Berkas seleksi CPNS, PPPK, dan BUMN lolos upload kalau tiga syarat terpenuhi sekaligus: format sesuai permintaan portal, ukuran di bawah batas tahun berjalan, dan isi terbaca jelas. Portal memeriksa jenis dan ukuran berkas secara otomatis, lalu verifikator membaca isinya secara manual. Menyiapkan PDF seleksi karena itu pekerjaan kerapian teknis, bukan pekerjaan desain. Setiap berkas bisa diperiksa satu per satu sebelum tombol unggah ditekan.

Peta pekerjaannya sama untuk ketiga jalur. Pertama, pindai atau foto dokumen menjadi berkas digital yang tegak dan terbaca. Kedua, siapkan pas foto sesuai ketentuan tahun berjalan. Swafoto di SSCASN bukan berkas yang disiapkan, melainkan verifikasi wajah langsung saat membuat akun. Ketiga, gabung dokumen yang diminta menjadi satu PDF. Keempat, perkecil PDF atau JPG yang melebihi batas. Kelima, siapkan surat pernyataan dan surat lamaran yang perlu tanda tangan dan e-materai lewat jalur resmi. Keenam, cocokkan hasilnya dengan checklist sesuai jenis seleksi. Halaman ini memetakan keenam pekerjaan itu. Induk panduan administrasi yang lebih luas ada di Panduan Dokumen dan Administrasi.

Peta pekerjaan: enam tugas menyiapkan berkas

Tugas pertama adalah mengecilkan PDF yang terlalu besar. Hasil pindai berwarna dan foto HP cepat membesar karena berisi gambar resolusi tinggi. Kompres PDF memperkecil PDF dengan menurunkan resolusi gambar berlebih, sedangkan teks vektor tetap tajam. Patokan cara kerjanya dari hasil uji: PDF pindaian 1,43 MB menjadi 262 KB (82 persen), PDF berisi 8 foto 45,9 MB menjadi 4,46 MB (90,3 persen), sedangkan PDF teks nyaris tidak berubah. Ukuran sebelum dan sesudah ditampilkan setelah proses sehingga hasilnya bisa dipastikan masuk batas sebelum diunggah.

Tugas kedua adalah menggabung dokumen menjadi satu PDF. Sebagian pengumuman meminta ijazah dan transkrip dalam satu berkas, atau KTP dan KK dalam satu berkas, atau seluruh lampiran dalam satu paket. Gabung PDF menyatukan 2 sampai 20 PDF jadi satu berkas berurutan. Urutan digeser di pratinjau sebelum proses dijalankan. Teks vektor tetap tajam dan terbaca sistem pelacak pelamar, dan penanda buku dipertahankan. Panduan menyusun urutannya ada di Gabung PDF.

Tugas ketiga adalah mengubah foto menjadi PDF. Banyak pelamar memfoto dokumen dengan HP karena tidak punya pemindai. Foto ke PDF menyatukan hingga 20 foto JPG, PNG, atau WebP menjadi satu PDF ukuran A4 (210 x 297 mm, margin 20 mm), dan latar transparan menjadi putih. Pastikan foto sudah tegak dan tidak terpotong sebelum diubah, karena mengubah format tidak memperbaiki foto yang miring atau gelap.

Tugas keempat adalah menyiapkan pas foto. Pas foto adalah foto formal dengan ketentuan ukuran cetak dan latar. Di SSCASN, Buku Panduan menyuruh peserta mengunggah pasfoto resmi terbaru di Biodata Diri. Swafoto SSCASN berbeda: itu verifikasi wajah langsung (liveness detection) saat membuat akun, dengan izin kamera dan instruksi gerak wajah, tanpa masker atau kacamata gelap, sehingga tidak ada foto yang disiapkan atau diunggah. Potong foto formal lewat Pas Foto menjadi 2x3 (236x354 px), 3x4 (354x472 px), atau 4x6 (472x709 px) pada 300 DPI. Hasil selalu JPG berlatar putih dan data EXIF terhapus. Tool ini tidak mengganti warna latar, jadi gunakan foto berlatar sesuai pengumuman sejak awal. Foto JPG yang kebesaran dikecilkan lewat Kompres JPG yang memproses sampai 20 berkas sekaligus.

