Menandatangani PDF di Windows cukup dikerjakan dari Edge atau Chrome, tanpa memasang program baru. Kunjungi Tanda Tangan PDF, unggah dokumen PDF dan gambar tanda tangan, geser tanda tangan di pratinjau, atur lebarnya, lalu unduh. Berkas hasilnya tersimpan di folder yang ditentukan peramban, umumnya Downloads. Seluruh prosesnya berjalan di dalam jendela peramban Windows.
Ada satu hal yang perlu dipahami lebih dulu. Tool ini menempelkan gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik bersertifikat. Gambar tersebut tidak menyimpan bukti keaslian kriptografis dan tidak dapat diperiksa sistem lain secara otomatis. Untuk urusan harian, banyak pihak menerima dokumen bertanda tangan gambar. Pihak yang mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi harus memakai penyedia jasa sertifikasi elektronik, di luar cakupan layanan ini.
Kebiasaan berkas yang khas Windows
Windows menyimpan berkas kerja di beberapa lokasi yang berbeda. Dokumen biasanya berada di folder Documents, hasil unduhan menumpuk di Downloads, dan berkas kerja kantor sering tersinkron di OneDrive. Sebelum mulai, pindahkan kedua berkas, dokumen dan gambar tanda tangan, ke satu folder yang sama supaya jendela pemilih tidak perlu dibolak-balik.
File Explorer menampilkan berkas berdasarkan jenis, tanggal, atau nama. Kalau berkas PDF tidak terlihat, periksa apakah tampilan sedang menyaring jenis berkas tertentu. Ketik ekstensi di kotak pencarian, misalnya .pdf atau .png, untuk mempersempit daftar.
Perlu diingat juga bahwa Windows menandai berkas yang diunduh dari internet. Penanda itu tidak menghalangi proses di peramban, tetapi bisa memunculkan peringatan saat berkas dibuka di aplikasi lain. Selama berkas berasal dari portal yang jelas, penanda itu bukan masalah.
Edge dan Chrome menyimpan unduhan di Downloads secara bawaan, dan keduanya menyediakan pengaturan untuk menanyakan lokasi penyimpanan setiap kali unduhan terjadi. Kalau Anda sering menandatangani dokumen untuk pekerjaan yang sama, mengaktifkan pertanyaan itu membantu menaruh hasil langsung di folder kerja, bukan menumpuknya di Downloads bersama unduhan lain.
Menyiapkan berkas di Windows
Dokumen PDF sebaiknya sudah final sebelum ditandatangani. Perubahan isi setelah tanda tangan menempel bisa menggeser posisi halaman dan membuat tanda tangan tidak lagi sejajar. Simpan salinan tanpa tanda tangan sebagai cadangan.
Gambar tanda tangan yang diterima berformat PNG, JPG, GIF, BMP, atau WebP, dengan batas 25 MB. PNG dengan latar tembus pandang adalah pilihan paling rapi, sebab latarnya dibiarkan transparan sehingga hanya goresan tanda tangan yang tampak di atas teks. JPG membawa latar putih yang menutupi tulisan di bawahnya.
Kalau belum punya gambar tanda tangan, tandatangani kertas putih dengan pena gelap, lalu pindai atau foto dengan ponsel. Pindahkan gambarnya ke komputer lewat kabel, surel, atau OneDrive. Alternatif lain adalah menggambar tanda tangan di aplikasi penyunting gambar di Windows dan menyimpannya sebagai PNG.
Langkah menandatangani di Windows
- Kumpulkan dokumen dan gambar tanda tangan dalam satu folder, lalu simpan salinan cadangan.
- Buka Edge atau Chrome, lalu kunjungi Tanda Tangan PDF.
- Klik area unggah dokumen, lalu pilih berkas PDF dari dialog File Explorer.
- Klik area unggah gambar, lalu pilih gambar tanda tangan dari folder yang sama.
- Geser tanda tangan di pratinjau dengan mouse sampai posisinya tepat.
- Atur lebar tanda tangan dengan penggeser sampai proporsional.
- Perbesar pratinjau untuk memeriksa tepi tanda tangan terhadap teks di sekitarnya.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya ke folder kerja.
- Buka kembali berkas hasil dan periksa posisinya sekali lagi.
Langkah pertama sering dianggap sepele, padahal menentukan kelancaran. Menyimpan kedua berkas di folder yang sama menghemat waktu dan mencegah salah pilih berkas dari daftar yang panjang.
Mengatur ukuran dan posisi dengan mouse
Lebar tanda tangan diatur dengan penggeser, berkisar 15 sampai 90 milimeter, dengan nilai bawaan 45 milimeter. Tinggi mengikuti rasio gambar aslinya, sehingga tanda tangan tetap proporsional berapa pun lebarnya. Untuk dokumen resmi, lebar 40 sampai 60 milimeter biasanya pas.
