Surat pengunduran diri perusahaan disusun dengan menyebut identitas pengirim, tujuan surat, pernyataan mengundurkan diri beserta tanggal efektifnya, dan kesediaan menyelesaikan serah terima. Setelah isinya final, ekspor lewat Teks ke PDF supaya tata letaknya tidak berubah saat dikirim lewat surel. Satu halaman sudah cukup, dan yang menentukan diterima atau tidaknya bukan panjang surat, melainkan kejelasan tanggal dan kesediaan menyelesaikan pekerjaan.
Surat ini diserahkan karyawan kepada perusahaan, jadi arahnya berlawanan dengan surat peringatan yang diterbitkan perusahaan. Keduanya sama-sama masuk ke berkas kepegawaian, tetapi fungsinya berbeda. Untuk sisi perusahaan, susunannya dibahas di cara membuat surat peringatan.
Artikel ini membahas suratnya sebagai dokumen, bukan keputusan untuk keluar. Ketentuan tentang masa pemberitahuan, penyelesaian hak, dan tata cara pengakhiran hubungan kerja mengikuti perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan ketentuan yang berlaku. Verifikasi hal-hal itu ke bagian kepegawaian dan sumber resmi, bukan ke contoh surat dari internet.
Fungsi surat pengunduran diri
Surat pengunduran diri adalah pemberitahuan resmi bahwa karyawan mengakhiri hubungan kerja pada tanggal tertentu. Ia bukan permohonan izin, tetapi juga bukan tindakan yang bisa dilakukan tanpa memperhatikan ketentuan yang disepakati.
Bagi perusahaan, surat ini menjadi dasar untuk menghitung tanggal terakhir bekerja, menyiapkan perhitungan hak, dan menutup administrasi karyawan. Bagi karyawan, surat ini menjadi bukti tanggal pengunduran diri, yang berguna kalau nanti ada pertanyaan tentang akhir masa kerja.
Karena fungsinya sebagai bukti, simpan salinan surat yang sudah dikirim. Kalau surat diserahkan langsung, minta tanda terima atau kirim salinannya lewat surel sebagai konfirmasi.
Menetapkan tanggal efektif
Tanggal efektif adalah bagian paling penting. Tanggal itu menentukan kapan hubungan kerja berakhir dan kapan perhitungan hak dilakukan. Tulis tanggal yang pasti, bukan rentang yang menggantung seperti "secepatnya".
Cocokkan tanggal itu dengan ketentuan masa pemberitahuan yang berlaku. Kalau perjanjian kerja memuat kewajiban memberi tahu beberapa waktu sebelumnya, hitung tanggalnya dari ketentuan itu. Kalau tidak yakin, tanyakan ke bagian kepegawaian sebelum surat diserahkan.
Hitung juga sisa cuti, pekerjaan yang sedang berjalan, dan hal lain yang perlu diselesaikan sebelum tanggal tersebut. Semua itu memengaruhi kelayakan tanggal yang Anda pilih.
Bagian surat yang perlu ada
Bagian pertama, identitas pengirim: nama lengkap, jabatan, dan bagian tempat bekerja. Gunakan nama yang tercatat di bagian kepegawaian, bukan nama panggilan.
Bagian kedua, tempat dan tanggal surat dibuat. Tanggal ini menandai kapan pemberitahuan disampaikan, dan dari situ masa pemberitahuan dihitung.
Bagian ketiga, tujuan surat. Tulis nama atasan langsung atau bagian kepegawaian, lengkap dengan nama perusahaan. Kalau nama orangnya tidak diketahui, tulis jabatannya.
Bagian keempat, isi pengunduran diri. Satu paragraf yang menyatakan pengunduran diri dan tanggal efektifnya, serta kesediaan menyelesaikan tanggung jawab dan membantu serah terima sampai tanggal tersebut.
Bagian kelima, penutup dan tanda tangan. Nama terang tetap dicantumkan meski surat dikirim secara digital.
Langkah membuat surat pengunduran diri PDF
- Tentukan tanggal efektif dan cocokkan dengan ketentuan masa pemberitahuan.
- Tentukan pihak yang dituju.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis tempat dan tanggal, lalu tujuan surat.
- Tulis paragraf pengunduran diri beserta tanggal efektifnya.
- Tulis kesediaan menyelesaikan pekerjaan dan membantu serah terima.
- Tambahkan penutup, nama terang, dan kontak yang bisa dihubungi.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya.
Kalau ada baris yang perlu menjadi judul, awali dengan tanda pagar. Untuk surat seperti ini, bagian yang cocok dijadikan judul adalah perihalnya. Kalau surat lebih dari satu halaman dan Anda ingin memisahkan bagian tertentu, tulis tiga tanda hubung pada baris sendiri.
Menyiapkan serah terima
Surat yang menyebut kesediaan serah terima lebih mudah diproses daripada surat yang hanya menyatakan berhenti. Siapkan daftar pekerjaan yang sedang berjalan, berkas yang perlu diserahkan, dan kontak yang bisa dihubungi setelah Anda keluar.
Buat daftar itu sejak surat disusun, bukan pada hari terakhir. Untuk setiap pekerjaan, catat statusnya, tenggatnya, dan siapa yang akan melanjutkan. Berkas yang perlu diserahkan dicatat beserta lokasi simpannya. Daftar ini yang membuat serah terima berjalan tanpa bergantung pada ingatan.
Serahkan pekerjaan secara bertahap sebelum tanggal efektif, bukan menumpuk di hari terakhir. Buat catatan serah terima yang ditandatangani penerima, supaya tidak ada pekerjaan yang dianggap belum diserahkan setelah Anda keluar.
