Surat resmi dinilai dari tiga hal: susunannya benar, isinya jelas, dan tanda tangannya lengkap. Susunan yang lazim membuat penerimanya langsung tahu siapa pengirimnya, apa isinya, dan apa yang diminta. Isi yang jelas menyebut satu maksud, bukan beberapa hal yang bercampur. Tanda tangan dan lampiran yang lengkap membuat surat bisa diproses tanpa dipertanyakan.
Semua surat di kelompok ini dibuat lewat Teks ke PDF. Ketik isinya, lalu unduh PDF-nya. Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul, dan pemisah halaman ditulis dengan tiga tanda hubung pada baris sendiri. Untuk surat yang perlu ditandatangani, cetak hasilnya, tanda tangani, lalu pindai kembali. Untuk surat yang perlu dikirim sebagai berkas digital, tanda tangan gambar bisa ditempelkan lewat Tanda Tangan PDF.
Satu hal yang perlu dipahami sejak awal: surat kuasa, surat pernyataan, dan surat jual beli yang mengikat sebaiknya diperiksa keabsahannya sesuai keperluan. Tool di sini menyusun berkasnya dengan rapi, tetapi tidak menggantikan nasihat hukum untuk dokumen yang punya akibat hukum.
Peta pekerjaan: empat jenis surat
Surat kuasa memberi kewenangan kepada orang lain untuk melakukan sesuatu atas nama pemberi kuasa. Kelompok ini memuat cara membuat surat kuasa, contoh surat kuasa pengambilan ijazah, pengambilan BPKB, dan surat kuasa pembayaran. Yang menentukan pada surat kuasa adalah kejelasan pihak, objek yang diurus, dan batas kewenangannya.
Surat pernyataan menyatakan sesuatu oleh pembuatnya, biasanya disertai tanggung jawab atas kebenarannya. Ada cara membuat surat pernyataan, contoh pernyataan tidak menerima beasiswa, pernyataan masih bekerja, dan pernyataan tanggung jawab.
Surat keterangan biasanya diterbitkan oleh pihak berwenang untuk menerangkan suatu keadaan. Ada surat keterangan domisili, surat keterangan usaha, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan sehat. Empat surat ini umumnya diterbitkan kelurahan, puskesmas, atau instansi terkait, jadi yang perlu disiapkan adalah berkas permohonannya, bukan suratnya sendiri.
Surat pemberitahuan dan permohonan adalah surat yang dikirim untuk memberi tahu atau meminta sesuatu. Ada surat izin tidak masuk kerja, surat izin sekolah, undangan rapat, undangan resmi, surat pemberitahuan, surat panggilan, surat permohonan, dan surat lamaran kerja umum.
Ada juga surat yang mengikat dan perlu perhatian khusus: perjanjian sewa, surat jual beli, dan surat hibah. Untuk ketiganya, keabsahan dan akibat hukumnya bergantung pada keperluan, jadi mintakan tinjauan ahli bila nilainya besar.
Konsep dasar sebelum menulis surat resmi
Susunan surat resmi mengikuti urutan yang lazim. Kepala surat menyebut pengirim dan kontaknya. Tanggal surat menyebut kapan surat dibuat. Nomor surat membantu pengarsipan. Perihal menyebut isi surat dalam satu baris. Alamat tujuan menyebut penerimanya. Salam pembuka, isi, dan penutup menyusun maksudnya. Tanda tangan dan nama terang menutup surat.
Perihal surat adalah bagian yang paling sering diremehkan. Perihal yang jelas, misalnya "Permohonan Surat Keterangan Domisili", membantu penerima mengarahkan surat ke bagian yang tepat. Perihal yang kabur, misalnya "Permohonan", memaksa penerimanya membaca seluruh isi untuk tahu apa yang diminta. Satu baris perihal yang baik menghemat waktu penerimanya.
Isi surat sebaiknya menyebut satu maksud. Surat yang meminta dua hal sekaligus lebih sulit diproses, karena masing-masing bisa memerlukan bagian yang berbeda. Kalau ada dua permintaan, pisahkan menjadi dua surat, atau susun satu surat dengan dua bagian yang jelas dan masing-masing punya datanya sendiri.
Lampiran disebutkan di dalam isi dan dicantumkan di bawah tanda tangan. Lampiran yang disebut tetapi tidak disertakan adalah kesalahan yang paling sering, dan penerimanya biasanya harus menghubungi pengirim untuk memintanya. Periksa daftar lampirannya sebelum surat dikirim.
