Checklist berkas cpns pdf dimulai dari identitas kependudukan, bukti pendidikan, foto, surat pernyataan, dan dokumen pendukung formasi, semuanya disiapkan dalam format PDF yang terbaca jelas dan berukuran sesuai batas unggah. Artikel ini adalah daftar periksa untuk pendaftar CPNS yang baru mulai menyiapkan berkas, jadi tiap butir menyebut apa dokumennya, bentuk PDF seperti apa yang diminta, dan apa yang membuat butir itu gagal verifikasi. Siapkan sejak sebelum pendaftaran dibuka karena memindai ulang dokumen yang buram dan mengejar surat keterangan di menit terakhir adalah dua penyebab keterlambatan yang paling sering terjadi.

Gunakan daftar ini sebagai pemetaan awal, bukan sebagai pengganti pengumuman. Daftar berkas tiap formasi dan tiap instansi berbeda dan berubah tiap tahun, sehingga butir yang tidak diminta formasimu cukup dilewati, dan butir tambahan yang diminta instansimu harus ditambahkan. Pengumuman instansi tahun berjalan selalu menjadi acuan yang mengikat, dan daftar ini membantumu tidak melewatkan kategori umum apa pun saat membacanya.

Cara memakai checklist ini

Bacalah daftar dari atas ke bawah dan tandai tiap butir dengan salah satu dari tiga status: sudah siap sebagai PDF final, masih perlu diperbaiki, atau tidak diminta formasimu. Butir berstatus perlu diperbaiki dikerjakan lebih dulu berdasarkan tenggat mendapatkannya, misalnya surat keterangan yang butuh pengurusan didahulukan dibanding pindaian yang bisa dikerjakan malam ini. Jangan menandai butir sebagai siap sebelum PDF-nya dibuka dan dibaca ulang dari layar, karena berkas yang belum diperiksa setara dengan berkas yang belum ada.

Siapkan satu folder kerja berisi subfolder per kategori agar sumber tidak tercampur. Isi folder dengan foto asli, PDF per dokumen, dan PDF gabungan bila ada kolom yang meminta gabungan. Penamaan yang menyebut kategori dan tahun, misalnya ktp-2026.pdf, membuat pencarian cepat saat portal meminta unggah ulang. Arsip yang rapi juga membuat musim seleksi berikutnya dimulai dari folder yang sudah setengah jadi.

Perhatikan bahwa artikel ini membahas pendaftaran CPNS umum. Pendaftar PPPK punya daftar yang mirip tetapi berbeda penekanan karena memuat syarat pengalaman kerja yang terkait bidang tugas jabatan, sedangkan pelamar BUMN mengikuti kanal rekrutmen yang berbeda lagi. Jangan memakai daftar CPNS untuk mendaftar ke jalur lain tanpa menyesuaikan, karena tiap jalur punya logika pemeriksaannya sendiri.

Syarat dan batas yang perlu dicek dulu

Pengumuman instansi dan Buku Petunjuk SSCASN tahun berjalan mengatur daftar final, format, ukuran maksimal, dan template surat yang berlaku untuk formasimu. Buku Panduan Pendaftaran SSCASN menyebut dokumen yang wajib diunggah mengikuti ketentuan yang diisi admin instansi untuk formasi yang dilamar, lengkap dengan format dan ukuran maksimalnya, dan PermenPANRB 6/2024 Pasal 21 ayat 4 mewajibkan pengumuman lowongan memuat syarat pelamar serta tata cara pendaftaran dan seleksi. Instansi bisa meminta surat pernyataan memakai template tahun berjalan, mengatur pindaian berwarna, dan menetapkan ukuran maksimal per kolom yang berbeda-beda. Salin ketentuan itu ke catatanmu sebagai pendamping checklist ini.

Syarat dokumen, ukuran maksimal, format, jumlah e-materai, dan template surat berubah tiap tahun dan tiap instansi. Cek selalu Buku Petunjuk dan pengumuman instansi tahun berjalan di portal resmi (SSCASN BKN untuk CASN, kanal resmi FHCI/BUMN untuk rekrutmen BUMN). NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pemerintah.

Batas pemrosesan di layanan ini mengikuti paket yang dipakai: tanpa akun 20 pemrosesan per hari dengan 10 MB per berkas dan 10 berkas per proses, paket Gratis dengan akun 30 pemrosesan per hari dengan 30 MB per berkas dan 20 berkas, dan paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan dengan 200 MB per berkas dan 20 berkas. Halaman gabung menerima 2 sampai 20 PDF per proses dan halaman konversi foto menerima hingga 20 foto menjadi satu PDF A4. Rincian paket ada di halaman harga. Berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen, isinya lewat di memori dan hasilnya dikirim ke peramban, sesuai kebijakan privasi.