Untuk serah terima yang memerlukan berita acara, formatnya bisa mengikuti cara membuat berita acara. Simpan salinan catatan serah terima bersama salinan surat pengunduran diri.
Memeriksa surat sebelum diserahkan
Periksa empat hal sebelum surat diserahkan. Pertama, tanggal efektifnya cocok dengan ketentuan masa pemberitahuan. Kedua, nama dan jabatan Anda sama dengan catatan kepegawaian. Ketiga, pihak yang dituju benar, apakah atasan langsung atau bagian kepegawaian. Keempat, tidak ada kalimat yang menimbulkan perdebatan.
Periksa juga tampilan berkasnya setelah diekspor. Pastikan tidak ada paragraf yang terpotong dan bagian tanda tangan tidak jatuh sendirian di halaman baru. Simpan berkas teks sumbernya, karena surat ini sering perlu diterbitkan ulang untuk keperluan lain, misalnya sebagai lampiran saat melamar pekerjaan baru.
Kalimat yang sebaiknya dihindari
Menuliskan alasan secara detail dan emosional. Alasan pengunduran diri tidak wajib dibuka, dan penjelasan yang panjang mengundang perdebatan yang tidak perlu.
Menyalahkan atasan atau rekan kerja di dalam surat. Kalau ada hal yang perlu disampaikan, sampaikan dalam pertemuan langsung, bukan di dokumen yang akan tersimpan lama.
Menyebut perusahaan tujuan. Informasi itu tidak diperlukan untuk memproses pengunduran diri.
Menyisipkan tuntutan pembayaran. Hak yang Anda yakini masih menjadi kewajiban perusahaan sebaiknya dibahas lewat jalur terpisah dengan bukti yang rapi.
Mengancam atau menyebut langkah hukum. Nada mengancam membuat proses administrasi menjadi kaku, padahal yang Anda butuhkan adalah penyelesaian yang lancar.
Masalah yang sering terjadi
Tanggal efektif tidak sesuai masa pemberitahuan. Perbaiki sebelum surat diserahkan, bukan sesudahnya. Perbedaan tafsir tanggal bisa membuat perhitungan hak berbeda.
Surat tidak sampai ke meja yang tepat. Pastikan tujuannya jelas, dan simpan bukti penyerahannya.
Isi surat diubah setelah diserahkan. Jangan mengubah berkas yang sudah dikirim tanpa penjelasan. Kalau ada kekeliruan, buat surat perbaikan yang menyebut surat aslinya.
Tidak menyimpan salinan. Salinan berguna saat Anda memerlukan bukti tanggal berakhirnya hubungan kerja, misalnya untuk melamar pekerjaan baru.
Serah terima tidak tercatat. Buat catatan tertulis dan minta konfirmasi penerima, supaya tidak ada pekerjaan yang dianggap menggantung.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau perusahaan punya formulir pengunduran diri sendiri, isi formulirnya dan lampirkan surat sebagai pelengkap. Formulir internal biasanya memuat kolom yang tidak ada di surat bebas.
Kalau ada sengketa yang belum selesai, misalnya hak yang belum dipenuhi, konsultasikan lebih dulu ke dinas ketenagakerjaan setempat atau pendamping. Surat pengunduran diri bisa memengaruhi posisi Anda dalam sengketa, jadi jangan menandatangani apa pun sebelum jelas.
Kalau Anda belum yakin ingin keluar, jangan kirim surat dulu. Surat yang sudah diserahkan sulit ditarik kembali, dan perusahaan boleh menganggapnya sebagai keputusan final.
Kalau perusahaan meminta tanda tangan basah, cetak PDF-nya, tanda tangani, lalu pindai dan kirim ulang. Isi final lebih dulu, tanda tangan terakhir.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat pengunduran diri harus bertanda tangan basah? Tidak selalu. Banyak perusahaan menerima surat digital dengan nama terang. Kalau bagian kepegawaian meminta tanda tangan basah, cetak PDF-nya, tanda tangani, lalu pindai dan kirim ulang.
Apakah surat pengunduran diri harus diserahkan langsung? Tidak. Yang penting suratnya sampai dan ada bukti penyerahan. Kalau dikirim lewat surel, simpan salinan terkirimnya.
Bolehkah tanggal efektif diubah setelah surat diserahkan? Bisa, kalau kedua pihak menyetujuinya. Perubahan sebaiknya dibuat tertulis, misalnya lewat surat baru yang menyebut surat sebelumnya.
Apakah surat pengunduran diri perlu bermaterai? Ketentuan itu mengikuti kebijakan perusahaan dan keperluan administrasinya. Tanyakan ke bagian kepegawaian daripada menebak.
Bagaimana kalau surat ditolak perusahaan? Pengunduran diri adalah pemberitahuan, bukan permohonan izin. Tetap serahkan suratnya dan simpan buktinya. Kalau timbul perselisihan tentang tanggal atau hak, konsultasikan ke sumber resmi.
Menutup masa kerja dengan rapi
Tetapkan tanggal, susun surat, ekspor menjadi PDF, sampaikan, lalu catat penyerahannya. Setelah itu, selesaikan serah terima secara bertahap dan simpan seluruh dokumennya. Kerapian di minggu terakhir meninggalkan kesan yang bertahan, dan kesan itu yang dibawa ke tempat kerja berikutnya. Untuk keperluan administrasi setelah keluar, salinan slip gaji bisa disiapkan lewat cara membuat slip gaji PDF. Peta dokumen kerja lainnya ada di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.