Tanda tangan dokumen Indonesia muncul dalam beberapa bentuk yang sering disebut dengan istilah yang sama. Di meja administrasi, orang masih banyak memakai tanda tangan basah di atas kertas. Di berkas digital, tanda tangan gambar yang ditempelkan ke halaman PDF semakin lazim. Di urusan yang menuntut pembuktian lebih kuat, tanda tangan elektronik bersertifikat mulai dipakai. Masing-masing punya tempatnya, dan syarat penerimaannya berbeda antar instansi.
Artikel ini membahas praktik yang umum dijumpai, bukan aturan yang berlaku di semua tempat. Praktik penerimaan tanda tangan sangat bergantung pada kebijakan instansi: kantor pemerintah, bank, perusahaan, sekolah, dan notaris bisa menetapkan syarat yang berbeda untuk dokumen yang mirip. Karena itu, setiap bagian di bawah ini diakhiri dengan pengingat yang sama: verifikasi ke instansi yang bersangkutan, jangan mengandalkan ringkasan di artikel mana pun.
Tanda tangan basah yang masih lazim
Tanda tangan basah adalah tanda tangan dengan pena di atas kertas. Ini bentuk paling lama dan masih paling banyak dijumpai di dokumen administrasi Indonesia: surat keterangan, formulir pendaftaran, berkas kepegawaian, akta, dan perjanjian cetak. Pada banyak instansi, dokumen seperti ini memang dirancang untuk ditandatangani di hadapan petugas atau di atas kertas fisik.
Kelebihannya terletak pada kejelasan. Petugas bisa melihat langsung siapa yang menandatangani, kadang meminta kartu identitas, dan kadang meminta tanda tangan ulang di hadapannya. Kekurangannya adalah ketidakpraktisan: dokumen harus dicetak, dikirim, atau dibawa ke lokasi. Untuk urusan yang jauh atau mendesak, cara ini memakan waktu.
Kalau instansi mensyaratkan tanda tangan basah, permintaan itu harus dipenuhi apa adanya. Menempelkan gambar tanda tangan tidak menggantikan tanda tangan basah, meski tampilannya mirip. Cara yang lazim adalah mencetak dokumennya, menandatangani dengan tangan, lalu memindai hasilnya bila salinan digital diperlukan.
Tanda tangan gambar yang ditempel ke PDF
Tanda tangan gambar adalah gambar tanda tangan yang ditempelkan ke halaman dokumen digital. Ia dibuat dengan memotret tanda tangan basah, memindainya, atau menggambar di aplikasi, lalu ditempelkan ke halaman PDF. Bentuk ini semakin sering dipakai untuk dokumen yang beredar lewat surel atau sistem internal, karena tidak menuntut pencetakan.
Yang ditempelkan adalah gambar, bukan tanda tangan bersertifikat. Gambar itu tidak membawa identitas penandatangan secara kriptografis, dan tidak bisa diverifikasi sistem lain secara otomatis. Bagi banyak urusan internal, hal itu tidak menjadi masalah, karena penerimanya mengenali pengirimnya dan dokumennya tidak berpotensi disengketakan.
Tanda tangan gambar bisa dibuat sendiri dengan alat yang sederhana. Gambar tanda tangan dari foto, pindaian, atau gambar tangan di aplikasi semuanya bisa dipakai. Tool Tanda Tangan PDF di situs ini menempelkan jenis tanda tangan ini, dan halaman toolnya menyebut batas itu dengan jujur. Cara menyiapkan gambarnya dibahas di Cara Membuat Tanda Tangan Digital.
Tanda tangan elektronik bersertifikat
Tanda tangan elektronik bersertifikat dibuat dengan sertifikat digital yang diterbitkan penyedia jasa sertifikasi elektronik yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Sertifikat itu mengikat tanda tangan pada identitas penandatangan, dan keasliannya bisa diperiksa sistem lain. Kalau dokumen berubah setelah ditandatangani, perubahan itu bisa terdeteksi.
Jenis ini dipakai untuk dokumen yang menuntut jaminan identitas dan integritas, misalnya dokumen yang harus tahan sengketa atau diverifikasi pihak ketiga. Penerbitannya memerlukan verifikasi identitas, sehingga tidak bisa dikerjakan sendiri dengan alat gambar biasa. Untuk keperluan seperti ini, gunakan penyedia PSrE yang resmi, bukan penempel gambar.
Perlu dibedakan dari tanda tangan elektronik dalam arti luas, yang mencakup tanda tangan yang dibuat dengan bantuan sistem sederhana. Tingkat pembuktiannya bervariasi, dan tidak semua di antaranya menyediakan verifikasi mandiri. Perbedaan ketiga jenis ini dibahas lebih lengkap di Perbedaan Tanda Tangan Digital dan Elektronik.
Bentuk lain yang menyertai tanda tangan
Di dokumen Indonesia, tanda tangan sering tidak berdiri sendiri. Ada beberapa penanda yang menyertainya dan kadang justru yang menentukan keabsahan dokumen.
Yang pertama adalah meterai. Pada dokumen tertentu, meterai menempel di samping atau di dekat tanda tangan. Meterai elektronik resmi diterbitkan sistem resmi, dan tool di sini bukan sistem e-meterai. Yang bisa dilakukan tool di sini adalah menempelkan gambar meterai ke halaman, dan itu bukan meterai yang sah dan terverifikasi. Untuk meterai yang sah, gunakan sistem e-meterai resmi.
