Scan transkrip nilai CPNS menjadi PDF adalah memotret setiap halaman transkrip sampai tabel mata kuliah terbaca jelas lalu menyatukannya berurutan menjadi satu PDF A4 lewat Foto ke PDF. Transkrip bisa terdiri dari beberapa halaman berisi kode mata kuliah, nama mata kuliah, nilai huruf, bobot, IPK, serta stempel pengesahan. Seluruh halaman sebaiknya masuk dalam satu berkas yang sama bila kolom transkrip hanya menyediakan satu baris unggah, supaya kelengkapan riwayat studi terbaca dari halaman pertama sampai terakhir.

Tantangan terbesar transkrip adalah tabel yang padat dan huruf yang kecil. Foto yang terlihat cukup jelas dalam ukuran kecil di HP sering pecah saat diperbesar, tepat pada kolom nilai yang paling penting. Karena itu setiap halaman harus dibaca ulang pada perbesaran penuh sebelum digabung. Jangan menggabungkan halaman yang belum diperiksa, karena satu halaman buram membuat seluruh berkas perlu diulang.

Kapan cara ini dipakai

Cara ini dipakai ketika transkrip Anda masih berupa lembaran kertas dan pengumuman meminta unggahan PDF. Sebagian besar pelamar berada dalam kondisi ini, terutama lulusan yang menyimpan transkrip fisik dari kampus. Cara ini juga dipakai ketika transkrip terdiri dari beberapa lembar yang harus menjadi satu berkas, karena di tab Dokumen SSCASN tiap jenis dokumen punya baris unggah sendiri. Simpan tiap gambar halaman dengan nama bernomor agar urutannya tidak tertukar.

Cara ini tidak dipakai ketika kampus sudah menerbitkan transkrip berupa PDF resmi dengan tanda tangan elektronik. Pakai berkas resmi itu apa adanya dan jangan memotret ulang layarnya, karena rantai foto ulang menurunkan kualitas tanpa menambah informasi. Cara ini juga tidak dipakai bila pengumuman meminta transkrip digabung dengan ijazah dalam satu berkas. Untuk kebutuhan itu, siapkan PDF transkrip dulu dengan cara ini, siapkan PDF ijazah secara terpisah, lalu satukan sesuai urutan yang diminta.

Pendekatan foto lalu gabung cocok untuk transkrip kertas yang lengkap dan terbaca. Pendekatan ini tidak cocok bila transkrip hilang, robek pada bagian tabel, atau nilainya tidak terbaca pada fisiknya. Untuk kondisi itu, minta salinan atau legalisasi ulang ke kampus penerbit sesuai prosedurnya, lalu pindai dokumen pengganti yang sah. Jangan pernah mengisi nilai yang kosong atau memperbaiki angka secara digital.

Syarat dan batas yang perlu dicek dulu

Siapkan transkrip yang akan dipindai. Nama jenis dokumen di portal, misalnya "Scan Transkrip Nilai Asli" pada contoh panduan, adalah nama kolom, bukan perintah legalisasi, dan apakah instansi meminta salinan legalisasi tertulis di pengumuman instansi. Siapkan meja lebar yang rata, alas netral yang kontras dengan kertas, serta HP atau pemindai dengan lensa bersih. Siapkan kain lembut untuk membersihkan debu dan benda datar yang bersih untuk meratakan lipatan. Pastikan cahaya cukup terang dan baterai HP cukup untuk memotret seluruh halaman, karena transkrip multi halaman membutuhkan beberapa kali pengambilan.

Syarat dokumen, ukuran maksimal, format, jumlah e-materai, dan template surat berubah tiap tahun dan tiap instansi. Cek selalu Buku Petunjuk dan pengumuman instansi tahun berjalan di portal resmi (SSCASN BKN untuk CASN, pengumuman perusahaan atau portal program untuk rekrutmen BUMN). NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pemerintah.

