Gabung ijazah dan transkrip CPNS dikerjakan dengan menyiapkan pindaian kedua dokumen pendidikan yang terbaca jelas, mengubahnya menjadi PDF bila masih berupa foto, lalu menyatukannya lewat Gabung PDF yang menggabungkan 2 sampai 20 berkas menjadi satu dokumen berurutan. Urutan yang umum dipakai adalah ijazah dulu baru transkrip nilai, dengan halaman depan tiap dokumen mendahului halaman belakangnya. Satu PDF pendidikan ini memudahkan verifikator memeriksa kelulusan dan nilai tanpa membuka dua berkas terpisah.

Pasangan ini penting dalam seleksi CPNS karena kualifikasi pendidikan sesuai jabatan adalah syarat pelamar (PermenPANRB 6/2024 Pasal 23 ayat 1 huruf g) dan seleksi administrasi mencocokkan dokumen pelamaran dengan persyaratan (Pasal 28). Nama, nomor ijazah, program studi, tanggal lulus, dan IPK harus terbaca tanpa perlu menebak. Standar keterbacaannya sebaiknya dijaga lebih tinggi daripada lampiran pendukung lain, sehingga persiapan pindaian di panduan ini dibahas lebih detail daripada langkah gabungnya sendiri.

Kapan pasangan ini digabung dan kapan dipisah

Pasangan ini digabung ketika portal menyediakan satu kolom untuk bukti pendidikan, misalnya kolom bertuliskan ijazah dan transkrip dalam satu unggahan. Kondisi lain adalah pemberkasan atau lamaran via surel yang meminta riwayat pendidikan dalam satu lampiran. Selama pengumuman tidak melarang, satu PDF berurutan membantu verifikator membaca ijazah sebagai bukti lulus lalu transkrip sebagai rincian nilai dalam satu alur.

Pasangan ini dipisah ketika portal sudah menyediakan kolom sendiri untuk ijazah dan kolom sendiri untuk transkrip. Dalam kondisi itu, unggah masing-masing di kolomnya karena penggabungan membuat tiap kolom memuat halaman yang tidak relevan. Pisahkan juga ketika ijazah dan transkrip diterbitkan dalam bahasa atau format berbeda yang penjelasannya membutuhkan dokumen penyerta, supaya tiap kolom bisa dilengkapi keterangannya sendiri. Buku Panduan Pendaftaran SSCASN menyebut ijazah dan transkrip diunggah pada riwayat pendidikan, dan daftar jenis dokumen di tab Dokumen memberi contoh Ijazah Asli dan Scan Transkrip Nilai Asli sebagai jenis yang terpisah, jadi cek dulu apakah kolommu benar-benar meminta satu berkas.

Syarat dan batas yang perlu dicek dulu

Baca pengumuman instansi tahun berjalan untuk memastikan kualifikasi pendidikan formasi, format unggahan, dan ukuran maksimal berkas. Pengumuman formasi bisa mengatur akreditasi program studi, IPK yang harus terbaca di transkrip, atau legalisasi dan surat keterangan pengganti bagi lulusan baru, karena PermenPANRB 6/2024 Pasal 21 ayat 4 menyebut pengumuman lowongan memuat kualifikasi pendidikan atau sertifikasi serta syarat pelamar. SSCASN sendiri menyediakan unggah sertifikat akreditasi sekolah atau perguruan tinggi bila ada. Yang mengikat selalu pengumuman yang sedang berlaku, bukan pengalaman seleksi tahun sebelumnya.

Syarat dokumen, ukuran maksimal, format, jumlah e-materai, dan template surat berubah tiap tahun dan tiap instansi. Cek selalu Buku Petunjuk dan pengumuman instansi tahun berjalan di portal resmi (SSCASN BKN untuk CASN, kanal resmi FHCI/BUMN untuk rekrutmen BUMN). NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pemerintah.

Batas pemrosesan mengikuti paket yang dipakai: tanpa akun 20 pemrosesan per hari dengan 10 MB per berkas dan 10 berkas per proses, paket Gratis dengan akun 30 pemrosesan per hari dengan 30 MB per berkas dan 20 berkas, dan paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan dengan 200 MB per berkas dan 20 berkas. Detail paket ada di halaman harga. Berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen, isinya lewat di memori dan hasilnya dikirim ke peramban, sesuai kebijakan privasi.

