagian yang paling sering diminta. Foto keadaan barang, daftar rinci, dan dokumen pendukung lain lazim dilampirkan. Beri nomor pada setiap lampiran dan sebutkan nomornya di badan dokumen, supaya tidak ada lampiran yang tertukar saat dokumen diperbanyak.
Kalau lampirannya berupa beberapa berkas PDF, satukan dengan Gabung PDF. Urutan berkas bisa diatur di pratinjau sebelum digabungkan, dan penanda buku selalu dipertahankan.
Setelah penyerahan
Simpan salinan digital dan cetak, diurutkan berdasarkan nomor dan tanggal. Dokumen ini sering diminta kembali saat ada pemeriksaan, klaim, atau sengketa. Untuk dokumen yang menjadi dasar pembayaran atau klaim jangka panjang, pertimbangkan PDF/A (format arsip ISO), format arsip ISO 19005 yang membuat dokumen tetap terbaca dalam hitungan tahun.
Untuk serah terima pekerjaan, kirim salinan yang sudah ditandatangani kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagian keuangan yang akan memproses pembayaran. Sebutkan nomor dokumennya di badan surel, supaya mudah ditemukan kembali. Untuk berkas yang dikirim ke pihak luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF.
Simpan juga berkas teks sumbernya. Serah terima rutin dengan objek yang mirip bisa disusun dari kerangka yang sama, sehingga pengetikan berkurang dan keseragaman format terjaga.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau penyerahan tidak terjadi dan barang masih dalam perjalanan, dokumen yang menyertainya adalah delivery order, bukan berita acara serah terima. Delivery order mencatat pengiriman, sedangkan berita acara mencatat penerimaan yang sudah terjadi.
Kalau pihak yang menerima tidak hadir dan tidak ada yang berwenang menandatangani, jangan membuat berita acara seolah-olah penyerahan sudah diterima. Catat keadaan yang sebenarnya dan sebutkan pihak mana yang belum menandatangani beserta alasannya.
Kalau peristiwanya berpotensi menjadi sengketa hukum, mintakan pendampingan ahli sejak pencatatan. Berita acara yang ditulis dengan cara yang salah bisa merugikan pihak yang membuatnya sendiri.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah berita acara serah terima harus ditandatangani kedua pihak? Ya, untuk dokumen penyerahan. Pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima keduanya menandatangani, ditambah saksi kalau diperlukan.
Bolehkah berita acara dibuat setelah barang sudah dipakai? Boleh, tetapi sebutkan tanggal penyerahan yang sebenarnya dan tanggal pembuatan dokumennya secara terpisah. Kejujuran soal waktu membuat dokumen tetap bisa dipercaya.
Apakah berita acara serah terima perlu materai? Tergantung keperluan pihak yang meminta. Untuk keperluan internal biasanya tidak. Kalau instansi atau mitra usaha memintanya, ikuti permintaan itu dan tanyakan ketentuannya.
Bagaimana kalau barang ditemukan rusak setelah dokumen ditandatangani? Catat temuan itu sebagai dokumen terpisah, beserta tanggal penemuan dan keadaan saat ditemukan. Jangan mengubah berita acara yang sudah ditandatangani.
Mulai dari satu penyerahan
Pilih satu penyerahan yang sedang berjalan, susun daftarnya, dan catat keadaannya apa adanya. Setelah polanya terbentuk, simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk penyerahan berikutnya. Dokumen kerja lain di kelompok ini ada di Dokumen Kerja, dan peta seluruh silo dokumen ada di Panduan Dokumen.