Yang kedua adalah cap atau stempel instansi. Cap berisi tulisan seperti nama perusahaan, nama sekolah, atau keterangan seperti DISETUJUI dan LUNAS. Cap ini biasanya ditempel di samping tanda tangan pejabat. Tool Stempel PDF bisa menambahkan cap bertulisan seperti itu, tetapi cap itu bukan pengganti tanda tangan.
Yang ketiga adalah paraf atau inisial di tiap halaman. Dokumen panjang seperti kontrak kadang memerlukan paraf di setiap lembar supaya tidak ada halaman yang bisa diganti. Paraf dibuat sebagai gambar terpisah, lalu ditempelkan dengan cara yang sama seperti tanda tangan.
Yang perlu diverifikasi ke instansi
Karena syaratnya berbeda-beda, ada beberapa pertanyaan yang sebaiknya diajukan ke instansi sebelum dokumen diproses. Pertanyaan-pertanyaan ini sederhana, tetapi jawabannya menentukan jenis tanda tangan yang harus dipakai.
- Jenis tanda tangan apa yang diterima: basah, gambar, atau bersertifikat?
- Kalau tanda tangan gambar diterima, apakah harus disertai meterai atau cap?
- Apakah dokumen harus dicetak dan ditandatangani di hadapan petugas?
- Apakah paraf diperlukan di setiap halaman atau cukup di halaman akhir?
- Apakah ada format atau urutan khusus yang diminta?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan itu tidak bisa digeneralisasi. Dua kantor yang menangani urusan sejenis bisa memberi jawaban berbeda. Karena itu, menanyakan lebih dulu jauh lebih hemat daripada memproses dokumen lalu mengulanginya.
Kapan masing-masing dipakai
Untuk urusan administrasi sehari-hari di lingkungan yang saling mengenal, tanda tangan gambar biasanya sudah memadai. Surat internal, berita acara, dan persetujuan sederhana masuk kategori ini. Yang penting adalah tanda tangannya rapi dan posisinya benar.
Untuk dokumen yang menuntut pembuktian kuat atau berpotensi disengketakan, tanda tangan bersertifikat lebih tepat. Dokumen seperti itu biasanya juga melibatkan pihak yang tidak saling mengenal, sehingga verifikasi mandiri menjadi penting.
Untuk urusan yang sejak awal dirancang sebagai dokumen fisik, tanda tangan basah adalah jawabannya. Dokumen yang memerlukan meterai fisik, akta, atau pengesahan di hadapan pejabat biasanya masuk kategori ini.
Batas yang perlu diakui
Artikel ini tidak mengutip nomor pasal atau tarif, karena aturan dan kebijakan bisa berubah, dan ringkasan yang salah justru menyesatkan. Yang bisa dipegang adalah prinsipnya: jenis tanda tangan harus cocok dengan syarat penerimanya, dan syarat itu diperiksa ke instansi yang bersangkutan.
Ada juga batas pada sisi teknis. Tanda tangan gambar bisa dipakai ulang oleh siapa pun yang memegang gambarnya, sehingga penyimpanannya perlu dijaga. Tanda tangan bersertifikat lebih sulit disalahgunakan, tetapi penerbitannya memerlukan penyedia resmi. Tidak ada satu jenis yang unggul di semua situasi.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Kalau dokumennya memuat data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, gunakan aplikasi di komputer sendiri. Pada tool di sini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau instansi mensyaratkan tanda tangan bersertifikat atau tanda tangan basah, jangan dipaksakan memakai tanda tangan gambar. Salah jenis tanda tangan menghasilkan penolakan, dan pekerjaannya harus diulang.
Pertanyaan yang sering muncul
Jenis tanda tangan apa yang paling umum di dokumen Indonesia? Tidak ada satu jawaban. Tanda tangan basah masih lazim di dokumen fisik, sedangkan tanda tangan gambar lazim di dokumen digital yang beredar lewat surel. Tanda tangan bersertifikat dipakai pada urusan yang menuntut pembuktian lebih kuat.
Apakah tanda tangan gambar diterima instansi pemerintah? Tergantung kebijakan instansinya. Sebagian menerima untuk urusan tertentu, sebagian mensyaratkan tanda tangan basah atau bersertifikat. Tanyakan langsung ke instansi yang menangani urusan Anda.
Apakah meterai bisa ditempel sebagai gambar? Gambar meterai bisa ditempel ke halaman, tetapi itu bukan meterai elektronik resmi dan tidak terverifikasi. Untuk meterai yang sah, gunakan sistem e-meterai resmi.
Bagaimana kalau saya tidak tahu syarat instansinya? Tanyakan sebelum memproses dokumen. Menyebutkan jenis dokumen dan keperluannya membantu petugas memberi jawaban yang tepat. Catat jawabannya kalau urusannya akan diulang.
Apakah tanda tangan bersertifikat bisa dibuat sendiri? Tidak. Ia diterbitkan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE, dan penerbitannya melibatkan verifikasi identitas. Tool di sini bukan penyedia seperti itu.
Menutup dengan langkah yang aman
Praktik tanda tangan di dokumen Indonesia beragam, dan yang menentukan adalah syarat penerimanya. Mulai dari bertanya, pilih jenis tanda tangan yang sesuai, lalu siapkan dokumennya dengan rapi. Untuk menempelkan tanda tangan gambar, gunakan Tanda Tangan PDF. Gambaran kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, dan topik dokumen secara umum dimulai dari Panduan PDF.