Pindai ijazah depan dan belakang

Letakkan ijazah di permukaan datar dengan cahaya merata dan pindai atau foto sisi depannya sampai seluruh bingkai dokumen masuk tanpa ada tepi yang terpotong. Periksa nama lulusan, nomor ijazah, program studi, dan tanggal kelulusan dengan memperbesar hasil sampai 150 persen. Lanjutkan ke sisi belakang bila memuat legalisasi, stempel, atau keterangan tambahan, dengan standar keterbacaan yang sama. Ijazah yang dibingkai kaca sebaiknya dikeluarkan dulu agar tidak ada pantulan yang menutup teks.

Perhatikan stempel dan tanda tangan pejabat pada ijazah yang tintanya kadang samar. Pindaian berwarna dengan resolusi cukup biasanya menangkap stempel lebih baik daripada foto HP dalam cahaya kuning. Kalau stempel tetap samar, pindai ulang dengan latar terang dan hindari bayangan tangan. Jangan menebalkan stempel atau tanda tangan secara digital karena itu mengubah isi dokumen.

Jangan mengubah isi ijazah dalam bentuk apa pun: jangan mengedit nama, nilai, IPK, tanggal lulus, atau nomor ijazah, dan jangan membuka berkas milik orang lain. Yang boleh dilakukan hanya memindai ulang sampai jelas, meluruskan orientasi, dan mengatur ukuran berkas. Pasal 50 PermenPANRB 6/2024 menyatakan pelamar yang terbukti melakukan kecurangan dinyatakan gugur dan tidak boleh melamar penerimaan ASN, dan Pengumuman BKN 03/PANPEL.BKN/CPNS/III/2025 menyebut peserta yang memberikan keterangan tidak benar atau palsu pada pendaftaran atau pemberkasan dapat dibatalkan kelulusannya.

Pindai transkrip sampai IPK terbaca

Transkrip nilai biasanya terdiri dari beberapa halaman tabel mata kuliah yang hurufnya kecil. Pindai tiap halaman terpisah dengan urutan yang jelas dan pastikan tidak ada baris yang terpotong di tepi. Perbesar tiap halaman dan baca kolom nilai serta angka IPK di halaman terakhir, pastikan koma desimalnya terlihat jelas karena perbedaan satu digit di belakang koma bisa mengubah pembacaan syarat IPK.

Pastikan halaman transkrip memuat identitas pemilik yang sama dengan ijazah, yaitu nama dan nomor induk mahasiswa atau nomor dokumen yang tercantum. Verifikator mencocokkan kedua dokumen ini sebagai satu paket, sehingga transkrip tanpa identitas yang jelas berisiko dianggap milik orang lain. Kalau transkrip diterbitkan terpisah antara nilai semester dan rekapitulasi, sertakan keduanya berurutan sesuai nomor halamannya.

Periksa konsistensi nama dan program studi antara ijazah dan transkrip sebelum digabung. Perbedaan ejaan karena singkatan atau gelar yang belum serentak adalah kondisi nyata yang penjelasannya mengikuti ketentuan instansi, bukan sesuatu yang disamakan dengan menyunting pindaian. Jangan pernah mengubah nilai atau IPK agar memenuhi syarat formasi.

Ubah foto menjadi PDF sebelum digabung

  1. Kumpulkan foto ijazah depan, ijazah belakang bila ada, dan tiap halaman transkrip yang sudah lolos pemeriksaan keterbacaan.
  2. Buka Foto ke PDF dan unggah foto ijazah sesuai urutan baca dalam satu proses.
  3. Jalankan konversi dan unduh hasilnya sebagai PDF ijazah yang tiap gambar menempati satu halaman A4 dengan margin 20 mm.
  4. Ulangi proses yang sama untuk foto transkrip sehingga menjadi PDF transkrip yang terpisah dan berurutan.
  5. Ganti nama hasilnya mengikuti urutan gabung final, misalnya 01-ijazah.pdf dan 02-transkrip.pdf.

