Berkas PPDB lolos upload kalau tiga syarat terpenuhi sekaligus: format sesuai permintaan portal, ukuran di bawah batas tahun berjalan, dan isi terbaca jelas. Portal memeriksa jenis dan ukuran otomatis, lalu verifikator sekolah atau dinas membaca isinya manual. Menyiapkan PDF PPDB adalah pekerjaan kerapian teknis, bukan mengubah isi dokumen.
Peta pekerjaannya sama untuk semua jenjang, dari SD sampai SMA atau SMK. Pertama, pindai KK, akta lahir, KIA, dan rapor menjadi PDF tegak dan terbaca. Kedua, perkecil PDF hasil foto HP yang biasanya 3 sampai 5 MB agar masuk batas portal. Ketiga, gabung dokumen yang diminta menjadi satu PDF berurutan. Keempat, siapkan bukti domisili jalur zonasi, umumnya Surat Keterangan Domisili ditambah KK. Kelima, cocokkan susunan berkas dengan empat jalur: zonasi, afirmasi, prestasi, dan perpindahan tugas orang tua. Keenam, tangani dokumen bermasalah lewat instansi berwenang. Ketujuh, siapkan tugas sekolah dalam bentuk PDF rapi. Induk panduan administrasi ada di Panduan Dokumen dan Administrasi.
Peta pekerjaan: tujuh tugas menyiapkan berkas PPDB
Tugas pertama adalah memindai KK, akta lahir, KIA, dan rapor dengan benar. Dokumen ini sering gagal terbaca bukan karena datanya salah, melainkan karena pindaiannya gelap, miring, terpotong, atau buram. Letakkan dokumen di bidang datar dengan cahaya cukup, masukkan seluruh tepi ke bingkai, dan pegang HP sejajar di atas dokumen. Untuk KK yang lebar, ambil agak jauh agar semua kolom masuk satu bingkai, lalu baca ulang nomor serta nama. Untuk rapor, pindai per halaman sesuai urutan semester tanpa nilai terpotong. Langkah rinci ada di Scan KK. Jangan mengubah NIK, nama, NISN, nilai, tanggal lahir, atau stempel.
Tugas kedua adalah mengubah foto HP menjadi PDF lalu mengecilkannya. Banyak keluarga tidak punya pemindai sehingga memfoto dokumen dengan HP. Foto ke PDF menyatukan hingga 20 foto JPG, PNG, atau WebP menjadi satu PDF A4 (210 x 297 mm, margin 20 mm). Foto miring atau gelap tidak jadi bagus hanya karena ganti format, jadi pastikan tegak dan lengkap dulu. Satu PDF dari foto HP sering berukuran 3 sampai 5 MB karena gambar resolusi tinggi. Kompres PDF menurunkannya dengan memangkas resolusi gambar berlebih, sedangkan teks vektor tetap tajam.
Tugas ketiga adalah menggabung dokumen menjadi satu PDF bila pengumuman memintanya. Sebagian portal meminta KK, akta, dan KIA di kolom terpisah, sebagian sekolah meminta paket bukti domisili atau paket rapor dalam satu berkas. Gabung PDF menyatukan 2 sampai 20 PDF jadi satu berkas berurutan. Urutan digeser di pratinjau sebelum dijalankan, misalnya SKD dulu baru KK. Aturannya sederhana: gabung hanya yang diminta digabung. Kalau kolomnya terpisah, unggah per dokumen. Kalau diminta satu file, ikuti urutan di pengumuman, beri nama jelas, lalu buka hasil dari halaman pertama sampai terakhir. Panduan urutan ada di Gabung PDF.
Tugas keempat adalah menyiapkan bukti zonasi. Jalur zonasi menilai kedekatan tempat tinggal dengan sekolah sehingga bukti tempat tinggal menjadi intinya. Paket umum adalah KK ditambah Surat Keterangan Domisili dari kelurahan, plus bukti pendukung lain sesuai pengumuman daerah tahun berjalan. Samakan nama, alamat, dan tanggal di SKD dengan data di KK. Beda ejaan diurus di kelurahan sebelum masa upload, bukan diketik ulang di editor PDF. Pindai SKD dan KK sebagai PDF bersih, gabung hanya bila diminta satu file, dan simpan aslinya sampai verifikasi selesai karena panitia bisa meminta dokumen asli saat daftar ulang.
Tugas kelima adalah mencocokkan berkas dengan empat jalur. Zonasi intinya KK dan SKD, ditambah akta, KIA bila diminta, rapor atau surat keterangan lulus, dan pas foto. Prestasi intinya rapor plus sertifikat lomba sesuai ketentuan tahun berjalan, ditambah KK, akta, dan pas foto. Perpindahan tugas orang tua intinya surat tugas atau surat pindah plus KK yang menunjukkan hubungan keluarga, ditambah akta, KIA, dan rapor. Cocokkan setiap daftar dengan portal PPDB daerah dan pengumuman sekolah karena susunan, format, dan batas ukuran beda antar daerah dan berubah tiap tahun.