Tugas kelima adalah memindai dokumen pribadi dengan benar. KTP, KK, dan ijazah paling sering gagal terbaca bukan karena isinya salah, melainkan karena pindaiannya gelap, miring, terpotong, atau buram. Letakkan dokumen di bidang datar, beri cahaya cukup, pastikan seluruh tepi masuk bingkai, lalu baca ulang angka kecil sebelum menyimpan. Langkah per dokumen ada di Scan KTP dan Scan Ijazah. Jangan mengedit isi pindaian. Jangan mengubah NIK, nama, nilai, IPK, tanggal, atau stempel. Merapikan tepi dan mengecilkan ukuran boleh, mengubah isi tidak boleh.

Tugas keenam adalah menyiapkan tanda tangan dan e-materai. Tanda tangan menyatakan persetujuan penandatangan, sedangkan meterai adalah pembayaran Bea Meterai atas dokumen, Rp10.000 per dokumen. Meterai elektronik dibuat Perum Peruri dan dijual lewat sistem terintegrasi Peruri bersama mitra badan usaha (PP 86/2021), dan SSCASN meminta peserta memilih meterai elektronik atau meterai tempel untuk dokumen yang memerlukannya. NgeditPDF tidak menjual atau menerbitkan e-materai. Yang disiapkan di sini adalah berkas PDF suratnya agar rapi dan siap dibawa ke layanan pembubuhan resmi. Tempel gambar tanda tangan ke satu halaman lewat Tanda Tangan PDF dengan tiga cara: unggah, ketik, atau gambar langsung. Ini tanda tangan gambar, bukan tersertifikasi, jadi untuk dokumen yang wajib tersertifikasi gunakan penyelenggara sertifikat elektronik. Konsep kompres yang lebih umum dijelaskan di Kompres PDF.

Konsep batas ukuran dan format

Portal seleksi memakai dua saringan. Saringan pertama otomatis dan kaku: jenis berkas dan ukuran berkas. Berkas JPG ditolak di kolom yang meminta PDF, dan sebaliknya, walaupun isinya sama. Berkas yang melebihi ukuran maksimal gagal diunggah walaupun isinya benar. Saringan kedua manusiawi: keterbacaan. Berkas yang lolos saringan otomatis masih bermasalah kalau tulisannya buram, terpotong, atau gelap karena verifikator tidak bisa membacanya.

Urutan berpikir yang benar adalah format dulu, ukuran kemudian, keterbacaan selalu. Pastikan ekstensinya benar lebih dulu. PDF untuk dokumen multi halaman, JPG untuk pas foto dan scan KTP bila kolomnya meminta gambar. Setelah format benar, cek ukuran tiap berkas terhadap batas instansi tahun berjalan. Kalau melebihi batas, kecilkan dengan tool sesuai jenisnya: PDF dengan Kompres PDF, foto JPG dengan Kompres JPG. Setelah ukuran masuk, buka hasilnya dan baca dari awal sampai akhir pada ukuran layar normal. Kalau nomor kecil baru terbaca setelah tampilan diperbesar, verifikator akan mengalami kesulitan yang sama.

Kompres bekerja paling baik pada berkas berisi gambar. PDF pindai dan PDF foto menyusut besar karena resolusi gambar berlebih diturunkan. PDF teks nyaris tidak menyusut karena tidak ada gambar berlebih. Kalau PDF teks tidak mengecil, itu normal dan artinya berkasnya sudah efisien. Selesaikan kelebihan ukuran dari sumbernya: pindai ulang dengan resolusi lebih rendah atau pisahkan lampiran sesuai instruksi. Batas paket ikut menentukan rencana kerja. Tanpa akun tersedia 20 pemrosesan per hari, 10 MB per berkas, dan 10 berkas per proses. Paket Gratis menaikkannya menjadi 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, dan 20 berkas. Paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah, 200 MB per berkas, dan 20 berkas. Rincian lengkap ada di halaman harga. Berkas tool tidak ditulis ke penyimpanan permanen, isinya lewat di memori dan hasilnya dikirim ke peramban.

Syarat dokumen, ukuran maksimal, format, jumlah e-materai, dan template surat berubah tiap tahun dan tiap instansi. Cek selalu Buku Petunjuk dan pengumuman instansi tahun berjalan di portal resmi (SSCASN BKN untuk CASN, pengumuman perusahaan atau portal program untuk rekrutmen BUMN). NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pemerintah.