Satu gambar menjadi satu halaman A4 berukuran 210 x 297 mm pada hasil konversi, dan latar transparan menjadi putih. Kalau foto asli sangat besar sehingga PDF hasil konversi ikut membengkak, kecilkan fotonya dulu lewat Kompres JPG yang menghapus data lokasi EXIF dan GPS, lalu konversi ulang. Menekan ukuran di tahap foto lebih efektif daripada menekan di tahap gabung.

Gabungkan dengan urutan ijazah lalu transkrip

  1. Buka Gabung PDF dengan PDF ijazah dan PDF transkrip yang sudah siap.
  2. Unggah berkas-berkas tersebut dalam satu proses sesuai batas 2 sampai 20 berkas per proses.
  3. Periksa daftar pratinjau dan geser urutan sampai menjadi ijazah depan, ijazah belakang bila ada, lalu halaman transkrip berurutan.
  4. Jalankan penggabungan, unduh hasilnya, dan simpan dengan nama yang jelas misalnya ijazah-transkrip-nama-2026.pdf.
  5. Buka hasil dari halaman pertama sampai terakhir dan pastikan tidak ada halaman terbalik, ganda, atau kosong.

Teks dari dokumen yang aslinya ketikan tetap tajam setelah digabung, sedangkan halaman pindaian mengikuti kualitas foto aslinya. Perbedaan ini normal selama tiap halaman terbaca jelas. Penanda buku pada PDF sumber dipertahankan dalam hasil gabungan sehingga navigasi transkrip yang panjang tetap terbantu.

Kalau hasil gabungan melebihi batas unggah portal, kecilkan PDF sumber yang berisi pindaian lewat Kompres PDF yang menurunkan resolusi gambar berlebih dan menampilkan ukuran sebelum dan sesudah setelah proses. Hasil uji yang tercatat adalah PDF 8 foto 45,9 MB menjadi 4,46 MB atau turun 90,3 persen, sehingga transkrip multipage yang berat biasanya kembali di bawah batas setelah satu kali kompres. Kompres sumbernya lalu gabungkan ulang.

Periksa seperti verifikator memeriksa

Buka PDF final dan baca nama, program studi, dan tanggal lulus pada halaman ijazah, lalu cocokkan dengan identitas pada halaman pertama transkrip. Kecocokan ini adalah pemeriksaan inti paket pendidikan, jadi lakukan sendiri sebelum mengunggah. Lanjut dengan membaca IPK pada halaman terakhir transkrip dan pastikan angkanya sesuai syarat formasi yang kamu lamar.

Perbesar tiap halaman tabel sampai 150 persen dan pastikan tidak ada baris nilai yang kabur di lipatan hasil pindaian. Baris yang kabur di tengah tabel sering luput saat pemeriksaan cepat tetapi langsung terlihat saat verifikator memperbesar. Hitung jumlah halaman dan cocokkan dengan rencana: ijazah ditambah seluruh halaman transkrip harus sama dengan total halaman hasil tanpa selisih.

Periksa ukuran final terhadap batas portal dan sisakan ruang di bawah batas maksimal. Berkas yang ukurannya persis di angka batas berisiko ditolak karena pembulatan sistem. Catat ukuran dan jumlah halaman final di catatan lamaran agar mudah dibandingkan bila diminta mengirim ulang.

Masalah yang sering terjadi

IPK tidak terbaca jelas karena halaman terakhir transkrip terpotong atau buram. Pindai ulang halaman terakhir itu secara khusus dengan memastikan seluruh baris rekapitulasi masuk bingkai. Jangan mengetik ulang angka IPK di atas pindaian karena itu mengubah isi dokumen.

Halaman transkrip tertukar urutannya karena foto diunggah tanpa memperhatikan nomor halaman. Perbaikannya konversi ulang dengan urutan foto sesuai nomor halaman, atau gabungkan ulang dengan urutan pratinjau yang diperiksa baris per baris. Nomor halaman kecil di sudut lembar adalah acuan yang paling bisa diandalkan.

Stempel legalisasi samar sehingga verifikator meragukan keaslian. Pindai ulang dengan mode berwarna dan cahaya cukup, bukan mode hitam putih yang menghilangkan warna stempel. Jangan menebalkan stempel secara digital, perbaiki dari pemindaian ulangnya.

