Contoh scan KTP CPNS yang benar adalah hasil pindaian yang seluruh teksnya terbaca jelas pada perbesaran normal, tepi kartunya utuh, dan tanpa pantulan yang menutupi data. Bentuk berkasnya mengikuti kolom unggah: JPG atau JPEG bila kolom meminta gambar, atau satu PDF berisi halaman depan lalu halaman belakang bila kolom atau pengumuman instansi meminta PDF. Versi PDF dibuat dengan memotret kedua sisi secara terpisah memakai cahaya merata lalu menyatukannya berurutan lewat Foto ke PDF. Dengan hasil seperti itu NIK, nama, dan alamat dapat dibaca tanpa menebak.

Artikel ini tidak menampilkan foto KTP milik siapa pun sebagai contoh, karena menampilkan data kependudukan orang lain justru berisiko. Sebagai gantinya, artikel ini menjelaskan kriteria visual yang dapat Anda cocokkan dengan hasil Anda sendiri. Jika hasil Anda memenuhi semua kriteria di bawah, maka hasil itu sudah menyerupai contoh yang benar. Jika satu kriteria saja gagal, perbaikilah dengan mengambil ulang gambarnya, bukan dengan menyunting isi kartu.

Ciri hasil yang benar

Halaman pertama menampilkan sisi depan secara horizontal dengan seluruh tepi terlihat dan sedikit latar di sekelilingnya. NIK terbaca lengkap dari digit pertama sampai terakhir, nama tidak terpotong, dan foto wajah terlihat tanpa tertutup titik putih. Huruf kecil pada alamat, RT dan RW, kelurahan, kecamatan, agama, status perkawinan, pekerjaan, dan kewarganegaraan ikut terbaca. Keseimbangan contoh yang baik terlihat dari keseragaman ketajaman, bukan dari satu bagian yang tajam sedangkan bagian lain buram.

Halaman kedua menampilkan sisi belakang dengan ketajaman yang sama seperti halaman pertama. Tanda tangan terlihat, nomor seri dan keterangan tambahan tidak tertutup jari, dan tidak ada bayangan HP melintang di tengah kartu. Pada kartu model baru yang sisi belakangnya minim teks, halaman kedua tetap disertakan bila instansi meminta dua sisi, karena halaman itu menunjukkan tidak ada informasi yang disembunyikan. Kedua halaman memakai orientasi yang sama sehingga pembaca tidak perlu memutar layar saat berpindah halaman.

Bila bentuknya PDF, tata halamannya rapi dalam ukuran A4 dengan margin yang wajar. Layanan Foto ke PDF menata tiap gambar menjadi satu halaman A4 berukuran 210 x 297 mm dengan margin 20 mm, dan gambar berlatar transparan tampil dengan latar putih. Karena itu biarkan sedikit latar di sekitar kartu pada foto asli, jangan memotong terlalu mepet. Hasil akhirnya bernama jelas, misalnya NAMA-KTP.pdf, dan tersimpan bersama gambar aslinya dalam satu folder pendaftaran. Bila kolom meminta JPG atau JPEG, kriteria keterbacaan yang sama berlaku dan ukuran berkasnya tidak melebihi batas kolom, yaitu 200 KB saat membuat akun.

Warna hasil terlihat wajar seperti kartu aslinya, tidak terlalu kuning, tidak terlalu biru, dan tidak terlalu kontras. Filter penghalus wajah, filter warna, dan mode malam harus dimatikan saat memotret dokumen, karena ketiganya mengaburkan huruf kecil dan mengubah detail foto. Contoh yang benar tidak memakai bingkai hias, stiker, atau tanda air tambahan. Satu satunya tambahan yang boleh ada adalah nama berkas yang jelas di luar gambar, bukan coretan di atas gambar.

Syarat, sumber, dan batas yang mengikat

Artikel ini memakai kriteria umum keterbacaan, sedangkan syarat yang mengikat tetap pengumuman instansi tahun berjalan dan keterangan kolom di SSCASN. Saat membuat akun SSCASN, Buku Panduan meminta scan KTP berformat JPG atau JPEG dengan ukuran maksimal 200 KB, dan data akun dipadankan sistem dengan basis data Ditjen Dukcapil. KTP juga bisa menjadi dokumen di tab Dokumen formasi bila admin instansi memintanya, misalnya FAQ SSCASN untuk Seleksi Sekolah Kedinasan 2026 mencantumkan KTP maksimal 200 KB (JPG). Bunyi syarat bisa berbeda antar seleksi, dan tiap jenis dokumen punya baris unggah sendiri dengan format dan batas ukuran masing-masing. Jangan memakai tangkapan layar lama atau pesan berantai sebagai patokan. Baca Buku Petunjuk dan pengumuman instansi yang sedang berlaku sebelum mengunggah, dan ingat bahwa berkas yang tidak terbaca atau salah unggah menjadi tanggung jawab peserta.

