Menggabungkan PDF dilakukan dengan membuka Gabung PDF, mengunggah dua berkas atau lebih, mengatur urutannya, lalu menjalankan prosesnya. Hasilnya satu berkas berurutan, dan teks di dalamnya tetap teks vektor, bukan gambar, sehingga ketajamannya tidak turun.
Bagian yang paling sering salah bukan tombol gabungnya, melainkan dua hal: urutan berkas yang tidak diperiksa sebelum dijalankan, dan berkas terkunci kata sandi yang gagal dibaca tanpa pesan yang jelas. Dua hal itu dibahas di bagian masalah yang sering terjadi, bersama empat penyebab lain.
Kapan menggabung lebih tepat daripada memisah
Menggabung dipakai saat beberapa berkas adalah satu dokumen yang harus dikirim sebagai satu kesatuan. Berkas lamaran, misalnya: surat pengantar, CV, ijazah, dan transkrip biasanya diminta dalam satu PDF, bukan empat lampiran terpisah.
Sebaliknya, kalau satu berkas berisi beberapa dokumen yang tujuannya berbeda, yang dibutuhkan adalah memisah atau mengekstrak halaman, bukan menggabung. Perbedaan keduanya dijelaskan di kelompok Mengatur PDF.
Ada juga pekerjaan yang terlihat seperti penggabungan tetapi sebenarnya bukan. Menyatukan halaman dari satu dokumen ke dokumen lain dengan urutan tertentu lebih tepat dikerjakan dengan Atur Halaman PDF, karena yang dipindahkan adalah halaman, bukan berkas.
Langkah menggabungkan
- Siapkan seluruh berkas dalam satu folder supaya mudah dipilih sekaligus.
- Buka Gabung PDF.
- Tarik berkas ke area unggah, atau klik untuk memilih dari komputer.
- Periksa daftar berkas. Urutan di daftar adalah urutan hasil gabungan.
- Geser berkas kalau urutannya belum benar.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
Langkah keempat yang paling sering dilewati. Urutan daftar mengikuti urutan pemilihan berkas, dan urutan pemilihan berkas mengikuti urutan nama di folder. Nama seperti "scan1.pdf", "scan10.pdf", "scan2.pdf" akan tersusun sebagai scan1, scan10, scan2, bukan scan1, scan2, scan10. Ini bukan kesalahan tool, melainkan urutan abjad yang dipakai sistem berkas.
Kalau berkasnya banyak dan namanya tidak beraturan, cara paling aman adalah menggabungkan dalam beberapa putaran: berkas yang urutannya sudah pasti digabung lebih dulu, lalu hasilnya digabungkan dengan kelompok berikutnya. Dua putaran lebih mudah diperiksa daripada satu putaran dengan dua puluh berkas yang harus diurutkan sekaligus.
Kenapa hasil gabungan bisa membengkak
Penggabungan menyatukan objek halaman asli, termasuk gambar dan font yang tersemat di dalamnya. Kalau dua berkas sama-sama menyertakan font yang sama, berkas hasilnya bisa membawa dua salinan font itu. Ini normal dan bukan tanda kerusakan.
Ukuran hasilnya juga tidak selalu lebih besar. Dua berkas kecil yang masing masing punya struktur tabel yang mirip bisa menghasilkan berkas yang lebih kecil daripada jumlah keduanya, karena sebagian objek dipakai bersama. Yang paling menentukan ukuran adalah gambar di dalamnya, bukan jumlah halamannya.
Yang bisa dilakukan kalau ukurannya jadi masalah: kompres hasil gabungannya lewat Kompres PDF. Ukuran yang wajar untuk dokumen berisi teks dan beberapa gambar biasanya di bawah 5 MB. Dokumen hasil pindai biasanya jauh lebih besar karena setiap halaman adalah gambar penuh.
Masalah yang sering terjadi
Berkas ditolak karena terkunci kata sandi. PDF yang dilindungi tidak bisa dibaca sampai kuncinya dibuka. Buka dulu lewat Buka Kunci PDF, lalu gabungkan. Kalau sandinya tidak diketahui, berkas itu memang tidak bisa digabungkan tanpa sandi yang benar.
Urutan hasil tidak sesuai. Periksa urutan di daftar sebelum menjalankan. Setelah digabung, merapikan urutan berarti membuka hasilnya lagi dan memakai Atur Halaman PDF, satu langkah tambahan yang bisa dihindari.