Mouse memberi kendali presisi untuk menggeser tanda tangan. Klik dan tahan tepat di atas tanda tangan, lalu geser perlahan. Bila posisinya hampir tepat tetapi masih kurang pas, geser sedikit demi sedikit. Menurunkan sensitivitas gerak kursor di pengaturan Windows juga membantu bila geserannya terasa terlalu cepat.
Perlu diketahui bahwa satu kali proses hanya memasang tanda tangan pada satu halaman. Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan di beberapa halaman, ulangi prosesnya. Penjelasan lengkapnya ada di Cara Menandatangani PDF Banyak Halaman.
Kalau dokumen masih terkunci atau hasil pindai
Berkas yang terkunci tidak bisa dibaca tool penempel tanda tangan sebelum kuncinya dibuka. Buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF memakai sandi yang benar. Sandi yang lupa tidak dapat dipulihkan, jadi mintalah bantuan pemilik dokumen bila sandinya tidak diketahui.
Dokumen hasil pindai tersimpan sebagai gambar dan biasanya agak miring. Tanda tangan yang ditempel di atas halaman miring akan ikut miring, jadi rapikan orientasinya lebih dulu lewat Putar PDF. Setelah halaman tegak, barulah tanda tangan ditempel supaya hasilnya rapi.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau dokumen mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi. Tanda tangan gambar tidak membawa sertifikat digital dan tidak bisa diverifikasi otomatis, sehingga instansi yang meminta verifikasi akan menolaknya. Untuk keperluan itu, gunakan penyedia jasa sertifikasi elektronik yang terdaftar sebagai PSrE. Syarat keabsahan tanda tangan elektronik untuk kasus tertentu bergantung pada aturan yang berlaku dan kebijakan instansinya, jadi periksa ketentuan terbaru sebelum mengirim.
Cara ini juga tidak dipakai kalau instansi meminta tanda tangan basah di atas kertas. Cetak dokumennya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya.
Untuk berkas yang tidak boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi desktop di komputer sendiri. Berkas di sini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau komputer dipakai bersama di kantor, jangan biarkan gambar tanda tangan tersimpan di folder yang bisa dibuka siapa saja.
Masalah yang sering terjadi di Windows
Berkas tidak terlihat di File Explorer. Periksa filter tampilan, atau ketik ekstensi berkas di kotak pencarian. Pastikan berkasnya tidak tersembunyi.
Muncul peringatan saat membuka berkas. Peringatan itu muncul karena berkas diunduh dari internet, bukan karena isinya. Periksa asal berkasnya, lalu lanjutkan bila sumbernya jelas.
Gambar tanda tangan tidak muncul di pratinjau. Pastikan formatnya didukung dan ukurannya di bawah 25 MB.
Tanda tangan menutupi teks. JPG berlatar putih menutupi apa pun di bawahnya. Gunakan PNG tembus pandang atau pindahkan tanda tangan ke area kosong.
Hasil tidak ditemukan di Downloads. Sebagian peramban menyimpan unduhan di subfolder tersendiri. Buka daftar unduhan peramban dan pilih opsi membuka lokasi berkasnya.
Tanda tangan hanya muncul di satu halaman. Satu proses menangani satu halaman. Ulangi prosesnya untuk halaman lainnya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah perlu memasang program tambahan di Windows? Tidak. Semuanya dikerjakan di peramban Edge atau Chrome.
Edge atau Chrome yang sebaiknya dipakai? Keduanya sama baiknya. Yang berbeda hanya tampilan daftar unduhan.
Bisakah berkas diambil langsung dari OneDrive? Bisa, asalkan folder OneDrive sudah tersinkron dan berkasnya tersedia di perangkat.
Bagaimana memastikan berkas hasil yang benar? Beri nama berkas hasil dengan keterangan dan tanggal, misalnya surat-perjanjian-ttd-2026-09.pdf, lalu pindahkan ke folder kerja tetap.
Apakah hasilnya sama bila dikerjakan di komputer lain? Tool yang dipakai sama dan hasilnya sama. Yang berbeda hanya lokasi berkas dan cara mengunduhnya.
Menutup dokumen dari Windows
Ambil dokumen dari File Explorer atau OneDrive, buka Tanda Tangan PDF di Edge atau Chrome, lalu tempelkan tanda tangannya dan periksa hasilnya. Bila halaman pindai masih miring, rapikan dulu lewat Putar PDF. Gambaran kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, dan topik dokumen secara umum dimulai dari Panduan PDF.