Syarat dokumen, ukuran maksimal, format, jumlah e-materai, dan template surat berubah tiap tahun dan tiap instansi. Cek selalu Buku Petunjuk dan pengumuman instansi tahun berjalan di portal resmi (SSCASN BKN untuk CASN, pengumuman perusahaan atau portal program untuk rekrutmen BUMN). NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pemerintah.

NgeditPDF tidak bekerja sama dengan BKN, Dukcapil, atau instansi lain, dan halaman ini bukan pengumuman resmi. Layanan ini hanya membantu mengubah foto menjadi PDF dan menatanya, bukan menerbitkan atau melegalkan dokumen. Bila pengumuman menyebut format PDF, maka foto harus dikonversi dulu menjadi PDF. Bila pengumuman menyebut batas ukuran tertentu, sesuaikan hasil akhir dengan batas itu dan jangan menebak angkanya dari artikel lama. Panduan SSCASN juga menyebut ukuran minimal tiap berkas 80 KB untuk unggahan dokumen, jadi jangan mengecilkan sampai di bawah itu. Syarat tiap seleksi diumumkan instansi pada periodenya, jadi artikel ini tidak menyiratkan ada pendaftaran yang sedang dibuka.

Jangan mengubah isi pindaian dalam bentuk apa pun. Dilarang mengetik ulang NIK, menebalkan huruf yang pudar, menutup cacat kartu dengan tempelan digital, mengganti foto wajah, atau menggeser data. Perbaikan yang dibolehkan hanya pada cara pengambilan gambar, misalnya mengulang foto dengan cahaya lebih merata, membersihkan debu pada kartu, atau meluruskan posisi yang miring. Isi kartu dibiarkan apa adanya sesuai kondisi fisiknya.

Kesalahan umum yang membuat gagal

Kesalahan pertama adalah tepi kartu terpotong. Foto yang diambil terlalu dekat membuat satu sisi hilang, lalu saat dikonversi ke A4 bagian yang hilang itu tidak kembali. Potongan seperti itu membuat berkas tampak tidak lengkap. Solusinya selalu menyisakan sedikit ruang di keempat sisi saat memotret, lalu membiarkan proses konversi yang menata marginnya. Jangan memotong gambar mepet ke tepi kartu.

Kesalahan kedua adalah pantulan lampu kilat tepat di atas NIK atau foto wajah. Titik putih itu menutupi digit penting dan membuat verifikasi berhenti. Penyebabnya lampu kilat dari jarak dekat atau kartu yang difoto di bawah lampu tepat di atas kepala. Solusinya mematikan lampu kilat, bergeser sedikit dari sumber cahaya, dan mengambil gambar di dekat jendela atau di bawah cahaya menyebar. Jika pantulan masih muncul, ubah sudut beberapa derajat lalu ambil ulang.

Kesalahan ketiga adalah gambar buram karena fokus terkunci pada latar, bukan pada kartu. Hasilnya terlihat cukup jelas dalam ukuran kecil di HP, tetapi pecah saat diperbesar. Cara memeriksa yang benar adalah membuka gambar pada perbesaran penuh dan membaca ulang NIK serta alamat dari gambar itu. Jika satu huruf saja meragukan, ambil ulang dengan mengetuk layar pada bagian NIK untuk mengunci fokus dan menahan HP lebih stabil.

Kesalahan keempat adalah hanya mengunggah satu sisi padahal diminta dua sisi. Sebagian pelamar mengira sisi belakang tidak penting karena minim teks, lalu hanya mengirim sisi depan. Bila pengumuman meminta utuh atau menyebut depan dan belakang, satu sisi saja dianggap kurang. Simpan kedua gambar sejak awal dengan nama ktp-depan dan ktp-belakang agar tidak tertukar. Periksa urutan di pratinjau sebelum diproses, dengan depan di halaman satu dan belakang di halaman dua.

Kesalahan kelima adalah memakai filter dan pengompresan berlebih sebelum menggabung. Filter penghalus membuat huruf kecil menyatu, sedangkan pengiriman gambar lewat aplikasi pesan sering memperkecil resolusi tanpa pemberitahuan. Rantai seperti itu membuat PDF akhir buram walaupun foto aslinya tajam. Bekerjalah dari gambar asli beresolusi penuh, unggah langsung ke peramban, dan simpan salinan asli sampai pendaftaran selesai. Jangan mengolah ulang gambar yang sudah dikompres.

