Membuat tanda tangan dari foto berarti memotret tanda tangan di atas kertas, lalu mengubah foto itu menjadi gambar digital yang siap ditempelkan ke halaman PDF. Hasilnya dipakai lewat Tanda Tangan PDF, yang menerima gambar PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP dengan ukuran maksimal 25 MB.
Foto yang baik menentukan hasil akhir. Foto yang miring, gelap, atau penuh bayangan akan menghasilkan tanda tangan yang terlihat berantakan setelah ditempel. Kabar baiknya, membuat foto yang layak tidak memerlukan kamera khusus. Kamera ponsel dengan pencahayaan yang cukup sudah memadai, asalkan tanda tangannya diambil tegak lurus dari atas.
Menyiapkan kertas dan menulis tanda tangan
Mulai dari kertas putih polos tanpa garis. Kertas bergaris atau bertekstur akan ikut terpotret dan menyulitkan pembersihan latar. Gunakan pena dengan tinta gelap, karena goresan tipis berwarna terang mudah hilang saat difoto dan sulit dibersihkan.
Tulis tanda tangan pada ukuran yang cukup besar, kira-kira memenuhi sepertiga tinggi kertas. Tanda tangan yang terlalu kecil akan tampak pecah ketika diperbesar. Tanda tangan yang cukup besar memberi ruang untuk diperkecil tanpa kehilangan ketajaman. Sebelum menulis, pastikan tidak ada bekas tulisan lain di sekitar area yang akan difoto.
Memotret dengan benar
Empat hal menentukan kualitas foto. Pertama, cahaya. Foto di tempat terang, sebaiknya dekat jendela pada siang hari, dan hindari bayangan tangan atau benda di atas kertas. Kedua, sudut. Arahkan kamera tegak lurus dari atas kertas, bukan dari samping, supaya tanda tangan tidak terlihat miring dan gepeng.
Ketiga, fokus. Ketuk layar ponsel pada tanda tangan supaya kamera memfokuskan diri ke sana. Keempat, jarak. Isi bidang foto dengan kertas, tetapi sisakan sedikit tepi supaya tanda tangan tidak terpotong. Setelah difoto, periksa hasilnya: kalau tanda tangannya buram atau sebagian gelap, ambil ulang lebih baik daripada memperbaiki foto yang sudah rusak.
Membersihkan latar menjadi putih atau tembus pandang
Foto yang baru diambil masih membawa latar kertas, termasuk bayangan dan warna kertas yang tidak persis putih. Latar ini perlu dibersihkan. Ada dua hasil yang bisa dituju: latar putih bersih, atau latar tembus pandang.
Untuk latar putih bersih, naikkan kontras dan kecerahan foto dengan aplikasi pengedit gambar sederhana, lalu ubah foto menjadi hitam putih. Latar akan mendekati putih, dan goresan tanda tangan tetap gelap. Cara ini cepat, tetapi latarnya tetap membawa warna putih, sehingga tanda tangan akan menutupi apa pun di bawahnya.
Untuk latar tembus pandang, hapus latar putih dari foto sehingga hanya goresan tanda tangan yang tersisa. Beberapa aplikasi pengedit gambar punya alat penghapus latar otomatis, dan sebagian aplikasi menggambar digital bisa melakukannya secara manual. Hasilnya adalah PNG dengan saldo transparansi, yang paling rapi untuk ditempel di atas teks. Langkah lengkapnya dibahas di Cara Membuat Tanda Tangan Transparan.
Menyimpan gambar dan menempelkannya
Simpan hasil akhir sebagai PNG. PNG menyimpan saldo transparansi per piksel, dan tool tanda tangan mempertahankannya. Kalau memilih latar putih bersih, JPG juga bisa dipakai, tetapi ingat bahwa latar putihnya akan menutupi isi di bawahnya. Simpan gambar pada ukuran yang cukup besar, karena gambar yang diperbesar akan terlihat pecah.
Setelah gambarnya siap, buka Tanda Tangan PDF. Unggah PDF dan gambar tanda tangannya, geser tanda tangan ke posisi yang tepat, dan atur lebarnya. Rentangnya 15 sampai 90 mm, dengan bawaan 45 mm, dan tinggi mengikuti rasio gambar sehingga tanda tangan tidak gepeng. Satu halaman diproses per proses, jadi untuk halaman lain prosesnya diulang.
Memilih ukuran dan resolusi foto
Ukuran foto menentukan seberapa tajam tanda tangan setelah ditempel. Foto yang diambil pada resolusi tinggi bisa diperkecil tanpa kehilangan ketajaman, sedangkan foto beresolusi rendah akan terlihat pecah ketika tanda tangan diperbesar. Ambil foto pada resolusi penuh kamera ponsel, lalu biarkan tool yang mengecilkannya.
Perhatikan juga lebar tanda tangan di foto. Tanda tangan yang mengisi sebagian besar bidang foto memberi ruang lebih besar untuk diatur di tool. Kalau tanda tangan hanya menempati sudut kecil foto, hasilnya kurang fleksibel saat lebar perlu disesuaikan. Isi bidang foto dengan tanda tangan, dengan sedikit tepi kosong di sekelilingnya.
