Checklist berkas pppk pdf mencakup identitas kependudukan, bukti pendidikan, bukti pengalaman kerja, foto, surat pernyataan, dan Daftar Riwayat Hidup, semuanya disiapkan dalam PDF yang terbaca jelas dan sesuai batas unggah. Perbedaan utama dengan jalur CPNS terletak pada pengalaman kerja: PermenPANRB 6/2024 Pasal 24 huruf c mensyaratkan pelamar PPPK memiliki pengalaman terkait bidang tugas jabatan yang dilamar, dan pengalaman itu dibuktikan dengan dokumen resmi. DRH juga diisi di portal pada tahap pemberkasan setelah kelulusan seleksi, tetapi tahap itu berlaku pula untuk CPNS. Artikel ini adalah daftar periksa untuk pelamar PPPK yang baru mulai menyiapkan berkas, jadi tiap butir menyebut dokumennya, bentuk PDF yang diharapkan, dan apa yang membuat butir itu gagal verifikasi.

Gunakan daftar ini sebagai pemetaan awal berdampingan dengan pengumuman instansi tahun berjalan. Daftar tiap formasi PPPK berbeda mengikuti jabatan yang dilamar, misalnya guru, tenaga kesehatan, atau teknis, dan tiap instansi mengatur bukti pengalaman dengan caranya sendiri. Pengumuman tahun berjalan selalu mengikat, daftar ini memastikan tidak ada kategori umum yang terlewat saat membacanya.

Cara memakai checklist ini

Tandai tiap butir dengan salah satu dari tiga status: sudah siap sebagai PDF final, masih perlu diperbaiki, atau tidak diminta formasimu. Kerjakan butir berstatus perlu diperbaiki berdasarkan tenggat mendapatkannya, surat keterangan pengalaman yang butuh tanda tangan atasan didahulukan dibanding pindaian yang bisa dikerjakan malam ini. Jangan menandai siap sebelum PDF-nya dibuka dan dibaca ulang, karena berkas yang belum diperiksa setara dengan berkas yang belum ada.

Siapkan satu folder kerja berisi subfolder per kategori: identitas, pendidikan, pengalaman, surat, dan DRH. Isi dengan foto asli, PDF per dokumen, dan PDF gabungan untuk kolom yang meminta gabungan. Penamaan yang menyebut kategori dan tahun membuat pencarian cepat saat portal meminta unggah ulang. Arsip rapi membuat pembaruan data pengalaman di seleksi berikutnya jauh lebih mudah.

Bedakan sejak awal dokumen pendaftaran dengan dokumen pemberkasan. Dokumen pendaftaran diunggah saat melamar, sedangkan DRH dan sebagian lampiran pemberkasan baru disiapkan setelah dinyatakan lolos seleksi. Siaran pers BKN 21 Januari 2025 menyebut pelamar yang lulus melakukan pemberkasan atau pengisian DRH lewat fitur DRH-SSCASN, dan berita BKN 23 Januari 2024 mencatat seleksi CASN 2023 memasuki tahap pengisian DRH, termasuk formasi PPPK, yang kemudian diikuti pengusulan nomor induk. Mencampur keduanya dalam satu tumpukan tanpa label tahap membuat persiapan pemberkasan dimulai dari nol padahal separuhnya sudah siap.

Syarat dan batas yang perlu dicek dulu

Pengumuman instansi dan Buku Petunjuk SSCASN tahun berjalan mengatur daftar final, format, ukuran maksimal, masa kerja minimal, dan template surat yang berlaku untuk jabatan yang kamu lamar. Pengumuman jabatan bisa mengatur bahwa pengalaman harus di bidang yang relevan, bahwa surat keterangan harus dari pejabat tertentu, dan bahwa DRH mengikuti format portal tahun berjalan. Buku Panduan Pendaftaran SSCASN menyebut dokumen yang wajib diunggah mengikuti ketentuan yang diisi admin instansi untuk formasi yang dilamar. Sebagai contoh resmi, FAQ SSCASN untuk seleksi CASN Sekolah Rakyat 2026 (PPPK Guru) menyebut surat lamaran, ijazah S-1 atau D-IV, transkrip, sertifikat pendidik, surat pernyataan, dan pas foto digital berlatar merah, ditambah surat izin dari pejabat dinas pendidikan atau ketua yayasan bagi guru yang sedang bekerja. Salin ketentuan itu ke catatanmu sebagai pendamping checklist ini.