Tugas keenam adalah menangani dokumen bermasalah lewat jalur benar. Akta hilang atau rusak diganti dengan kutipan baru di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, bukan diketik ulang di pindaian lama. KIA yang belum jadi diurus ke Dukcapil atau kecamatan sesuai alur daerah, dan bila portal mewajibkan KIA, tanya helpdesk PPDB apakah boleh memakai surat keterangan pengganti sementara. Rapor hilang dimintakan salinan legalisir ke sekolah asal, lalu halaman pengganti itu yang dipindai. Beda ejaan nama antar dokumen dibetulkan di instansi penerbitnya, lalu dipindai ulang. Sambil menunggu pengganti terbit, siapkan dulu yang sudah benar seperti KK dan pas foto.
Tugas ketujuh adalah menyiapkan tugas sekolah dalam bentuk PDF. Selain pendaftaran, siswa sering diminta mengumpulkan makalah, presentasi, dan arsip rapor. Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) mengubah tugas menjadi PDF agar tampil sama di HP guru dan laptop sekolah. PPT ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft PowerPoint atau WPS) mengubah slide menjadi PDF agar urutannya tidak bergeser di perangkat lain. PDF rapor yang terlalu besar untuk arsip kelas dipecah per semester lewat Pisah PDF yang hasilnya arsip ZIP. Foto formal dipotong lewat Pas Foto menjadi 2x3 (236x354 px), 3x4 (354x472 px), atau 4x6 (472x709 px) pada 300 DPI dengan hasil JPG berlatar putih.
Konsep batas ukuran dan format
Portal PPDB memakai dua saringan. Saringan pertama otomatis dan kaku: jenis dan ukuran berkas. JPG ditolak di kolom PDF dan sebaliknya, walau isinya sama. Berkas melebihi ukuran maksimal gagal diunggah walau isinya benar. Saringan kedua manusiawi: keterbacaan. Berkas lolos otomatis masih bermasalah kalau buram, terpotong, miring, atau gelap karena verifikator tidak bisa membaca NIK, nama, atau nilai.
Urutan berpikir yang benar adalah format dulu, ukuran kemudian, keterbacaan selalu. PDF untuk dokumen multi halaman seperti KK dan rapor, JPG untuk pas foto sesuai permintaan. Setelah format benar, cek ukuran tiap berkas terhadap batas portal tahun berjalan. PDF foto HP dikecilkan dengan Kompres PDF, foto JPG dengan kompres JPG. Setelah ukuran masuk, buka hasil dan baca dari awal sampai akhir pada ukuran layar normal. Kalau nomor kecil baru terbaca setelah diperbesar, verifikator akan kesulitan juga. Konsep kompres dijelaskan di Kompres PDF.
Batas paket ikut menentukan rencana kerja. Tanpa akun tersedia 20 pemrosesan per hari, 10 MB per berkas, dan 10 berkas per proses. Paket Gratis menaikkannya menjadi 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, dan 20 berkas. Paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah, 200 MB per berkas, dan 20 berkas. Untuk foto, batasnya 10 berkas per proses tanpa akun, 20 berkas dengan akun gratis, dan 20 berkas berbayar. Rincian ada di halaman harga. Berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen, isinya lewat di memori dan hasilnya dikirim ke peramban.
PPDB diatur dinas pendidikan tiap daerah dan ketentuannya berubah setiap tahun ajaran. Cek selalu portal PPDB daerah, pengumuman sekolah tujuan, dan grup info resmi tahun berjalan. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pendaftaran.
Alur kerja tiga skenario: zonasi, afirmasi, dan prestasi
Skenario zonasi: domisili dekat tetapi file tercecer. Siapkan KK, SKD, akta, KIA bila diminta, rapor atau surat keterangan lulus, dan pas foto. Catat kolom portal: SKD dan KK diminta terpisah atau satu file. Pindai keduanya sebagai PDF tegak, baca ulang alamat dan tanggal, gabung hanya bila diminta satu file. Cek ukuran terhadap batas tahun berjalan dan kecilkan yang berlebih. Uji terakhir: buka di HP dan pastikan alamat serta nomor terbaca.
Skenario afirmasi: identitas beres tetapi bukti bantuan perlu perhatian. Siapkan KK, akta, KIA, rapor, pas foto, plus bukti program bantuan atau surat keterangan sesuai ketentuan daerah. Pindai bukti afirmasi terpisah dengan resolusi cukup agar nama, nomor, dan masa berlaku terbaca. Jangan gabung dengan KK atau rapor kecuali diminta, karena kolom afirmasi biasanya diperiksa terpisah. Kecilkan yang berlebih dan samakan ejaan nama di semua dokumen. Beda ejaan diurus ke penerbit dokumen sebelum masa sanggah berakhir.
Skenario prestasi: bahan banyak sehingga susunan harus rapi. Siapkan rapor per semester, sertifikat lomba, KK, akta, dan pas foto. Pindai rapor berurutan dari semester awal sampai akhir tanpa nilai terpotong. Pindai tiap sertifikat satu halaman penuh dan pastikan nama peserta, nama lomba, peringkat, dan tanggal jelas. Satukan paket hanya bila diminta satu file sesuai urutan pengumuman. Cek ukuran gabungan, kecilkan bila berlebih, dan pastikan tulisan kecil masih terbaca. Simpan pindaian asli tiap sertifikat karena sekolah bisa meminta aslinya saat verifikasi.