Hasil gabungan terlalu besar karena tiap halaman transkrip dipindai dengan resolusi sangat tinggi. Kecilkan PDF sumbernya lewat Kompres PDF lalu gabungkan ulang dari sumber yang sudah dikecilkan. PDF teks nyaris tidak berubah oleh kompres, sedangkan halaman pindaian turun signifikan.

Unggahan gagal di tengah jalan karena koneksi putus atau berkas melebihi batas paket. Bedakan penolakan portal yang menampilkan pesan syarat berkas dengan galat koneksi yang menampilkan pesan jaringan atau proses berhenti. Untuk galat koneksi, periksa jaringan dan ulangi dari berkas yang sama.

Pertanyaan yang sering muncul

Mana yang diletakkan dulu, ijazah atau transkrip? Ijazah dulu baru transkrip, karena ijazah dibaca sebagai bukti kelulusan dan transkrip sebagai rinciannya. Urutan ini mengikuti logika bukti kelulusan lalu rincian nilai, tetapi bila pengumuman mengatur sebaliknya, ikuti pengumuman.

Apakah ijazah belakang yang kosong perlu disertakan? Tidak perlu bila benar-benar kosong tanpa stempel atau keterangan. Sertakan halaman belakang hanya bila memuat legalisasi, stempel, atau keterangan yang relevan dengan verifikasi.

Bagaimana kalau transkrip terdiri dari banyak halaman? Sertakan semuanya berurutan sesuai nomor halaman tanpa ada yang dilompat. Transkrip yang tidak lengkap berisiko dianggap tidak memenuhi syarat kelengkapan, jadi kelengkapan lebih penting daripada menekan jumlah halaman.

Bolehkah menggabungkan fotokopi legalisasi yang dilegalisasi basah? Boleh selama pengumuman menerima salinan yang dilegalisasi dan hasil pindaiannya terbaca jelas. Perhatikan bahwa daftar dokumen SSCASN dan pengumuman BKN yang dikutip di atas memakai nama jenis Ijazah Asli dan Transkrip Nilai Asli, jadi pastikan pengumumanmu memang menerima salinan legalisasi. Pastikan stempel legalisasi dan tanda tangan pejabat legalisir tampak, karena itu yang diperiksa, bukan sekadar fotokopinya.

Apakah perlu mengompres sebelum menggabung? Hanya bila ukuran melebihi atau mendekati batas unggah. Kalau masih longgar, gabungkan langsung agar ketajaman maksimal terjaga. Kompres adalah solusi ukuran, bukan langkah wajib.

Simpan dan siapkan untuk diunggah

Simpan foto asli, PDF ijazah, PDF transkrip, dan PDF gabungan dalam satu folder pendidikan agar perbaikan satu halaman tidak mengulang semuanya. Beri nama yang konsisten supaya versi final mudah ditemukan.

Satukan paket pendidikanmu lewat Gabung PDF setelah ijazah dan seluruh halaman transkrip terbaca jelas dan urutannya benar.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 20 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.

  • Peraturan Menteri PANRB Nomor 6 Tahun 2024 (JDIH BPK): Pasal 21 ayat 4 (isi pengumuman lowongan), Pasal 23 ayat 1 huruf g (kualifikasi pendidikan sesuai jabatan), Pasal 28 (seleksi administrasi), dan Pasal 50 (kecurangan membuat pelamar gugur).
  • Buku Panduan Pendaftaran SSCASN (versi 1.1): ijazah, transkrip, dan sertifikat akreditasi bila ada diunggah pada riwayat pendidikan, dan tab Dokumen memberi contoh Ijazah Asli serta Scan Transkrip Nilai Asli sebagai jenis dokumen terpisah.
  • Pengumuman BKN Nomor 03/PANPEL.BKN/CPNS/III/2025: contoh pemberkasan CPNS BKN TA 2024 yang meminta Ijazah Asli dan Transkrip Nilai Asli lewat akun SSCASN, dan menyebut keterangan tidak benar atau palsu dapat membatalkan kelulusan.
  • Portal SSCASN BKN: beranda portal pendaftaran seleksi CASN resmi yang dikelola Badan Kepegawaian Negara.