NgeditPDF tidak bekerja sama dengan BKN, kampus, atau instansi lain, dan halaman ini bukan pengumuman resmi. Transkrip di SSCASN muncul di dua tempat. Di profil, Riwayat Pendidikan memuat ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat akreditasi bila ada, dengan nama perguruan tinggi dan program studi yang dipilih dari daftar referensi BKN, bukan isian bebas. Di tab Dokumen formasi, transkrip diunggah bila admin instansi memintanya. Batas ukuran dan format yang mengikat adalah yang tertulis di tab Dokumen formasi itu dan di pengumuman instansi. Jangan memakai angka dari tangkapan layar lama atau pesan berantai. Jika kolom menyebut PDF, hasil foto harus dikonversi dulu menjadi PDF. Jika kolom menyebut batas ukuran tertentu, sesuaikan hasil akhir dengan batas itu. Panduan SSCASN juga menyebut ukuran minimal tiap berkas 80 KB, jadi jangan mengecilkan sampai di bawah itu. Syarat tiap seleksi diumumkan instansi pada periodenya, jadi artikel ini tidak menyiratkan ada pendaftaran yang sedang dibuka.

Jangan mengubah isi pindaian dengan cara apa pun. Dilarang mengubah nilai huruf, mengoreksi bobot SKS, menaikkan IPK, mengisi mata kuliah yang kosong, menebalkan stempel yang pudar, atau menutup coretan dengan tempelan digital. Perbaikan yang dibolehkan hanya pada cara pengambilan gambar, misalnya mengulang foto dengan cahaya lebih baik atau meratakan lipatan. Isi transkrip dibiarkan apa adanya. Kesalahan data pada fisik transkrip diurus melalui kampus penerbit, bukan melalui suntingan gambar.

Menyiapkan halaman dan cahaya

Susun seluruh halaman transkrip di meja dan hitung jumlahnya sebelum mulai memotret. Pastikan tidak ada halaman yang terlewat atau terduplikasi, termasuk halaman pengesahan di bagian akhir. Bersihkan debu pada kertas dengan kain kering agar tidak menimbulkan bintik pada area tabel. Ratakan lipatan dengan benda datar yang bersih, lalu singkirkan benda itu sebelum memotret.

Ambil gambar di dekat jendela pada siang hari atau di bawah cahaya ruangan yang terang dan menyebar. Jangan memakai lampu kilat dari jarak dekat karena kilatan itu memutihkan area tengah tabel dan menutupi angka. Posisikan badan agar bayangan tidak jatuh ke kertas. Untuk kertas putih yang memantulkan cahaya, geser beberapa derajat sampai pantulan hilang dari layar. Cahaya yang merata membuat kolom angka terbaca tanpa perlu menaikkan kecerahan berlebihan setelahnya.

Bersihkan lensa kamera, matikan filter kecantikan dan filter warna, dan aktifkan garis bantu bingkai bila tersedia. Pastikan tiap halaman masuk bingkai secara utuh dengan sedikit ruang di keempat sisinya. Ruang itu menjaga tepi tabel tidak terpotong saat gambar diubah menjadi halaman A4. Siapkan penomoran nama berkas sejak awal, misalnya transkrip-h1.jpg sampai transkrip-h4.jpg, agar urutan multi halaman tidak tertukar.

Langkah memotret tiap halaman

Letakkan halaman pertama menghadap ke atas dengan orientasi yang sama untuk semua halaman. Mundur secukupnya sampai seluruh lembar masuk bingkai, ketuk layar pada area tabel nilai untuk mengunci fokus, tunggu sampai tajam, lalu ambil gambarnya. Segera perbesar hasilnya dan baca beberapa baris tabel secara acak, termasuk kode mata kuliah, nama mata kuliah, dan nilai hurufnya. Jika angka kecil terbaca, lanjutkan ke halaman berikutnya. Jika buram, geser sudut cahaya lalu ulangi.

Kerjakan halaman demi halaman dengan jarak dan cahaya yang sama. Keseragaman membuat PDF terlihat profesional dan mudah diperiksa. Untuk halaman pengesahan di bagian akhir, pastikan stempel, tanda tangan, nama pejabat, dan tanggalnya ikut terbaca. Halaman pengesahan yang terpotong membuat berkas dianggap belum lengkap. Beri nama tiap gambar sesuai nomor halamannya segera setelah diambil, jangan menunda penamaan sampai semua halaman selesai.

Periksa jumlah gambar setelah semua halaman difoto. Cocokkan dengan jumlah lembar fisik, pastikan tidak ada halaman yang difoto dua kali dan tidak ada yang terlewat. Buka tiap gambar satu per satu dalam tampilan penuh dan baca ulang baris pertama serta baris terakhir tiap halaman. Pemeriksaan baris tepi ini menangkap potongan yang hilang, karena potongan biasanya terjadi di tepi atas atau tepi bawah.

