Surat tugas adalah dokumen yang menugaskan seseorang atau sekelompok orang untuk mengerjakan hal tertentu dalam kurun waktu tertentu. Cara membuat surat tugas PDF adalah menuliskan penugasan itu dengan jelas, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang siap ditandatangani.
Fungsi utama surat tugas adalah kejelasan. Penerima tugas tahu apa yang harus dikerjakan dan sampai kapan. Atasan tahu siapa yang bertanggung jawab. Bagian keuangan dan administrasi punya dasar untuk mencatat perjalanan dinas atau klaim yang menyertainya.
Surat tugas berbeda dari surat perintah kerja harian. Penugasan lisan atau pesan singkat cukup untuk pekerjaan rutin yang selesai di hari yang sama. Surat tugas dibuat ketika penugasannya melibatkan pihak luar, memerlukan biaya, berlangsung lebih dari beberapa hari, atau perlu dibuktikan di kemudian hari.
Kapan surat tugas diperlukan
Empat keadaan yang paling sering memerlukan surat tugas. Pertama, penugasan ke luar kantor, misalnya menghadiri rapat, survei lokasi, atau mendampingi klien. Kedua, penugasan yang memerlukan biaya perjalanan atau pengeluaran lain yang harus dipertanggungjawabkan. Ketiga, penugasan yang menjadi dasar penilaian kinerja atau laporan hasil. Keempat, penugasan yang memerlukan keterangan resmi kepada pihak ketiga, misalnya ketika karyawan Anda harus mengakses area atau data milik mitra.
Sebaliknya, untuk pekerjaan yang menjadi tugas harian dan tidak melibatkan pihak luar, surat tugas biasanya tidak diperlukan. Membuat surat untuk setiap pekerjaan kecil justru menghabiskan waktu administrasi tanpa menambah kejelasan.
Siapa yang menerbitkan
Surat tugas diterbitkan oleh atasan yang berwenang menugaskan, atau oleh bagian kepegawaian atas permintaan atasan. Yang perlu diputuskan sejak awal adalah siapa yang menandatangani. Untuk penugasan dalam satu bagian, atasan bagian biasanya cukup. Untuk penugasan yang melibatkan anggaran atau lintas bagian, tanda tangan pejabat yang lebih tinggi diperlukan.
Kalau yang ditugaskan adalah tim, surat tugas bisa memuat daftar nama dengan satu orang ditunjuk sebagai penanggung jawab. Penunjukan itu penting supaya laporan hasil tidak terpecah dan koordinasi di lapangan punya satu pintu.
Bagian surat tugas
Kop perusahaan memuat nama, alamat, dan kontak. Nomor surat dan tanggal penerbitan diletakkan di bawah kop. Nomor yang berurutan memudahkan pencarian kembali, terutama kalau surat tugas sering diterbitkan.
Bagian pembuka menyebut dasar penugasan. Dasar itu bisa berupa rapat sebelumnya, permintaan mitra, program kerja periode tertentu, atau kebutuhan mendesak. Dasar yang jelas membuat pembaca memahami alasan penugasan tanpa harus bertanya.
Bagian isi menyebut siapa yang ditugaskan, apa yang dikerjakan, di mana, dan kapan. Untuk penugasan tim, tuliskan nama dan jabatan masing-masing anggota. Untuk pekerjaan yang lingkupnya bisa meluas, tulis batasnya secara tegas supaya tidak ada pekerjaan tambahan yang masuk tanpa persetujuan.
Bagian penutup menyatakan bahwa penugasan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab, lalu ruang tanda tangan penerbit dan pihak yang ditugaskan. Untuk penugasan yang memerlukan biaya, cantumkan sumber anggarannya atau lampirkan rincian biayanya.
Menulis lingkup tugas yang tidak melebar
Lingkup tugas adalah bagian yang paling sering menimbulkan selisih paham. Kalimat seperti "membantu kegiatan di lokasi mitra" bisa berarti apa saja. Ganti dengan pekerjaan yang bisa diperiksa, misalnya "mendampingi proses serah terima barang dan mencatat hasilnya".
Tulis juga apa yang tidak termasuk dalam penugasan. Batas ini melindungi kedua pihak. Pihak yang ditugaskan tidak diminta mengerjakan hal di luar kesepakatan, dan pemberi tugas tidak berharap lebih dari yang tertulis.
Kalau penugasannya berulang, misalnya kunjungan rutin setiap bulan, pertimbangkan surat tugas untuk satu periode, bukan satu surat untuk setiap kunjungan. Cara itu menghemat pekerjaan administrasi dan tetap menyebut jumlah kunjungan yang diharapkan.
Tenggat dan tempat
Tenggat ditulis sebagai tanggal, bukan jumlah hari. "Selesai paling lambat 30 September" lebih mudah diperiksa daripada "selesai dalam sepuluh hari", karena jumlah hari harus dihitung dari tanggal yang belum tentu sama bagi setiap pembaca.
Tempat penugasan ditulis lengkap kalau diperlukan untuk klaim biaya atau surat keterangan masuk area. Kalau lokasinya beberapa, buat daftar. Untuk penugasan ke luar kota, sebutkan kota dan nama instansi yang dikunjungi.
