Scan KTP jadi PDF dikerjakan dengan membuka JPG ke PDF, mengunggah gambar KTP, lalu mengunduh hasilnya. Setiap gambar menjadi satu halaman A4 dan ditempatkan proporsional di tengah halaman dengan margin 20 mm, tanpa dipotong. Kalau instansi meminta dua sisi, unggah sisi depan lebih dulu lalu sisi belakang, sehingga keduanya menjadi dua halaman berurutan dalam satu berkas.
KTP punya bentuk yang berbeda dari dokumen lain. Ukurannya kecil, biasanya sebesar kartu, dan permukaannya sering dilaminasi atau berlapis plastik. Karena kecil, tulisan NIK, nama, dan tanggal lahir menjadi bagian yang paling rawan tidak terbaca setelah gambar ditempatkan di halaman A4. Permukaan berlapis juga memantulkan cahaya, terutama kalau difoto dengan lampu kilat atau di bawah lampu yang tepat berada di atas kartu.
Ketentuan instansi menentukan berapa sisi yang perlu dikirim. Ada yang hanya meminta sisi depan, ada yang meminta kedua sisi, dan ada yang meminta KTP bersama KK atau berkas lain. Ketentuan itu berbeda antara satu instansi dan instansi lain, dan bisa berubah. Periksa pengumuman resminya sebelum mulai memindai, supaya pekerjaan Anda tidak diulang.
Memindai KTP atau memotretnya dengan ponsel
Mesin pemindai rata memberi hasil paling konsisten untuk KTP. Letakkan kartu di tengah kaca, tutup penutupnya, lalu pindai dengan pengaturan yang cukup untuk membaca tulisan terkecil. KTP yang tipis kadang bergeser saat penutup diturunkan, jadi periksa hasilnya sebelum menutup aplikasi pemindai.
Kalau tidak ada mesin pemindai, ponsel bisa dipakai. Letakkan KTP di permukaan rata berwarna polos yang kontras dengan kartu, misalnya meja kayu atau kertas putih. Ambil foto dari atas, tegak lurus terhadap kartu, dengan cahaya dari samping yang merata. Hindari lampu kilat karena pantulannya bisa menutupi sebagian tulisan.
KTP yang dilaminasi atau berlapis plastik paling sulit difoto. Miringkan sedikit sudut kamera sampai pantulan berpindah dari area tulisan, dan gunakan cahaya tidak langsung. Kalau pantulan tetap menutupi NIK atau foto, pindai dengan mesin pemindai rata, karena cara itu tidak memantulkan cahaya ke lensa.
Langkah scan KTP jadi PDF
- Bersihkan permukaan KTP dan latar yang akan dipakai. Debu dan sidik jari ikut terekam dan sulit dihapus setelahnya.
- Pindai atau foto sisi depan. Pastikan seluruh tepi kartu masuk ke bingkai dan tidak ada bagian yang terpotong.
- Ulangi untuk sisi belakang dengan pengaturan dan jarak yang sama.
- Periksa kedua gambar dengan memperbesar bagian NIK, nama, tanggal lahir, dan tanda tangan. Kalau ada yang tidak terbaca, ulangi pengambilan.
- Pangkas latar berlebih di sekitar kartu dengan penyunting gambar bawaan ponsel. Langkah ini membuat kartu tampil lebih besar di halaman.
- Buka JPG ke PDF, lalu unggah sisi depan lebih dulu, diikuti sisi belakang.
- Periksa daftar unggahan dari atas ke bawah. Urutan daftar menentukan urutan halaman, dan kesalahan urutan lebih murah diperbaiki di tahap ini.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu buka dan periksa hasilnya sebelum dikirim.
Tool ini menerima JPG, PNG, dan WebP sampai 20 berkas dalam satu proses. Gambar berlatar transparan ditempatkan di atas latar putih, dan orientasi gambar yang berbeda tetap utuh tanpa dipotong.
Kesalahan yang sering terjadi
Pantulan lampu di bagian tengah kartu adalah masalah paling sering. Penyebabnya lampu kilat atau sumber cahaya yang berada tepat di atas KTP. Pindahkan sumber cahaya ke samping, atau pindai dengan mesin pemindai rata.
Kartu tampak kecil di tengah halaman A4. Ini terjadi kalau foto diambil dari jarak jauh dengan banyak latar di sekelilingnya. Pangkas latar itu sebelum diunggah, karena tool menempatkan gambar proporsional tanpa memperbesar bagian tertentu.
