Scan KK untuk CPNS menjadi PDF adalah memotret seluruh lembar kartu keluarga sampai tabel anggota terbaca jelas lalu mengubahnya menjadi satu PDF A4 lewat Foto ke PDF. Kartu keluarga memuat nomor KK, nama kepala keluarga, susunan anggota, NIK tiap anggota, tempat tanggal lahir, dan tanggal penerbitan. Di SSCASN, nomor KK diketik saat membuat akun dan dipadankan sistem dengan basis data Ditjen Dukcapil, sehingga KK belum tentu menjadi dokumen yang diunggah. Scan KK dibuat bila tab Dokumen formasi atau pengumuman instansi memintanya, dan bila diminta, tabel harus terbaca baris per baris.

Kartu keluarga berbentuk lembar lebar dengan tabel yang panjang, sehingga tantangan utamanya adalah memasukkan seluruh lembar dalam satu foto tanpa membuat huruf mengecil sampai tidak terbaca. Jangan memotret setengah lembar lalu menyambungnya secara digital, karena sambungan menggeser kolom dan baris. Satu lembar difoto dalam satu jepretan dari jarak yang cukup, lalu hasilnya diperiksa pada perbesaran penuh sebelum dikonversi.

Kapan cara ini dipakai

Cara ini dipakai ketika KK Anda masih berupa lembaran kertas dan pengumuman meminta unggahan PDF. Kondisi ini umum pada pelamar yang menyimpan KK fisik di rumah. Cara ini juga dipakai ketika KK terdiri dari satu lembar bolak balik atau dua lembar, karena seluruh informasi perlu terdokumentasi dalam berkas yang rapi. Simpan gambar tiap sisi atau tiap lembar dengan nama yang jelas agar tidak tertukar.

Cara ini tidak dipakai ketika instansi hanya meminta nomor KK tanpa unggahan berkas, seperti saat membuat akun SSCASN yang meminta nomor KK diketik, atau ketika KK sudah berbentuk PDF resmi dari layanan administrasi kependudukan. Pakai berkas resmi itu apa adanya dan jangan memotret ulang layarnya. Cara ini juga tidak dipakai bila pengumuman meminta KK digabung dengan KTP dalam satu berkas. Untuk kebutuhan itu, siapkan PDF KK dulu dengan cara ini, siapkan PDF KTP secara terpisah, lalu satukan sesuai urutan yang diminta.

Pendekatan foto lalu konversi cocok untuk KK kertas yang utuh dan terbaca. Pendekatan ini tidak cocok bila KK hilang, robek pada bagian tabel, atau datanya sudah kedaluwarsa karena perubahan anggota keluarga yang belum diperbarui. Untuk kondisi itu, urus pembaruan atau penggantian melalui dinas kependudukan sesuai prosedurnya, lalu pindai dokumen terbaru yang sah. Jangan mengetik ulang data anggota atau menutup baris yang kosong secara digital.

Syarat dan batas yang perlu dicek dulu

Siapkan KK asli terbaru, meja lebar yang rata, dan alas netral yang kontras dengan warna kertas. Siapkan HP atau pemindai dengan lensa bersih, kain lembut untuk membersihkan debu, serta benda datar yang bersih untuk meratakan lipatan. Pastikan cahaya cukup terang dan baterai HP cukup, karena lembar lebar membutuhkan beberapa kali percobaan jarak agar seluruh tabel masuk bingkai dengan tajam.

Syarat dokumen, ukuran maksimal, format, jumlah e-materai, dan template surat berubah tiap tahun dan tiap instansi. Cek selalu Buku Petunjuk dan pengumuman instansi tahun berjalan di portal resmi (SSCASN BKN untuk CASN, pengumuman perusahaan atau portal program untuk rekrutmen BUMN). NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pemerintah.

NgeditPDF tidak bekerja sama dengan BKN, Dukcapil, atau instansi lain, dan halaman ini bukan pengumuman resmi. Daftar dokumen yang harus diunggah mengikuti ketentuan yang diinput admin instansi untuk formasi yang Anda lamar dan tampil di tab Dokumen SSCASN, jadi KK tidak otomatis menjadi dokumen unggah. Batas ukuran dan format yang mengikat adalah yang tertulis di tab Dokumen formasi itu dan di pengumuman instansi. Jangan memakai angka dari tangkapan layar lama atau pesan berantai. Jika kolom menyebut PDF, hasil foto harus dikonversi dulu menjadi PDF. Jika kolom menyebut batas ukuran tertentu, sesuaikan hasil akhir dengan batas itu. Panduan SSCASN juga menyebut ukuran minimal tiap berkas 80 KB, jadi jangan mengecilkan sampai di bawah itu, dan berkas yang tidak terbaca atau salah unggah menjadi tanggung jawab peserta. Syarat tiap seleksi diumumkan instansi pada periodenya, jadi artikel ini tidak menyiratkan ada pendaftaran yang sedang dibuka.