Alur kerja tiga skenario: CPNS, PPPK, dan BUMN

Skenario CPNS: dokumen lengkap tetapi ukuran berlebih. Bahan yang sering diminta antara lain KTP, ijazah, transkrip, pas foto, surat pernyataan, dan surat lamaran, tetapi daftar pastinya diinput admin instansi per formasi di tab Dokumen SSCASN. Buka pengumuman instansi dan catat pasangan dokumen yang wajib digabung serta format tiap kolom unggah. Pindai tiap dokumen sebagai PDF, gabung pasangan yang diminta seperti KTP dengan KK atau ijazah dengan transkrip, periksa urutannya di pratinjau, lalu jalankan. Cek ukuran tiap hasil terhadap batas instansi dan kecilkan yang melebihi batas. Siapkan pas foto sesuai ketentuan formasi, lalu baca ulang tiap hasil sampai halaman terakhir.

Skenario PPPK: penekanan pada pemberkasan dan Daftar Riwayat Hidup. Pendaftaran awal juga lewat SSCASN dengan dokumen yang ditetapkan admin instansi per formasi. Untuk seleksi PPPK Guru Sekolah Rakyat 2026, FAQ SSCASN menyebut antara lain surat lamaran, ijazah, transkrip, sertifikat pendidik, surat pernyataan, dan pas foto digital berlatar merah. Setelah dinyatakan lulus, BKN menyebut pemberkasan atau pengisian DRH dilakukan lewat fitur DRH-SSCASN, sedangkan dokumen tambahan seperti surat keterangan sehat atau SKCK hanya perlu bila pengumuman instansi memintanya. Rapikan tiap dokumen sebagai PDF, bubuhkan tanda tangan gambar bila instansi membolehkan pindaian tanda tangan basah, dan bawa PDF final ke layanan e-materai resmi bila wajib bermaterai. Jangan menempel gambar materai unduhan internet karena meterai elektronik punya kode unik dan dibuat Peruri. Gabung hanya dokumen yang diminta digabung.

Skenario BUMN: tenggat pendek dan bahan tersebar di HP. Kumpulkan semua bahan dalam satu folder dan beri nama berurutan sesuai pengumuman. Ubah foto yang masih JPG menjadi PDF per dokumen, satukan paket yang diminta satu berkas, susun urutannya di pratinjau, lalu jalankan. Cek ukuran hasil gabungan terhadap batas tahun berjalan dan kecilkan bila melebihi batas. Uji terakhir: buka hasil gabungan di HP dan di laptop, pastikan teks kecil di transkrip dan nomor di ijazah terbaca di keduanya.

Checklist per seleksi memastikan tidak ada yang terlewat, dan isinya contoh, bukan daftar resmi. Untuk CPNS: KTP, ijazah, transkrip, pas foto, surat lamaran, dan surat pernyataan sesuai template instansi, ditambah dokumen lain yang tampil di tab Dokumen formasi. Untuk PPPK: bahan dasar yang sama, lalu DRH lewat fitur DRH-SSCASN setelah dinyatakan lulus, dan dokumen tambahan atau e-materai bila pengumuman memintanya. Untuk BUMN: contoh dokumen yang bisa diminta antara lain CV, ijazah, transkrip, KTP, pas foto, dan sertifikat pendukung, sesuai pengumuman perusahaan atau portal program pada periodenya. Setiap daftar wajib dicocokkan ulang dengan pengumuman karena susunan dokumen berubah tiap tahun dan tiap instansi.

Kesalahan umum pelamar seleksi

Mengompres berkas yang salah jenis adalah kesalahan pertama. PDF teks yang dikompres berulang tidak menyusut karena tidak ada gambar berlebih di dalamnya. Periksa sumber ukuran: ada foto besar terselip, pindaian memakai resolusi terlalu tinggi, atau penggabungan mencampur dokumen yang seharusnya terpisah. Menggabung dokumen yang seharusnya terpisah adalah kesalahan kedua. Portal biasanya menyediakan satu kolom unggah per jenis dokumen, jadi gabung hanya pasangan yang diminta dan unggah sisanya per kolom.

