Scan ijazah jadi PDF dikerjakan dengan membuka JPG ke PDF, mengunggah gambar ijazah, lalu mengunduh hasilnya. Satu gambar menjadi satu halaman A4 dan ditempatkan proporsional di tengah halaman dengan margin 20 mm, tanpa dipotong. Yang membuat ijazah berbeda dari dokumen identitas lain adalah ukurannya yang besar dan permukaannya yang sering berlapis, sehingga keterbacaan seluruh bidang menjadi pekerjaan tersendiri.
Ijazah biasanya berukuran lebih besar daripada KTP dan KK, dan dicetak pada kertas tebal dengan lapisan mengilap. Bagian yang perlu terbaca bukan hanya nama dan nomor ijazah, tetapi juga daftar nilai, tanda tangan, dan cap. Karena bidangnya luas, satu foto yang diambil dari jarak dekat bisa membuat tepi ijazah terpotong, sedangkan foto dari jarak jauh membuat tulisan kecil tidak terbaca.
Ketentuan instansi menentukan bentuk berkas yang diminta. Ada yang menerima hasil pindai biasa, ada yang meminta salinan legalisasi, dan ada yang meminta ijazah digabung dengan transkrip dalam satu PDF. Ketentuan itu berbeda tiap instansi dan bisa berubah, jadi baca pengumuman resminya sebelum mulai. Kalau yang Anda siapkan adalah transkrip nilainya, caranya dibahas di Scan Transkrip Nilai.
Memindai ijazah berukuran besar
Ijazah yang lebih besar daripada kaca pemindai harus dipindai dalam beberapa bagian. Kalau ukurannya masih muat, satu kali pindai dengan pengaturan yang tajam sudah cukup. Kalau tidak muat, pindai per bagian dengan sedikit tumpang tindih, lalu susun bagian-bagiannya berurutan.
Permukaan berlapis adalah tantangan kedua. Lapisan mengilap memantulkan cahaya, terutama kalau difoto dengan lampu kilat. Kalau memakai mesin pemindai datar, pantulan biasanya tidak menjadi masalah karena cahayanya berada di dalam mesin. Kalau memakai ponsel, gunakan cahaya dari samping dan hindari lampu kilat.
Letakkan ijazah di permukaan rata yang bersih. Kertas ijazah yang tebal cenderung menggulung, jadi ratakan dengan hati-hati tanpa melipatnya. Kalau ada bagian yang tetap terangkat, hasilnya bisa tampak gelap di area itu. Untuk ijazah yang akan sering dipakai, simpan hasil pindai yang baik supaya tidak perlu memindai ulang setiap kali.
Langkah scan ijazah jadi PDF
- Tentukan apakah ijazah muat dipindai dalam satu kali atau perlu beberapa bagian.
- Bersihkan kaca pemindai atau permukaan meja dari debu dan sidik jari.
- Letakkan ijazah dengan hati-hati. Ratakan bagian yang menggulung tanpa menekan berlebihan.
- Pindai dengan pengaturan yang cukup untuk membaca tulisan terkecil, atau foto dengan ponsel dari sudut tegak lurus.
- Periksa hasilnya dengan memperbesar bagian daftar nilai, nomor ijazah, tanda tangan, dan cap. Kalau ada yang tidak terbaca, ambil ulang.
- Pangkas latar berlebih di sekitar ijazah dengan penyunting gambar, tanpa memotong tepi dokumen.
- Buka JPG ke PDF, lalu unggah gambar sesuai urutan.
- Periksa daftar unggahan, jalankan prosesnya, lalu buka PDF hasilnya dan periksa seluruh halaman.
Sampai 20 gambar bisa diproses dalam satu kali unggah, dengan format JPG, PNG, atau WebP. Gambar tidak dipotong walau orientasinya berbeda dari yang lain, dan latar transparan menjadi putih.
Menyusun ijazah bersama transkrip dan sertifikat
Berkas pendidikan sering diminta dalam satu PDF yang memuat ijazah, transkrip nilai, dan dokumen pendukung lain. Urutannya mengikuti permintaan instansi, dan urutan itu biasanya bukan hiasan. Berkas yang urutannya sesuai lebih mudah diperiksa.
Kalau semua gambar masih di bawah 20, seluruh dokumen bisa disatukan dalam satu proses. Kalau lebih, buat PDF per kelompok lalu gabungkan dengan Gabung PDF. Tool itu menyatukan beberapa PDF dengan urutan yang bisa digeser di pratinjau, dan penanda bukunya dipertahankan. Kalau berkasnya sudah jadi tetapi urutannya salah, Atur Urutan Halaman bisa menyusun ulang halaman di dalam satu berkas.
Kalau instansi meminta halaman yang jelas terpisah antar dokumen, letakkan setiap dokumen di halaman sendiri. Satu gambar menjadi satu halaman, jadi memisahkan dokumen berarti mengunggahnya sebagai gambar terpisah.
Kesalahan yang sering terjadi
Tulisan kecil di daftar nilai tidak terbaca. Penyebabnya foto diambil dari terlalu jauh atau resolusinya rendah. Pindai per bagian supaya setiap area lebih besar di dalam bingkai, lalu susun bagian-bagiannya.