Jangan mengubah isi pindaian dengan cara apa pun. Dilarang menambah anggota keluarga, menghapus baris, mengubah NIK, memperbaiki tanggal lahir, atau menutup keterangan dengan tempelan digital. Perbaikan yang dibolehkan hanya pada cara pengambilan gambar, misalnya mengulang foto dengan cahaya lebih baik atau meratakan lipatan kertas. Isi KK dibiarkan apa adanya. Perubahan data keluarga diurus melalui dinas kependudukan, bukan melalui suntingan gambar.

Menyiapkan lembar dan cahaya

Bentangkan KK di meja lebar sampai seluruh tepi rata. Ratakan lipatan tengah dengan menekan perlahan memakai benda datar yang bersih, lalu singkirkan benda itu sebelum memotret. Lipatan tengah adalah sumber masalah paling sering pada KK, karena bayangan lipatan menutupi baris tabel tepat di tengah. Pastikan lipatan itu serata mungkin sebelum kamera dinyalakan.

Ambil gambar di dekat jendela pada siang hari atau di bawah cahaya ruangan yang terang dan menyebar. Jangan memakai lampu kilat dari jarak dekat karena kilatan itu memutihkan area tengah tabel. Posisikan badan agar bayangan tidak jatuh ke kertas. Jika kertas putih memantulkan cahaya, geser beberapa derajat sampai pantulan hilang dari layar. Cahaya merata membuat NIK enam belas digit tiap anggota terbaca tanpa perlu menaikkan kecerahan berlebihan.

Bersihkan lensa kamera, matikan filter kecantikan dan filter warna, dan aktifkan garis bantu bingkai bila tersedia. Pastikan seluruh lembar masuk bingkai dengan sedikit ruang di keempat sisinya. Ruang itu menjaga tepi tabel tidak terpotong saat gambar diubah menjadi halaman A4. Jika satu jepretan tidak bisa menampung seluruh lembar dengan tajam, mundur lebih jauh di ruangan yang terang daripada memotret setengah setengah.

Langkah memotret sisi utama

Letakkan sisi utama KK menghadap ke atas dengan orientasi mendatar. Mundur secukupnya sampai seluruh tabel masuk bingkai, ketuk layar pada area tengah tabel untuk mengunci fokus, tunggu sampai tajam, lalu ambil gambarnya. Segera perbesar hasilnya dan baca nomor KK di bagian atas, nama kepala keluarga, lalu NIK salah satu anggota secara acak. Jika digit terbaca, lanjutkan pemeriksaan ke baris lain. Jika buram, geser sudut cahaya lalu ulangi.

Baca ulang tabel baris per baris pada perbesaran penuh. Periksa nama tiap anggota, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, golongan darah bila tercantum, agama, pendidikan, pekerjaan, dan status hubungan dalam keluarga. Huruf kecil pada kolom keterangan sering menjadi bagian pertama yang gagal terbaca. Pastikan stempel dan tanda tangan penerbit di bagian bawah ikut terlihat. Simpan gambar yang tajam dengan nama yang jelas, misalnya kk-depan.jpg.

Jangan memotong gambar mepet ke tepi kertas. Potongan mepet membuat kolom tepi hilang saat konversi dan memberi kesan berkas tidak lengkap. Biarkan sedikit latar di sekeliling lembar. Jika gambar miring, ambil ulang dengan posisi lebih sejajar daripada memutar hasil digital berkali kali sampai detail tabel pecah.

Memotret sisi belakang atau lembar kedua

Balik lembar atau siapkan lembar kedua bila KK Anda memiliki informasi lanjutan di sisi lain. Perlakukan dengan ketelitian yang sama, memakai jarak dan cahaya yang sama agar kedua halaman terlihat seragam. Jauhkan jari dari area teks, tahan kertas pada sudut yang kosong bila perlu. Pastikan tanggal penerbitan, stempel, dan tanda tangan pada sisi itu terbaca.