Menggabungkan halaman menjadi satu PDF

Buka Foto ke PDF di peramban HP atau komputer. Layanan ini menerima JPG, PNG, dan WebP sampai 20 gambar dalam satu proses dan menatanya menjadi PDF A4 berukuran 210 x 297 mm dengan margin 20 mm. Gambar berlatar transparan tampil dengan latar putih pada hasil akhir. Transkrip empat halaman masih jauh di bawah batas itu, sehingga seluruh halaman dapat digabung sekaligus.

Unggah gambar sesuai urutan halaman, dari halaman pertama sampai halaman pengesahan terakhir. Periksa daftar pratinjau dan pastikan nomor nama berkas berurutan tanpa lompatan. Urutan ini mengikuti alur riwayat studi dan memudahkan verifikator menelusuri tabel. Jika satu gambar terselip di posisi yang salah, perbaiki urutannya di pratinjau sebelum diproses. Jangan memasukkan halaman ijazah ke dalam berkas transkrip kecuali pengumuman memintanya.

Jalankan proses dan unduh hasilnya. Buka PDF lalu telusuri dari halaman pertama sampai terakhir tanpa melompat. Periksa ketajaman tabel setelah konversi, pastikan tidak ada halaman kosong tambahan, dan pastikan nomor halaman fisik tetap berurutan. Ganti nama berkas sesuai pola pengumuman atau pola yang mudah dikenali, misalnya NAMA-TRANSKRIP.pdf. Simpan seluruh gambar asli dan PDF di folder yang sama.

Atur jadwal penggabungan mengikuti kuota akun Anda. Pemakaian tanpa akun dibatasi 20 pemrosesan per hari, maksimal 5 MB per gambar, dan maksimal 10 berkas per proses. Pemakaian akun gratis dibatasi 30 pemrosesan per hari, maksimal 5 MB per gambar, dan maksimal 20 berkas per proses. Pemakaian paket berbayar tidak dibatasi jumlah pemrosesannya, dengan maksimal 20 MB per gambar dan maksimal 20 berkas per proses. Perincian lengkap ada di halaman harga. Isi berkas hanya melintas di memori selama diproses dan tidak disimpan permanen, lalu hasilnya dikirim ke peramban Anda.

Pemeriksaan akhir sebelum unggah

Buka PDF di layar HP dan di layar komputer bila memungkinkan. Baca tabel dari PDF pada perbesaran penuh, bukan dari foto asli. Periksa kode mata kuliah, nilai huruf, dan IPK pada halaman ringkasan. Jika seluruh angka terbaca tanpa menebak, kriteria utama lolos. Jika ada angka meragukan, kembali ke pengambilan gambar halaman itu saja, lalu gabungkan ulang dari gambar yang sudah diperbaiki.

Verifikasi bobot dan ekstensi PDF transkrip sebelum diunggah. Pastikan berkas berekstensi PDF bila kolom meminta PDF, dan tidak melewati batas yang tertulis di tab Dokumen formasi. Sebagai contoh, FAQ SSCASN untuk Seleksi Sekolah Kedinasan 2026 mencantumkan Transkrip maksimal 400 KB (PDF), dan angka itu berlaku untuk event tersebut saja. Bila masih kebesaran, pangkas lewat Kompres PDF yang menurunkan resolusi gambar berlebih sedangkan teks vektor tetap tajam, dengan angka sebelum dan sesudah yang tampil setelah proses. Jangan menyusutkan sampai di bawah ukuran minimal 80 KB. Jangan mengganti nama ekstensi manual dari jpg menjadi pdf karena cara itu tidak mengubah format isi.

Samakan nama, NIM, program studi, dan IPK dengan ijazah serta data pendaftaran. Perbedaan data diselesaikan lewat dokumen resmi kampus, bukan lewat suntingan gambar. Di SSCASN, nama perguruan tinggi dan program studi dipilih dari daftar referensi BKN, jadi pilih entri yang sesuai dengan yang tertera di transkrip. Berkas yang sudah diunggah masih bisa diunggah ulang sebelum Anda menekan Resume, tetapi setelah pendaftaran diakhiri tidak bisa diganti, dan sanggah bukan untuk memperbaiki kesalahan unggah. Penjelasan umum tentang dokumen ada di Panduan Dokumen dan Administrasi. Simpan salinan PDF di dua tempat agar tidak hilang saat hari pendaftaran.