Kalau perjalanan dinas memerlukan surat keterangan lain, misalnya surat jalan atau surat pengantar ke instansi tujuan, siapkan dokumen itu terpisah. Surat tugas menyebut penugasan, sedangkan surat pengantar menyebut maksud kunjungan. Perbedaannya dibahas di cara membuat surat pengantar.
Langkah membuat surat tugas PDF
- Terima atau catat dasar penugasannya, termasuk hasil rapat atau permintaan mitra.
- Tentukan siapa yang ditugaskan dan siapa penanggung jawabnya.
- Tetapkan lingkup pekerjaan, tempat, dan tanggal mulai serta berakhirnya.
- Tentukan nomor surat dan tanggal penerbitan.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor, dan tanggal.
- Tulis dasar penugasan dalam satu atau dua kalimat.
- Tulis daftar nama yang ditugaskan beserta jabatannya.
- Tulis lingkup, tempat, dan tenggatnya. Gunakan daftar bernomor supaya setiap butir bisa dirujuk.
- Tulis penutup dan ruang tanda tangan, lalu jalankan prosesnya dan periksa hasilnya.
Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris. Untuk menebalkan nama atau tanggal penting, apit dengan bintang ganda. Kalau surat tugas perlu memuat lampiran rincian biaya, pisahkan lampiran itu sebagai halaman baru dengan menulis baris berisi tiga tanda hubung.
Tanda tangan dan stempel
Surat tugas yang akan ditandatangani basah dicetak lebih dulu, ditandatangani, lalu dipindai. Untuk dokumen internal, tanda tangan gambar bisa ditempelkan dengan Tanda Tangan PDF, dan cap perusahaan ditambahkan dengan Stempel PDF.
Keduanya menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk keperluan internal, itu biasanya cukup. Kalau instansi mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE. Isi surat diselesaikan sebelum tanda tangan dipasang, karena perubahan setelahnya membuat penandanya harus dipasang ulang.
Memeriksa sebelum dibagikan
Periksa nama dan jabatan yang ditugaskan, karena kesalahan di bagian ini paling sering terjadi. Periksa tanggal mulai dan berakhir, pastikan keduanya masuk akal terhadap jadwal yang sebenarnya. Periksa tempat penugasan dan dasar penugasannya.
Periksa nomor surat dan catat nomornya. Untuk surat tugas yang menjadi dasar klaim biaya, cocokkan isinya dengan anggaran yang tersedia. Sebelum berkas dikirim ke mitra atau instansi, jalankan panduan metadata PDF agar nama penyusun dan nama perangkat tidak ikut serta di dalam berkas.
Setelah tugas selesai
Surat tugas biasanya menjadi lampiran laporan hasil. Simpan surat tugas bersama laporannya, supaya riwayat penugasan bisa ditelusuri dari satu tempat. Untuk laporan yang menyertainya, urutan penyusunannya ada di cara membuat laporan akhir proyek.
Kalau penugasan dibatalkan atau diubah, terbitkan surat perubahan, bukan menyunting surat yang sudah ditandatangani. Surat perubahan yang bernomor menjaga catatan tetap rapi dan menghindari dua versi beredar bersamaan.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi tujuan menyediakan formulir sendiri atau mensyaratkan format resmi, pakai format itu. Untuk perjalanan dinas yang diatur aturan keuangan tertentu, format dan kelengkapan suratnya mengikuti ketentuan instansi, jadi verifikasi ke bagian keuangan atau sumber resmi yang berlaku.
Kalau penugasannya mengikat secara hukum dan melibatkan pihak luar dalam jangka panjang, dokumen yang tepat bukan surat tugas, melainkan perjanjian kerja sama. Alat di sini merapikan berkasnya saja, bukan menyusun klausul yang mengikat.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat tugas harus ditandatangani yang ditugaskan? Sebagian perusahaan meminta tanda tangan penerima sebagai pernyataan menerima penugasan. Kalau tidak diminta, tanda tangan penerbit saja sudah cukup.
Bolehkah satu surat tugas untuk beberapa orang? Boleh, dan cara itu lebih rapi daripada menerbitkan surat terpisah. Sebutkan satu penanggung jawab supaya laporan hasilnya tidak terpecah.
Apa bedanya surat tugas dengan surat perintah? Surat perintah umumnya datang dari pejabat yang lebih tinggi dan memuat perintah yang lebih tegas. Surat tugas lebih umum dan dipakai untuk penugasan sehari-hari di dalam organisasi.
Apakah surat tugas perlu materai? Untuk keperluan internal biasanya tidak. Kalau pihak luar memintanya, ikuti permintaan itu dan tanyakan ketentuannya.
Mulai dari satu penugasan
Ambil satu penugasan yang sedang berjalan, susun suratnya dengan urutan di atas, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk penugasan berikutnya. Setelah polanya terbentuk, penerbitan surat tugas menjadi pekerjaan beberapa menit. Panduan administrasi kantor yang lain tersedia di Dokumen Kerja, dan gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.