Jika sisi belakang kosong, tetap sertakan sebagai halaman kedua bila pengumuman meminta hasil utuh, karena halaman itu menunjukkan tidak ada yang disembunyikan. Simpan sebagai kk-belakang.jpg. Bandingkan orientasi kedua gambar, keduanya sebaiknya sama sama mendatar dengan proporsi mirip. Jika KK hanya satu sisi dan pengumuman tidak meminta dua sisi, satu gambar yang tajam sudah cukup untuk menjadi satu PDF satu halaman.

Hitung kembali jumlah gambar dan cocokkan dengan jumlah sisi fisik. Pastikan tidak ada sisi yang difoto dua kali dan tidak ada yang terlewat. Buka tiap gambar dalam tampilan penuh dan baca baris pertama serta baris terakhirnya. Pemeriksaan tepi ini menangkap potongan yang hilang, karena potongan biasanya terjadi di tepi atas atau bawah lembar lebar.

Mengubah foto menjadi PDF

Buka Foto ke PDF di peramban HP atau komputer. Layanan ini menerima JPG, PNG, dan WebP sampai 20 gambar dalam satu proses dan menatanya menjadi PDF A4 berukuran 210 x 297 mm dengan margin 20 mm. Gambar berlatar transparan tampil dengan latar putih pada hasil akhir. Untuk KK satu atau dua halaman, prosesnya cepat dan seluruh sisi dapat digabung sekaligus.

Unggah gambar sesuai urutan, sisi utama dulu lalu sisi belakang atau lembar kedua. Periksa daftar pratinjau dan pastikan urutannya benar sebelum diproses. Urutan ini mengikuti cara membaca dokumen kependudukan dari data utama ke pengesahan. Jika urutannya terbalik, perbaiki di pratinjau. Jangan memasukkan halaman dokumen lain ke berkas KK kecuali pengumuman memintanya.

Jalankan proses dan unduh hasilnya. Buka PDF lalu telusuri halaman demi halaman tanpa melompat. Periksa ketajaman tabel setelah konversi, pastikan tepi lembar utuh, dan pastikan tidak ada halaman kosong tambahan. Ganti nama berkas sesuai pola pengumuman atau pola yang mudah dikenali, misalnya NAMA-KK.pdf. Simpan gambar asli dan PDF di folder yang sama.

Selaraskan penggabungan KK dengan kuota akun Anda. Pemakaian tanpa akun mencakup 20 pemrosesan per hari dengan batas 5 MB per gambar dan 10 berkas per proses. Pemakaian akun gratis mencakup 30 pemrosesan per hari dengan batas 5 MB per gambar dan 20 berkas per proses. Pemakaian paket berbayar mencakup pemrosesan tanpa batas jumlah dengan batas 20 MB per gambar dan 20 berkas per proses. Daftar lengkap ada di halaman harga. Berkas tidak disimpan permanen selama diproses karena isinya hanya melintas di memori sebelum hasilnya dikirim ke peramban.

Pemeriksaan akhir sebelum unggah

Buka PDF di layar HP dan di layar komputer bila memungkinkan. Baca nomor KK dan NIK anggota dari PDF pada perbesaran penuh, bukan dari foto asli. Jika seluruh digit terbaca tanpa menebak, kriteria utama lolos. Lanjutkan membaca nama tiap anggota dan tanggal penerbitan. Periksa stempel serta tanda tangan penerbit, pastikan keduanya terlihat. Jika ada baris buram, ulangi pengambilan gambar sisi itu lalu gabungkan ulang.

Tutup pemeriksaan dengan mencocokkan ekstensi dan bobot berkas. PDF KK harus berekstensi PDF dan berada di bawah batas yang tertulis di tab Dokumen formasi. Bila bobotnya berlebih, susutkan lewat Kompres PDF yang memangkas resolusi gambar berlebih sedangkan teks vektor tetap tajam, dan tampilkan angka sebelum serta sesudahnya untuk memastikan hasilnya. Jangan menyusutkan sampai di bawah ukuran minimal 80 KB. Mengganti nama ekstensi manual dari jpg menjadi pdf tidak mengubah isi format, jadi jangan dipakai.