Memfoto dokumen di tempat gelap lalu berharap kompres memperjelasnya adalah kesalahan ketiga. Kompres memperkecil ukuran, bukan memperjelas gambar. Perbaiki dari sumbernya: cahaya cukup, dokumen datar, kamera sejajar, seluruh tepi masuk bingkai. Menyiapkan swafoto SSCASN sebagai berkas adalah kesalahan keempat. Swafoto SSCASN adalah verifikasi wajah langsung saat membuat akun, bukan foto yang dipotret lalu diunggah, jadi tidak ada foto memegang KTP yang perlu disiapkan. Yang diunggah adalah pasfoto formal.

Menempel gambar materai dari internet adalah kesalahan kelima. Tempelan itu bukan meterai elektronik, yang punya kode unik dan dibuat Peruri. Siapkan PDF sampai final, lalu lakukan pembubuhan melalui sistem e-meterai resmi dan ikuti template instansi untuk posisi tanda tangan dan meterai. Mengubah isi dokumen agar terlihat memenuhi syarat adalah kesalahan keenam dan yang paling berat. Mengubah tahun lulus, IPK, nama, NIK, atau tanggal surat adalah pemalsuan. Merapikan pindaian dan mengecilkan ukuran boleh, mengubah angka dan huruf isi tidak boleh.

Kapan sebaiknya tidak memakai tool online

Pemrosesan di peramban sudah memadai untuk pekerjaan rutin karena berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen dan hasilnya dikirim kembali ke peramban. Tetapi ada tiga kondisi di mana cara offline lebih tepat. Pertama, aturan komputer atau jaringan kantor melarang dokumen keluar dari perangkat. Kedua, koneksi tidak stabil sedangkan berkasnya besar sehingga unggahan yang terputus harus diulang dari awal. Ketiga, dokumen mewajibkan tanda tangan tersertifikasi atau segel elektronik resmi, siapkan PDF-nya di sini lalu selesaikan di layanan penyelenggara sertifikat karena tempelan gambar tanda tangan bukan sertifikat digital. Jangan memakai tool apa pun untuk berkas terkunci milik orang lain yang kata sandinya tidak diketahui.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah semua dokumen lamaran harus digabung jadi satu PDF? Tidak selalu. Ikuti kolom unggahan portal dan pengumuman instansi. Gabung hanya yang diminta digabung, misalnya ijazah dengan transkrip atau KTP dengan KK. Kalau portal menyediakan kolom terpisah per dokumen, unggah per dokumen.

Kenapa PDF saya ditolak padahal isinya sudah benar? Penyebab paling sering adalah format dan ukuran, bukan isi. Periksa ekstensi berkas dan ukuran terhadap batas tahun berjalan, lalu buka hasilnya dan pastikan tulisannya terbaca.

Kenapa hasil kompres tidak jauh mengecil? Karena isinya teks digital tanpa gambar besar. Kompres menurunkan resolusi gambar berlebih, jadi PDF teks memang nyaris tidak berubah. Pindai ulang dengan resolusi lebih rendah atau pisahkan lampiran sesuai instruksi.

Apakah latar pas foto bisa diganti lewat tool? Tidak. Hasil selalu JPG berlatar putih mengikuti foto yang diunggah, dan data lokasi ikut terhapus. Siapkan foto dengan latar sesuai pengumuman sejak awal, lalu potong ke ukuran cetak yang diminta.

Bagaimana alur e-materai untuk surat pernyataan? Pastikan dulu suratnya memang diminta bermeterai. SSCASN meminta peserta memilih jenis meterai, elektronik atau tempel, untuk dokumen yang memerlukannya, dan e-Meterai divalidasi otomatis oleh sistem. Siapkan PDF sampai final, lalu bubuhkan melalui sistem e-meterai resmi dan ikuti template instansi untuk posisi tanda tangan dan meterai. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan PDF dan tidak menjual materai.

Bolehkah memfoto dokumen dengan HP? Boleh, asal hasilnya tegak, terang, lengkap, dan terbaca. Satukan foto menjadi PDF A4 dan kecilkan bila melebihi batas. Jangan mengandalkan kompres untuk memperjelas foto yang buram.

Mulai dari tool yang paling sesuai

Kalau paket lamaran diminta satu berkas, buka Gabung PDF, susun urutannya di pratinjau, lalu jalankan. Kalau hasilnya melebihi batas instansi, buka Kompres PDF, bandingkan ukuran sebelum dan sesudah, dan pastikan tulisan kecil masih terbaca.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.