Cara lain bila tidak cocok

Jika kampus menerbitkan transkrip PDF resmi, pakai berkas itu apa adanya. Jangan memotret ulang layarnya dan jangan menggabungkannya dengan hasil foto lain tanpa perintah pengumuman. Jika instansi meminta ijazah dan transkrip dalam satu berkas, siapkan masing masing sebagai PDF dulu lalu satukan memakai Gabung PDF sesuai urutan yang diminta.

Jika foto HP selalu miring karena halaman banyak dan waktu terbatas, pinjam pemindai datar agar geometri tiap halaman lurus dan seragam. Jika transkrip hanya satu halaman tetapi portal meminta digabung dengan dokumen lain, ikuti urutan pengumuman dan jangan mengubah isi tabel. Keterangan perlakuan berkas selama pemrosesan ada di kebijakan privasi.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah semua halaman transkrip wajib masuk satu PDF? Sebaiknya ya bila kolom transkrip hanya menyediakan satu baris unggah, karena di tab Dokumen SSCASN tiap jenis dokumen punya baris unggah sendiri. Halaman pengesahan di bagian akhir ikut disertakan, bukan hanya halaman tabel nilai. Jika pengumuman membatasi jumlah halaman, ikuti batas itu dan siapkan halaman sesuai urutan yang diminta.

Bagaimana bila transkrip terdiri dari empat halaman atau lebih? Foto tiap halaman secara terpisah dengan jarak dan cahaya yang sama, beri nama bernomor, lalu gabungkan sekaligus sesuai urutan. Layanan menampung sampai 20 gambar, sehingga transkrip multi halaman bukan masalah. Periksa pratinjau sebelum diproses agar tidak ada halaman terlewat atau terduplikasi.

Bagaimana bila kolom nilai tercetak sangat kecil? Dekatkan kamera sampai tabel mengisi bingkai lebih besar, tetapi pastikan tepi halaman tetap masuk. Kunci fokus pada area tabel, bukan pada latar. Baca ulang angka kecil pada perbesaran penuh sebelum menggabung. Jangan memperbesar gambar buram secara digital karena cara itu tidak menambah detail.

Bolehkah menggabung transkrip dengan ijazah? Hanya bila pengumuman memintanya. Sebagian instansi meminta tiap dokumen sebagai berkas terpisah, sebagian lain meminta gabungan ijazah plus transkrip. Jangan menggabungkan atas inisiatif sendiri bila syaratnya terpisah. Siapkan tiap dokumen sebagai PDF yang rapi dulu, penggabungan tinggal mengikuti perintah.

Bagaimana bila IPK di transkrip berbeda dengan data pendaftaran? Periksa kembali angka yang Anda ketik saat mendaftar, mungkin ada salah ketik koma atau titik. Jika data pendaftaran yang salah, betulkan datanya selama pendaftaran belum diakhiri, karena setelah Akhiri Proses Pendaftaran data tidak bisa diubah. Jika transkrip fisik yang salah, urus perbaikan ke kampus penerbit. Jangan menyunting angka pada gambar agar cocok dengan ketikan.

Unduh dan periksa sebelum dikirim

Foto tiap halaman transkrip sampai tabel terbaca jelas lalu satukan berurutan lewat Foto ke PDF dan baca ulang PDF dari halaman pertama sampai terakhir.

Kumpulkan semua gambar halaman transkrip dan PDF gabungannya dalam satu folder transkrip agar susunan multi halaman tidak tercecer saat pemeriksaan.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.

  • Buku Panduan Pendaftaran SSCASN (versi 1.1): Riwayat Pendidikan memuat ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat akreditasi, sedangkan tab Dokumen mengikuti ketentuan admin instansi dengan contoh jenis dokumen "Scan Transkrip Nilai Asli" dan ukuran minimal tiap berkas 80 KB.
  • FAQ SSCASN: Untuk Seleksi Sekolah Kedinasan 2026, Transkrip maksimal 400 KB (PDF), dokumen yang sudah diunggah masih bisa diunggah ulang selama belum menekan Resume, dan angka itu tidak berlaku untuk semua seleksi.