Kelompok identitas: KTP dan kartu keluarga

Butir pertama adalah KTP yang dipindai dua sisi dengan NIK, nama, foto, dan tanda tangan terbaca jelas saat diperbesar 150 persen. Bentuk PDF-nya satu berkas berisi halaman depan lalu halaman belakang, tanpa halaman lain tercampur. Perhatikan bahwa kolom scan KTP saat membuat akun SSCASN menerima format JPG atau JPEG maksimal 200 KB menurut Buku Panduan SSCASN, jadi siapkan juga salinan JPG bila kolom meminta format itu. Kegagalan umum pada butir ini adalah pantulan cahaya yang menutup digit NIK dan foto yang terpotong bingkai, keduanya diperbaiki dengan memotret ulang, bukan dengan menyunting gambar.

Butir kedua adalah kartu keluarga yang dipindai seluruh halamannya sampai baris terakhir anggota keluarga masuk bingkai. Bentuk PDF-nya halaman berurutan mulai dari halaman yang memuat nomor KK. Kegagalan umum adalah baris bawah terpotong karena jarak foto terlalu dekat, diperbaiki dengan memotret ulang dari jarak yang memberi ruang keempat tepi kartu.

Cocokkan ejaan nama dan NIK antara KTP dan KK sebelum menandai kedua butir ini siap. Ketidakcocokan karena pembaruan data yang belum serentak adalah kondisi nyata yang penjelasannya mengikuti prosedur instansi, bukan sesuatu yang disamakan dengan mengedit pindaian. Buku Panduan SSCASN menyebut data kependudukan dicocokkan langsung dengan basis data Ditjen Dukcapil saat membuat akun, dan FAQ SSCASN mengarahkan perbaikan data NIK atau KK yang tidak sesuai ke kantor Dukcapil setempat atau Dukcapil Pusat. Jangan pernah mengubah isi pindaian identitas dalam bentuk apa pun.

Kelompok pendidikan: ijazah dan transkrip

Butir ketiga adalah ijazah yang dipindai sisi depannya sampai nama, nomor ijazah, program studi, dan tanggal lulus terbaca, plus sisi belakang bila memuat legalisasi atau keterangan. Bentuk PDF-nya ijazah depan dulu baru belakang. Kegagalan umum adalah stempel yang samar karena dipindai hitam putih, diperbaiki dengan memindai ulang berwarna dalam cahaya cukup.

Butir keempat adalah transkrip nilai lengkap dari halaman pertama sampai terakhir dengan IPK terbaca jelas termasuk koma desimalnya. Bentuk PDF-nya halaman berurutan sesuai nomor halaman tanpa ada yang dilompat. Kegagalan umum adalah halaman terakhir terpotong sehingga IPK tidak tampak, diperbaiki dengan memindai ulang halaman itu secara khusus.

Cocokkan nama, program studi, dan tahun lulus antara ijazah dan transkrip sebelum menandai siap. Keduanya perlu cocok karena seleksi administrasi mencocokkan kualifikasi dengan dokumen pelamaran (Pasal 28 PermenPANRB 6/2024), dan Buku Panduan SSCASN meminta ijazah, transkrip, serta sertifikat akreditasi bila ada diunggah saat mengisi riwayat pendidikan. Jangan mengubah nilai atau IPK agar memenuhi syarat formasi. Pasal 50 PermenPANRB 6/2024 menyatakan pelamar yang terbukti melakukan kecurangan pada tahapan pengadaan dinyatakan gugur dan tidak boleh melamar penerimaan ASN.

Kelompok foto: pas foto dan swafoto

Butir kelima adalah pas foto formal yang ukuran, latar, dan pakaiannya mengikuti pengumuman instansi tahun berjalan. Foto ini umumnya diunggah sebagai gambar di kolom khusus, bukan disisipkan ke PDF dokumen, jadi siapkan dalam format gambar sesuai ketentuan kolomnya. Buku Panduan SSCASN menyebut pasfoto resmi terbaru diunggah pada Biodata Diri lalu dipakai sebagai syarat pasfoto saat mendaftar formasi. Kegagalan umum adalah memakai pas foto lama yang pakaiannya tidak sesuai ketentuan terbaru.