Syarat dokumen, ukuran maksimal, format, jumlah e-materai, dan template surat berubah tiap tahun dan tiap instansi. Cek selalu Buku Petunjuk dan pengumuman instansi tahun berjalan di portal resmi (SSCASN BKN untuk CASN, kanal resmi FHCI/BUMN untuk rekrutmen BUMN). NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pemerintah.

Batas pemrosesan di layanan ini mengikuti paket yang dipakai: tanpa akun 20 pemrosesan per hari dengan 10 MB per berkas dan 10 berkas per proses, paket Gratis dengan akun 30 pemrosesan per hari dengan 30 MB per berkas dan 20 berkas, dan paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan dengan 200 MB per berkas dan 20 berkas. Halaman gabung menerima 2 sampai 20 PDF per proses dan halaman konversi foto menerima hingga 20 foto menjadi satu PDF A4. Rincian paket ada di halaman harga. Berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen, isinya lewat di memori dan hasilnya dikirim ke peramban, sesuai kebijakan privasi.

Kelompok identitas dan pendidikan

Butir pertama adalah KTP dua sisi dengan NIK, nama, foto, dan tanda tangan terbaca jelas saat diperbesar 150 persen. Bentuk PDF-nya halaman depan lalu halaman belakang tanpa campuran dokumen lain. Kegagalan umum adalah pantulan cahaya yang menutup digit NIK, diperbaiki dengan memotret ulang dalam cahaya merata.

Butir kedua adalah kartu keluarga yang dipindai seluruh halamannya dengan nomor KK dan baris anggota keluarga lengkap. Bentuk PDF-nya halaman berurutan mulai dari halaman yang memuat kepala dokumen. Kegagalan umum adalah baris bawah terpotong, diperbaiki dengan memotret ulang dari jarak yang memberi ruang keempat tepi kartu.

Butir ketiga adalah ijazah sesuai kualifikasi jabatan yang dilamar, dipindai sampai nama, nomor ijazah, program studi, dan tanggal lulus terbaca. Butir keempat adalah transkrip lengkap dengan IPK yang terbaca termasuk koma desimalnya. Cocokkan nama dan program studi antara ijazah dan transkrip dengan kualifikasi yang disyaratkan jabatan, karena formasi PPPK menilai kesesuaian bidang lebih ketat. Jangan mengubah nilai, IPK, atau data pendidikan dalam bentuk apa pun.

Kelompok pengalaman kerja sebagai pembeda utama

Butir kelima adalah surat keterangan pengalaman kerja dari instansi atau perusahaan tempat bekerja yang menyebut jabatan, masa kerja, dan bidang tugas. Inilah pembeda terbesar dengan CPNS, karena pengalaman relevan adalah syarat yang dinilai, bukan sekadar pelengkap. Bentuk PDF-nya surat yang sudah ditandatangani pejabat berwenang dan distempel bila dipersyaratkan, dipindai sampai tanda tangan dan stempel terbaca.

Butir keenam adalah dokumen pendukung pengalaman seperti kontrak kerja, surat tugas, atau slip penugasan yang menguatkan surat keterangan utama. Daftar pendukung yang diterima berbeda tiap jabatan, jadi cek pengumuman formasimu untuk mengetahui mana yang diakui. Kegagalan umum adalah melampirkan bukti yang tidak menyebut masa kerja secara eksplisit sehingga tidak bisa dinilai memenuhi syarat minimal.

Butir ketujuh adalah sertifikat profesi atau lisensi bila jabatan mensyaratkannya, misalnya pendidik atau tenaga kesehatan. Sertifikat diletakkan berdekatan dengan bukti pengalaman karena keduanya sama-sama menunjukkan kompetensi untuk jabatan itu. Pastikan masa berlaku sertifikat masih mencakup periode seleksi bila pengumuman mengatur demikian, dan pindai sampai nomor sertifikat serta tanggalnya terbaca. PermenPANRB 6/2024 Pasal 23 ayat 1 huruf h memang mensyaratkan sertifikasi keahlian yang masih berlaku bagi jabatan yang mempersyaratkannya.

Urutkan bukti pengalaman dari yang paling relevan dengan jabatan ke yang paling umum, dan pastikan masa kerjanya berkesinambungan tanpa tahun yang hilang penjelasannya. Tahun yang hilang membuat verifikator bertanya, sedangkan riwayat yang runtut menjawab sebelum ditanya. Jangan membuat surat pengalaman sendiri dan jangan menyunting masa kerja pada pindaian. Pasal 50 PermenPANRB 6/2024 menyatakan pelamar yang terbukti melakukan kecurangan pada tahapan pengadaan dinyatakan gugur dan tidak boleh melamar penerimaan ASN.

