Tanda tangan pada PDF dipasang lewat Tanda Tangan PDF. Unggah dokumennya, unggah gambar tanda tangan Anda, lalu geser tanda tangannya di pratinjau sampai posisinya pas. Lebarnya diatur dengan penggeser, dan tingginya mengikuti rasio gambar supaya tanda tangan tidak gepeng. Hasilnya berkas PDF dengan tanda tangan menempel di halaman.
Satu hal yang perlu dipahami sejak awal: yang ditempelkan tool ini adalah gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk banyak keperluan sehari-hari, dokumen bertanda tangan gambar sudah diterima. Untuk dokumen yang mensyaratkan tanda tangan yang bisa diverifikasi sistem lain, yang dibutuhkan adalah penyedia tanda tangan elektronik tersertifikasi, dan itu di luar cakupan layanan ini. Mengetahui bedanya sebelum memproses dokumen menyelamatkan Anda dari pengiriman ulang.
Gambar tanda tangan paling rapi datang dari PNG berlatar tembus pandang. Kalau latarnya putih, tanda tangan akan menutupi teks di bawahnya dengan kotak putih. Kalau latarnya tembus pandang, tanda tangan menempel di atas teks tanpa mengganggu apa pun di belakangnya. Tool ini mempertahankan transparansi itu, jadi PNG tembus pandang tetap tembus pandang di hasil akhirnya.
Peta pekerjaan: satu tool dan pekerjaan di sekitarnya
Tanda Tangan PDF adalah tool utama kelompok ini. Ia menerima dua berkas: PDF yang akan ditandatangani, dan gambar tanda tangan. Posisi tanda tangan digeser langsung di pratinjau, dan lebarnya diatur dengan penggeser di panel. Satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman. Untuk halaman lain, ulangi prosesnya.
Pekerjaan di sekitarnya memakai beberapa tool lain. Kalau yang dibutuhkan bukan tanda tangan gambar melainkan cap resmi bertulisan seperti DISETUJUI atau LUNAS, tool yang tepat adalah Stempel PDF. Kalau dokumen yang akan ditandatangani masih terkunci, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, baru tempel tanda tangannya. Kalau tanda tangan yang salah perlu dihapus, tutup areanya lewat Tutup Area PDF, atau kalau dokumennya hasil pindai dan tanda tangannya menyatu dengan gambar, perbaikannya memerlukan editor.
Urutan pengerjaan yang benar dimulai dari isi, bukan dari tanda tangan. Selesaikan dulu seluruh perubahan isi, susunan halaman, dan penomoran. Tanda tangan dipasang mendekati akhir, setelah semua yang lain final. Alasannya sederhana: tanda tangan menempel pada posisi tertentu di halaman, dan kalau halaman setelahnya berubah, posisi itu bisa bergeser atau tanda tangannya harus dipasang ulang.
Konsep dasar sebelum menempelkan tanda tangan
Tanda tangan gambar dan tanda tangan elektronik adalah dua hal yang berbeda, meski namanya mirip. Tanda tangan gambar adalah gambar yang ditempelkan ke halaman, sama seperti menempel stiker. Ia tidak membawa informasi kriptografis apa pun, dan tidak bisa dibuktikan keasliannya secara otomatis. Tanda tangan elektronik tersertifikasi dibuat dengan sertifikat digital, dan keasliannya bisa diverifikasi sistem lain. Yang pertama cukup untuk banyak keperluan; yang kedua diperlukan untuk dokumen yang mensyaratkannya.
Cara membuat gambar tanda tangan ada beberapa. Yang paling sederhana adalah memotret tanda tangan di kertas putih dengan latar terang, lalu memotretnya tegak lurus supaya tidak miring. Cara lain adalah memindai tanda tangan, atau menggambar ulang di aplikasi gambar lalu menyimpannya sebagai PNG. Apa pun caranya, hasilnya akan lebih rapi kalau latarnya dibersihkan menjadi tembus pandang atau putih bersih, dan tanda tangannya mengisi sebagian besar bidang gambar.
Ukuran gambar menentukan kerapian hasil. Gambar tanda tangan yang besar bisa diperkecil, tetapi gambar yang kecil akan terlihat pecah kalau diperbesar. Simpan gambar pada ukuran yang cukup besar, lalu atur lebarnya di tool. Lebar 40 sampai 60 milimeter biasanya pas untuk tanda tangan di dokumen resmi. Tinggi mengikuti rasio gambar aslinya, jadi tanda tangan tetap proporsional berapa pun lebarnya.
