Cara Scan Ijazah Bolak Balik Menjadi PDF

Cara scan ijazah bolak balik menjadi PDF adalah memotret sisi depan dan sisi belakang ijazah sebagai dua gambar tajam lalu menyatukannya berurutan menjadi satu PDF A4 lewat Foto ke PDF. Sisi depan memuat nama lulusan, nomor ijazah, program studi, dan tanggal kelulusan, sedangkan sisi belakang sering memuat daftar nilai, pengesahan, atau stempel. Kedua sisi perlu terbaca jelas karena berkas yang tidak terbaca menjadi tanggung jawab peserta, dan nama serta data pendidikan harus sesuai dengan data pendaftaran.

Ijazah berukuran lebih besar dari KTP dan sering disimpan dalam map plastik, sehingga tantangannya berbeda. Pantulan plastik, lipatan kertas, dan stempel yang menutupi teks menjadi masalah yang paling sering muncul. Keluarkan ijazah dari map plastik bila memungkinkan, ratakan di meja lebar, dan ambil gambar dari jarak yang cukup agar seluruh lembar masuk bingkai. Periksa hasil pada perbesaran penuh sebelum menggabung, karena huruf kecil pada nomor dan nama tidak boleh dibaca dengan menebak.

Di SSCASN, ijazah muncul di tiga tempat. Saat membuat akun, Anda mengetik data ijazah: nama tanpa gelar, tanggal lahir, dan kabupaten atau kota lahir sesuai ijazah. Di profil, Riwayat Pendidikan memuat ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat akreditasi bila ada. Di tab Dokumen formasi, berkas ijazah diunggah bila admin instansi memintanya, dengan nama jenis dokumen seperti "Ijazah Asli" pada contoh panduan. Kata "asli" di sana adalah nama jenis dokumen di portal, bukan perintah legalisasi. Apakah instansi meminta legalisasi atau ketentuan tambahan, itu tertulis di pengumuman instansi.

Kapan pindaian dua sisi dipakai

Pindaian dua sisi dipakai ketika ijazah Anda memiliki informasi di kedua sisi atau ketika pengumuman meminta hasil pindaian secara utuh. Ijazah model tertentu mencetak transkrip ringkas atau pengesahan di sisi belakang, dan bagian itu ikut diverifikasi. Jika sisi belakang ijazah Anda kosong dan keterangan kolom tidak merinci, tanyakan ke instansi atau Helpdesk BKN. Menyiapkan dua sisi adalah pilihan yang aman selama ukuran berkas masih di bawah batas, karena Anda dapat menunjukkan tidak ada yang disembunyikan. Simpan kedua gambar asli agar mudah dipakai ulang untuk format syarat yang berbeda.

Cara ini tidak dipakai ketika pengumuman hanya meminta sisi depan atau ketika ijazah sudah berbentuk PDF resmi dari kampus. Jangan memotret ulang PDF resmi lalu menggabungkannya lagi, karena rantai itu menurunkan kualitas tanpa menambah informasi. Jika instansi meminta ijazah dan transkrip dalam satu berkas, pindaian dua sisi ijazah saja belum cukup dan Anda perlu menyiapkan penggabungan sesuai urutan yang diminta.

Pendekatan foto lalu gabung cocok untuk ijazah kertas yang dipegang sendiri. Pendekatan ini tidak cocok bila ijazah hilang, terbakar, atau rusak berat sampai nomor tidak terbaca. Untuk kondisi itu, foto ulang tidak memperbaiki apa pun. Minta surat keterangan pengganti sesuai prosedur kampus dan dinas terkait, lalu pindai dokumen pengganti yang sah dan masih berlaku.

Syarat dan batas yang perlu dicek dulu

Siapkan ijazah asli, meja lebar yang rata, dan alas netral yang kontras dengan warna kertas. Siapkan HP atau pemindai dengan lensa bersih, kain lembut untuk membersihkan debu, serta benda datar yang bersih untuk meratakan lipatan. Pastikan ruangan cukup terang dan baterai HP cukup untuk beberapa kali pengambilan. Keluarkan ijazah dari bingkai atau map plastik yang memantulkan cahaya bila memungkinkan.

Syarat dokumen, ukuran maksimal, format, jumlah e-materai, dan template surat berubah tiap tahun dan tiap instansi. Cek selalu Buku Petunjuk dan pengumuman instansi tahun berjalan di portal resmi (SSCASN BKN untuk CASN, pengumuman perusahaan atau portal program untuk rekrutmen BUMN). NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pemerintah.