Simpan foto asli terpisah dari versi yang sudah dibersihkan. Versi bersih dipakai untuk ditempel, sedangkan versi asli disimpan sebagai cadangan.
Memeriksa gambar sebelum diunggah
Sebelum mengunggah, periksa gambar pada ukuran penuh. Perhatikan tiga hal: apakah seluruh goresan tanda tangan terlihat utuh, apakah latarnya benar-benar bersih, dan apakah goresannya cukup tegas untuk dicetak.
Kalau gambar akan diletakkan di atas teks, periksa transparansinya. Buka gambar di aplikasi yang menampilkan latar kotak-kotak untuk menandai area tembus pandang. Kalau kotak-kotak itu terlihat menembus sekitar goresan, transparansinya ada. Kalau seluruh bidang tampak putih, latarnya belum tembus pandang.
Kapan membuat tanda tangan dari foto tidak tepat
Cara ini tidak dipakai kalau yang dibutuhkan adalah tanda tangan elektronik tersertifikasi. Tanda tangan dari foto adalah gambar, dan gambar tidak membawa sertifikat digital apa pun. Untuk keperluan yang menuntut verifikasi otomatis, diperlukan penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik.
Cara ini juga tidak dipakai kalau instansi mensyaratkan tanda tangan basah. Beberapa dokumen memang harus ditandatangani dengan tangan di atas kertas, dan permintaan itu tidak bisa digantikan gambar tanda tangan. Cetak dokumennya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya.
Terakhir, cara ini tidak dipakai untuk dokumen yang tidak boleh meninggalkan jaringan kantor. Pada tool ini berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Masalah yang sering terjadi pada tanda tangan dari foto
Latar foto ikut terlihat dan menutupi teks. Ini terjadi kalau latar tidak dibersihkan menjadi tembus pandang, atau kalau memakai JPG. Bersihkan latar sebelum diunggah, atau letakkan tanda tangan di area kosong.
Tanda tangan terlihat miring. Penyebabnya sudut pengambilan foto. Ambil ulang dengan kamera tegak lurus dari atas kertas.
Tanda tangan pecah saat diperbesar. Gambar aslinya terlalu kecil. Simpan gambar pada ukuran yang lebih besar sejak awal, lalu kecilkan di tool.
Goresan tipis hilang. Pena yang dipakai terlalu tipis, atau cahayanya terlalu terang sampai tinta memudar. Gunakan pena bertinta gelap dan cahaya yang cukup, bukan berlebihan.
Bayangan tangan muncul di foto. Posisi tubuh menghalangi cahaya. Ambil foto dari arah yang tidak membuat tangan membayangi kertas, atau minta bantuan orang lain.
Menjaga salinan gambar tanda tangan
File gambar tanda tangan bisa dipakai ulang oleh siapa pun yang memegangnya. Simpan gambarnya di tempat yang aman, dan jangan mengirimkannya ke orang yang tidak memerlukannya. Kalau tanda tangan itu sudah tidak dipakai lagi, hapus salinannya. Untuk dokumen yang sangat sensitif, pertimbangkan memakai tanda tangan tersertifikasi yang tidak bisa dipakai ulang begitu saja.
Simpan juga versi asli fotonya sebelum dibersihkan, kalau sewaktu-waktu perlu dibuat ulang dengan latar berbeda. Dengan begitu, Anda tidak perlu memotret tanda tangan lagi dari awal hanya karena ingin mengubah latarnya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah kamera ponsel cukup untuk memotret tanda tangan? Cukup, asalkan cahayanya terang dan kameranya diarahkan tegak lurus dari atas kertas. Kamera khusus tidak diperlukan.
Format apa yang paling baik untuk gambar tanda tangan? PNG dengan latar tembus pandang. PNG menyimpan saldo transparansi per piksel, dan tool mempertahankannya, sehingga hanya goresan tanda tangan yang terlihat.
Apakah foto tanda tangan perlu diedit dulu? Perlu, setidaknya untuk membersihkan latar. Foto mentah membawa latar kertas yang akan menutupi teks di bawah tanda tangan kalau tidak dibersihkan.
Bisakah tanda tangan dari foto dipakai berulang kali? Bisa. Simpan gambar PNG-nya, lalu unggah kembali setiap kali menandatangani dokumen lain. Karena itu, simpan gambarnya di tempat yang aman dan terbatas.
Apakah hasilnya bisa diverifikasi seperti tanda tangan digital? Tidak. Tanda tangan dari foto adalah gambar tanpa sertifikat digital, jadi tidak ada yang bisa diverifikasi secara otomatis. Verifikasi otomatis memerlukan tanda tangan tersertifikasi.
Mulai dari foto yang bersih
Potret tanda tangan di kertas putih dengan cahaya yang cukup, bersihkan latarnya, simpan sebagai PNG, lalu tempelkan lewat Tanda Tangan PDF. Kalau dokumen yang akan ditandatangani masih terkunci, buka dulu lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar. Gambaran seluruh kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF: Menempelkan Gambar Tanda Tangan dan Batasnya.