Transparansi adalah alasan PNG lebih disukai daripada JPG untuk tanda tangan. JPG tidak mendukung latar tembus pandang, jadi tanda tangan dari JPG selalu membawa latar, biasanya putih. Di atas teks, latar putih itu menutupi tulisan di bawahnya. PNG bisa menyimpan saldo transparansi per piksel, dan tool ini menuliskannya ke berkas hasil lewat saldo transparansi PDF, sehingga hanya goresan tanda tangan yang terlihat.
Alur kerja untuk tiga skenario nyata
Skenario pertama: menandatangani kontrak kerja yang akan dikirim lewat surel. Buat gambar tanda tangan dari foto di kertas putih, lalu bersihkan latarnya menjadi tembus pandang. Buka Tanda Tangan PDF, unggah kontraknya, lalu unggah gambar tanda tangannya. Geser tanda tangan ke kolom tanda tangan di halaman terakhir, dan atur lebarnya supaya proporsional. Unduh hasilnya, lalu buka kembali untuk memastikan tanda tangannya ada di posisi yang benar dan tidak menutupi teks.
Skenario kedua: menandatangani surat perjanjian yang halamannya lebih dari satu. Satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman, jadi kalau tanda tangan diperlukan di tiap halaman, ulangi prosesnya untuk setiap halaman. Untuk tanda tangan di halaman terakhir saja, satu kali proses sudah cukup. Kalau dokumennya juga memerlukan cap perusahaan di samping tanda tangan, tempel tanda tangannya lebih dulu lewat tool ini, lalu tambahkan capnya lewat Stempel PDF.
Skenario ketiga: menandatangani dokumen yang masih terkunci. Buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar. Setelah terbuka, tempel tanda tangannya. Kalau dokumennya perlu dikunci lagi setelah ditandatangani supaya tidak bisa diubah, kunci hasil akhirnya lewat Proteksi PDF, dan pertimbangkan membuka izin cetak sambil menutup izin ubah.
Kesalahan umum di kelompok ini
Memakai JPG berlatar putih di atas teks. Tanda tangan JPG membawa latar putih, dan latar itu menutupi teks di bawahnya. Kalau tanda tangannya akan diletakkan di area kosong, latar putih tidak masalah. Kalau akan diletakkan di atas teks atau garis, pakai PNG tembus pandang. Membersihkan latar JPG menjadi tembus pandang memerlukan aplikasi gambar, dan hasilnya lebih rapi dikerjakan sebelum diunggah.
Menempelkan tanda tangan sebelum isi dokumen final. Kalau ada angka yang perlu diperbaiki setelah tanda tangan terpasang, tanda tangannya ikut terpengaruh. Selesaikan seluruh isi dan susunan halaman, baru pasang tanda tangan di akhir. Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan di beberapa halaman, periksa dulu halaman mana saja yang memerlukannya supaya tidak ada yang terlewat.
Menganggap tanda tangan gambar sama dengan tanda tangan tersertifikasi. Tanda tangan gambar tidak bisa diverifikasi sistem lain, dan tidak membawa bukti keaslian kriptografis. Kalau instansi mensyaratkan tanda tangan elektronik tersertifikasi, tanda tangan gambar tidak akan diterima. Periksa syaratnya sebelum memproses, bukan setelah dokumen dikirim.
Mengirim gambar tanda tangan ke orang lain. File gambar tanda tangan bisa dipakai ulang oleh siapa pun yang memegangnya. Simpan gambarnya di tempat yang aman, dan kalau tanda tangan sudah tidak diperlukan lagi, hapus salinannya. Untuk dokumen yang sangat sensitif, pertimbangkan memakai tanda tangan tersertifikasi yang tidak bisa dipakai ulang begitu saja.
Memperbesar gambar tanda tangan yang kecil. Gambar yang diperbesar akan terlihat pecah dan tidak profesional. Simpan gambar pada ukuran yang cukup besar sejak awal, lalu kecilkan di tool. Kamera ponsel dengan pencahayaan terang sudah cukup untuk membuat gambar tanda tangan yang tajam.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen yang memerlukan tanda tangan tersertifikasi tidak diselesaikan di sini. Tanda tangan elektronik tersertifikasi diterbitkan penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), dan tanda tangan itu membawa sertifikat yang bisa diverifikasi. Kalau instansi mensyaratkan jenis tanda tangan itu, gunakan penyedia yang sesuai.