Kesalahan keenam adalah urutan terbalik atau halaman ganda. PDF yang halaman satunya sisi belakang dan halaman duanya sisi depan membingungkan pembaca, sedangkan PDF berisi sisi depan dua kali memberi kesan ada halaman disembunyikan. Keduanya berasal dari kelalaian memeriksa pratinjau. Luangkan waktu membuka daftar gambar sebelum diproses, pastikan hanya dua gambar yang terdaftar dan urutannya benar. Setelah PDF jadi, telusuri halaman satu lalu halaman dua tanpa melompat.

Membuat versi benar dari foto HP

Siapkan KTP asli yang bersih, alas netral yang tidak bermotif, dan HP dengan lensa yang sudah dilap. Letakkan kartu di meja rata yang tidak memantulkan cahaya, ratakan lengkungan dengan benda datar bila perlu, lalu singkirkan benda itu sebelum memotret. Posisikan badan agar bayangan tidak jatuh ke kartu. Aktifkan garis bantu bingkai bila tersedia, matikan semua filter, dan pastikan baterai serta memori cukup untuk beberapa kali pengambilan.

Foto sisi depan dengan posisi horizontal sampai seluruh tepi masuk bingkai. Dekatkan kamera sampai kartu mengisi sebagian besar layar tetapi masih menyisakan sedikit latar. Ketuk bagian NIK untuk mengunci fokus, tunggu sampai tajam, lalu ambil gambarnya. Segera perbesar hasilnya dan baca NIK, nama, tempat tanggal lahir, dan alamat. Simpan yang tajam sebagai ktp-depan.jpg. Jika ada huruf buram atau pantulan, geser sudut cahaya lalu ulangi, jangan menajamkan gambar yang gagal.

Balik kartu dan foto sisi belakang dengan jarak serta cahaya yang sama. Jauhkan jari dari area teks, tahan kartu pada sudut yang tidak berisi tulisan bila perlu. Pastikan tanda tangan dan teks kecil terbaca, lalu simpan sebagai ktp-belakang.jpg. Bandingkan kedua gambar, keduanya sebaiknya sama sama horizontal dengan proporsi mirip. Keseragaman ini membuat PDF terlihat profesional dan mudah diperiksa.

Buka Foto ke PDF di peramban HP atau komputer. Layanan ini menerima JPG, PNG, dan WebP sampai 20 gambar dalam satu proses. Unggah gambar depan dulu lalu gambar belakang, periksa urutan di pratinjau, lalu jalankan proses dan unduh hasilnya. Buka PDF dan baca ulang isinya halaman per halaman. Ganti nama berkas sesuai pola pengumuman atau pola yang mudah dikenali.

Jaga kuota Anda untuk hari pendaftaran. Pemakaian tanpa akun memberi 20 pemrosesan per hari dengan 5 MB per gambar dan 10 berkas per proses, akun gratis memberi 30 pemrosesan per hari dengan 5 MB per gambar dan 20 berkas per proses, sedangkan paket berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah dengan 20 MB per gambar dan 20 berkas per proses. Daftar lengkapnya ada di halaman harga. Isi berkas hanya melintas di memori saat diproses dan tidak ditulis ke penyimpanan permanen, lalu hasilnya dikirim ke peramban.

Pemeriksaan mandiri dua menit

Baca NIK dari PDF, bukan dari foto asli, pada perbesaran penuh. Jika seluruh digit terbaca tanpa menebak, kriteria pertama lolos. Lanjutkan membaca nama, tempat tanggal lahir, dan alamat baris per baris. Huruf kecil sering menjadi tempat pertama terlihatnya masalah fokus, sehingga bagian alamat jangan dilewati. Jika ada keraguan, kembali ke pengambilan gambar, jangan melanjutkan ke unggah.

Periksa tepi dan orientasi kedua halaman. Pastikan keempat tepi kartu terlihat, tidak ada halaman kosong tambahan, dan kedua halaman sama sama horizontal. Putar HP ke mode tegak dan mode mendatar untuk memastikan PDF nyaman dibaca di keduanya. Periksa nama berkas dan ekstensinya, pastikan PDF bukan JPG yang diganti nama secara manual. Simpan PDF dan kedua gambar asli di folder yang sama.