NgeditPDF tidak bekerja sama dengan BKN, kampus, atau instansi lain, dan halaman ini bukan pengumuman resmi. Angka yang mengikat adalah yang tertulis di tab Dokumen formasi yang Anda lamar dan di pengumuman instansi tahun berjalan, bukan angka dari tangkapan layar lama. Jika kolom menyebut PDF, hasil foto harus dikonversi dulu menjadi PDF. Jika kolom menyebut batas ukuran tertentu, sesuaikan hasil akhir dengan batas itu. Panduan SSCASN juga menyebut ukuran minimal tiap berkas 80 KB, jadi jangan mengecilkan berkas sampai di bawah itu. Syarat tiap seleksi diumumkan instansi pada periodenya, jadi artikel ini tidak menyiratkan ada pendaftaran yang sedang dibuka.

Jangan mengubah isi pindaian dengan cara apa pun. Dilarang mengetik ulang nomor ijazah, memperbaiki nama yang salah eja, menebalkan stempel yang pudar, mengisi nilai yang kosong, atau menutup coretan dengan tempelan digital. Perbaikan yang dibolehkan hanya pada cara pengambilan gambar, misalnya mengulang foto dengan cahaya lebih baik atau meratakan lipatan kertas. Isi ijazah dibiarkan apa adanya. Bila ada kesalahan data pada ijazah fisik, urus perbaikan melalui kampus penerbit, bukan melalui suntingan gambar.

Menyiapkan lembar dan cahaya

Bentangkan ijazah di meja lebar sampai seluruh tepi rata. Ratakan lipatan dengan menekan perlahan memakai benda datar yang bersih, lalu singkirkan benda itu sebelum memotret. Jika kertas melengkung karena lama disimpan menggulung, beri waktu beberapa menit di bawah tumpukan buku bersih agar lebih datar. Jangan menyetrika atau membasahi kertas, karena perlakuan itu merusak dokumen.

Ambil gambar di dekat jendela pada siang hari atau di bawah dua sumber cahaya dari sisi berlawanan agar tidak ada bayangan tangan. Jangan memakai lampu kilat dari jarak dekat karena kilatan itu memutihkan area tengah dan menutupi nomor serta nama. Jika ijazah masih di dalam plastik dan tidak bisa dikeluarkan, miringkan beberapa derajat sampai pantulan hilang dari layar, lalu ambil gambarnya. Periksa apakah stempel dan tanda tangan masih terbaca setelah pantulan disingkirkan.

Bersihkan lensa kamera, matikan filter kecantikan dan filter warna, dan aktifkan garis bantu bingkai bila tersedia. Filter penghalus membuat huruf kecil pada nomor ijazah menyatu dan sulit dibaca. Pastikan seluruh lembar masuk bingkai dengan sedikit ruang di keempat sisinya. Ruang itu menjaga tepi tidak terpotong saat gambar diubah menjadi halaman A4.

Langkah memindai sisi depan

Posisikan sisi depan menghadap ke atas dengan orientasi tegak bila ijazah berbentuk potret. Mundur secukupnya sampai seluruh lembar masuk bingkai, lalu ketuk layar pada bagian nama atau nomor ijazah untuk mengunci fokus. Tunggu sampai gambar tajam, tahan HP stabil, lalu ambil gambarnya. Jangan terburu buru menekan tombol sebelum fokus terkunci, karena keterlambatan sepersekian detik menentukan ketajaman huruf kecil.

Periksa hasil sisi depan pada perbesaran penuh. Baca nomor ijazah digit per digit, baca nama lengkap huruf per huruf, lalu baca program studi, tanggal kelulusan, dan nama penandatangan. Pastikan stempel tidak menutupi nomor dan tanda tangan terlihat. Jika satu angka meragukan, geser sudut cahaya lalu ambil ulang. Simpan gambar yang tajam dengan nama yang jelas, misalnya ijazah-depan.jpg.

Jangan memotong gambar mepet ke tepi kertas. Potongan mepet membuat tepi hilang saat konversi dan memberi kesan berkas tidak lengkap. Biarkan sedikit latar di sekeliling lembar. Jika gambar miring, ambil ulang dengan posisi lebih sejajar daripada memutar hasil digital berkali kali sampai detailnya pecah.

Langkah memindai sisi belakang

Balik ijazah dengan hati hati dan letakkan sisi belakang di posisi serta pencahayaan yang sama. Sisi belakang pada sebagian ijazah memuat pengesahan, legalisasi, atau daftar nilai singkat, sehingga perlakukan dengan ketelitian yang sama seperti sisi depan. Jauhkan jari dari area teks, tahan kertas pada sudut yang kosong bila perlu. Ambil gambar dengan jarak yang sama agar kedua halaman terlihat seragam.