Dokumen yang memerlukan tanda tangan basah juga tidak diselesaikan di sini. Beberapa instansi mensyaratkan tanda tangan asli di atas kertas, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya. Cetak dokumennya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya.
Dokumen yang memuat data pribadi lengkap sebaiknya ditandatangani dengan aplikasi desktop di komputer sendiri. Dokumen kepegawaian, berkas keuangan, dan kontrak rahasia biasanya memuat data yang tidak boleh keluar dari jaringan kantor. Untuk berkas seperti ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung.
Cara memeriksa hasil sebelum dikirim
Periksa empat hal setelah tanda tangan terpasang. Pertama, tanda tangannya berada di posisi yang benar dan tidak menutupi teks penting. Kedua, latarnya tembus pandang atau setidaknya tidak menutupi tulisan di bawahnya. Ketiga, ukurannya proporsional dengan kolom tanda tangan, tidak terlalu besar sampai keluar kotak dan tidak terlalu kecil sampai sulit dibaca. Keempat, dokumennya masih bisa dibuka di pembaca PDF lain tanpa peringatan.
Kalau dokumen akan dicetak, periksa juga di pratinjau cetak. Tanda tangan berwarna gelap akan tercetak jelas, tetapi tanda tangan berwarna terang atau tipis bisa hilang saat dicetak hitam putih. Untuk dokumen yang akan dicetak, gunakan tanda tangan bergaris tegas. Untuk dokumen yang hanya dibaca di layar, tanda tangan berwarna apa pun tetap terlihat.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tanda tangan gambar ini sah secara hukum? Tanda tangan gambar banyak diterima untuk keperluan sehari-hari, dan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik mengakui tanda tangan elektronik secara umum. Namun keabsahan untuk kasus tertentu bergantung pada syarat instansi dan jenis dokumennya. Tool ini menempelkan gambar tanda tangan, bukan membubuhkan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk dokumen yang mensyaratkan yang kedua, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE.
Format gambar apa yang paling baik untuk tanda tangan? PNG dengan latar tembus pandang. PNG menyimpan saldo transparansi per piksel, dan tool ini mempertahankannya, sehingga hanya goresan tanda tangan yang terlihat. JPG juga bisa, tetapi latarnya selalu ikut terbawa dan akan menutupi teks di bawahnya. GIF, BMP, dan WebP juga diterima, meski PNG tembus pandang tetap yang paling rapi.
Bisakah tanda tangan dipasang di beberapa halaman sekaligus? Satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman. Untuk halaman lain, ulangi prosesnya. Kalau tanda tangan diperlukan di tiap halaman dokumen, prosesnya diulang sebanyak jumlah halaman. Untuk dokumen yang memerlukan inisial di tiap halaman, inisial bisa dibuat sebagai gambar terpisah dan ditempelkan dengan cara yang sama.
Apakah tanda tangan bisa digeser setelah berkas diunduh? Tanda tangan menempel ke halaman sebagai gambar, jadi ia tidak bisa digeser seperti kolom isian. Ia menjadi bagian dari tampilan halaman. Kalau posisinya salah, prosesnya diulang dari berkas asli. Karena itu periksa posisinya di pratinjau sebelum mengunduh, dan simpan berkas asli tanpa tanda tangan untuk berjaga-jaga.
Apakah berkas saya disimpan di server? Untuk kelompok tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Yang dicatat hanya hal teknis seperti ukuran berkas, waktu proses, dan jenis tool, tanpa isi dokumen. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Mulai dari dokumen yang ingin ditandatangani
Kalau Anda sudah punya gambar tanda tangan, buka Tanda Tangan PDF, unggah dokumennya, lalu unggah gambar tanda tangannya. Geser tanda tangan ke posisi yang pas, atur lebarnya, dan unduh hasilnya. Kalau dokumennya masih terkunci, mulai dari Buka Kunci PDF. Pekerjaan lain yang berkaitan dengan tampilan dan penanda dokumen dijelaskan di Panduan Mengedit PDF: Isi, Tampilan, dan Penanda.