Butir keenam adalah swafoto, yang pada SSCASN diambil langsung lewat kamera dengan deteksi keaktifan wajah (liveness detection) saat membuat akun, bukan berkas yang disiapkan lebih dulu. Peserta wajib mengizinkan akses kamera dan mengikuti instruksi arah wajah di layar, dan Buku Panduan SSCASN menyarankan laptop atau komputer dengan kamera yang memadai. Kegagalan umum adalah wajah di luar bingkai, ruangan kurang terang, atau wajah tertutup masker dan kacamata gelap, sehingga deteksi tidak berjalan lancar.

Perhatikan bahwa ketentuan foto berubah tiap tahun dan tiap instansi mengatur latar serta pakaian berbeda. Jangan mengandalkan foto yang lolos tahun lalu tanpa memeriksa ketentuan terbaru. Yang mengikat selalu pengumuman yang sedang berlaku.

Kelompok surat: lamaran dan pernyataan

Butir ketujuh adalah surat lamaran yang ditujukan ke instansi sesuai template bila disediakan, sudah ditandatangani, dan berbentuk PDF. Kegagalan umum adalah surat memakai template tahun lama yang strukturnya sudah diganti, diperbaiki dengan mengunduh template tahun berjalan dari kanal resmi instansi.

Butir kedelapan adalah surat pernyataan yang format dan jumlah poinnya mengikuti template instansi tahun berjalan. Isi, tanda tangan, dan meterai bila dipersyaratkan mengikuti template itu apa adanya. Buku Panduan SSCASN menyebut dokumen seperti Surat Lamaran atau Surat Pernyataan dapat memerlukan meterai, dan pelamar memilih e-Meterai atau meterai tempel saat mengunggah. Kegagalan umum adalah menandatangani di posisi yang salah atau melewatkan halaman, diperbaiki dengan membaca ulang template sebelum mencetak.

Butir kesembilan adalah surat keterangan pendukung formasi seperti pengalaman kerja, domisili, atau kesehatan, yang daftarnya berbeda tiap formasi. Cek pengumuman formasimu untuk butir kelompok ini dan tambahkan sesuai daftar di sana. Kegagalan umum adalah mengurus surat keterangan di hari terakhir sehingga tanggal terbitnya mepet tenggat.

Kelompok pendukung dan penggabungan

Butir kesepuluh adalah dokumen pendukung seperti sertifikat kursus, sertifikat profesi, atau bukti pengalaman yang relevan dengan formasi. Siapkan dalam PDF yang terbaca dan urutkan dari yang paling relevan. Kegagalan umum adalah melampirkan terlalu banyak pendukung yang tidak relevan sehingga berkas membengkak tanpa menambah nilai.

Setelah tiap butir siap sebagai PDF, siapkan penggabungan untuk kolom yang meminta satu berkas gabungan. Ubah foto yang masih berupa gambar menjadi PDF lewat Foto ke PDF yang menempatkan tiap gambar pada satu halaman A4 berukuran 210 x 297 mm dengan margin 20 mm. Satukan dokumen per kolom lewat Gabung PDF yang menggabungkan 2 sampai 20 berkas dengan urutan yang bisa digeser di pratinjau.

Kalau satu berkas melebihi batas unggah, kecilkan sumber berpindaian lewat Kompres PDF yang menurunkan resolusi gambar berlebih dan menampilkan ukuran sebelum dan sesudah setelah proses. Hasil uji yang tercatat adalah pindaian 1,43 MB menjadi 262 KB dan PDF 8 foto 45,9 MB menjadi 4,46 MB, sedangkan PDF teks nyaris tidak berubah.

Masalah yang sering terjadi

Berkas dinyatakan tidak sesuai padahal isinya benar karena format atau ukurannya melanggar ketentuan kolom. Perbaikannya selalu merujuk ke ketentuan kolom di portal tahun berjalan: ubah formatnya atau kecilkan ukurannya, bukan mengunggah ulang berkas yang sama dan berharap lolos.

Pindaian buram lolos pemeriksaan sendiri karena hanya dilihat di layar kecil HP. Buka tiap PDF di layar yang lebih besar dan perbesar 150 persen sebelum menandai siap. Buku Panduan SSCASN meminta semua dokumen yang diunggah terbaca jelas oleh verifikator, dan penggantian dokumen setelah pendaftaran diakhiri di tab Resume tidak bisa dilakukan lagi.