Samakan nama dan NIK dengan KTP, ijazah, serta data pendaftaran. Perbedaan data karena pernikahan, kelahiran, atau perpindahan anggota memerlukan pembaruan resmi di dinas kependudukan, bukan suntingan pada gambar. Bila NIK dan nomor KK tidak sesuai saat membuat akun, FAQ SSCASN menyarankan pengajuan perbaikan ke Dukcapil setempat atau Dukcapil Pusat (Call Center 1500537). Penjelasan umum tentang dokumen ada di Panduan Dokumen dan Administrasi, dan panduan memindai KK secara umum ada di Scan KK. Simpan salinan PDF di dua tempat agar tidak hilang saat hari pendaftaran.

Cara lain bila tidak cocok

Jika pengumuman meminta KK digabung KTP dalam satu berkas, siapkan tiap dokumen sebagai PDF dulu lalu satukan memakai Gabung PDF sesuai urutan yang diminta. Jangan menggabungkan atas inisiatif sendiri bila syaratnya berkas terpisah. Jika foto HP selalu gagal menangkap seluruh lembar dengan tajam, pinjam pemindai datar ukuran folio yang memberi geometri lurus.

Jika KK sudah berbentuk PDF resmi layanan kependudukan, pakai berkas itu apa adanya. Keterangan perlakuan berkas selama pemrosesan ada di kebijakan privasi.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah seluruh anggota keluarga harus terbaca? Sebaiknya ya, karena lembar KK difoto utuh dan tabel anggota dibaca sebagai satu kesatuan. Jangan memotong tabel hanya pada baris pelamar, sebab berkas yang tidak terbaca menjadi tanggung jawab peserta. Pastikan seluruh baris, termasuk baris kosong di bawahnya bila ada, ikut terlihat.

Bagaimana bila lipatan tengah menutupi baris tabel? Ratakan lipatan sebelum memotret, beri waktu di bawah tumpukan buku bersih bila kertas kaku. Saat memotret, pastikan cahaya datang dari dua sisi agar bayangan lipatan hilang. Baca ulang baris tengah pada perbesaran penuh. Jika bayangan masih menutupi angka, ulangi sampai bersih, jangan menutupinya secara digital.

Bagaimana bila KK terdiri dari dua lembar? Foto tiap lembar secara terpisah dengan jarak dan cahaya yang sama, beri nama bernomor, lalu gabungkan sesuai urutan. Periksa pratinjau sebelum diproses agar tidak ada lembar terlewat atau terduplikasi. Setelah PDF jadi, telusuri dari halaman pertama sampai terakhir dan pastikan nomor KK pada tiap lembar sama.

Bolehkah memakai KK lama yang belum diperbarui? Ikuti ketentuan instansi tahun berjalan tentang keterbaruan data. Jika data keluarga berubah, misalnya ada kelahiran, kematian, atau perpindahan, urus pembaruan melalui dinas kependudukan sebelum pendaftaran. Jangan mengubah tanggal atau menambah baris secara digital agar terlihat mutakhir.

Bagaimana bila file KK melebihi batas portal? Batas KK mengikuti tab Dokumen formasi yang Anda lamar, karena daftar angka FAQ SSCASN untuk Seleksi Sekolah Kedinasan 2026 tidak menyebut KK secara khusus. Periksa dulu apakah gambar asli beresolusi terlalu besar, lalu kecilkan PDF lewat Kompres PDF. Ukuran sebelum dan sesudah tampil setelah proses sehingga hasilnya terukur. Jangan memotong tabel agar berkas mengecil, karena potongan menghilangkan data. Pengecilan yang benar menurunkan resolusi berlebih, bukan membuang isi.

Unduh dan periksa sebelum dikirim

Foto seluruh lembar KK sampai tabel terbaca jelas lalu ubah menjadi PDF lewat Foto ke PDF dan baca ulang PDF baris per baris sebelum diunggah.

Taruh foto lembar KK dan PDF jadinya dalam satu folder KK yang terpisah dari dokumen lain agar pencarian baris anggota berjalan cepat saat verifikasi.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.

  • Buku Panduan Pendaftaran SSCASN (versi 1.1): Nomor KK diketik saat membuat akun dan dipadankan dengan basis data Ditjen Dukcapil, sedangkan dokumen di tab Dokumen mengikuti ketentuan admin instansi dengan ukuran minimal tiap berkas 80 KB.
  • FAQ SSCASN: Ketidaksesuaian NIK dan nomor KK diperbaiki lewat Dukcapil setempat atau Dukcapil Pusat (Call Center 1500537), dan berkas yang melebihi batas pada Seleksi Sekolah Kedinasan 2026 ditolak otomatis.