Periksa hasil sisi belakang baris per baris. Baca tabel nilai bila ada, baca stempel legalisasi, dan pastikan paraf serta tanggalnya terbaca. Jika sisi belakang kosong, tetap sertakan sebagai halaman kedua bila instansi meminta utuh, karena halaman itu menjadi bukti tidak ada informasi yang disembunyikan. Simpan sebagai ijazah-belakang.jpg. Bandingkan orientasi kedua gambar, keduanya sebaiknya sama sama tegak dengan proporsi mirip agar pembaca tidak perlu memutar layar.

Jika sisi belakang berisi tempelan legalisasi yang tebal atau berlapis, pastikan tidak ada bagian terlipat yang menutupi teks. Buka lipatan perlahan, ratakan, lalu foto ulang. Jangan menekan terlalu keras sampai kertas robek. Bila legalisasi memakai stiker hologram yang memantulkan cahaya, ubah sudut beberapa derajat sampai teks di bawahnya terbaca, lalu ambil gambarnya.

Menggabungkan dua gambar menjadi satu PDF

Buka Foto ke PDF di peramban HP atau komputer. Layanan ini menerima JPG, PNG, dan WebP sampai 20 gambar dalam satu proses dan menatanya menjadi PDF A4 berukuran 210 x 297 mm dengan margin 20 mm. Gambar berlatar transparan tampil dengan latar putih pada hasil akhir. Untuk keperluan ini Anda hanya memakai dua gambar, sehingga prosesnya cepat.

Unggah gambar depan dulu lalu gambar belakang agar urutannya benar sejak awal. Periksa daftar pratinjau dan pastikan ijazah-depan di posisi pertama dan ijazah-belakang di posisi kedua. Urutan ini mengikuti cara membaca dokumen dari identitas kelulusan ke pengesahan. Jika urutannya terbalik, perbaiki di pratinjau sebelum diproses. Jangan memasukkan halaman yang sama dua kali.

Jalankan proses dan unduh hasilnya. Buka PDF lalu telusuri halaman satu dan halaman dua tanpa melompat. Periksa ketajaman nomor dan nama setelah konversi, pastikan tepi lembar utuh, dan pastikan tidak ada halaman kosong tambahan. Ganti nama berkas sesuai pola pengumuman atau pola yang mudah dikenali, misalnya NAMA-IJAZAH.pdf. Simpan gambar asli dan PDF di folder yang sama.

Hitung kebutuhan proses dengan kuota akun Anda sebelum menggabung. Paket tanpa akun memberi 20 pemrosesan per hari dengan batas 5 MB per gambar dan 10 berkas per proses, akun gratis memberi 30 pemrosesan per hari dengan 5 MB per gambar dan 20 berkas per proses, dan paket berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah dengan 20 MB per gambar dan 20 berkas per proses. Selengkapnya ada di halaman harga. Selama berjalan, berkas tidak disimpan permanen karena isinya hanya lewat di memori sebelum hasilnya dikirim ke peramban.

Pemeriksaan akhir sebelum unggah

Buka PDF di layar HP dan di layar komputer bila memungkinkan. Baca nomor ijazah dari PDF pada perbesaran penuh, bukan dari foto asli. Jika seluruh digit terbaca tanpa menebak, kriteria utama lolos. Lanjutkan membaca nama, program studi, dan tanggal kelulusan. Periksa stempel dan tanda tangan, pastikan keduanya terlihat walaupun tidak perlu dibaca kata per kata. Jika ada bagian buram, ulangi pengambilan gambar dari awal.

Cocokkan format dan ukuran berkas dengan tab Dokumen formasi. Bila kolom meminta PDF, ekstensinya harus PDF dan ukurannya harus di bawah batas yang tertulis di sana. Sebagai contoh, FAQ SSCASN untuk Seleksi Sekolah Kedinasan 2026 mencantumkan Ijazah maksimal 700 KB (PDF), dan angka itu berlaku untuk event tersebut saja. Bila PDF ijazah kebesaran, susutkan lewat Kompres PDF yang memangkas resolusi gambar berlebih sedangkan teks vektor tetap tajam, dan angka sebelum serta sesudahnya tampil setelah proses. Jangan menyusutkan sampai di bawah ukuran minimal 80 KB. Jangan mengganti ekstensi manual dari jpg menjadi pdf karena langkah itu tidak mengubah isi format.