Kelompok foto, surat, dan pernyataan

Butir kedelapan adalah pas foto formal yang ukuran, latar, dan pakaiannya mengikuti pengumuman tahun berjalan. Butir kesembilan adalah swafoto, yang pada SSCASN diambil langsung lewat kamera dengan deteksi keaktifan wajah saat membuat akun, bukan berkas yang disiapkan lebih dulu. Pas foto diunggah sebagai gambar di kolom khusus, bukan disisipkan ke PDF dokumen. Jangan memakai foto lama tanpa memeriksa ketentuan terbaru karena syarat foto berubah tiap tahun.

Butir kesepuluh adalah surat lamaran yang ditujukan ke instansi sesuai template bila disediakan. Butir kesebelas adalah surat pernyataan yang format dan jumlah poinnya mengikuti template tahun berjalan. Butir keduabelas adalah surat keterangan tambahan sesuai formasi seperti kesehatan atau domisili. Kegagalan umum pada kelompok ini adalah memakai template tahun lama, diperbaiki dengan mengunduh ulang template dari kanal resmi instansi setiap kali mendaftar.

DRH dan tahap pemberkasan

Butir ketigabelas adalah DRH yang diisi di portal pada tahap pemberkasan setelah dinyatakan lolos seleksi, lalu, bila petunjuk pemberkasan memintanya, dicetak, ditandatangani, dipindai, dan digabungkan dengan lampiran. Isian DRH disalin dari dokumen asli agar ejaannya konsisten dengan KTP, ijazah, dan bukti pengalaman. Ketidakcocokan antara isian DRH dan lampiran adalah temuan yang perlu dihindari di tahap ini.

Siapkan sejak awal salinan riwayat pekerjaan yang rapi karena isian DRH membutuhkannya secara detail. Catat nama instansi, jabatan, dan periode tiap pekerjaan dengan tanggal yang persis seperti di surat keterangan. Catatan yang disiapkan sejak pendaftaran membuat pengisian DRH berjalan cepat dan konsisten, tanpa perlu membongkar arsip lama di tengah tenggat pemberkasan yang sempit.

Jangan mengubah isi DRH hasil pindaian dan jangan menambal tanda tangan secara digital. Perbaikan selalu dilakukan melalui isian portal lalu cetak dan pindai ulang. NgeditPDF tidak menjual atau menerbitkan e-materai, sehingga kebutuhan materai pada dokumen pemberkasan mengikuti distributor resmi dan disiapkan terpisah dari penyiapan PDF.

Penggabungan dan pengecilan per kolom

Ubah foto yang masih berupa gambar menjadi PDF lewat Foto ke PDF yang menempatkan tiap gambar pada satu halaman A4 berukuran 210 x 297 mm dengan margin 20 mm. Satukan dokumen per kolom unggahan lewat Gabung PDF yang menggabungkan 2 sampai 20 berkas dengan urutan yang bisa digeser di pratinjau. Gabungkan hanya dokumen yang memang diminta dalam kolom yang sama, dan biarkan tiap kolom portal menerima berkasnya sendiri.

Kalau satu berkas melebihi batas unggah, kecilkan sumber berpindaian lewat Kompres PDF yang menurunkan resolusi gambar berlebih dan menampilkan ukuran sebelum dan sesudah setelah proses. Hasil uji yang tercatat adalah pindaian 1,43 MB menjadi 262 KB dan PDF 8 foto 45,9 MB menjadi 4,46 MB, sedangkan PDF teks nyaris tidak berubah. Kompres sumbernya lalu gabungkan ulang khusus kolom itu.

Masalah yang sering terjadi

Bukti pengalaman ditolak karena tidak menyebut masa kerja atau bidang secara eksplisit. Perbaikannya meminta surat keterangan baru yang memuat unsur yang diminta pengumuman, bukan menyunting surat lama. Surat yang unsur informasinya lengkap lolos dalam sekali baca.

DRH tidak konsisten dengan lampiran karena isian dibuat dari ingatan. Perbaikannya mengisi ulang berdasarkan dokumen asli dan mencetak ulang sebelum tenggat pemberkasan. Konsistensi yang dibangun dari dokumen asli tidak membutuhkan penjelasan tambahan.

Berkas kolom tertukar karena namanya generik seperti dokumen1.pdf. Beri nama yang menyebut kolom dan kategorinya sejak awal agar unggahan tidak salah sasaran. Penamaan yang jelas adalah pengaman termurah.