Template surat tahun lama dipakai karena mengunduh dari arsip pribadi. Unduh ulang template dari kanal resmi instansi tahun berjalan setiap kali mendaftar, karena struktur dan jumlah poin pernyataan bisa berubah.

Satu dokumen tertinggal karena tidak ada daftar tertulis. Kerjakan checklist ini secara tertulis dengan tiga status per butir dan jangan mengandalkan ingatan. Butir yang belum ditandai siap berarti belum siap.

Unggahan gagal di tengah jalan karena koneksi putus. Bedakan dengan penolakan syarat yang menampilkan pesan ketentuan berkas, sedangkan galat koneksi menampilkan pesan jaringan atau proses berhenti. Periksa jaringan dan ulangi dari berkas yang sama.

Pertanyaan yang sering muncul

Kapan mulai menyiapkan berkas CPNS? Sejak sebelum pendaftaran dibuka, dimulai dari dokumen yang pengurusannya lama seperti surat keterangan dan pembaruan identitas. Pindaian bisa dikerjakan belakangan, tetapi jangan semuanya dikerjakan di hari terakhir. Setelah dinyatakan lulus, tahap pemberkasan dan pengisian DRH menyusul lewat fitur DRH-SSCASN, seperti dijelaskan siaran pers BKN 21 Januari 2025, jadi arsip yang rapi sejak awal ikut menolong tahap itu.

Apakah semua butir di daftar ini wajib untuk semua formasi? Tidak, tiap formasi mengatur daftarnya sendiri. Gunakan daftar ini untuk memastikan tidak ada kategori yang terlewat, lalu coret butir yang tidak diminta formasimu dan tambahkan butir khusus yang diminta instansimu.

Bagaimana kalau satu dokumen belum terbit saat mendaftar? Ikuti ketentuan instansi tentang dokumen pengganti seperti surat keterangan lulus bagi lulusan baru. Jangan membuat dokumen pengganti sendiri dan jangan menyunting pindaian agar terlihat lengkap.

Bolehkah satu PDF dipakai untuk dua kolom berbeda? Tidak, tiap kolom harus menerima berkas yang sesuai dengan kolomnya. Siapkan satu PDF per kolom dan gabungkan hanya dokumen yang memang diminta dalam kolom yang sama.

Apakah daftar ini sama untuk PPPK dan BUMN? Tidak sama, tiap jalur punya daftar dan penekanannya sendiri. PPPK menambahkan syarat pengalaman kerja yang terkait bidang tugas jabatan (PermenPANRB 6/2024 Pasal 24 huruf c), sedangkan BUMN mengikuti kanal rekrutmennya sendiri. DRH diisi pada tahap pemberkasan, baik oleh CPNS maupun PPPK yang lulus. Pelajari daftar tiap jalur secara terpisah.

Tandai checklistmu sampai tuntas

Cetak atau salin daftar ini, tandai tiap butir sampai semuanya berstatus siap atau tidak diminta, dan simpan PDF final dalam satu folder yang rapi. Checklist yang selesai memberi ketenangan saat portal dibuka.

Siapkan tiap PDF gabunganmu lewat Gabung PDF setelah semua butir checklist berstatus siap dan sesuai pengumuman instansi tahun berjalan.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 20 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.

  • Buku Panduan Pendaftaran SSCASN (versi 1.1): daftar dokumen wajib unggah mengikuti ketentuan admin instansi per formasi, scan KTP JPG atau JPEG maksimal 200 KB, swafoto dengan liveness detection saat membuat akun, ijazah dan transkrip diunggah pada riwayat pendidikan, serta meterai pada Surat Lamaran atau Surat Pernyataan.
  • FAQ SSCASN: perbaikan data NIK atau KK yang tidak sesuai diajukan ke kantor Dukcapil setempat atau Dukcapil Pusat.
  • Peraturan Menteri PANRB Nomor 6 Tahun 2024 (JDIH BPK): Pasal 21 ayat 4 (isi pengumuman lowongan), Pasal 24 huruf c (pengalaman pelamar PPPK), Pasal 28 (seleksi administrasi), dan Pasal 50 (kecurangan membuat pelamar gugur).
  • Siaran pers BKN, 21 Januari 2025: pelamar yang lulus melakukan pemberkasan atau pengisian DRH lewat fitur DRH-SSCASN.
  • Portal SSCASN BKN: beranda portal pendaftaran seleksi CASN resmi yang dikelola Badan Kepegawaian Negara.