Nama dan alamat pihak yang disebut harus benar dan lengkap. Salah satu huruf pada nama bisa membuat surat tidak cocok dengan dokumen lain, dan itu menimbulkan pertanyaan yang tidak perlu. Untuk surat kuasa dan surat pernyataan, nama, nomor identitas, dan alamat pihak-pihaknya harus sama persis dengan dokumen identitasnya.
Tanggal surat menentukan tenggat bila ada. Surat yang meminta sesuatu dengan tenggat sebaiknya menyebut tenggatnya jelas, dan tanggal suratnya menjadi acuan. Untuk surat izin, tanggal dan lama izinnya disebutkan supaya penerimanya tahu sampai kapan.
Fakta tool untuk surat
Bagian ini merangkum apa yang benar-benar ada, supaya Anda tidak mencari fitur yang tidak tersedia.
Membuat surat dikerjakan lewat Teks ke PDF. Tulis atau tempel isinya, lalu unduh PDF-nya. Ukurannya A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Paragraf baru dipisahkan satu baris kosong, baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul, dan tebal atau miring mengikuti penandanya. Surat yang lebih panjang dari satu halaman dilanjutkan otomatis.
Menandatangani surat bisa dengan dua cara. Cara pertama, cetak suratnya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya. Cara kedua, tempelkan gambar tanda tangan lewat Tanda Tangan PDF. Yang ditempelkan adalah gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk surat yang mensyaratkan tanda tangan asli, cara pertama yang dipakai.
Menyatukan lampiran dikerjakan lewat Gabung PDF. Surat dan lampirannya bisa digabungkan menjadi satu berkas dengan urutan surat lebih dulu, lalu lampirannya. Penanda buku setiap berkas dipertahankan.
Memindai lampiran dikerjakan lewat JPG ke PDF. Satu gambar menjadi satu halaman, urutannya mengikuti urutan unggahan, dan setiap gambar diposisikan proporsional di tengah halaman A4 dengan margin 20 mm. Format yang diterima JPG, PNG, dan WebP.
Melindungi surat dikerjakan lewat Proteksi PDF. Surat yang memuat data pribadi bisa dikunci dengan kata sandi, dan izin cetak, salin, serta ubah bisa diatur. Bawaannya ketiga izin ditolak. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Menyensor bagian tertentu dikerjakan lewat Sensor PDF. Data yang disensor hilang dari berkas, jadi tidak bisa disalin atau dicari lagi. Untuk surat yang dikirim ke pihak yang tidak perlu membaca seluruh isinya, sensor membantu membatasi data yang terbaca.
Mengarsipkan surat dikerjakan lewat PDF/A (format arsip ISO). Format arsip jangka panjang ini menyertakan font yang belum tertanam dan menonaktifkan elemen yang tidak diizinkan standar arsip. Cocok untuk surat yang perlu disimpan lama.
Satu batas yang perlu diketahui sejak awal: OCR belum tersedia. Surat hasil pindai diperlakukan sebagai gambar, jadi teksnya tidak bisa dicari atau disalin. Untuk surat yang perlu teksnya bisa dicari, berkasnya harus dibuat dari sumber digital atau diketik ulang.
Alur kerja untuk tiga skenario nyata
Skenario pertama: mengurus surat keterangan dari kelurahan. Surat keterangan biasanya diterbitkan kelurahan, jadi yang perlu disiapkan adalah berkas permohonannya: fotokopi KTP, fotokopi KK, dan kadang surat pengantar dari RT atau RW. Susun berkasnya menjadi satu PDF, lalu bawa atau unggah sesuai ketentuan kelurahan setempat. Periksa syaratnya di kelurahan atau situs resminya, karena tiap daerah bisa berbeda.
Skenario kedua: membuat surat kuasa untuk pengambilan dokumen. Tulis suratnya dengan menyebut pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa secara lengkap, objek yang diurus, dan batas kewenangannya. Lampirkan fotokopi identitas kedua pihak. Cetak, tanda tangani, lalu pindai kembali bila instansinya meminta berkas digital. Kalau instansinya menerima tanda tangan gambar, tempelkan lewat Tanda Tangan PDF.
Skenario ketiga: membuat surat izin tidak masuk kerja atau sekolah. Tulis suratnya singkat: identitas, tanggal, alasan, dan lama izin. Untuk surat izin kerja, cantumkan juga nomor karyawan dan bagian tempat bekerja. Untuk surat izin sekolah, cantumkan kelas dan nomor induk. Kirim dalam bentuk PDF supaya tampilannya tidak berubah di perangkat penerimanya.
Kesalahan umum di kelompok ini
Perihal yang kabur. Perihal yang hanya berbunyi "Permohonan" atau "Pemberitahuan" memaksa penerimanya membaca seluruh isi. Sebut isinya dalam satu baris yang jelas.