Hanya satu sisi yang terkirim padahal instansi meminta dua sisi. Periksa pengumuman resminya, lalu susun ulang berkasnya. Karena urutan halaman mengikuti urutan unggahan, kesalahan ini biasanya berakhir dengan mengulang proses dari awal.
Hasil pindai miring. Tool ini tidak memutar gambar, jadi kemiringan ikut terbawa ke PDF. Karena itu, pastikan KTP diletakkan lurus di kaca pemindai atau di meja sebelum gambar diambil. Kemiringan yang sudah terbawa ke berkas tidak bisa diperbaiki dari dalam tool ini.
Ukuran berkas dan data pribadi
Pindaian KTP berwarna pada resolusi tinggi bisa menghasilkan berkas besar. Batas layanan ini adalah 5 MB per gambar pada paket Gratis dan 20 MB pada paket Berbayar, sementara portal pendaftaran sering memasang batas yang lebih ketat. Kalau hasilnya melewati batas, kecilkan lewat Kompres PDF. Rincian paket ada di halaman harga.
KTP memuat NIK, nama lengkap, alamat, dan data keluarga. Sebelum berkas dikirim, bersihkan metadata PDF lewat panduan metadata PDF. Kalau hanya sebagian data yang boleh terlihat, pakai Sensor PDF yang menghapus isinya secara permanen. Tutup Area PDF hanya menutup tampilan dengan kotak, sedangkan isinya masih ada di dalam berkas, jadi jangan dipakai untuk data yang benar-benar harus hilang.
Untuk berkas yang akan dikirim lewat saluran umum, pertimbangkan menguncinya dengan Proteksi PDF. Kirim kata sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan catat sandinya karena berkas yang terkunci tidak bisa dibuka tanpa sandi yang benar.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi meminta KTP asli yang dilegalisasi atau diverifikasi langsung, PDF hasil pindai tidak menggantikannya. Datang ke kantor layanan dengan dokumen aslinya.
Kalau KTP-nya rusak dan tulisannya tidak lagi terbaca, memindai berkas yang sama berulang kali tidak akan menolong. Urus penggantian lewat layanan resmi Dukcapil setempat, lalu pindai KTP yang baru.
Kalau tempat Anda bekerja melarang berkas identitas keluar dari jaringan kantor, kerjakan pemindaian dan penyusunan PDF dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
Satu batas lain yang perlu diketahui: OCR belum tersedia. KTP hasil pindai diperlakukan sebagai gambar, jadi teksnya tidak bisa dicari atau disalin.
Memeriksa sebelum mengirim
Periksa lima hal. Kelengkapan: sisi yang diminta sudah ada. Urutan: sisi depan di halaman pertama, sisi belakang di halaman kedua. Keterbacaan: NIK dan nama terbaca saat diperbesar. Ukuran: berkasnya di bawah batas unggahan. Format: berkasnya PDF, kecuali instansi meminta lain.
Periksa juga nama berkasnya. Nama yang menyebut isi dan pemilik, misalnya ktp-depan-nama.pdf, lebih mudah ditemukan kembali daripada scan.pdf. Simpan salinan sebelum dan sesudah diproses, supaya berkas asli tetap ada kalau nanti perlu diperbaiki.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah KTP yang dilaminasi bisa dipindai? Bisa. Yang perlu dihindari hanya pantulan cahaya. Pindai dengan mesin pemindai rata, atau foto dengan cahaya tidak langsung dan sudut yang sedikit miring.
Kalau instansi hanya meminta satu sisi, apakah sisi belakang tetap diunggah? Tidak. Kirim sesuai yang diminta. Berkas tambahan yang tidak diperlukan hanya memperbesar berkas dan memperlambat pemeriksaan.
Apakah foto KTP dari ponsel cukup baik? Cukup, selama diambil tegak lurus, pencahayaannya merata, dan tulisan terkecil masih terbaca saat diperbesar. Mesin pemindai memberi hasil yang lebih konsisten, terutama untuk KTP berlapis.
Apakah tulisan di KTP hasil pindai bisa disalin? Tidak. OCR belum tersedia, jadi halaman pindai tetap berupa gambar dan hurufnya tidak bisa dicari atau disalin.
Mengirim scan KTP dengan aman
Buka JPG ke PDF, unggah sisi depan lalu sisi belakang, periksa urutannya, dan unduh hasilnya. Sebelum dikirim, bersihkan metadatanya dan kunci berkasnya kalau memuat data pribadi lengkap. Kalau Anda juga perlu menyiapkan KK, lanjutkan ke Scan KK jadi PDF. Peta seluruh pekerjaan berkas identitas ada di Dokumen Pribadi, dan panduan tingkat pilar ada di Panduan Dokumen.