Hasilnya terasa lebih besar dari perkiraan. Periksa apakah berkas aslinya berisi gambar resolusi tinggi. Kompres setelah digabung lebih mudah daripada mengompres satu per satu sebelum digabung.
Sebagian berkas tidak ikut tergabung. Biasanya karena berkas itu bukan PDF, misalnya foto JPG yang ikut terpilih. Ubah dulu ke PDF lewat JPG ke PDF, baru gabungkan.
Hasilnya tidak bisa dibuka. Coba perbaiki dulu berkas hasilnya lewat Perbaiki PDF. Kalau tetap gagal, coba gabungkan dalam kelompok lebih kecil untuk menemukan berkas yang bermasalah.
Penanda buku hilang. Penggabungan mempertahankan penanda buku dari berkas masukannya, dan nomor halamannya digeser mengikuti posisi barunya. Kalau penanda bukunya terasa berantakan, periksa dulu apakah berkas aslinya memang sudah punya penanda yang rapi.
Berapa berkas yang bisa digabung sekaligus
Batas jumlah berkas mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 berkas pada paket Gratis, dan 20 berkas pada paket Berbayar. Batas ukurannya 30 MB per berkas pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar.
Untuk berkas yang jumlahnya lebih dari dua puluh, penggabungan dikerjakan bertahap: gabungkan dua puluh berkas pertama, lalu gabungkan hasilnya dengan kelompok berikutnya. Hasilnya sama, hanya jumlah putarannya yang bertambah.
Perlu diperhatikan juga bahwa batas ukuran berlaku per berkas, bukan untuk total. Dua puluh berkas berukuran 20 MB masing-masing tetap bisa digabung selama paketnya mengizinkan ukuran itu per berkas.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen yang berisi data pribadi lengkap, dokumen keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi desktop yang berjalan di komputer sendiri. Tool online cocok untuk pekerjaan cepat pada berkas yang tidak sensitif.
Kalau berkasnya berisi data yang perlu disensor sebelum dikirim, sensor dulu lewat Sensor PDF secara permanen, bukan sekadar ditutup kotak hitam yang masih bisa dibaca isinya.
Untuk berkas yang sangat besar, di atas 100 MB, koneksi yang tidak stabil lebih sering menggagalkan proses di tengah jalan. Aplikasi desktop lebih hemat waktu untuk berkas sekategori itu.
Ukuran berkas dan batas paket
Paket Gratis menerima berkas sampai 30 MB, paket Berbayar sampai 200 MB. Jumlah berkas dalam satu kali penggabungan juga mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 pada paket Gratis, dan 20 pada paket Berbayar. Angka lengkapnya ada di halaman harga.
Setelah digabung
Periksa tiga hal sebelum berkas dikirim: jumlah halamannya sesuai, urutannya benar, dan ukurannya masih di bawah batas yang diminta penerima. Untuk berkas lamaran, ukuran yang aman biasanya di bawah 2 MB.
Kalau hasil gabungannya perlu dilindungi, tambahkan proteksi setelah penggabungan selesai lewat Proteksi PDF. Kata sandi tidak bisa dipindahkan dari berkas asal, jadi proteksi selalu dibuat baru pada berkas hasilnya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah berkas aslinya berubah? Tidak. Penggabungan membaca berkas asli dan menghasilkan berkas baru. Berkas asli di perangkat Anda tetap utuh.
Bisakah menggabungkan PDF dengan ukuran kertas berbeda? Bisa. Setiap halaman mempertahankan ukuran aslinya, jadi dokumen hasilnya bisa berisi halaman A4 dan F4 sekaligus.
Apakah nomor halaman ikut disesuaikan? Tidak. Nomor halaman yang sudah tercetak di dalam berkas dipertahankan apa adanya, termasuk kalau jadi berulang setelah digabung. Penomoran ulang dikerjakan terpisah lewat Nomor Halaman PDF.
Bisakah hasil gabungan diedit lagi? Bisa. Hasilnya PDF biasa yang bisa dibuka, disunting, atau digabungkan lagi seperti berkas PDF lain.
Apakah bisa menggabungkan hasil pindai dengan PDF biasa? Bisa. Yang perlu diperhatikan hanya ukurannya, karena hasil pindai biasanya jauh lebih besar daripada PDF berisi teks.