Pindaian buram lolos pemeriksaan sendiri karena hanya dilihat di layar HP. Buka tiap PDF di layar yang lebih besar dan perbesar 150 persen sebelum menandai siap. Buku Panduan SSCASN meminta semua dokumen yang diunggah terbaca jelas oleh verifikator, dan penggantian dokumen setelah pendaftaran diakhiri tidak bisa dilakukan lagi.

Unggahan gagal di tengah jalan karena koneksi putus. Bedakan dengan penolakan syarat yang menampilkan pesan ketentuan berkas, sedangkan galat koneksi menampilkan pesan jaringan atau proses berhenti. Periksa jaringan dan ulangi dari berkas yang sama.

Pertanyaan yang sering muncul

Apa beda utama berkas PPPK dengan CPNS? PPPK menambahkan syarat pengalaman kerja yang relevan dengan bidang tugas jabatan. DRH pada tahap pemberkasan dikerjakan pelamar PPPK maupun CPNS yang lulus. Pada CPNS, kualifikasi pendidikan formasi menjadi syarat utama, sedangkan pada PPPK pengalaman kerja menjadi syarat tambahan.

Apakah fresh graduate bisa melamar PPPK? Tergantung syarat pengalaman pada jabatan yang dilamar tahun berjalan. PermenPANRB 6/2024 Pasal 24 huruf c mensyaratkan pelamar PPPK memiliki pengalaman terkait bidang tugas jabatan, dan huruf e menyerahkan ketentuan pengalamannya kepada Menteri, jadi bentuk dan lamanya pengalaman yang diterima mengikuti pengumuman. Baca syarat pengalaman di pengumuman formasimu sebelum menyiapkan berkas.

Kapan DRH disiapkan, sejak awal atau setelah lolos? Isiannya dibuat setelah dinyatakan lolos ke tahap pemberkasan, tetapi catatan riwayat pekerjaannya disiapkan sejak pendaftaran. Catatan awal yang rapi membuat pengisian DRH cepat dan konsisten dengan lampiran.

Bolehkah pengalaman di dua tempat digabung dalam satu surat? Ikuti ketentuan pengumuman tentang siapa yang berwenang menerbitkan surat keterangan. Tiap tempat kerja umumnya menerbitkan suratnya sendiri, lalu surat-surat itu disatukan dalam kolom yang sama dengan urutan dari yang terbaru atau paling relevan.

Apakah daftar ini berlaku untuk semua jabatan PPPK? Kerangkanya berlaku umum, tetapi butir pengalaman dan sertifikat mengikuti jabatan masing-masing. Guru, tenaga kesehatan, dan teknis punya daftar bukti yang berbeda, jadi lengkapi kerangka ini dengan daftar di pengumuman jabatanmu.

Tandai checklistmu sampai tuntas

Tandai tiap butir sampai berstatus siap atau tidak diminta, simpan PDF final dalam folder berkategori, dan siapkan catatan riwayat kerja untuk DRH sejak sekarang. Checklist yang selesai membuat pendaftaran dan pemberkasan berjalan sebagai satu alur yang sambung.

Siapkan tiap PDF gabunganmu lewat Gabung PDF setelah semua butir berstatus siap dan sesuai pengumuman jabatan tahun berjalan.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 20 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.

  • Peraturan Menteri PANRB Nomor 6 Tahun 2024 (JDIH BPK): Pasal 23 ayat 1 huruf h (sertifikasi keahlian yang masih berlaku), Pasal 24 huruf c dan e (pengalaman pelamar PPPK, ketentuannya ditetapkan Menteri), dan Pasal 50 (kecurangan membuat pelamar gugur).
  • FAQ SSCASN: seleksi CASN Sekolah Rakyat 2026 bagian PPPK Guru mencantumkan dokumen pendaftaran (surat lamaran, ijazah S-1 atau D-IV, transkrip, sertifikat pendidik, surat pernyataan, pas foto digital berlatar merah) dan surat izin tambahan bagi guru yang sedang bekerja.
  • Buku Panduan Pendaftaran SSCASN (versi 1.1): dokumen wajib unggah mengikuti ketentuan admin instansi per formasi, swafoto diambil langsung lewat kamera dengan liveness detection, dan dokumen harus terbaca jelas oleh verifikator.
  • Siaran pers BKN, 21 Januari 2025: pelamar yang lulus melakukan pemberkasan atau pengisian DRH lewat fitur DRH-SSCASN.
  • Berita BKN, 23 Januari 2024: seleksi CASN 2023 memasuki tahap pengisian DRH untuk formasi PPPK dan CPNS, dilanjutkan pengusulan nomor induk.