Checklist per jalur mencegah ada yang terlewat. Zonasi: KK, SKD, akta, KIA bila diminta, rapor atau surat keterangan lulus, dan pas foto. Afirmasi: identitas yang sama plus bukti bantuan sesuai ketentuan daerah. Prestasi: rapor lengkap plus sertifikat sesuai ketentuan tahun berjalan plus KK, akta, dan pas foto. Perpindahan tugas: surat tugas orang tua, KK yang menunjukkan hubungan keluarga, akta, KIA, rapor, dan pas foto. Cocokkan lagi dengan portal daerah karena susunan dan batas berubah tiap tahun.
Kesalahan umum pendaftar PPDB
Memfoto di tempat gelap lalu berharap kompres memperjelas adalah kesalahan pertama. Kompres memperkecil ukuran, bukan memperjelas gambar. Perbaiki dari sumbernya: cahaya cukup, dokumen datar, kamera sejajar, seluruh tepi masuk bingkai. Kedua, menggabung semua dokumen jadi satu PDF padahal portal meminta kolom terpisah. Gabung hanya paket yang diminta, sisanya unggah per kolom. Ketiga, salah format: JPG di kolom PDF atau sebaliknya. Cek ekstensi sebelum upload dan ubah foto menjadi PDF A4 bila kolom meminta PDF.
Keempat, mengunggah pindaian miring atau fotokopian lusuh. Putar ke orientasi benar dan pindai ulang dokumen aslinya. Kelima dan paling berat, mengubah isi agar terlihat memenuhi syarat. Mengubah alamat SKD, tanggal lahir, NIK, NISN, atau nilai rapor adalah pemalsuan. Merapikan posisi dan mengecilkan ukuran boleh, mengubah angka dan huruf isi tidak boleh. Keenam, menunda sampai malam terakhir. Server padat dan tidak ada waktu koreksi bila ditolak. Siapkan semua PDF dua atau tiga hari sebelum jadwal, simpan bukti unggah, dan pantau status sampai tertulis diterima.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Pemrosesan peramban cukup untuk pekerjaan rutin karena berkas tidak ditulis permanen dan hasilnya dikirim kembali ke peramban. Rincian ada di kebijakan privasi. Tetapi tiga kondisi lebih cocok offline atau manual. Pertama, komputer atau jaringan melarang dokumen keluar dari perangkat. Kedua, koneksi tidak stabil sedangkan berkas besar sehingga unggahan terputus dan harus diulang. Ketiga, masalah ada pada isi: nama beda, NIK salah, akta hilang, atau SKD kedaluwarsa. Tidak ada kompres atau gabung yang memperbaiki isi salah. Urus pembetulan ke kelurahan, Dukcapil, atau sekolah asal, baru pindai ulang.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah semua berkas PPDB harus digabung jadi satu PDF? Tidak selalu. Ikuti kolom portal dan pengumuman sekolah. Gabung hanya paket yang diminta satu file, misalnya SKD dengan KK atau rapor per semester. Kalau kolomnya terpisah, unggah per dokumen.
KK diminta PDF atau JPG? Ikuti kolom tahun berjalan. Umumnya KK dan rapor diminta PDF, pas foto diminta JPG. Kalau masih foto HP, satukan menjadi PDF A4 dulu lalu cek ukuran terhadap batas portal.
Kenapa upload gagal padahal isi sudah benar? Umumnya karena format dan ukuran, bukan isi. Periksa ekstensi, ukuran terhadap batas tahun berjalan, dan koneksi. Buka hasil dan pastikan tulisan terbaca dari awal sampai akhir.
Kenapa kompres rapor tidak jauh mengecil? Karena isinya teks digital tanpa gambar besar. Kompres memangkas gambar berlebih sehingga PDF foto HP menyusut besar, sedangkan PDF teks memang nyaris tidak berubah. Pindai ulang lebih rendah atau pisahkan lampiran sesuai instruksi portal.
KIA belum jadi, apakah bisa daftar? Tergantung ketentuan daerah tahun berjalan. Urus ke Dukcapil atau kecamatan dan tanya helpdesk PPDB apakah boleh memakai surat keterangan pengganti sementara. Jangan mengedit pindaian orang lain menjadi atas nama pendaftar.
Bolehkah memfoto KK dan rapor dengan HP? Boleh, asal tegak, terang, lengkap, dan terbaca. Satukan menjadi PDF A4, putar ke orientasi benar, kecilkan bila berlebih, dan baca ulang nomor serta nilai sebelum diunggah.
Mulai dari tool yang paling sesuai
Kalau pengumuman meminta satu file berisi beberapa dokumen, buka Gabung PDF, susun urutannya di pratinjau, lalu jalankan. Kalau hasilnya melebihi batas portal, buka Kompres PDF, bandingkan ukuran sebelum dan sesudah, dan pastikan tulisan kecil masih terbaca sebelum diunggah.