Lampiran yang disebut tetapi tidak disertakan. Periksa daftar lampiran sebelum surat dikirim, dan pastikan setiap lampiran yang disebut benar-benar ada.
Nama atau alamat yang tidak cocok dengan dokumen identitas. Untuk surat kuasa dan surat pernyataan, nama, nomor identitas, dan alamat harus sama persis dengan dokumen resminya.
Surat yang memuat dua maksud bercampur. Kalau ada dua permintaan, pisahkan menjadi dua surat atau susun dua bagian yang jelas. Surat yang bercampur lebih sulit diproses.
Tanda tangan yang hilang atau tidak jelas. Surat resmi tanpa tanda tangan tidak bisa diproses. Periksa tanda tangan, nama terang, dan tanggalnya sebelum dikirim.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool di sini
Untuk surat keterangan yang diterbitkan instansi, ajukan permohonannya ke instansi yang berwenang. Kelurahan, puskesmas, dan kantor kecamatan punya prosedurnya sendiri. Tool di sini membantu menyiapkan berkas permohonannya, bukan menerbitkan surat keterangannya.
Untuk dokumen yang mengikat secara hukum, mintakan tinjauan ahli. Perjanjian sewa, surat jual beli, dan surat hibah punya akibat hukum yang bergantung pada keperluannya. Susunan yang rapi tidak menggantikan keabsahan isinya.
Untuk surat yang memerlukan tanda tangan basah, selesaikan secara manual. Cetak suratnya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya. Beberapa instansi mensyaratkan tanda tangan asli.
Cara memeriksa surat sebelum dikirim
Periksa enam hal. Pertama, susunan: kepala surat, tanggal, nomor, perihal, alamat, isi, dan penutup sudah lengkap. Kedua, perihal: jelas dan menyebut isinya. Ketiga, nama dan alamat: cocok dengan dokumen identitas. Keempat, lampiran: semua yang disebut sudah disertakan. Kelima, tanda tangan: sudah ditandatangani dan ada nama terangnya. Keenam, format: PDF yang tidak terkunci dan ukurannya wajar.
Periksa juga ejaan nama dan alamat penerimanya. Surat yang salah menyebut nama penerima bisa dianggap tidak sampai kepada yang berhak. Untuk surat yang penting, bacakan sekali lagi dari atas ke bawah sebelum dikirim.
Simpan salinan surat yang sudah dikirim. Untuk surat kuasa dan surat pernyataan, salinannya berguna saat diperlukan pembuktian di kemudian hari. Simpan dalam folder yang menyebut tanggal dan perihalnya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat buatan sendiri sah? Surat seperti surat izin, undangan, dan pemberitahuan tidak memerlukan format khusus, asalkan susunannya jelas dan ditandatangani. Untuk surat kuasa, pernyataan, dan dokumen yang mengikat, keabsahannya bergantung pada keperluan, jadi periksa ketentuannya atau mintakan tinjauan ahli.
Apakah surat harus memakai kop surat? Untuk surat pribadi, kop surat tidak wajib. Untuk surat dari organisasi atau usaha, kop surat membantu penerimanya mengenali pengirimnya. Kalau tidak ada kop surat, cantumkan nama dan alamat pengirim di bagian atas.
Bagaimana cara mengirim surat dalam bentuk digital? Ekspor suratnya menjadi PDF, lalu kirim sebagai lampiran surel atau unggah ke portal yang diminta. PDF menjaga tampilannya tidak berubah di perangkat penerimanya. Untuk surat yang perlu ditandatangani, tanda tangani lebih dulu lalu pindai.
Apakah surat keterangan bisa dibuat sendiri? Surat keterangan umumnya diterbitkan instansi yang berwenang. Yang bisa disiapkan sendiri adalah surat permohonannya. Ajukan permohonannya ke instansi yang menerbitkan, dan bawa berkas yang diminta.
Apa yang harus ada di surat kuasa? Pihak pemberi dan penerima kuasa secara lengkap, objek yang diurus, batas kewenangannya, dan masa berlakunya bila ada. Lampirkan fotokopi identitas kedua pihak. Untuk keperluan yang penting, mintakan tinjauan ahli.
Mulai dari surat yang paling dekat
Kalau Anda membuat surat kuasa, mulai dari cara membuat surat kuasa. Kalau Anda membuat surat pernyataan, mulai dari cara membuat surat pernyataan. Kalau Anda memerlukan surat keterangan, mulai dari surat keterangan domisili. Panduan dokumen lain ada di Panduan Dokumen.