Ada kilau lampu di bagian tengah ijazah. Pindahkan sumber cahaya ke samping, atau pindai dengan mesin pemindai datar. Jangan memakai lampu kilat.
Tepi ijazah terpotong. Ini terjadi kalau bidang ijazah tidak seluruhnya masuk ke bingkai. Ambil ulang dengan sedikit ruang di setiap tepi, lalu pangkas latarnya setelah gambar jadi.
Hasil pindai miring. Tool ini tidak memutar gambar, jadi kemiringan ikut terbawa. Pastikan ijazah diletakkan lurus sebelum dipindai, dan periksa hasilnya sebelum disusun.
Berkasnya melewati batas unggahan. Pindaian berwarna pada resolusi tinggi menghasilkan berkas besar. Kecilkan lewat Kompres PDF. Batas layanan ini adalah 5 MB per gambar pada paket Gratis dan 20 MB pada paket Berbayar, sementara portal sering memasang batas yang lebih ketat. Rinciannya ada di halaman harga.
Data pribadi dan keamanan berkas
Ijazah memuat nama lengkap, nomor dokumen, dan data akademik. Sebelum dikirim, bersihkan metadata PDF lewat panduan metadata PDF supaya informasi perangkat dan lokasi tidak ikut terbawa. Kalau ada bagian yang tidak perlu terlihat, pakai Sensor PDF yang menghapus isinya secara permanen, bukan Tutup Area PDF yang hanya menutup tampilannya.
Berkas ijazah memuat data pribadi, dan pengirimannya sering lewat portal yang bisa diakses banyak pihak. Kalau salinannya akan berpindah tangan, kunci dengan Proteksi PDF. Sandi dikirim lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan harus dicatat karena tidak bisa dipulihkan kalau lupa.
Kalau tempat Anda bekerja melarang berkas keluar dari jaringan kantor, kerjakan di perangkat sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
OCR belum tersedia, jadi ijazah hasil pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya tidak bisa dicari atau disalin.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi meminta ijazah yang dilegalisasi atau salinan resmi dari sekolah atau kampus, PDF hasil pindai tidak menggantikannya. Urus legalisasinya lewat institusi yang menerbitkan ijazah.
Kalau ijazah perlu diterjemahkan atau disahkan untuk keperluan luar negeri, ikuti prosedur resmi yang berlaku. Memindai ijazah tidak menyelesaikan bagian pengesahan itu.
Kalau ijazah hilang atau rusak, urus penerbitan penggantinya lewat sekolah atau kampus lebih dulu. Memindai salinan yang sudah tidak terbaca tidak akan menolong.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa kelengkapannya: semua halaman dan bagian ijazah ada, termasuk lampiran nilai kalau ada. Periksa urutannya: susunannya sesuai permintaan instansi. Periksa keterbacaannya: nama, nomor ijazah, nilai, tanda tangan, dan cap terbaca saat diperbesar. Periksa ukurannya: di bawah batas unggahan. Periksa formatnya: PDF, kecuali instansi meminta lain.
Beri nama berkas yang menyebut isinya, misalnya ijazah-nama-pemilik.pdf. Simpan berkas asli dan hasil akhirnya, supaya kalau ada yang perlu diperbaiki Anda tidak perlu memindai ulang.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah ijazah harus dipindai dalam warna? Tergantung ketentuan instansi. Warna membantu kalau ada cap dan tanda tangan berwarna, sedangkan hitam putih menghasilkan berkas lebih kecil. Ikuti ketentuan resminya.
Bisakah ijazah dan transkrip digabung jadi satu PDF? Bisa. Unggah keduanya dalam satu proses dengan urutan sesuai permintaan instansi, atau gabungkan PDF yang sudah jadi.
Apakah foto ijazah dari ponsel cukup baik? Cukup, selama diambil tegak lurus, pencahayaannya merata, dan tulisan terkecil masih terbaca saat diperbesar. Untuk ijazah berlapis, pemindai datar memberi hasil yang lebih konsisten.
Apakah daftar nilai di ijazah bisa dicari sebagai teks? Belum bisa. OCR belum tersedia, jadi seluruh halaman ijazah diperlakukan sebagai gambar, termasuk daftar nilainya.
Apakah hasil pindai bisa dipakai berulang kali? Bisa. Simpan hasil pindai yang tajam dan berkas PDF-nya, lalu pakai ulang untuk keperluan lain tanpa memindai ulang.
Setelah ijazah menjadi PDF
Buka JPG ke PDF, unggah gambar ijazah dan dokumen pendukungnya sesuai urutan, periksa daftar unggahan, lalu unduh hasilnya. Kalau perlu digabung dengan berkas yang sudah berupa PDF, lanjutkan lewat Gabung PDF. Kalau Anda juga menyiapkan transkripnya, lanjutkan ke Scan Transkrip Nilai. Peta seluruh pekerjaan berkas identitas ada di Dokumen Pribadi, dan panduan tingkat pilar ada di Panduan Dokumen.