Samakan ejaan nama dan nomor dengan transkrip serta data pendaftaran. Perbedaan ejaan karena singkatan gelar atau perubahan nama memerlukan dokumen pendukung sesuai ketentuan instansi, bukan suntingan pada gambar. Penjelasan umum tentang dokumen ada di Panduan Dokumen dan Administrasi, dan panduan memindai ijazah secara umum ada di Scan Ijazah. Berkas yang sudah diunggah masih bisa diunggah ulang sebelum Anda menekan Resume, tetapi penggantian dokumen setelah Resume diakhiri tidak bisa dilakukan. Simpan salinan PDF di dua tempat agar tidak hilang saat hari pendaftaran.

Cara lain bila tidak cocok

Jika pengumuman hanya meminta sisi depan, buat PDF satu halaman dari gambar depan saja dengan langkah yang sama. Jangan menambah halaman belakang atas inisiatif sendiri bila syaratnya satu halaman. Jika instansi meminta ijazah dan transkrip digabung dalam satu berkas, siapkan tiap dokumen sebagai PDF dulu lalu satukan memakai Gabung PDF sesuai urutan yang diminta.

Jika foto HP selalu melengkung atau berbayang karena lembar terlalu besar, pinjam pemindai datar ukuran folio bila tersedia. Pemindai memberi geometri lurus dan cahaya merata tanpa usaha tambahan. Jika ijazah sudah berupa PDF resmi kampus, pakai berkas itu apa adanya dan jangan memotret ulang. Keterangan perlakuan berkas selama pemrosesan ada di kebijakan privasi.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah sisi belakang ijazah wajib diunggah? Tergantung isi ijazah dan keterangan kolom serta pengumuman instansi tahun berjalan. Jika sisi belakang memuat pengesahan, legalisasi, atau nilai, sertakan agar tidak ada bagian yang tertinggal. Jika sisi belakang kosong dan keterangan tidak merinci, tanyakan ke instansi atau Helpdesk BKN, atau siapkan dua sisi selama ukuran berkas masih di bawah batas. Jangan mengunggah halaman belakang yang buram hanya agar terlihat lengkap.

Bagaimana bila ijazah berukuran besar melebihi meja foto? Cari permukaan yang lebih lebar, misalnya meja makan yang bersih dan rata. Mundur secukupnya sampai seluruh lembar masuk bingkai dengan sedikit ruang di sisinya. Jangan memotret setengah lembar lalu menyambungnya secara digital, karena sambungan itu menggeser nomor dan garis tabel. Satu lembar difoto dalam satu jepretan.

Bagaimana bila stempel menutupi nomor ijazah? Coba ubah sudut cahaya agar tinta stempel dan tinta nomor terlihat berbeda, lalu ambil ulang. Jangan menghapus stempel secara digital atau mengetik ulang nomor yang tertutup. Jika nomor memang tidak terbaca pada fisiknya, minta klarifikasi atau legalisasi ulang ke kampus penerbit sesuai prosedurnya.

Bolehkah memotret ijazah yang masih di dalam bingkai kaca? Sebaiknya keluarkan dulu. Kaca menimbulkan pantulan ganda yang sulit dihilangkan dan sering menutupi teks di tengah lembar. Jika tidak bisa dikeluarkan, matikan lampu kilat, redupkan lampu ruangan yang memantul, dan miringkan beberapa derajat sampai pantulan hilang. Periksa hasilnya pada perbesaran penuh sebelum menggabung.

Bagaimana bila nama di ijazah berbeda dengan KTP? Jangan menyunting gambar ijazah agar sama dengan KTP. Siapkan dokumen pendukung perubahan nama atau surat keterangan sesuai ketentuan instansi tahun berjalan. Perbedaan ejaan diselesaikan lewat dokumen resmi, bukan lewat suntingan gambar. Simpan dokumen pendukung itu bersama PDF ijazah dalam satu folder.

Unduh dan periksa sebelum dikirim

Foto kedua sisi ijazah sampai nomor dan nama terbaca jelas lalu satukan berurutan lewat Foto ke PDF dan baca ulang PDF sebelum diunggah.

Arsipkan gambar depan belakang ijazah bersama PDF final di satu folder ijazah, lalu cadangkan folder itu agar siap dibuka lagi saat pemberkasan.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.

• Buku Panduan Pendaftaran SSCASN (versi 1.1): Data ijazah diketik saat membuat akun, Riwayat Pendidikan memuat ijazah dan transkrip nilai, dan tab Dokumen mengikuti ketentuan admin instansi dengan contoh jenis dokumen "Ijazah Asli".
• FAQ SSCASN: Untuk Seleksi Sekolah Kedinasan 2026, Ijazah maksimal 700 KB (PDF), berkas yang melebihi batas ditolak otomatis, dan angka itu tidak berlaku untuk semua seleksi.