Menandatangani dokumen online berarti mengunggah berkas PDF ke peramban, menempelkan gambar tanda tangan pada halaman, lalu mengunduh hasilnya. Di layanan ini seluruh proses berjalan lewat Tanda Tangan PDF: dua berkas diunggah sekaligus, satu PDF dan satu gambar tanda tangan, posisinya digeser di pratinjau, dan lebarnya diatur dengan penggeser. Tidak ada aplikasi yang perlu dipasang, dan berkasnya tidak perlu dicetak.
Kalimat itu perlu dilanjutkan dengan satu catatan yang jujur. Yang ditempelkan tool ini adalah gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk banyak keperluan, dokumen bertanda tangan gambar sudah diterima. Untuk dokumen yang mensyaratkan tanda tangan yang bisa diverifikasi sistem lain, yang dibutuhkan adalah penyedia sertifikat digital, dan itu di luar cakupan layanan ini. Mengetahui bedanya sebelum memproses dokumen lebih berguna daripada mengetahui setelah dokumen dikembalikan.
Dua arti "online" yang perlu dibedakan
Istilah menandatangani dokumen online dipakai untuk beberapa hal yang berbeda, dan mencampurnya membuat harapan tidak sesuai hasil. Arti pertama adalah menempelkan gambar tanda tangan ke halaman PDF. Inilah yang dikerjakan tool di sini, dan hasilnya adalah berkas PDF dengan tanda tangan menempel di posisi tertentu.
Arti kedua adalah menandatangani lewat platform tanda tangan elektronik tersertifikasi. Platform seperti itu menerbitkan sertifikat digital, mencatat jejak waktu, dan menyediakan verifikasi. Tanda tangan yang dihasilkan membawa bukti kriptografis, dan keasliannya bisa diperiksa sistem lain. Ini jenis yang diperlukan untuk dokumen yang harus tahan sengketa atau diverifikasi pihak ketiga.
Arti ketiga adalah memindai dokumen yang sudah ditandatangani basah, lalu mengirimkan hasilnya. Ini bukan menandatangani secara online, melainkan memindahkan tanda tangan asli ke bentuk digital. Ketiganya berbeda, dan memilih yang salah membuat pekerjaan harus diulang.
Apa yang dibutuhkan sebelum mulai
Ada dua bahan yang harus siap. Bahan pertama adalah dokumen PDF yang akan ditandatangani. Pastikan isinya sudah final, karena setiap perubahan setelah tanda tangan terpasang menuntut proses ulang. Bahan kedua adalah gambar tanda tangan. Format yang diterima adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP, dengan ukuran maksimal 25 MB.
Untuk gambar tanda tangan, PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi. Transparansinya dipertahankan tool, sehingga tanda tangan menempel di atas teks tanpa kotak putih. JPG berlatar putih akan menutupi apa pun di bawahnya, jadi kalau tanda tangan diletakkan di area kosong, latar putih itu tidak masalah. Cara menyiapkan gambarnya dibahas di Cara Membuat Tanda Tangan dari Foto dan Cara Membuat Tanda Tangan Transparan.
Langkah menandatangani dokumen online
- Selesaikan seluruh isi dokumen, termasuk susunan halaman dan penomoran. Tanda tangan dipasang mendekati akhir.
- Siapkan gambar tanda tangan, dan simpan salinan berkas asli yang belum ditandatangani.
- Buka Tanda Tangan PDF di peramban.
- Unggah berkas PDF dan gambar tanda tangannya.
- Geser tanda tangan di pratinjau sampai posisinya pas dengan kolom tanda tangan.
- Atur lebar tanda tangan dengan penggeser. Rentangnya 15 sampai 90 mm, dengan bawaan 45 mm, dan tingginya mengikuti rasio gambar supaya tidak gepeng.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
- Buka kembali hasil unduhan, dan periksa posisi tanda tangan serta sekitarnya.
Langkah kedelapan sering dilewati, padahal penting. Membuka ulang berkas hasil memastikan tanda tangannya benar-benar menempel, tidak menutupi teks, dan dokumennya masih bisa dibuka di pembaca PDF lain tanpa peringatan.
Satu halaman per proses
Perlu diketahui sejak awal bahwa satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman. Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan di beberapa halaman, prosesnya diulang untuk setiap halaman, memakai berkas hasil sebagai masukan berikutnya. Untuk dokumen yang tanda tangannya hanya di halaman terakhir, satu kali proses sudah cukup.
Keterbatasan ini juga menentukan urutan kerja. Kalau dokumen akan ditandatangani beberapa pihak, kumpulkan dulu semua tanda tangan pada salinan yang sama, lalu proses setiap halaman yang perlu. Mengunci dokumen sebelum semua tanda tangan terkumpul membuat pihak lain tidak bisa menambahkan tanda tangannya, karena halaman yang terkunci tidak bisa disunting lagi.