Samakan ejaan nama dengan dokumen lain seperti ijazah dan KK. Perbedaan satu huruf karena singkatan atau perubahan nama perlu dokumen pendukung sesuai ketentuan instansi, bukan suntingan pada gambar. Bila NIK dan nomor KK tidak sesuai, FAQ SSCASN menyarankan pengajuan perbaikan ke Dukcapil setempat atau Dukcapil Pusat (Call Center 1500537). Penjelasan umum tentang dokumen ada di Panduan Dokumen dan Administrasi, dan panduan memindai KTP secara umum ada di Scan KTP. Jika PDF melebihi batas ukuran di tab Dokumen formasi, kecilkan lewat Kompres PDF yang menurunkan resolusi gambar berlebih sedangkan teks vektor tetap tajam, dan jangan sampai di bawah ukuran minimal 80 KB.

Cara lain bila tidak cocok

Jika kolom meminta JPG atau JPEG, siapkan gambar dengan ukuran di bawah batas kolom dan jangan mengunggah PDF. Jika pengumuman hanya meminta sisi depan, buat PDF satu halaman dari gambar depan saja dengan langkah yang sama. Jangan menambah halaman belakang atas inisiatif sendiri bila syaratnya satu halaman. Jika pengumuman meminta KTP digabung KK dalam satu berkas, siapkan tiap dokumen sebagai PDF dulu lalu satukan memakai Gabung PDF sesuai urutan yang diminta. Jika foto HP selalu berbayang, pinjam pemindai datar yang memberi cahaya merata.

Jika kartu rusak berat, patah, atau teksnya pudar pada fisiknya, pengulangan foto tidak menyelesaikan masalah. Urus penggantian atau surat keterangan sesuai prosedur kependudukan, lalu pindai dokumen pengganti yang sah. Keterangan perlakuan berkas selama pemrosesan ada di kebijakan privasi.

Pertanyaan yang sering muncul

Bagaimana memastikan NIK terbaca verifikator? Baca ulang NIK dari PDF pada perbesaran penuh, digit per digit, tanpa melihat foto asli. Jika Anda dapat menyalinnya tanpa ragu, verifikator kemungkinan dapat membacanya juga. Jika satu digit saja meragukan karena pantulan atau fokus, ambil ulang gambarnya. Jangan menebalkan digit secara digital.

Apakah sisi belakang boleh kosong? Jika sisi belakang kartu Anda memang minim teks, tetap sertakan sebagai halaman kedua bila diminta dua sisi. Halaman itu menjadi bukti tidak ada yang disembunyikan. Pastikan halaman itu tajam dan tidak tertutup jari. Jangan mengganti halaman belakang dengan halaman depan yang diduplikasi.

Bolehkah memotret KTP di atas lantai bermotif? Sebaiknya jangan. Motif ikut terekam, mengganggu batas tepi, dan membuat hasil terlihat tidak rapi. Pakai meja polos atau kertas putih bersih sebagai alas. Alas netral membuat tepi kartu mudah dikenali dan hasil konversi ke A4 lebih bersih.

Kenapa PDF terlihat jelas di HP tetapi buram di komputer? Layar HP yang kecil menyembunyikan kekurangan fokus. Komputer menampilkan kekurangan itu apa adanya. Jadikan tampilan komputer sebagai patokan, perbesar sampai penuh, dan baca ulang teks kecil. Jika buram di komputer, ulangi pengambilan dari gambar asli.

Apakah nama berkas memengaruhi penilaian? Nama berkas tidak mengganti isi, tetapi nama yang berpola membantu pemeriksaan. Pakai pola yang diminta pengumuman, atau pola nama plus jenis dokumen bila pengumuman tidak mengatur. Hindari nama acak seperti IMG-2026 atau DCIM yang menyulitkan pencarian saat verifikasi ulang.

Unduh dan periksa sebelum dikirim

Cocokkan hasil Anda dengan kriteria contoh benar, perbaiki yang gagal dengan foto ulang, lalu satukan lewat Foto ke PDF dan baca ulang PDF halaman per halaman.

Simpan PDF final beserta kedua gambar asli dalam satu folder pendaftaran agar mudah ditemukan saat pemeriksaan ulang.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.

  • Buku Panduan Pendaftaran SSCASN (versi 1.1): Saat membuat akun, scan KTP berformat JPG atau JPEG maksimal 200 KB dan data harus sesuai KTP karena sistem memadankannya dengan basis data Ditjen Dukcapil.
  • FAQ SSCASN: Untuk Seleksi Sekolah Kedinasan 2026, KTP maksimal 200 KB (JPG), berkas yang melebihi batas ditolak otomatis, dan angka itu tidak berlaku untuk semua seleksi.