Kapan cara ini tidak dipakai
Ada tiga situasi di mana menandatangani dokumen secara online dengan gambar bukan pilihan yang tepat. Situasi pertama adalah dokumen yang mensyaratkan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Tanda tangan gambar tidak membawa sertifikat, jadi tidak bisa diverifikasi otomatis. Untuk keperluan itu, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik.
Situasi kedua adalah dokumen yang mensyaratkan tanda tangan basah. Beberapa instansi memang meminta tanda tangan asli di atas kertas, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya. Cetak dokumennya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya.
Situasi ketiga adalah dokumen yang tidak boleh meninggalkan jaringan kantor. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Untuk dokumen kepegawaian, berkas keuangan, atau kontrak rahasia, aplikasi desktop di komputer sendiri lebih tepat. Keterangan lengkap soal data ada di kebijakan privasi.
Kapan gambar tanda tangan sudah cukup
Tanda tangan gambar cukup untuk dokumen yang peredarannya terbatas dan penerimanya sudah saling mengenal. Surat izin internal, persetujuan cuti, berita acara rapat, dan salinan perjanjian antar rekan kerja biasanya masuk kategori ini. Penerima mengenali bentuk tanda tangannya, dan tidak ada sistem yang perlu memverifikasinya.
Tanda tangan gambar juga cukup ketika yang diminta hanya bukti persetujuan visual. Formulir internal yang beredar lewat surel, misalnya, sering hanya memerlukan tanda tangan sebagai penanda bahwa bagian yang bersangkutan sudah menyetujui isinya. Untuk keperluan seperti itu, menempelkan gambar tanda tangan di posisi yang benar sudah memenuhi maksudnya.
Yang perlu dihindari adalah menganggap tanda tangan gambar sama kuat dengan tanda tangan tersertifikasi. Keduanya berbeda, dan perbedaan itu bukan soal tampilan, melainkan soal bukti yang dibawa. Tanda tangan gambar tidak membawa bukti keaslian kriptografis, sedangkan tanda tangan tersertifikasi membawanya.
Memeriksa hasil sebelum dikirim
Periksa empat hal setelah tanda tangan terpasang. Pertama, posisinya benar dan tidak menutupi teks penting. Kedua, latarnya tembus pandang atau setidaknya tidak menutupi tulisan di bawahnya. Ketiga, ukurannya proporsional dengan kolom tanda tangan. Keempat, dokumennya masih bisa dibuka di pembaca PDF lain tanpa peringatan.
Kalau dokumen akan dicetak, periksa juga di pratinjau cetak. Tanda tangan berwarna gelap akan tercetak jelas, tetapi tanda tangan berwarna terang atau tipis bisa hilang saat dicetak hitam putih. Untuk dokumen yang akan dicetak, gunakan tanda tangan bergaris tegas.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah saya perlu memasang aplikasi untuk menandatangani dokumen online? Tidak. Seluruh proses berjalan di peramban. Anda mengunggah berkas, mengatur posisi tanda tangan, lalu mengunduh hasilnya.
Apakah dokumen yang sudah ditandatangani bisa diubah lagi? Tanda tangan menempel sebagai gambar di halaman, jadi ia tidak bisa digeser seperti kolom isian. Kalau posisinya salah, prosesnya diulang dari berkas asli. Isi halaman yang tidak dikunci masih bisa disunting alat lain, jadi simpan salinan asli untuk berjaga-jaga.
Bisakah menandatangani banyak halaman sekaligus? Satu kali proses menangani satu halaman. Untuk halaman lain, ulangi prosesnya memakai berkas hasil.
Apakah tanda tangan gambar ini sah secara hukum? Tanda tangan gambar banyak diterima untuk keperluan sehari-hari, dan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik mengakui tanda tangan elektronik secara umum. Keabsahan untuk kasus tertentu bergantung pada syarat instansi dan jenis dokumennya. Untuk keperluan resmi, verifikasi aturannya ke sumber resmi dan kebijakan instansi, jangan mengandalkan ringkasan di artikel ini.
Apakah meterai bisa ditempel dengan cara ini? Gambar meterai bisa ditempel seperti gambar lain, tetapi itu bukan e-Meterai resmi. Untuk meterai yang sah dan terverifikasi, gunakan sistem e-meterai resmi.
Mulai dari dokumen yang ingin ditandatangani
Kalau gambar tanda tangan sudah siap, buka Tanda Tangan PDF, unggah dokumen dan gambarnya, atur posisinya, lalu unduh hasilnya. Kalau dokumennya masih terkunci, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar. Gambaran seluruh kelompok tanda tangan ada di Tanda Tangan PDF: Menempelkan Gambar Tanda Tangan dan Batasnya, dan pekerjaan keamanan yang menyertainya ada di Keamanan PDF.